淺析推動科研檔案管理與科研項目管理一體化

摘要：一直以來企業(yè)對科研項目管理比較重視，從項目立項到項目實施，都會制訂計劃，監(jiān)督檢查計劃的實施情況，隨著國家、地方等各級部門對檔案管理相關(guān)規(guī)定的相繼出臺，企業(yè)也逐漸意識到科研項目管理中很重要的一個方面——項目檔案管理的重要性，且推進(jìn)科研檔案管理與科研項目管理一體化勢在必行。一是科研項目檔案管理對科研項目管理的重要性，二是科研項目檔案管理與科研項目管理密不可分，三是推進(jìn)科研項目檔案管理與科研項目管理一體化的幾點舉措。

關(guān)鍵詞：科研項目檔案;科研項目管理;重要性;密不可分;一體化舉措

習(xí)近平總書記指出“創(chuàng)新是引領(lǐng)發(fā)展的第一動力。抓創(chuàng)新就是抓發(fā)展，謀創(chuàng)新就是謀未來。適應(yīng)和引領(lǐng)我國經(jīng)濟發(fā)展新常態(tài)，關(guān)鍵是要依靠科技創(chuàng)新轉(zhuǎn)換發(fā)展動力”。隨著我國科技體制改革步伐的不斷加快，《深化科技體制改革實施方案》《關(guān)于深化中央財政科技計劃（專項、基金等）管理改革的方案》《科學(xué)數(shù)據(jù)管理辦法》《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》等一系列科技政策相繼發(fā)布實施，支撐了創(chuàng)新驅(qū)動發(fā)展戰(zhàn)略的組織實施，對科學(xué)數(shù)據(jù)、科研檔案的管理應(yīng)用，也提出了更高的新要求。一直以來企業(yè)對科研項目管理比較重視，從項目立項到項目實施，都會制訂計劃，監(jiān)督檢查計劃的實施情況，隨著國家、地方等各級部門對檔案管理相關(guān)規(guī)定的出臺，企業(yè)也逐漸意識到科研項目管理中很重要的一個方面——項目檔案管理的重要性，其最終將影響科研項目的總體驗收和成果在生產(chǎn)經(jīng)營等方面的運用。

一、科研項目檔案管理對科研項目管理的重要性。

《科研技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》第三條規(guī)定，“科研檔案”是指科研項目在立項論證、研究實施級過程管理、結(jié)題驗收及績效評價、成果管理等過程中形成的，具有保存價值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、圖像、音頻、視頻等各種形式和載體的文件材料以及標(biāo)本、樣本等實物[1]。該定義強調(diào)科研項目開展過程中產(chǎn)生的具有歸檔保存價值的過程性文件與研究成果性文件的重要性，凸顯科研項目的管理痕跡與最終價值。

科學(xué)的發(fā)展具有很強的連續(xù)性和繼承性。有的項目和課題需要研究幾年、十幾年的時間，需要共同努力才能完成。正因如此，科技檔案才在科技發(fā)展中占有不可忽視的重要地位。首先科技檔案直接記錄了以往科技活動的成功經(jīng)驗、成果、失敗教訓(xùn)，具有原始性、真實性。利用完整真實的科技檔案，可以了解和掌握過去科研項目的實際情況，啟發(fā)新思路，少走彎路，避免低層次、重復(fù)性研發(fā)活動，提高科技活動的效率，促進(jìn)科技發(fā)展。

《科研技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》第四條規(guī)定，科研檔案工作是科研管理的重要組成部門和科研活動的重要環(huán)節(jié)，各單位應(yīng)當(dāng)把科研檔案工作要求納入科研管理制度與工作流程，與科研項目工作同部署、同實施、同檢查，將科研檔案管理列入有關(guān)部門和人員的職責(zé)并予以考核[1]。該規(guī)定強調(diào)了科研檔案的重要性，沒有科學(xué)規(guī)范的檔案管理，科研管理就會徒有其名。科研檔案對科研項目日后的管理、使用、技改有著十分重要的作用，如果科研項目檔案收集不齊全、整理不規(guī)范、保管不安全都會直接影響科研項目發(fā)揮最大的效益。真實的檔案資料可以再現(xiàn)科研活動的細(xì)節(jié)過程，是舉證查因的憑證材料。重視科研檔案的日常管理工作，保證科研項目原始記錄的真實性，對構(gòu)建真實完整的集體記憶乃至社會記憶至關(guān)重要。

