智慧校園視角下優(yōu)化高校財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的新思考

○青海民族大學(xué)財(cái)務(wù)處 王 利

財(cái)務(wù)信息化作為智慧校園建設(shè)的重要組成部分，發(fā)揮著其應(yīng)有的關(guān)鍵作用。在智慧校園建設(shè)中進(jìn)一步打通全校以財(cái)務(wù)信息化為核心的大數(shù)據(jù)庫(kù)，優(yōu)化財(cái)務(wù)信息化模塊，發(fā)掘更便捷更直觀的財(cái)務(wù)信息化系統(tǒng)，有效提高財(cái)務(wù)管理質(zhì)量，才能保障學(xué)校在繁重的工作中提升工作效率。

一、智慧校園下優(yōu)化財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的必然性

受AI技術(shù)及數(shù)字化的影響，很多集團(tuán)企業(yè)或跨國(guó)大公司已經(jīng)推出智能財(cái)務(wù)、財(cái)務(wù)共享等新型財(cái)務(wù)服務(wù)模式，已經(jīng)在財(cái)務(wù)信息化建設(shè)上取得明顯的優(yōu)越性。智慧校園是高校為豐富教學(xué)方式及提升服務(wù)效能建立的一個(gè)能實(shí)現(xiàn)集“移動(dòng)+智能+服務(wù)”為一體的綜合高效服務(wù)平臺(tái)。各高校有必要搭隨智慧校園建設(shè)的“順風(fēng)車(chē)”，對(duì)學(xué)校人、財(cái)、物等資源的管理進(jìn)行一次大創(chuàng)新和大變革，通過(guò)智慧校園建設(shè)完善財(cái)務(wù)管理理念和管理體制，調(diào)整運(yùn)行機(jī)制和工作方式，鏈接全校各部門(mén)信息管理系統(tǒng)，打通全校數(shù)據(jù)庫(kù)信息，優(yōu)化高校財(cái)務(wù)信息化建設(shè)，提高財(cái)務(wù)管理水平。

首先，智慧校園建設(shè)下優(yōu)化財(cái)務(wù)信息化建設(shè)，有助于高校在智慧校園建設(shè)中打破原有部門(mén)思維固化，全盤(pán)精心規(guī)劃、整合和統(tǒng)籌使用資源；其次，借助智慧校園大數(shù)據(jù)，統(tǒng)一規(guī)劃校園數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，有效整合、集成和優(yōu)化財(cái)務(wù)信息，提供充足、及時(shí)的財(cái)務(wù)信息資源，保證財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的高效性和準(zhǔn)確性，為學(xué)校發(fā)展決策提供準(zhǔn)確數(shù)據(jù)支撐；再次，財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)一直被人們稱(chēng)為各經(jīng)營(yíng)單位的生死存亡的關(guān)鍵，財(cái)務(wù)信息化下的云存儲(chǔ)數(shù)據(jù)完全可以規(guī)避原有的紙質(zhì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的弊端，保證財(cái)務(wù)信息數(shù)據(jù)的快速提取和安全保存，為后期提供切實(shí)準(zhǔn)確的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息及安全全面的數(shù)據(jù)提供有力保障。

二、現(xiàn)階段高校財(cái)務(wù)信息化建設(shè)存在的問(wèn)題

(一)財(cái)務(wù)人員信息化意識(shí)不強(qiáng)

財(cái)務(wù)人員已經(jīng)適應(yīng)了原有的財(cái)務(wù)管理模式，普遍對(duì)信息化建設(shè)存在著錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)，認(rèn)為財(cái)務(wù)工作的重點(diǎn)在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的確認(rèn)計(jì)量上，過(guò)分地強(qiáng)調(diào)了經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)核算的重要性，而看輕了財(cái)務(wù)工作后續(xù)管理和決策。有些人還認(rèn)為財(cái)務(wù)原始單據(jù)的存在就證明著經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生，對(duì)系統(tǒng)信息的提取抱著似信非信的態(tài)度，一味地懷疑信息化建設(shè)的準(zhǔn)確性。即使財(cái)務(wù)信息化上線使用，關(guān)注的重點(diǎn)也只是在簡(jiǎn)化報(bào)銷(xiāo)流程和簡(jiǎn)化工作量上，投入中缺乏重點(diǎn)，沒(méi)有充分發(fā)揮好財(cái)務(wù)信息化建設(shè)后續(xù)分析和決策的作用，從而信息化建設(shè)也失去了它真正的意義。

