檔案管理數字化轉型的路徑探究

任慧

摘 ?要：數字化技術近年來推動了許多行業的發展，檔案管理作為企業經營中的重要部分，也應引入數字化技術來完善其工作需求。傳統的檔案管理模式已經無法滿足當今企業以及單位的需求，因此建設檔案數字化管理至關重要。本文主要描述了檔案數字化建設的含義以及基本原則，并闡述了企業在當下實施檔案管理數字化建設的益處。

關鍵詞：檔案數字化;企業;策略

傳統的檔案管理模式在保密性以及便捷性上都存在一定問題，檔案管理模式應尋求新的突破。在大數據、云計算不斷發展的今天，檔案管理工作應順應時代的發展，朝更加數字化、信息化的方向建設，幫助企業更好的發展。

1 檔案數字化建設概述

1.1 檔案數字化的基本定義

隨著科技的發展，檔案管理的方式也逐漸趨于信息化、數字化，計算機應用，多媒體發展以及大數據的運用不斷地改善著檔案管理的方式。這些科學技術的應用已成為當下檔案數字化建設不可或缺的工具。在檔案管理工作的發展中，越來越多的檔案資料轉化成信息化、數字化的形式，通過科技進行保存、整理。這樣數字化的檔案管理模式不僅滿足了檔案信息的管理需求，同時也順應了傳統檔案管理模式中的統一儲存。除此之外，檔案數字化還推動了檔案共享的發展，減少了檔案工作人員在日常工作中的壓力，從多方面推動了檔案工作的發展以及檔案管理的完善。

1.2 檔案管理的基本原則

檔案數字化要求的不僅僅是檔案管理工作中某部分的數字化建設，而是整個檔案管理工作體系的建設。因此在檔案數字化建設中，建設流程必須要與檔案管理流程相同，要具備較高的技術水準，順應檔案管理工作的流程。在檔案數字化建設中，首先要保證各項檔案工作的連續性，要保證檔案管理中的各個環節彼此之間銜接，禁止出現脫節的現象。其次檔案管理要確保安全性，要做好檔案信息的保護工作，盡可能提高保密性。檔案數字化管理的建設與傳統的紙質檔案管理有所不同，相比較紙質形式的檔案管理，數字化檔案管理更容易發生信息泄露。一旦發生信息泄露的問題，不僅會給檔案管理工作帶來危險，還會威脅到個人或者整個企業的利益與財產安全。除此之外，還要確保檔案原件的保管問題。檔案管理信息化建設的同時也不能忽視原文件的功能性。原文件是數字化檔案管理建設中的重要數據，是數字化檔案管理的基礎，在日后的數字化檔案管理中如果出現問題，原文件則是最優的記錄依據以及更改、調整的參考。因此要提升對原文件的保管意識，多數企業在檔案管理數字化的建設中，會采用原件歸檔的模式來對原文件進行管理，這也是一種較為安全的檔案管控形式。最后要確保檔案管理數字化的順利進行，檔案管理的數字化建設雖然提升的檔案管理工作的效率，利用扁平化的方式開啟了新型的檔案管理模式，但是并不是依靠幾個人就可以完成檔案管理的全部工作。因此要注意各環節以及各環節人員的整合以及磨合。就目前的形式來看，檔案管理中人員在工作上的交接環節還有待完善。

2 檔案數字化建設的重要性

2.1 加強科學管理，提升工作效率

檔案數字化的建設不僅可以幫助企業完善檔案管理工作，還可以是企業的檔案管理工作更加的高效。檔案管理的數字化建設使日后管理人員在工作中可以更加方便、快捷的找尋自己需要的資料，進而推動工作效率的提高。在傳統的檔案管理工作中，需要消耗大量的時間和人力來對檔案進行管理，使得檔案工作繁瑣費事，在數字化檔案管理模式的幫助下，工作人員可以通過計算機來將所需要存檔的資料進行整理存放，還可以隨時對檔案進行調取等工作。并且大數據技術下，檔案信息的整合也會變得更加容易，檔案不再是一堆資料，還可以變為可以利用的資源。

2.2 強化檔案保管工作

數字化的建設以及信息技術的引進讓檔案管理工作有了更多的機遇。在傳統的檔案管理工作中，檔案的備份一直是較為復雜的工作，檔案原件的存放以及備份的存放都很難滿足存放標準。隨著檔案管理工作的不斷完善，我國各企業以及事業單位也逐漸認識到了檔案管理工作的重要性。引入數字化的技術來對檔案管理工作做出改善，是勢在必行的。以檔案的備份工作為例，傳統的檔案管理模式想要實行檔案備份，就需要對原文件進行查找、復印等工作，整個過程會花費一定時間，并且需要較多的流程，重復復印也會對原文件造成磨損，不利于原文件的保存，并且降低了安全性。而數字化檔案管理工作中，只需通過計算機就可以對原文件進行備份，只需對原文件進行掃描，存放，就可以完善后續的工作。

3 檔案數字化建設的策略

3.1 針對檔案資源數字化實施科學籌劃

想要完善檔案資源數字化的建設，首先要明確檔案數字化建設的意義以及優勢，管理者要明確傳統檔案管理模式的弊端以及數字化檔案管理模式給企業帶來的益處。其次要做好數字化的檔案管理構架，要有相關的專業人才針對企業的特征以及檔案管理工作的特點進行科學的籌劃。檔案管理的數字化建設不僅需要專業的人才，還需要一定的財力與物力的之處，先進的設備以及科學的系統是保證檔案管理數字化建設的重要前提。因此相關管理人員應對檔案管理數字化建設給予高度支持，讓檔案管理數字化的建設有所保障。

3.2 采取統一檔案數字化標準建設模式

在檔案數字化的建設中，能夠統一檔案數字化的建設標準也是檔案建設的一大目標之一。數字化的檔案建設可以借助的檔案管理模式，選擇最優的檔案管理模式并且統一管理方式。在檔案管理的數字化建設中，我國曾頒布了相關的技術標準以及規范要求，企業及單位應以該規范準則為基礎，根據單位自身的特點以及實際情況對其規范要求進行完善和提升，在不違反規范要求的前提下，找尋適合企業自身的建設模式，這樣才能更好地利用數字化的檔案管理來開展企業的相關工作。

3.3 推動檔案數字化資源共享

要想在企業的發展中合理的使用檔案資料，就要完善企業的檔案數字化資源共享模式，而在檔案數字化資源共享中，最重要的就是檔案數據庫的建設。數據庫不單單是基本檔案的春次，還應涵蓋企業的檔案目標建設以及多媒體數據等信息。要想推動檔案數字化的資源共享，要在建設之前做好檔案數據庫的規劃建設。企業還是要結合實際情況來制定適合本企業的運行管理模式以及資源共享流程，完善數據庫以及檔案數字化的構架。

4結束語

綜上所述，檔案管理作為企業中不可或缺的一部分，應受到管理者的重視。管理者應認識到檔案數字化管理以及數字化建設的重要性，積極調動相關專業人員，完善企業的組織結構，實現檔案管理的數字化、信息化建設以及資源的共享。

參考文獻：

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