高校口述檔案資源在線采集建設構想

[摘 要]文章闡述了我國高校口述檔案資源采集的現狀，在國外口述檔案資源在線采集平臺建設成功案例的啟發下，提出了我國高校口述檔案資源在線采集平臺建設的的原則、模式和操作流程，并指出了在建設過程中應注意的問題。

[關鍵詞]高校檔案館;口述檔案;在線采集平臺;建設

[中圖分類號]G434 [文獻標識碼]A [文章編號]1008-7656（2021）01-0032-04

一、高校口述檔案資源采集的現狀

縱觀口述歷史及口述檔案的發展歷程，可以發現高校不僅是口述檔案的起源地，還是口述歷史及口述檔案采集實踐活動開展的重鎮[1]。19世紀60年代，美國加州大學伯克利分校就已經邁出口述歷史實踐的重要一步，搜集了廣泛的口述檔案資料，而哥倫比亞大學口述歷史研究室的設立則標志著現代口述史學的正式形成，成為當前世界上最大的口述檔案資源庫之一[2]。放眼國內，高校也是口述歷史和口述檔案工作開展的重要領域，高校的檔案館、校史館和圖書館等機構在我國口述歷史與口述檔案工作中發揮了重要的作用。以檔案館為例，近年來，很多高校檔案館開展了一系列口述檔案采集工作：浙江大學檔案館開展了“回憶母校、口述歷史”項目，采集了許多知名校友的檔案資源;重慶大學檔案館啟動了著名校友口述歷史錄制項目，還將采集的口述檔案資源在該校網站的“口述歷史”專欄上進行分享;上海理工大學檔案館通過對該校歷任主要領導進行口述訪談，采集了該校老領導們的口述檔案，并以此為據編寫了《辦學之道——上海理工大學歷任主要領導訪問實錄》一書。

近年來，隨著我國口述檔案工作的不斷發展，我國高校開展的口述檔案實踐活動呈現出日益增長的態勢，這不僅豐富了高校檔案館的館藏資源，還為高校記憶與校史文化傳承提供了新型載體[3]。但當前，我國高校口述檔案工作的采集主體仍較為單一，主要還是由各高校檔案館、校史館和圖書館等機構主體擔任，很少有個人加入;同時，采集的對象和范圍也較為有限，主要還是集中在知名校友、歷任領導等高校精英群體內，這對于構建多層次立體化的高校記憶和歷史文化還是不夠的。此外，當前我國高校口述檔案資源的處理主要還是以線下開展的訪談式采集為主，工作效率不夠高;且現階段已開展口述檔案實踐活動的高校，很少會在采集完成后，進一步將資源上傳至網絡平臺，這在一定程度上限制了口述檔案資源的利用和共享[4]。

在信息技術飛速發展的今天，如何通過線上操作，采集到更為豐富的高校口述檔案資源，進而通過有效的方式促進口述檔案資源的開發利用和共享，已成為當前高校口述檔案工作面臨的重要課題。在口述檔案實踐方面，美國具有相對豐富的經驗，在利用線上平臺拓展口述檔案采集主體和采集范圍的問題上，美國國會圖書館的口述檔案采集實踐可為我們提供參考和借鑒。

二、圖書館口述檔案在線采集平臺APEX設計的經驗啟發

近年來，為捕捉經濟轉型時期各領域的工作軌跡，形成歷史記錄，記錄當代經濟及美國工人的文化，美國國會圖書館民俗中心檔案館開展了職業民俗項目（Occupational Folklife Project，OFP），通過網絡數據的方式采集與管理口述歷史資源，“它主要采集各組織和個人所進行的美國社區和職工口述歷史訪談記錄，了解各個行業職工的工作場所、工作經歷、受教育程度和培訓狀況，以及他們對當前工作的態度和未來的期望。”[5]

按照最初的構想，該館設計開發了一個強大的、面向用戶的專業在線采集平臺（Oracle Application Express，APEX），用于采集各組織機構和個人提交的職業民俗項目口述檔案。APEX平臺除了提供數據庫平臺之外，還為用戶提供了用于開發和自定義數據庫表單和報表的工作區，用戶通過它們可以實現口述檔案資源的分布式采集，也就是說，通過這個線上平臺，該館不僅可以將自身采集而來的口述檔案資源上傳到平臺上，還可以實現該中心與廣大的社會組織機構合作開展口述訪談項目，并對分散在全美各地的口述檔案源進行在線采集[6]。此外，該平臺還包含了發布采集口述檔案資源的網站，將處理完畢的口述檔案在網站上進行公布。廣大用戶可以在該網站上訪問職業民俗項目口述檔案目錄，甚至可以瀏覽到口述檔案全文。

