基于協同理論的科研項目財務管理系統建設

夏利華（中國科學院深圳先進技術研究院 廣東深圳 518055）

一、引言

科研經費是科研項目順利推進的重要物質保障，科研項目財務管理是科研管理的重要組成部分。加強科研項目的財務管理，有利于提升科研經費的使用績效，有利于提升整體科研管理水平，有利于激發科研人員的工作熱情。近年來，科研經費管理方面“放管服”的新政策不斷出臺，賦予了科研人員更大的自主權，精簡了信息填報與材料報送，精簡了項目過程檢查，規范了結題財務審計，精簡了驗收檢查。但不可忽視的是在科研經費的使用過程中仍然存在信息不對稱的問題。如何降低監管成本，提高科研經費使用的安全性、規范性，提高科研項目財務管理水平，成為擺在項目依托單位財務管理人員面前的一個重要問題。

隨著2019年政府會計制度的實施，《高等學校會計制度》《科學事業單位會計制度》等分行業會計制度不再執行，科學事業單位、高校等項目依托單位均執行統一的會計制度。會計基礎與會計處理方式的統一，為基于協同理論的科研項目財務管理系統建設提供了統一的信息標準。當前以大數據、移動互聯網、人工智能、“云計算”等信息技術為代表的新一代信息技術的廣泛應用，則為構建基于協同理論的科研項目財務管理系統提供了技術上的支持。

協同，通常是指多個主體為了一個共同的目標而進行行為的協作，以獲取“1+1＞2”的效果。協同理論是20世紀70年代由德國物理學家赫爾曼·哈肯（Hermann Haken）創立的一門介于社會科學與自然科學之間的交叉學科。協同理論屬于會計“新三論”之一，李高奎（2002）系統論述了協同理論在會計領域的應用［1］。在科研項目財務管理領域，協同理論的應用體現在項目依托單位內部各個部門之間的協同，以及項目依托單位和主管部門、合作單位、第三方專業機構之間的協同。

二、基于協同理論的科研項目財務管理系統概念與模型

（一）基于協同理論的科研項目財務管理系統的概念。與傳統意義上的財務管理系統不同，基于協同理論的科研項目財務管理系統并不是一個集中的系統，而是一個通過共同的標記語言體系、標準化的流程進行信息傳遞與共享的平臺，其本質是多主體之間身份與權限標識、使用共同標記語言的協議，也包含單位內部不同部門之間的協同。從多主體之間的信息共享來說，國家自然科學基金委員會（項目主管部門）具有對中國科學院某研究所（項目依托單位）和某高校（項目合作單位）所承擔項目經費的使用情況的查看權限，經過“握手”動作——協議內的身份與權限的確認，在該平臺上可以查看到實時的經費執行情況以及相關的報銷附件等信息。項目主管部門在權限范圍內授權第三方專業機構對相關經費使用的規范性進行檢查，僅需要在平臺上進行“發鑰匙”的操作——確定授權范圍即可。

（二）基于協同理論的科研項目財務管理系統的建設目標。基于協同理論的科研項目財務管理系統建設不是為了集權，而是在項目主管部門、依托單位、合作單位、第三方專業機構之間共享信息，提高整體而非某一個體的效率。通過該系統的建設，可以實現如下目標：一是降低信息不對稱，提高科研項目財務管理信息的時效性、真實性、完整性。二是提高監管效率，降低監管成本，項目主管部門不必采用現行的“報表”方式，只需“發鑰匙”，就可以借助第三方專業機構的力量完成項目驗收工作。三是提高“放管服”水平，項目主管部門通過大數據分析，可以及時發現問題和了解一線科研需求，項目依托單位可以節省報送財務報表的時間，從而將精力更多地用于服務科學研究，第三方專業機構可以提高審計工作的方向性，能夠更高效地抓住審計重點，降低審計風險。

（三）基于協同理論的科研項目財務管理系統模型。

1.建設主體。由基金委或者科技部等項目主管部門作為系統建設的牽頭單位。對于第三方專業機構，可以選擇3—5家國內規模較大的會計師事務所。基于協同理論的科研項目財務管理系統建設前期，可以先選擇一些財務管理規范、信息化基礎較好、承擔科研項目較多的項目依托單位作為試點單位。

2.協議搭建。協議包括主體間與主體內不同部門之間的統一協議。協議搭建初期應建立通信標準、加密標準、存儲標準、數據備份標準與核心數據維度。核心數據維度是整個系統的最關鍵部分，直接決定著系統建設成功后的數據質量與可用性。核心數據維度應在日常財務數據所包含的項目名稱、日期、金額、收付（借貸）、事項描述等基礎上添加“時間戳”，并記錄變更具體信息。存在合作單位的項目，還應對轉撥經費設定自動核對、合并生成報告等功能，以便于政府綜合財務報告的編制。

