強化審計檔案管理工作的路徑研究

闞冰鈺

（臨沂市審計局，山東 臨沂 276000）

審計檔案管理主要是針對單位內部的審計活動所進行的真實記錄，其主要是作為單位內部審計研究的歷史根據，這也決定了審計檔案管理的內容較為繁雜，而且涉及多個專業內容，尤其要求審計資料的歸檔記錄必須要能夠做到科學、合理且規范化，尤其在新時代背景下，審計檔案管理的內容涉及財稅、會計和相關政策法規，這些信息有著極高的研究價值。因此，審計檔案管理必須要做到高效率、高精度、信息化，以達到提升管理質量的目的。

1 審計檔案管理特點

首先，審計檔案管理工作具有較高的專業性，審計工作本身是一項較為特殊的職能活動，審計檔案記錄能夠通過圖表、聲像和文字真實地反映出審計工作的職責、執行審計調查任務過程中所收集和整理以及制作應用的各種文件、記錄材料，包括項目檔案其他審計資料、檔案備查資料檔案等等，這就要求在進行審計檔案管理時，其審計文書的制作、立卷、歸檔和整理必須要能夠充分的體現出審計專業特點。其次，審計檔案有著系統性的特點，審計檔案是屬于每一個審計項目為單位的內容上有著極為緊密聯系的文件材料，其實屬于不可分割的一整套文件組成，這些文件材料和審計工作開展過程中的準備、實施、完成有著相對應的審計記錄，記載著每一個審計項目地整個過程，能夠完全體現出審計項目的完整性、獨立性和連續性。再次，審計檔案有著明顯的程序性。在審計工作開展過程中，有確定審計對象組成審計小組、設計審計方案、發布審計通知、實施審計過程、提出審計報告、征求被審計單位意見、審定審計報告、得出審計結論和處理記錄等一系列相互關聯性極強的程序所構成。任何環節都是其重要的組成部分，單獨的環節無法真正全面反映出審計事項的進程和結果。所以，審計檔案必須要嚴格按照相關審計程序予以推進，確保其能夠準確、真實且完整地反映出審計工作的推進情況和最終的審計結果。

2 審計檔案管理中所存在的問題

第一，目前在審計檔案工作管理開展過程中，審計業務的質量影響著審計檔案的利用和保存價值。審計檔案的主體部分是審計材料，如果審計材料的準確性和真實性以及完整性存在問題，必然會降低審計檔案的利用價值[1]。第二，審計事業發展與審計檔案工作規范不同步，嚴重降低了審計檔案管理的質量。在實際工作開展當中，由于審計工作具備較高的復雜性和動態不穩定以及審計檔案相關法規的滯后性，這就容易導致出現實際操作與檔案規范之間不相協調的問題。第三，目前部分審計黨管理人員專業素質有待提升。隨著現代信息化技術的應用，審計檔案管理已經實現了信息化管理，而部分審計檔案管理人員對信息化系統的操作仍然存在掌握不足的情況。目前來看，基層審計機關由于編制等問題，除極少是配置有專職的檔案人員之外，大部分審計檔案管理人員只是經過簡單的崗前培訓，沒有對檔案管理相關專業知識進行深入地學習和再培訓，且對審計檔案信息化管理系統操作技巧掌握不足，使審計檔案的管理工作信息化和現代化水平存在一定的滯后性，也影響了審計檔案管理的質量[2]。

3 強化審計檔案管理工作的路徑建議

1）構建科學完善的審計檔案管理體系。審計檔案管理工作必須要按照相關管理體系與有效的執行，要確保管理工作的有效性，因此，要構建科學合理的審計檔案管理體系，并做好相關檔案管理工作的相關規范機制的完善，并在規范的制度化下，確保工作的有序開展。例如，以審計檔案管理工作原有制度為基礎，結合當前審計檔案管理部門工作人員實際工作狀態和專業水平制定合理的考核制度，定期針對重要管理環節進行考核審查，借此來提高審計檔案管理的整體質量[3]。2）明確審計檔案分類，改進審計檔案管理程序和結構。審計檔案管理當中對審計檔案的編排必須要給予高度的重視，其是審計黨管理當中的重中之重，與每一個環節的開展都有著密切的聯系。所以，必須要做好審計檔案的分類，不斷進行審計檔案管理結構的改進完善，促進審計檔案信息的充分開發與利用，體現出檔案的價值，審計檔案的收集整理鑒定編目等前期工作都必須要進行明確的目錄分層，以便于提高審計檔案查找和修改資料的便利性[4]。例如繪制科學合理的審計檔案管理程序和相關結構流程，做好各級的目錄劃分，并逐層逐節地予以執行，確保審計檔案管理的“井井有條”，進而提高審計檔案管理工作的效率和質量。如圖1所示。3）提高審計檔案管理人員專業素質和信息化水平.針對現有審計檔案管理人員要定期進行專業理論知識培訓，并重視其職業素質教育，并不定期舉辦技能大賽和專業技能考核。針對新進人員要做好專業技能與職業素質把關，如與高校合作，引進檔案管理相關專業畢業生進行實習，期滿后做出審核評價，決定其去留[5]。

圖1 審計檔案管理跟蹤程序表

此外，審計檔案管理單位要能夠發揮信息化技術的應用，在互聯網背景下，將信息技術應用到強化審計機關檔案管理工作當中。如將審計資料完整的錄入到信息系統當中，并建立完善的數據庫，設計具備較高水平的審計檔案信息管理系統，按照不同層級進行管理權限的明確，每一環節都要建立相應的管理窗口和管理界面，要能夠配備先進的計算機設備，尤其要做好信息化審計檔案管理系統的安全防護定期進行升級，確保審計資料的保密性和安全性，同時也能夠最大程度上提高審計檔案管理的效率。

4 結語

本文主要闡述了審計檔案管理的特點，并從相關審計檔案管理程序、管理機制和管理人員專業水平等幾個方面分析了審計檔案管理所存在的問題，最后從構建科學合理管理機制、完善審計檔案管理體系，提高審計檔案管理人員專業水平與職業素質等幾個方面提出幾點強化建議。