美國國會圖書館通過APEX在線采集平臺實現了對全美各地的口述檔案源進行在線采集，在APEX平臺分布式網絡架構推動下，OFP項目口述檔案采集的主體和范圍拓展，采集工作效率提高，也使得該館口述檔案的采集量攀升，進一步豐富了該館的職業民俗檔案資源，該網絡平臺還促進了口述檔案資源的利用與共享。

美國國會圖書館利用線上平臺開展在線口述檔案采集工作的實踐經驗，為我國高校口述檔案資源的采集提供了借鑒。基于此，筆者提出了我國高校（主要以高校檔案館為例進行探討）口述檔案資源在線采集建設的構想。

三、高校口述檔案資源在線采集建設構想

（一）建設原則

1.全程在線。口述檔案在線采集平臺建設的主要目的之一，是使參與口述檔案采集的各方免受奔波之苦，節省各方的時間和精力，進而促進采集工作效率的提升，這也是當前網絡環境和檔案工作發展的客觀要求和平臺建設的關鍵所在。“全程在線”具體而言就是采集人員通過網絡可隨時隨地將采集到的口述檔案上傳至采集平臺，館方通過平臺在線對用戶提交的口述檔案進行鑒定、編目、著錄標引等處理工作后，即可上傳至平臺，普通用戶可通過網絡在線處理口述檔案。

2.智能易用。資源獲得的便捷程度是衡量采集平臺優劣性的主要指標，拓展的口述檔案采集人員多為校友、教師、學生、退休教職工等非檔案專業人員，其中很多人并非電腦專家，對在線技術了解不多，因此，在最初開展高校口述檔案在線采集平臺設計時，應注重平臺的智能易用性，努力提升在線平臺的可操作性、盡量簡化口述檔案提交工作的流程，只有讓采集人員迅速學會、掌握，采集平臺才能發揮其實用功能，達到拓展采集主體的目的。

3.標準化。高校口述檔案來自不同領域、不同主體和不同環境，其形式多種多樣。因此，為了便于口述檔案資源的后期處理和開發利用，在開展高校口述檔案在線采集平臺設計時，應考慮到標準化問題。比如，可為平臺的描述性字段設置參數和參數值，從而通過平臺提供的標準化格式實現對口述檔案編目的規范控制。

（二）建設模式

單純依靠人員、資金、精力有限的高校檔案館來采集口述檔案，很難實現多層次立體化的高校記憶和歷史文化的目標，結合美國國會圖書館的實踐經驗，應該積極拓展采集主體，讓更多的機構或個人參與到高校口述檔案資源的采集實踐中，并鼓勵大家將采集到的口述檔案資源匯聚到高校檔案館的公共平臺上進行處理、開發和利用。需要高校檔案館搭建一個公共的在線平臺來采集分散的口述檔案資源，并實現統一的管理和利用。

在該模式中，高校檔案館擔任的不再只是一個口述檔案收集者、采集者的角色，更多的是充當了協調各機構、個人共同開展口述歷史項目和采集口述檔案的組織者與管理者的角色。這種情況下，高校檔案館可以通過簽訂合作協議的方式，為有志參與口述歷史和口述檔案研究的組織機構和個人提供專業的培訓、訪談設備等服務，而口述檔案采集者（如校友、退休教職工、專業研究人員、教育部門等）則可以將采集而來的口述檔案通過捐贈、轉讓等方式在線提交給高校檔案館，為構建高校記憶和傳承校史文化貢獻力量。

