論新形勢下企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)

劉亞玲

（甘肅萬泰建設(shè)工程有限公司，甘肅 蘭州 730000）

1.新形勢下企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的意義

在信息化大力發(fā)展的新形勢下，企業(yè)檔案管理要堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，注重檔案管理的信息化建設(shè)。檔案管理作為企業(yè)的重要部分，主要對企業(yè)運(yùn)營進(jìn)行追蹤，為企業(yè)的戰(zhàn)略規(guī)劃提供重要的數(shù)據(jù)信息。由此可見，檔案管理對于企業(yè)發(fā)展的意義。在這種情況下，企業(yè)要認(rèn)識到信息技術(shù)的重要性，并且要注重檔案管理的信息化目標(biāo)，其建設(shè)的意義具體主要體現(xiàn)在：

其一，在信息資源共享的時(shí)代，企業(yè)無論出自于政治的角度，還是發(fā)展的角度，都需要注重信息化管理工作的開展，充分發(fā)揮出企業(yè)的表率作用。企業(yè)要注重創(chuàng)新和開拓，不斷拓寬企業(yè)的發(fā)展渠道。

其二，通過信息技術(shù)的有效運(yùn)用，能夠?qū)ζ髽I(yè)的發(fā)展起到助推的作用，同時(shí)可以實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)，為企業(yè)改革提供重要的數(shù)據(jù)保障，以此來實(shí)現(xiàn)企業(yè)改革的最優(yōu)化。

其三，檔案信息化管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，在一定程度上推動了企業(yè)的文化建設(shè)，企業(yè)通過檔案管理工作的開展，實(shí)質(zhì)上也是對固有企業(yè)運(yùn)營的記載，清晰地記錄著企業(yè)的文化及發(fā)展。鑒于此情況下，企業(yè)要認(rèn)識到檔案管理信息化的優(yōu)勢，使其更好地服務(wù)于企業(yè)各項(xiàng)工作的開展，進(jìn)而促進(jìn)企業(yè)實(shí)現(xiàn)又好又快發(fā)展。

其四，提高企業(yè)的工作效率。在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代企業(yè)計(jì)算機(jī)信息化建設(shè)中，最顯著的特點(diǎn)就是各種先進(jìn)技術(shù)和設(shè)備的應(yīng)用，信息化的建設(shè)使得企業(yè)在開展工作時(shí)，醫(yī)務(wù)人員能夠利用各種信息化技術(shù)和先進(jìn)的設(shè)備來開展工作，能夠加強(qiáng)對病患信息數(shù)據(jù)的收集和分析，減少失誤和漏洞的出現(xiàn)，同時(shí)還可以對企業(yè)的信息進(jìn)行有效的收集和整理，將其作為企業(yè)改革發(fā)展的依據(jù)，提高企業(yè)的醫(yī)療水平和服務(wù)水平。因此，企業(yè)通過信息化建設(shè)能夠有效提高工作的效率，改變醫(yī)護(hù)人員的工作模式和工作流程，可以通過精準(zhǔn)的信息數(shù)據(jù)分析進(jìn)行病癥的診斷和治療，減少醫(yī)患糾紛的出現(xiàn)，這對于醫(yī)護(hù)人員工作的開展會起到極大的便利。

其五，提高企業(yè)工作的便捷性。網(wǎng)絡(luò)時(shí)代企業(yè)的信息化建設(shè)能夠有效提高企業(yè)工作的便捷性，能夠減輕醫(yī)護(hù)人員的工作壓力和工作強(qiáng)度。工作過程中，企業(yè)能夠利用各種專業(yè)設(shè)備和系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)的收集和分析，可以利用各種專業(yè)軟件配合應(yīng)用開展工作，企業(yè)可以建立官方網(wǎng)站和信息服務(wù)平臺，使病人通過手機(jī)和電腦進(jìn)行遠(yuǎn)程預(yù)約掛號，企業(yè)內(nèi)部的智能發(fā)藥機(jī)，還可以根據(jù)診斷醫(yī)生的操作進(jìn)行自動發(fā)藥，這些都有效提高了企業(yè)工作的效率，減輕了工作人員的壓力，使企業(yè)的服務(wù)更加便捷。

2.企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)優(yōu)化措施

企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)涉及的內(nèi)容很多，需要對其進(jìn)行優(yōu)化，才能確保檔案信息化建設(shè)的水平，主要優(yōu)化措施如表1所示。

表1 企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)優(yōu)化措施

2.1 建立檔案信息化管理系統(tǒng)