3.系統設想藍圖。系統分為主體內部與多主體間兩個層次。系統內部包含以唯一基礎數據平臺和數據標準為基礎的財務管理與資產管理、人力資源管理等主要模塊。以財務管理的預算管理為核心，資產管理、人力資源管理既可以向財務管理模塊發送資產采購、組織結構、人員工資等信息，也可以從財務管理模塊獲取預算控制數據，“數出一門”，推倒部門之間的“數據墻”，使數據在部門之間統一與共享。主體內部的系統設想如圖1所示。

圖1 主體內部財務管理系統設想

多主體間通過標準協議進行信息交換，貫穿于從經費下達到綜合評價驗收的項目全生命周期，其基本設想如圖2所示。

圖2 多主體財務管理系統設想

三、基于協同理論的科研項目財務管理系統建設的重要性和可行性分析

（一）重要性分析。

1.可以有效推動部門間的信息共享，提升項目依托單位的項目管理水平。財務管理與資產管理、人力資源管理等部門之間將在統一的平臺進行業務處理，各個部門的業務流程將進行流程再造，精簡審批環節，提高審批效率。以資產采購為例，資產的“申請——驗收——入庫——領用——報銷”將在一個流程內完成。科研人員在提交資產采購申請時，需核實該項目設備購置費的預算情況，如果預算不足，則不允許提交采購申請，降低了部門之間的溝通成本。

2.可以提升科研管理和服務水平，切實推進“放管服”改革。將項目依托單位內部獨立的各個管理系統整合成一個綜合的系統，將原來分散的流程進行整合、歸并、再造，借助信息化平臺，將現代的信息化手段應用于管理的全流程，有利于提升項目依托單位科研管理的目標性、方向性、針對性，防控科研經費管理風險。以信息化水平和流程再造為基礎，通過管理手段的創新和管理的制度化建設，降低科研經費管理的時間成本、人力成本，同時提升效率和服務水平。

3.可以進一步完善科研經費管理。國家“放管服”改革在科研經費管理方面的主要目標是為科研人員減負，精簡相關流程。倡導通過管理方式的創新，提升監管效率，如精簡項目驗收檢查、規范結題財務審計。通過建立項目依托單位與主管部門和第三方專業機構之間的數據共享平臺，改變了過去以某一（如結題時間點）或多個（定期分段）時間點檢查的監督方式，項目主管部門和第三方專業機構可以獲取項目全生命周期的財務數據，進行項目財務管理的全生命周期過程管理。

（二）可行性分析。

1.政府會計改革提供了統一的標記語言體系基礎。《科學事業單位會計制度》與《高等學校會計制度》等雖然都以收付實現制為主要核算基礎，但在同類業務事項的會計處理上會計科目存在差別，再加上事業單位與企業的會計核算基礎不一致，導致了主管部門的監督過程和跨行業交流時語言體系的差異。2019年開始實施的以權責發生制為基礎的政府綜合財務報告，使得不同的政府會計主體之間有了共同的標記語言體系，為基于協同理論的科研項目財務管理系統的建立提供了統一的標準。雖然各個單位仍存在由于會計職業判斷帶來的微小差異，但總體趨同的趨勢比過去的行業會計制度更有利于項目主管部門通過會計記錄了解科研項目的真實財務管理情況。

2.“大智云移”等信息技術，提供了技術支持。“大智云移”為科研項目的協同財務管理提供了更大的存儲量、更快的計算速度、更快更安全的通信速度、票據的智能識別等技術條件。以人工智能為例，中國科學院某研究所應用的智能發票模塊，可以自動判斷并識別PDF、JPG、JPEG、BMP等格式文件中的發票票面信息，可以根據已經識別的發票代碼、發票號碼等信息，后臺連接國家稅務總局接口進行增值稅發票（尤其是增值稅電子發票）的校驗。