二、科研項目檔案管理與科研項目管理密不可分。

科研檔案管理不是一項孤立的工作，是科研項目管理中的一環(huán)，是項目整個系統(tǒng)中的一項重要內(nèi)容，使科研項目的檔案管理流程與項目管理流程相互融合，科研活動形成檔案，科研檔案流程貫穿服務(wù)于整個科研活動，不可分割。獨立或后置的檔案管理難以發(fā)揮真正的效果，檔案質(zhì)量難以得到保證，缺少檔案管理的項目管理也沒有靈魂。科研項目管理就是進(jìn)行項目策劃、進(jìn)度策劃和資金策劃等，并按時間節(jié)點對項目進(jìn)度實行跟蹤管理，推進(jìn)各種科研報告的形成歸檔，可見科研項目管理的全過程，其實就是推進(jìn)科研文檔生成的過程[2]。只有完善的項目文檔管理程序才能使整個項目的管理更加科學(xué)規(guī)范，使項目實施過程中所形成的全部檔案符合目標(biāo)的要求。

科研檔案主要是以科研項目為主軸進(jìn)行管理，只有科研檔案管理緊隨科研項目的進(jìn)程，按照科研項目管理的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行分類收集整理，科研檔案才具有系統(tǒng)性。科研項目的管理流程與科研檔案管理是相互依賴，加強推進(jìn)科研項目管理流程與科研檔案管理的一體化，既是可行的，又是必要的。單位應(yīng)結(jié)合已有的檔案管理規(guī)劃和標(biāo)準(zhǔn)，從科技計劃項目檔案管理實際出發(fā)，制定與科技計劃項目管理相適應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。 保障科研檔案從立項、研究、評估、驗收、 審計，貫穿項目的整個生命周期，且各部分文件都能夠得到及時保存， 保障成果推廣階段相關(guān)科技文件的搜集與保管，以實現(xiàn)科技計劃項目檔案的完整性和系統(tǒng)性。

三、推進(jìn)科研項目檔案管理與科研項目管理一體化的幾點舉措。

第一，各級領(lǐng)導(dǎo)高度重視科研項目檔案工作，建立健全科研項目檔案制度，明確工作職責(zé)[3]。做好科研檔案工作，必須使科研檔案管理的全過程有法可依、有章可循，同時明確項目檔案工作歸口管理部門，建立科研檔案工作人員網(wǎng)絡(luò)體系，明確工作職責(zé)。有的科研項目研究時間長，涉及部門、環(huán)節(jié)眾多，科研檔案管理過程中往往出現(xiàn)主體責(zé)任不明確、歸檔范圍不清晰、檔案收集不完整、科研檔案共享利用不便捷等問題，只靠檔案管理人員、項目管理人員無法推進(jìn)工作，必須引起領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，從上至下，科研項目檔案管理與科研項目管理一體化。

第二，突破傳統(tǒng)觀念，提高檔案意識。傳統(tǒng)觀念中，科研檔案管理獨立于項目管理之外，科研檔案工作只需在項目管理結(jié)束之后收集便可。這種觀念導(dǎo)致檔案收集不及時，檔案的要求無法傳輸?shù)綑n案形成過程中，提出整改建議也無法實施。嚴(yán)格來講，科研文件在被制作時就是檔案，其制作者要具有明確的檔案意識，其制作目的就是為了日后的查證、使用，為了給日后的自己或后人留下明確的原始記錄，所以在制作時選擇材料較好，追求耐久性，格式嚴(yán)格、規(guī)范，便于長久保存且留存狀況較齊全、完整。不過這種有意識的歸檔內(nèi)容往往難以做到客觀、真實，常有虛假不實甚至有意作偽、報喜不報憂等內(nèi)容上的偏差、錯誤。這樣就更加需要科研檔案管理提前介入，避免有意作偽、報喜不報憂等內(nèi)容上的偏差。