企業(yè)在檔案管理信息化建設(shè)過程中，需要重點(diǎn)加強(qiáng)檔案信息化管理系統(tǒng)，具體主要包括兩方面內(nèi)容：其一，提高檔案管理效率：在檔案管理過程中，檔案信息化管理成為提高其管理的重要保障。企業(yè)要根據(jù)檔案管理的需要，結(jié)合企業(yè)當(dāng)前具體實(shí)際情況，深入分析具體業(yè)務(wù)流程，結(jié)合企業(yè)的行業(yè)特點(diǎn)，要有針對性地設(shè)計(jì)檔案信息管理系統(tǒng)，將相關(guān)檔案信息納入檔案信息管理系統(tǒng)當(dāng)中，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理目標(biāo)。其二，完善文件信息管理系統(tǒng)：實(shí)現(xiàn)藏紙質(zhì)檔案信息化，通過掃描、影像等技術(shù)手段轉(zhuǎn)化成計(jì)算機(jī)可識別和處理的數(shù)字化檔案，建立電子檔案管理系統(tǒng)。針對當(dāng)前這個(gè)系統(tǒng)而言，能夠兼容不同文件格式的存在，兼容企業(yè)使用的各類軟件。通過當(dāng)前管理信息化建設(shè)，有助于提高企業(yè)檔案管理水平，使得檔案管理效率得到提升，促進(jìn)企業(yè)的長足發(fā)展。

2.2 完善檔案信息化管理安全管控

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，先進(jìn)的信息技術(shù)促進(jìn)了各行各業(yè)的信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)了管理方面的網(wǎng)絡(luò)化與數(shù)字化。但信息化也逐漸暴露出一定的漏洞，對于企業(yè)的信息安全造成威脅。眾所周知，企業(yè)檔案涉及到諸多企業(yè)商業(yè)機(jī)密以及商業(yè)信息，要想保證信息的安全，避免商業(yè)機(jī)密外泄，則需要注重完善檔案信息化管理安全管控，在當(dāng)前這個(gè)過程當(dāng)中，企業(yè)除了要注重完善相關(guān)管理制度以外，還需要注重發(fā)揮出信息技術(shù)的優(yōu)勢，采取信息化的管控手段。企業(yè)管理者必須高度重視信息化建設(shè)安全工作，建立健全網(wǎng)絡(luò)安全理制度，加大信息化建設(shè)的投入，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)防范措施，采取切實(shí)可行的安全措施，確保檔案信息數(shù)據(jù)的安全。另外，在網(wǎng)絡(luò)信息化時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)可以實(shí)現(xiàn)多點(diǎn)互聯(lián)，但是網(wǎng)絡(luò)也存在一定的風(fēng)險(xiǎn)，由于網(wǎng)絡(luò)空間中存在大量的病毒、黑客等，檔案信息關(guān)系到個(gè)人的隱私，因此在實(shí)施檔案的信息化建設(shè)時(shí)要做好安全管理，一方面避免電子檔案信息被黑客盜取，另一方面避免檔案在管理的過程中出現(xiàn)數(shù)據(jù)損壞或者流失的問題，及時(shí)修復(fù)和還原檔案的數(shù)據(jù)信息。但是一些病毒在對檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行攻擊時(shí)會造成檔案信息數(shù)據(jù)的破壞或者丟失，并且在檔案沒有備份的情況下容易流失，在流失或者損壞以后通常也難以修復(fù)和還原，因此需要檔案管理部門針對信息管理系統(tǒng)進(jìn)行升級和完善，從而增強(qiáng)檔案信息系統(tǒng)管理的安全性與可靠性。

2.3 建立檔案信息化管理的安全體系

檔案管理不同于其他管理工作，往往有著一定的特殊性與保密性特征，尤其其自身的性質(zhì)所限制和影響，要求企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)，以此來滿足檔案管理工作的開展需要，這就要建立超強(qiáng)的安全保障體系，具體主要包括：

硬件設(shè)施安全保障：企業(yè)在實(shí)際經(jīng)營管理中，要意識到檔案管理的重要性，在檔案管理信息建設(shè)過程中，必須確保檔案管理信息系統(tǒng)的環(huán)境安全、線路安全和設(shè)備安全。一旦出現(xiàn)不可預(yù)知的問題時(shí)，能夠?qū)n案信息進(jìn)行很好地保護(hù)，避免信息丟失對企業(yè)造成較大的損失。