四、基于協同理論的科研項目財務管理系統建設路徑

（一）確立統一的標記語言體系。在政府會計制度提供了統一的標記語言體系的基礎上，建立協同科研項目財務管理系統，需要確立統一、互通的內外部標記語言體系。項目依托單位內部的數據是進行數據共享與交換的源頭，要把好數據的“入口關”——提高數據源頭質量。第一，要建立部門之間數據關聯的“主鍵”（或“主維度”），例如所核算的科研項目的代碼、固定資產采購的申請編號等。通過此類“主鍵”，建立起以業務為中心的跨部門流程鏈條。第二，制定單位層次的業務標準規范、業務流程及操作指南，以及數據質量檢查標準和確保數據質量檢查措施。標準的操作指南有利于基層業務人員在未全面了解系統的前提下按照系統設計的路線進行操作。而檢查標準與措施是提高數據質量的重要保障。第三，要對現有未完結科研項目的財務管理數據進行梳理后轉入新系統。新舊系統的轉換事關系統上線后的有用性及使用者后續的使用積極性，做好正在研究項目歷史數據的轉換，一方面，可以使項目依托單位與主管部門、第三方專業機構更好地理解系統邏輯；另一方面，在數據轉入的過程中，也便于發現現有業務流程及操作方式與目標狀態之間的差別。

標記語言體系的統一是跨主體之間進行信息共享的基礎。跨主體的標記語言體系的建立應遵循可理解性、有用性、精簡性、可擴展性原則。會計賬務處理語言體系具有一定的專業性，可理解人群受信息使用者專業知識的限制。可理解性要求標記語言體系與會計賬務處理語言體系關聯，該語言體系應該以記賬語言體系為基礎，并進行自動轉化。有用性體現在系統應為科研人員了解預算執行情況、項目依托單位履行法人主體監管責任、項目主管部門和第三方專業機構的全生命周期監管提供全面有效的信息，為決策提供依據。精簡性也是為了有用性服務，要求系統提供適當容量的信息，避免數據過量而影響了系統使用者的決策。可擴展性是指在維護數據結構及關鍵字段時，要考慮隨著科研經費使用改革的推進及監管需求的變動等因素，引起當前數據結構的變動與字段的增減。不僅要求在系統內預留一定量空白字段與存儲空間，還要考慮到外部接口的設計，增加系統的靈活性與適應性。

跨主體協同的標記語言體系要以項目依托單位內部的標記語言體系為基礎。從容量上來說，由于項目依托單位內部的管理要求多于外部跨主體協同所需要的信息，所以項目依托單位內部的標記語言體系要比跨主體協同的標記語言體系復雜。從重要程度上來看，跨主體協同的標記語言體系對項目依托單位內部的標記語言體系起到的是統馭作用，單位內部的標記語言體系可在跨主體協同的標記語言體系外進行個性化定制。

（二）進行協同管理下的流程優化。協同管理并非責任的模糊化，而是在明確權利與義務關系的基礎上的協同。管理協同的內部流程優化以如何高效、準確、全面地向系統使用者提供有決策參考價值的信息為目標。第一步，在內部建立流程與環節的區分標準、評價標準。第二步，將已有流程進行拆分，按照不可再進行細分的原則，把流程拆分至最末級環節［2］。第三步，將所有的流程與環節按照事先定義的標準進行打分。第四步，按照打分情況刪掉得分較低的環節，并重新組合生成新流程。第五步，將新流程以制度的形式進行固化，并以信息化的形式呈現。通過上述五步法進行內部流程優化，將權利與責任在各個部門間進行明確，以風險控制與效率提升作為共同的目標，用第一步的評價標準當作去留重組標準，消除（減）部門之間的重復、低效審批。

（三）系統建立與管控。目前以用友為代表的國產供應商已經提供了主體內協同的成熟方案，僅需稍加改造便可接入科研項目財務管理系統的跨主體部分。但由于建立系統的成本與收益可能存在時間上的錯配，僅由某地區或某領域通過地方項目主管部門倡導建立，可能存在由于收益小于成本而無法推行的問題。因此由全國性的科研項目任務較多的主管部門牽頭研制該系統，眾多使用該系統的項目進行初始固定投資成本分攤的方法是相對可行的。系統建立后的管控工作除了要做好常規的系統安全性、數據備份及用戶行為規范外，需要特別注意的是系統內用戶準入與權限的分配。系統用戶的準入標準要體現公平與效率原則，一方面要滿足項目依托單位提高內部管理與外部監管效率的要求，另一方面也要考慮由于用戶數量增多帶來的系統運行速度慢導致的用戶不良體驗、泄密等因素。

信息化的支持與保障貫穿于系統的設計、試運行與技術支持的各個階段。信息化支持應選擇具有大型項目運行經驗、把握國家科研經費改革動向、對科研項目財務管理有全面深入研究的團隊，并提前約定好系統相關的知識產權歸屬。

五、結語

建立主體內和主體間協作的科研項目財務管理系統，是國家“放管服”改革在科研經費管理方面的重要體現，也是未來管理信息化發展的趨勢。建立便捷高效的協同科研項目財務管理系統，將是未來實踐與研究的趨勢之一。