第三，科研檔案管理人員強化服務(wù)意識拓展學(xué)習(xí)領(lǐng)域，從知識領(lǐng)域上融入科研項目管理。要真正實現(xiàn)科研檔案管理與科研項目管理的一體化，對檔案管理人員自身素質(zhì)也提出了更高的要求。科技檔案部門和科技檔案工作者要進(jìn)一步強化服務(wù)意識，充分認(rèn)識自己所擔(dān)負(fù)的職責(zé)，檔案管理現(xiàn)有的知識已遠(yuǎn)不能滿足業(yè)務(wù)工作的需求，需要拓展檔案學(xué)習(xí)領(lǐng)域，需要深度廣泛地涉獵知識，包括項目管理的知識、主要科研業(yè)務(wù)技術(shù)上的常識，學(xué)習(xí)項目管理的流程和重要理論。學(xué)會用項目管理的方式開展項目檔案工作，學(xué)會用項目管理人員熟識的專業(yè)術(shù)語開展檔案工作，學(xué)習(xí)、借鑒項目管理方式及工作用表，形成項目檔案的管理流程以及檔案工作專用表格，留存檔案管理相關(guān)記錄。

科研檔案人員需要熟悉科研項目內(nèi)容，開展學(xué)習(xí)交流活動，提高業(yè)務(wù)水平。科研檔案的核心是由項目內(nèi)容構(gòu)成的，科研項目有什么內(nèi)容，項目就必須形成什么檔案，并且是項目的全過程檔案。如果檔案人員熟悉了項目內(nèi)容，對開展項目檔案工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)就有了根本的保證。由于科研檔案是各種檔案中最復(fù)雜、最具系統(tǒng)性的檔案，是一項龐大的工程，因此需要項目檔案人員具備項目檔案工作能力、聯(lián)系協(xié)調(diào)能力、檔案信息化能力、檔案宣傳能力、終身學(xué)習(xí)能力等要求。同時，單位需要組織科研檔案人員和檔案形成人員學(xué)習(xí)檔案整理規(guī)范等規(guī)章制度，開展交流活動，為保證科研項目檔案完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)奠定良好的基礎(chǔ)。

第四，加大科研檔案管理的投入。資金投入是搞好科技檔案工作的經(jīng)濟基礎(chǔ)，是科技檔案事業(yè)賴以生存和發(fā)展的基本保證。因此，各級科技檔案管理部門要在有組織、有計劃地加強科技檔案研究工作的同時，舍得投入，適時引進(jìn)新的科技成果武裝科技

檔案工作，使科技檔案工作逐步走上現(xiàn)代化道路，逐步與科研項目管理一體化。

四、小結(jié)

科研檔案工作對科研項目管理具有極其重要的作用，科研檔案工作必須與社會接軌、與未來接軌，同時也需要科研檔案工作者、項目管理者及各級業(yè)務(wù)管理部門的共同努力，只有大家齊心協(xié)力，科研檔案管理與項目管理一體化工作才會向更深、更廣、更有效的方向發(fā)展。隨著信息技術(shù)的不斷進(jìn)步，開發(fā)項目管理流程與科研檔案管理一體化的信息系統(tǒng)，是科技檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢。

參考文獻(xiàn)

[1] 國家檔案局 中華人民共和國科學(xué)技術(shù)部令.第15號：《科研技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》.

[2] 江群.科技檔案融入科研項目管理探析.蘭臺世界，（2019）119-122.

[3] 張惠瓊.淺談建設(shè)項目檔案管理與項目管理的同步實施.經(jīng)營與管理，2013（6），90-92.

作者簡介：

張歡，女，35歲，天津財經(jīng)大學(xué)在職研究生在讀，天津金耀集團有限公司。