淺析工程檔案資料電子化管理研究

劉桂香

摘 ?要：目前，工程檔案資料的建設對我國關鍵資源數據而言，有著很大作用，本文提到建設工程檔案資源管理系統的管理應用。在對工程電子化檔案資料建設應用場景分析時，對功能、系統邏輯以及安全管理架構做出設計。事實表明，它可以讓檔案資料融入政府的大數據系統，提高檔案資料使用率

關鍵詞：建設工程檔案;電子化管理;系統建設

1工程檔案資料電子化管理的必要性

傳統的工程檔案管理主要以紙質文件為主，由于紙質資料容易受各種因素的影響，容易損壞或遺失，所以保存起來難度很大。在工程整個建設過程中，檔案涉及數量巨大、種類繁多，主要由紙質、圖片、表格、視頻等各種材料組成，對工程后期運行具有重大意義和價值，所以檔案的有效管理至關重要。

現階段，信息技術和計算機技術進步與發展，促進了檔案數據的數字化進步，在工程中檔案電子化應用越來越廣泛。工程資料檔案電子化管理的實現有助于為整個工程保留原始數據，為工程擴建、維修乃至生產運營提供有力的指導。工程資料檔案電子化管理，需要一定的存儲介質，可用專門的存儲空間進行分類，建立存儲數據庫，以備將來參考。

2電子化檔案資料應用場景

2.1支持數字化管理

目前，城市建設擴展速度非常快，工程資料檔案也變的越來越多樣化。其工程檔案資料涉及到城市基礎建設、民用項目、市政等領域，從此檔案資料中包含了電子數據、圖片、文字等多方面信息。在網絡大數據面前，工程檔案資料電子化管理的應用能夠大力支持政府相關管理工作，并且還能提高工程建設領域智能化管理和升級，符合檔案資料的發展趨勢，能夠提高實際檔案管理質量還能增加管理效果，更好適應當代檔案發展的需求。

2.2促進資源社會化共享

建設工程檔案資料通常是采用現代化信息數據和技術管理，讓工程檔案信息數據更加有保障。利用現代化科學信息技術，建設工程檔案資料能夠有效實現數據信息的服務功能以及社會共享，最大程度地挖掘出其本身含有的社會經濟價值。建設工程檔案資料電子數據的優點是，它可以更好地體現出數據信息服務的動態化、基礎數據信息的共享化以及信息傳輸的廣域化，促進資源社會化共享。利用數據共享網絡的建設，突破檔案數據界限和時空的管制，達到共享檔案信息數據。

2.3服務工程管理提效

建設工程項目最大的特點就是建設周期長，從工程前期的規劃設計、工程實際建設、驗收，在這全過程每一個環節都有應用到檔案資料。在信息化時代里面，想要提升工程管理的實際成效，建設工程檔案資料電子化管理尤其重要。一方面，它可以讓檔案數據信息很容易、精準地被相關工程管理人員得到。另一方面，利用計算機平臺進行處理，能夠很大程度地提升建設工程檔案資料管理的智能水平，提升工作效率，大大提升工程管理的實際效果。

3檔案管理系統功能架構分析

工程檔案資料電子化管理系統，一般由通過符合規范的基本業務架構以及能夠方便配置的系統功能構成。系統以工程項目為核心，連接資料人員、城建檔案館、施工及監理單位等多方責任主體協同作業，實現工程檔案的電子化存儲，具體如圖1所示。

現階段，工程檔案管理系統還處于不斷完善階段，在實際應用中需要將定制接口和標準化接口呈現出來，以保證另外的系統和自身系統互相交通的需求，而且確保該系統擁有可擴張性。目前，工程檔案管理系統包括提供檔案數據信息的收納、檔案信息管理和查詢。從整體上來看，該系統是完善的，層層之間清晰明了，可以滿足建設工程檔案資料電子化管理的實際需求。