（三）操作流程

1.采集用戶注冊：在這一流程中，在線采集平臺可以要求有意愿參與訪談項目的采集用戶提供相關信息。首先，用戶需點擊“采集用戶注冊”按鈕并轉到信息采集頁面，并根據一系列數據字段填寫用戶信息：用戶姓名、出生年份、籍貫、職業、用戶簡介和聯系人信息等。此外，該頁面還應設計一個簡短的下拉式列表，要求選擇“采集用戶類型”：教師、學生、高校管理者、校友、退休教職工、校外人員、專業研究人員等，如采集用戶的職業未在列表中列出，則用戶可根據提示選擇列表下方的“其他職業”，并輸入最能反映采訪對象職業的描述。當“采集用戶注冊”頁面填寫完成時，用戶選擇“保存”選項，然后進行下一步。

2.創建采集記錄：采集記錄是口述檔案資源的核心部分。該頁面要求采集人員填寫口述檔案形成的日期、地點、訪談者、受訪者、主題、關鍵詞和簡要總結等，也可添加與采訪相關的其他信息（如照片、人物簡歷、人物關系圖譜、背景介紹）和現場情況。該步驟中最重要的信息是采訪員依照時間順序為每次采訪所撰寫的“采訪日志”。此日志對于查找和檢索采訪中涉及的主題至關重要，因此，為了指導采集人員撰寫采訪日志，在彈出式幫助框和網頁上，平臺應提供按時間順序撰寫的采訪日志案例。

3.口述檔案上傳：采集人員創建好口述檔案采集記錄后，需將數字化的口述檔案文件上傳到采集平臺，以便將其傳輸到高校口述檔案在線采集平臺的相關數據庫。

采集人員上傳口述檔案文件至在線采集平臺時，需根據平臺提供的文件命名規則對提交口述檔案文件進行重命名。進行到這一步驟時，數據庫已經為提交的文件資料生成了唯一的目錄號。采集人員重命名文件時，該頁面將提示用戶如何在命名文件時使用此編號，以及之后如何在相應的數據字段中輸入最終文件名稱。平臺設計時還應要求采集人員確認提交口述檔案記錄的格式類型、采訪日期和提交日期，明確創建口述檔案記錄的人員，并提供關于口述檔案的概述。上述所有信息有助于館方從在線平臺上快速獲取此口述檔案記錄信息。

為了確保所采集的口述檔案能夠提供網絡利用，平臺應要求采集人員在提交口述檔案記錄到在線平臺時，同時上傳與口述檔案相關的著作權轉讓協議和其他輔助材料。采集人員只有將所獲得的協議及相關材料上傳后，才能最終將口述檔案文件添加到采集平臺上。提交完成后，采集人員對其提交的各類口述檔案記錄進行最后檢查。當采集人員選擇“提交”按鈕，系統則會立即向館方發送一封電子郵件，通知他們口述檔案采集流程已填寫完畢，處于待處理狀態，并且與之相關的口述檔案文件已上傳至在線平臺，隨時可供訪問并獲取。館方收到電子郵件后，將盡快處理上傳至在線平臺上的口述檔案。

4.資源處理與利用：采集人員將口述檔案上傳至在線采集平臺后，館方將所上傳的口述檔案資源進行及時的處理和編目，以確保其符合檔案管理的基本規范和可供利用。館方將口述檔案資源處理完畢后，可將其統一放到網絡平臺上供廣大用戶使用和共享。

四、建設過程中應注意的問題

（一）口述檔案的安全管理

個別口述檔案涉及了訪談當事人的隱私，其內容不能對外公開，因此，確保高校口述檔案的安全至關重要。這就要求我國高校在設計、使用在線平臺采集和保存口述檔案資源時，一定要注重其安全管理。其一，根據口述檔案內容和訪談對象的意愿，有選擇性地將其發布在網絡平臺上，不具備公開條件的不應在網絡平臺上公開發布，以免侵犯相關主體的隱私;其二，在設計開發在線平臺過程中，要考慮平臺系統的用戶身份驗證和訪問控制功能，通過身份驗證和訪問控制等技術手段來避免非法訪問，確保平臺的安全性;其三，要注重平臺上的口述檔案數據的安全性，尤其是注重數據的安全備份，可通過各種備份技術和手段確保數據的安全性。

