基層檔案管理信息化建設分析

摘要：“十五”期間，全國檔案信息化建設的目標和主要任務是：本著統籌規劃、統一標準、分級建設、安全保密的原則，加快檔案信息化基礎設施建設，加強電子文件歸檔和電子檔案的規范化管理，推動館藏檔案的數字化的數據庫建設，在部分中心城市建設示范性數字檔案館，開展公眾網查詢檔案信息服務，加快推進檔案信息化標準體系、安全保障體系和人才隊伍建設。到“十五”末，各省、自治區、直轄市檔案部門要努力建設并投入使用一批內部局域網，基本實現檔案管理現代化和辦公自動化;依托當地電子政務建設工程，建立為各級黨政機關服務的檔案目錄信息中心，為逐步構建中國檔案文獻數據庫創造條件;依托公眾信息網，建立面向社會、服務公眾的檔案網站，逐步構建全國檔案工作信息網。

關鍵詞：檔案管理，信息化建設，趨勢，策略

現如今，檔案信息化管理戰略已經上升到國家策略制度的水平面上。但是很多基層單位對于檔案信息化管理的緊迫性和重要性還認識不到位，沒有根據信息化發現的必然趨勢制定相應的管理改革策略。

一、檔案管理現階段存在的問題

1、管理機關對于檔案管理工作重要性認知不足。

認知不足是引起基層檔案管理工作效率不高的主要原因。許多部門領導對檔案管理工作的重要性沒有樹立正確認知，所以，也沒有投入足夠的人力物力發展檔案管理工作，進而導致檔案管理工作的基礎設施不健全、工作人員不穩定等情況出現，使得整個政府部門對于檔案管理工作都不看重，限制了基層檔案管理工作的發展。

2、單位檔案管理制度不夠健全。

隨著時代的發展，信息化密度的提高，越來越多的檔案信息需要去集中化和分類化管理。而新時代所帶來的新政策和新產業的變化，傳統的檔案管理政策已經不能滿足現階段所需要的管理效率。

3、單位檔案利用率低。

管理檔案的目的除了留存以外，一個重要目的就是便于再利用，但是現階段單位檔案的再利用率降低，很多審批工作中，對于檔案的調度復雜而困難，審批時間長，加重工作量，做不到高效率的服務作用。

4、檔案管理人員不夠專業。

由于辦公自動化、信息化進程高速影響，一些檔案管理人員習慣了傳統的檔案管理方式，在思想意識以及信息素養水平方面，已經很難甚至跟不上時代腳步，使得檔案管理全新技術和解決方案遲遲不能實施和落實。我國現階段普及全民信息化社會，但是在很多政府機關的檔案管理依舊運用傳統的管理系統，管理機制滯后。很多紙質性文件繁雜，重復，歸檔混亂不正確的情況比比皆是。

二、信息化發展必然性

1、行政策略改革

由于國家政策上推動檔案信息化建設，在一些體制內的單位里，檔案數字化程度已經是一個檔案工作的評價指標，而且曾經有明確要求檔案數字化率達到多少的要求。所以在體制內的檔案數字化具有行政驅動力。政府購買檔案數字化的服務非常多，目前在檔案行業內發展比較好的企業沒有一個不把檔案數字化作為主要業務的。

2005年年底，”國家數字檔案建設與服務工程“提出，國家層面的宏觀組織進一步得以加強。各地檔案行政機關也效仿國家做法，為當地的檔案信息化建設制訂專項規劃，有些地方還將檔案信息化納入政府信息化、國民經濟與社會發展信息化的規劃之中

2、時代對于技術和效率的需求

除了國家政策方面對于信息化發展的政策要求。現階段科技發展所潛在化要求的高效率辦公和服務也決定了檔案信息化管理的社會必然性。很多社會企業的辦公設備轉向電子設備，基層機關的效率辦公對比于時代的發展決定著為社會服務的效率和百姓的信賴度，所以基層檔案信息化建設是必然的結果。

三、檔案管理信息化發展策略

1、 基礎設備建設。

檔案信息化輸入和建設的設備。設備實現對所有分散的、獨立的、成套的復雜的設備或傳感器的信息采集呢，這些設備要是不是自動化的、是手動的無自動化測控功能的就無法與外界設備或網絡進行信息交互，所有就要求實現自動化，有了自動化系統，所有設備的監測和控制信息就可以對外進行交互。

2、檔案信息資源建設。

大力推進國民經濟和社會信息化，是覆蓋現代化建設全局的戰略舉措。檔案是一種原生的信息資源，檔案信息化建設是國家信息化建設的一個重要組成部分。信息技術及信息產業的高速發展，給檔案工作帶來了挑戰，同時也帶來新的機遇。加強檔案信息化建設，是檔案事業適應時代和社會發展，加速檔案管理現代化的客觀要求，是發展先進生產力和先進文化的必然要求，也是提高檔案信息服務水平的必經之路，是為廣大人民群眾服務的重要舉措，對于檔案事業的新發展具有十分重要的現實意義和深遠的歷史意義。?

3、基礎標準建設

制定相應與時間效率，法律相結合的信息重要性等級，指定標準化檔案歸查政策，減少重復歸檔和錯誤歸檔問題。

4、專業人才隊伍建設。

對于檔案管理的重要性的的認知確立不正確，使得檔案管理工作人員的專業化不強。技術設備的先進推動的同時，人才隊伍的建設更是重中之重，任用計算機專業，管理專業，圖書館管理專業等的策略會大大提高檔案管理的專業度和高效率。

參考文獻

1、國家檔案局中央檔案館關于印發《全國檔案信息化建設實施綱要》的通知檔發〔 2002 〕 8 號

2、《中共中央關于制定國民經濟和社會發展第十個五年計劃的建議》

作者：陳巖花，女，蒙古族，中共黨員，1972年生，工作單位內蒙古自治區興安盟烏蘭浩特市烏蘭哈達鎮政府