4加強工程檔案資料電子化管理工作措施

4.1明確電子化檔案管理制度

檔案的電子化管理，可以提高檔案管理的效率，節約企業成本。但為了真正把項目的電子化檔案管理到位，我們還需要進一步規范電子檔案管理制度，以確保歸檔檔案數據的統一、規范和完整。

4.2規范項目電子檔案的收集和歸檔流程

目前，很多工程檔案資料已實現電子化管理。所以，檔案管理相關部門要更新觀念，優化電子檔案收集與歸檔。可以設立工程各階段的電子檔案負責人，統一指揮，確保工程中檔案能夠持續、完整、準確地納入，避免遺漏或重復歸檔的問題。《電子文件歸檔管理規范》對電子檔案的歸檔管理提出了明確的標準。工程電子檔案的收集應嚴格按照標準進行。同時，電子化檔案的保存應當與相應的紙質或者其他形式的文件建立真實、可靠、可識別的關系，實現管理的科學化、規范化。

4.3加強電子檔案的安全管理

工程電子檔案資料的安全管理非常重要，如果工程電子檔案資料的丟失甚至泄露，可能會給整個工程項目的后續管理帶來嚴重損失。因此，必須對檔案管理的每個環節及階段進行安全管理，并根據工程項目各個階段的不同特點，采用相應的專業安全技術和有效的管理策略。在互聯網技術及信息技術發展的背景下，網絡病毒逐年增加。工程管理涉及大量數據，借助網絡進行交互傳輸，容易出現攜帶病毒的檔案傳播、數據篡改和盜竊等問題，需要積極采取電子檔案安全管理技術。第一，加強訪問控制技術。在電子檔案的安全管理中，首先要做好訪問控制技術，把好檔案的“門”，發揮好安全防范和保護作用，保護電子檔案不被非法訪問和接觸，切實維護電子檔案的環境安全。二是建立身份識別機制。身份認證機制在電子檔案的安全管理中起著把關的作用，用來應對來自整個網絡的對電子檔案的攻擊。當識別機制建立后，可以為每個用戶分配一個唯一的ID，認證機制結合每個用戶的專有信息來判斷用戶來源的真實性，防止惡意攻擊。通過建立身份認證機制，明確不同用戶的不同操作權限，如登錄權、檢索權、訪問權、下載權，甚至數據庫的操作權，并進行規范化管理，避免接管所有權限。第三，建立專業防火墻。防火墻是計算機網絡安全防護的重要手段。它為計算機和網絡犯罪分子之間的惡意訪問建立了有效的屏障，并能有效地將工程資料的電子檔案置于安全的地方。第四，定期備份。電子檔案管理系統都具備定期安全備份功能，防止因系統或硬件錯誤導致電子檔案丟失，并能在修復后及時恢復數據。對特別重要的工程資料，實行紙質同步備份，確保工程資料電子化檔案管理更加完善。

4.4電子檔案的安全應用

工程電子檔案資料的價值在于為項目工程的后續管理提供支撐，如何安全地應用是一個重要問題。在實際的工作中，電子檔案比紙質資料更難實現有效的安全控制，需要注意各項安全工作的落實。一是，要嚴格審查用戶的使用權;二是，應根據電子檔案的內容劃分保密級別;三是，對電子檔案的整個申請過程進行跟蹤和記錄，以便于后續的安全驗證。

5結束語

綜上所述，工程檔案資料電子化管理是現今的趨勢，需要加大研究和探索，找到在實際操作過程里面所發現的各種問題，做好完善和優化。一方面積極讓各方面的力量來支持建設工程檔案資料電子化管理工作，讓其能夠更好地適應當下社會。另一方面，相關部門要對其制定出相關的規范標準以及管理制度后，做好建設工程檔案資料電子化管理工作，建設好檔案信息數據傳輸通道，讓數據傳達代替人力傳達，體現出其真正的價值。

參考文獻：

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