（二）口述檔案的著作權處理

正確處理著作權問題是開展口述歷史工作的前提[7]。一些高校在開展口述檔案采集時，關于如何處理著作權問題還缺乏經驗。然而，口述檔案的著作權處理問題，關系到口述檔案的采集和利用服務，如果處理不當，會引起不必要的法律糾紛。因此，在通過在線平臺采集口述檔案資源過程中，高校檔案館需要處理好相關著作權問題。首先，理清口述檔案的著作權歸屬問題。口述檔案是訪談者（一般也口述檔案的采集人員）和受訪者“雙方共同參與的結果”[8]，一般情況下，訪談者和受訪者均可對口述歷史檔案主張著作權，高校檔案館在采集口述檔案時須尊重他們的著作權，在未獲取授權時不得私自處理和使用。其次，如何獲取口述檔案的著作權問題，可參照國際上普遍的做法，高校檔案館應要求采集人員在開展訪談之前應通過簽訂著作權協議和發布協議等方式獲取口述檔案的相關版權，并將其全部或部分轉讓給檔案館（可將著作權協議連同口述檔案文件一同上傳至平臺）。“簽署合法授權書后，訪談者就算同意將著作權給收藏單位所有，或劃歸給公眾所有。”[9]

（三）口述檔案的標準化把控

我國高校在設計開發口述檔案采集平臺或系統時，應注重保持平臺或系統的標準化與人性化的平衡。過于嚴格的標準化要求雖然可以減少項目編目人員的工作，但有可能會給采集提交人員帶來不必要的麻煩。因此，在堅持標準化的同時，還要注意系統的人性化設計，以用戶為本，增強平臺系統的易用性和靈活性，節約采集人員的時間和精力。

（四）口述檔案的網絡利用與共享

口述檔案的采集要以用戶利用為宗旨，在口述檔案采集和編目整理的過程中要預先考慮到最終的利用和共享問題。因此，在線采集平臺設計時不僅要考量口述檔案的采集功能，還要考慮如何通過網絡平臺為用戶提供利用與共享的問題。同時，為了促進口述檔案資源的推廣與共享，館方可以借鑒有關檔案館的做法，借助多元化的社交網絡媒體（如微信、微博等）對口述檔案資源進行宣傳推廣，促進高校檔案館的服務水平與社會影響力的提升。

五、結語

“作為一種新型的記錄方式與檔案類型，受各種因素的影響，口述檔案及其研究在當前已呈興起之勢。”[10]隨著口述歷史項目和口述檔案實踐的不斷增加，在線采集平臺因其在口述檔案資源采集中的獨特優勢，已引起口述檔案采集機構的關注。目前，國內外圖書館界已有不少口述歷史機構開展了口述檔案在線采集平臺的建設，取得了良好的效果。受此啟發，筆者對我國高校口述檔案在線采集平臺建設的模式、原則和操作流程進行探討，提出看法和建議，但有些方面還不夠細致，需要后續進一步深入研究。

[參考文獻]

[1]楊祥銀.當代美國口述史學的主流趨勢[J].社會科學戰線，2011（2）：68-80.

[2]張一，謝蘭玉.網絡環境下美國圖書館口述歷史用戶服務研究[J].圖書館建設，2017（3）：62-72+77.

[3]楊艷，朱文婉，李平，等.“高校記憶”中口述檔案資源建設思考[J].北京檔案，2014（6）：22-25.

[4]石劍文.高校口述檔案的數字化建設[J].城建檔案，2014（9）：67-69.

[5]American Folklore archives. Occupational Folklore Project [EB/OL]. （2018-08-11）[2020-09-16].http：//www.loc.gov/folklife/ofp/.

[6]Nancy Groce，Bertram Lyons. Designing a National Online Oral History Collecting Initiative： The Occupational Folklore Project at the American Folklife Center [J]. The Oral History Review， Volume 40， Issue 1，2013（1）：54-66.

[7]馮云.美國口述歷史倫理審查機制研究[J].圖書館建設，2015（2）：88-95.

[8]王玉龍.口述檔案的著作權保護：基于英美口述史法律倫理指南的分析[J].浙江檔案，2015（2）：12-15.

[9][美]唐納德·里奇.大家來做口述歷史[M].北京：當代中國出版社，2006：65.

[10]王玉龍.不同的記錄不同的過去：口述歷史檔案的興起及其理論影響[J].檔案學研究，2016（5）：40-44.

[作者簡介]蔣周凌，廣西開放大學教師，館員，碩士，研究方向：檔案管理與利用。

[責任編輯 黃 河]