(二)基礎(chǔ)信息系統(tǒng)較為分散，融合性差

雖然現(xiàn)階段大部分高校在財(cái)務(wù)信息化建設(shè)上有一定的進(jìn)展，但是學(xué)校在信息化建設(shè)的初期，沒(méi)有系統(tǒng)地、全面地規(guī)劃信息建設(shè)工作，使得學(xué)校基礎(chǔ)信息較為分散，以財(cái)務(wù)信息為核心的集成化程度較低。由于各部門(mén)各崗位的不同、數(shù)據(jù)接口屬性的不同以及學(xué)校沒(méi)有整體統(tǒng)一規(guī)劃，系統(tǒng)之間沒(méi)有任何關(guān)聯(lián)，不同系統(tǒng)之間無(wú)法形成以財(cái)務(wù)信息化系統(tǒng)為核心聯(lián)系緊密的“蜘蛛網(wǎng)”，導(dǎo)致信息分散不統(tǒng)一，融合性差，從而影響財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的全面性及延展性。財(cái)務(wù)信息化建設(shè)也就只限于財(cái)務(wù)做賬系統(tǒng)、工資管理系統(tǒng)、學(xué)生收費(fèi)事務(wù)管理、預(yù)算管理系統(tǒng)等單一的系統(tǒng)，即使是來(lái)自于一個(gè)開(kāi)發(fā)商的產(chǎn)品也沒(méi)有將端口對(duì)接，仍然是手動(dòng)操作，費(fèi)時(shí)費(fèi)力[1]。如年底統(tǒng)計(jì)教師課時(shí)量和績(jī)效時(shí)，無(wú)法連接教務(wù)管理系統(tǒng)和工資管理系統(tǒng)，只能先進(jìn)入教務(wù)管理系統(tǒng)提取教師課時(shí)量，再導(dǎo)入工資管理系統(tǒng)按標(biāo)準(zhǔn)計(jì)算課時(shí)費(fèi)用，然后上報(bào)財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)核算報(bào)銷(xiāo)，操作過(guò)程復(fù)雜，容易出錯(cuò)。

(三)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息不統(tǒng)一，共享性差

高校內(nèi)部部門(mén)較多，雖然大多數(shù)部門(mén)內(nèi)部實(shí)現(xiàn)了信息化管理，但是由于信息系統(tǒng)來(lái)源不同，各部門(mén)的信息編碼規(guī)則也不一致，導(dǎo)致基礎(chǔ)數(shù)據(jù)層次不同，信息化水平有高有低，無(wú)法在各部門(mén)之間統(tǒng)一數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，數(shù)據(jù)共享性差。在數(shù)據(jù)查詢(xún)時(shí)，由于一個(gè)部門(mén)有好幾個(gè)內(nèi)部管理系統(tǒng)，數(shù)據(jù)查詢(xún)從登錄的賬號(hào)開(kāi)始，每一個(gè)系統(tǒng)的賬號(hào)都各不同，系統(tǒng)內(nèi)有關(guān)聯(lián)的數(shù)據(jù)編碼不同，數(shù)據(jù)追溯容易“斷崖”。這種“斷崖”式數(shù)據(jù)，常常因?yàn)榻搪毠ぞ幪?hào)、固定資產(chǎn)編號(hào)、科研項(xiàng)目編號(hào)等各部門(mén)系統(tǒng)下的數(shù)據(jù)編碼不一致嚴(yán)重影響數(shù)據(jù)的查詢(xún)及采集工作。如查詢(xún)科研項(xiàng)目的完成進(jìn)度及經(jīng)費(fèi)使用情況，會(huì)由于系統(tǒng)和登錄賬戶(hù)的問(wèn)題只能在科研管理系統(tǒng)和財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)上分別查詢(xún)，需先在科研管理系統(tǒng)中查詢(xún)某時(shí)段完成的項(xiàng)目進(jìn)度，因項(xiàng)目編碼不一致而不能直接鏈接財(cái)務(wù)查詢(xún)系統(tǒng)，教師需再次進(jìn)入財(cái)務(wù)查詢(xún)系統(tǒng)，按照項(xiàng)目名稱(chēng)才能查詢(xún)項(xiàng)目期間經(jīng)費(fèi)使用情況，導(dǎo)致查詢(xún)過(guò)程復(fù)雜，信息孤島現(xiàn)象嚴(yán)重，為教職工帶來(lái)的體驗(yàn)感不佳。

