基層檔案管理員的文書檔案管理工作策略分析

黃麗云

摘要：為了在“十四五”背景下，實現對基層文書檔案管理模式的創新，加強對檔案信息的管理，需要完善文書檔案管理機制，在其中的細節出發，優化基層檔案管理流程。基于此，本文對基層文書檔案管理工作中的問題和措施進行了分析。

關鍵詞：基層;文書檔案;管理工作;檔案管理

由于文書檔案內容比較多，要想保證文檔信息管理的有效性，需要完善基層文書檔案管理機制，對其中所涉及到的各項管理問題和信息等進行更加詳細記錄。尤其是在“十四五”背景下，基層檔案管理的內容和方式需要創新和優化，從而進一步促進我國基層文書檔案管理工作的穩定發展。

一、檔案室文書檔案管理中的問題

（一）文書檔案收集不完整

雖然我國大部分單位已經認識到了基層文書檔案管理工作的重要性，但是由于其中的文件內容多，零散文件歸檔不全并不齊全。再加上，大多數單位的職能工作不是固定不變的，他們在日常生活中也會進行臨時性工作^[1]。

例如，上級部門在進行臨時檢查時，或者是有領導臨時視察時，這個時候會產生相應的文件材料。但是，在對檢查情況進行分析時，發現部分單位臨時性工作，也產生一些不同的文件材料，這會導致零散文件材料管理工作出現問題。再加上，我國文檔材料頻繁，各科室中的職能不同，這會導致管理人員不能對其中的文件材料進行整合和收集，嚴重影響了基層文書檔案管理工作的有效性。

（二）文書檔案保管期限劃分不準確

在對文書檔案進行保管時，發現基層人員并沒有按照具體要求對其中的期限進行合理性劃分，嚴重影響了檔案信息的合理性和保存狀態。當其保存滿一定期限后，需要對相關的基層文書檔案進行鑒定銷毀。在執法檢查檔案時，需要規范化管理流程，加強對不同文檔材料的管理。但是，在實際的文檔保管中，其中的期限劃分并不夠準確，一些重要檔案并沒有得到有效保存^[2]。

例如，某個單位在召開工作會議的時候，需要對其中的文檔材料進行定期保存，半年計劃需要在劃分完成后，長時間保存。但是，如果不對保管期限進行劃分，這就會導致檔案管理質量不斷下降。

二、基層文書檔案管理工作

（一）加強對一體化文檔管理模式的有效實施

在以前，對基層文書檔案進行管理時，一般會以“十四五”規劃為主，這種制度的實施會影響基層檔案管理的有效性，為了加強對基層文書檔案的綜合性管理，部分地區創新了基層文書檔案管理方式。

如，海南煙草為結合時代發展的情況，改革了發展新局面，主要結合中央及省委省政府中的快推進海南自由貿易建設的具體要求，對其中的重要文檔材料進行了整合。在此過程中，我們還需要清楚文件資料是檔案的前身，文件資料的準確性，更直接影響著檔案的管理質量。

在對文件資料進行處理時，還需要兼顧檔案工作，合理應用文書與檔案一體化的方式，加強對各種文檔信息的管理。如，需要保證紙張規格的統一，不能使用圓珠筆、鉛筆和復寫紙等起草文件材料，如果發現有文件缺失，就會影響賬外資料管理質量。例如，還需要結合領導會議報告，在保證文件資料完整性的基礎上，積極開展“文書部門立卷”工作，保證其中文件材料信息的準確性。

（二）加強培訓力度，提高劃分文書檔案保管期限的有效性

第一，為了保證基層文書檔案管理工作的順利進行，需要通過各種培訓的活動，主要目的是提高基層檔案管理人員的綜合素質，保證劃分文書檔案保管期限的合理性。在此過程中，相關的管理部門還要定期組織管理人員，參加到不同的檔案管理培訓工作中，對文書檔案保管的期限進行合理劃分。此外，還可以通過綜合業務的培訓，需要提高基層檔案人員的專業水平，加強他們對文檔檔案內容的認識^[3]。

第二，基層文書檔案管理部門還需要對檔案的保管期限表進行審核，及時發現其中的問題。但是，由于以一些文件會出現頻繁變動，這會影響檔案保管期限劃分的準確性。因此，在此背景下，基層文書檔案管理人員需要對文書檔案保管期限表進行綜合性審核，并且還需要按照保管期限表的內容，對文件材料進行整合，將歸檔的文件材料和保管期限表進行對比，進而完善基層文書檔案管理機制。

如，朝陽區的檔案局，為了加強對文書檔案的保管，完善了其期限表審核流程，對所收集到的文書檔案保管期限表等內容，更進行了非常嚴格的審核。如果在此過程中，發現劃分不準確，需要將這些事項反饋給基層單位，對不符合要求的部位進行適當修改，從而進一步保證對不同文件材料夠保管期限劃分的合理性。

（三）提高文書檔案管理的數字化水平

新時期下，現代信息技術在我國各個領域都得到了有效應用。基層文書檔案管理部門要想在滿足“十四五”規范要求的基礎上，加強對不同文檔信息材料的整合，需要加強數字化建設。再加上，文書檔案工作本身就具有特殊性，其中所涉及的內容是非常多的，這會導致數字化建設比較復雜。因此，各基層文書檔案管理單位，需要結合實際的管理情況，積極引入數字化技術，實現對文書檔案管理的自動化管理，節約人力資源的成本^[4]。

此外，基層單位加強數字化檔案建設，創新管理模式，還可以實現不同文檔信息和資料之間的共享，將與長期的發展戰略有效結合，然后構建一個現代化基層文書檔案內部管理機制，積極采取監管措施，對檔案數字化建設全過程進行監督，實現對人力資源的合理化配置，主要目的是保障對物資的有效儲備。

基層文書檔案管理部門在當前時代發展的過程中，需要對各類紙質檔案進行歸檔處理，應用數字化技術，對其中的重點材料進行整合，主要目的是預防檔案的丟失，將不同的文檔信息及時錄入信息管理系統，進而實現對基層文書檔案管理工作的數字化管理。

三、結束語

由此可見，高水平的基層文檔管理部門，需要建立規范的處理文件部門，規范管理行為。在此過程中，還需要強化檔案管理人員的創新意識，然后采取切實可行的措施，完善基層文書材料管理機制。

參考文獻

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