網(wǎng)絡(luò)安全保障：網(wǎng)絡(luò)具有開放性的特點(diǎn)，在企業(yè)檔案管理中發(fā)揮著重要的作用，但也存在較大的威脅，一旦黑客、木馬等病毒對系統(tǒng)進(jìn)行攻擊，將會造成企業(yè)檔案信息被竊取的風(fēng)險(xiǎn)，嚴(yán)重威脅著檔案信息的安全性。鑒于當(dāng)前這種情況下，企業(yè)可注重防火墻技術(shù)的應(yīng)用，通過該技術(shù)部署內(nèi)外網(wǎng)安全策略，定期對文件等進(jìn)行掃描。與此同時(shí)，還需要進(jìn)一步完善數(shù)據(jù)庫建設(shè)，安裝先進(jìn)的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)軟件，只有做好當(dāng)前方面的工作，才能夠保證網(wǎng)絡(luò)的安全性，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)對企業(yè)檔案信息的安全管理。

2.4 加大對計(jì)算機(jī)信息化建設(shè)的投入力度

企業(yè)必須要加強(qiáng)各項(xiàng)資源的有效投入，進(jìn)行資源科學(xué)合理配置，例如購買相關(guān)設(shè)備有助于促進(jìn)企業(yè)計(jì)算機(jī)信息化可持續(xù)發(fā)展。可以購買大量與企業(yè)工作密切關(guān)系的先進(jìn)信息設(shè)備，有助于營造良好的信息化建設(shè)氛圍。另外，人才對于企業(yè)信息化建設(shè)的重要性是不言而喻的，人才的素質(zhì)會直接影響到企業(yè)信息化建設(shè)的水平。企業(yè)想要開展信息化建設(shè)，就必須要努力提高人才的專業(yè)素養(yǎng)，培養(yǎng)一些具備專業(yè)信息技術(shù)的人才，能夠熟練應(yīng)用各種先進(jìn)的信息化設(shè)備和信息系統(tǒng)開展工作，以此來保證信息化建設(shè)的有效開展。企業(yè)還可以從當(dāng)前的員工中選擇出一些具有潛能和資質(zhì)的人員進(jìn)行培養(yǎng)，使其掌握信息化知識和相關(guān)的專業(yè)技能，并將其安排到合適的崗位上，這也能夠發(fā)揮出其作用，對企業(yè)信息化建設(shè)的開展也有著積極作用。增強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì)水平。企業(yè)在招聘檔案管理人員時(shí)應(yīng)盡可能地選用那些專業(yè)的檔案管理人員，并為其提供可靠的福利待遇機(jī)制，使其能夠更好地為企業(yè)的發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。另外，檔案信息化建設(shè)要求工作人員具備高度的責(zé)任心，認(rèn)真對待檔案管理的工作，才能最終完成檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，提高檔案信息化建設(shè)的效率。

2.5 將檔案信息化與傳統(tǒng)方式聯(lián)合起來

檔案的信息化建設(shè)過程中，傳統(tǒng)檔案的保存方式也具備一定的優(yōu)勢，因此不能完全否定傳統(tǒng)檔案的重要性，比如消費(fèi)者在購置房產(chǎn)時(shí)通常會擁有一份紙質(zhì)的房產(chǎn)證明文件，這種文件非常重要，紙質(zhì)文件是需要長期保存的，因此對于類似的文件則需要采用紙質(zhì)保存的方式。在進(jìn)行檔案管理時(shí)，可以采用數(shù)字化檔案與紙質(zhì)檔案并重的方式，既要實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化與數(shù)字化轉(zhuǎn)型，同時(shí)也要保留傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，發(fā)揮紙質(zhì)檔案的優(yōu)勢。部分原始的紙質(zhì)檔案具備較高的歷史價(jià)值與學(xué)術(shù)價(jià)值，因此需要檔案管理人員加以重視，避免檔案管理的片面化。

3.結(jié)語

在企業(yè)檔案管理的過程中，要結(jié)合國家有關(guān)部門對檔案行政管理的要求以及有關(guān)信息社會的要求，有效管理、收集、保存檔案的內(nèi)容與信息，并將檔案工作作為管理的依據(jù)，將檔案管理學(xué)作為最新的理論指導(dǎo)，將檔案資源作為企業(yè)管理的對象，增強(qiáng)企業(yè)檔案的數(shù)字化水平，推動企業(yè)發(fā)展實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)資源的共享，增強(qiáng)企業(yè)數(shù)字管理一體化的水平。