(四)信息系統(tǒng)開(kāi)放存在一定的風(fēng)險(xiǎn)

財(cái)務(wù)信息化系統(tǒng)提供方便高效的同時(shí)，也會(huì)給財(cái)務(wù)信息留下可易攻擊的風(fēng)險(xiǎn)。財(cái)務(wù)信息在開(kāi)放的網(wǎng)絡(luò)中，容易被竊取和篡改，財(cái)務(wù)保密信息也很容易被泄露，會(huì)產(chǎn)生財(cái)務(wù)信息不真實(shí)情況出現(xiàn)。還有的訪問(wèn)者刻意進(jìn)入財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)，傳播病毒，修改數(shù)據(jù)，在終端服務(wù)器上進(jìn)行違法操作，導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失和破壞，嚴(yán)重影響財(cái)務(wù)信息化的正常運(yùn)行。

(五)財(cái)務(wù)人員運(yùn)用財(cái)務(wù)信息化系統(tǒng)水平不高

高校財(cái)務(wù)人員必須順應(yīng)快速發(fā)展的網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，除了掌握扎實(shí)的財(cái)務(wù)專(zhuān)業(yè)知識(shí)外還需要掌握計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)應(yīng)用技能，能夠適應(yīng)學(xué)校財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的需要。目前高校許多財(cái)務(wù)人員年齡偏大，接受新鮮事物的能力較弱，慣于用傳統(tǒng)的思維方式來(lái)工作，運(yùn)用財(cái)務(wù)信息化系統(tǒng)的水平跟不上財(cái)務(wù)信息化的快速發(fā)展，導(dǎo)致財(cái)務(wù)信息化建設(shè)時(shí)間跨度長(zhǎng)、進(jìn)程慢、效率低。

三、智慧校園下優(yōu)化高校財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的新思考

(一)增強(qiáng)財(cái)務(wù)人員信息化觀念，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理模式

財(cái)務(wù)信息化不僅可以提高財(cái)務(wù)工作效率還能在財(cái)務(wù)管理的決策和預(yù)測(cè)上發(fā)揮重要作用。首先，高校領(lǐng)導(dǎo)層必須要高度重視財(cái)務(wù)信息化建設(shè)，帶動(dòng)和發(fā)揮全體員工信息化建設(shè)的積極性，積極協(xié)調(diào)信息化建設(shè)各部門(mén)的工作。其次，放眼全局，多思考怎樣借助信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)工作精細(xì)化管理，根據(jù)學(xué)校實(shí)際情況探索出學(xué)校可行的信息化建設(shè)優(yōu)化方案，用高效的財(cái)務(wù)信息化來(lái)提升高校的現(xiàn)代化管理水平。

(二)統(tǒng)一數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，打造財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)集成化

財(cái)務(wù)工作作為高校各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)，鏈接著人事管理、科學(xué)研究、教育教學(xué)以及學(xué)生管理等諸多業(yè)務(wù)，滲透面廣，作用重大。智慧校園下的高校信息化建設(shè)應(yīng)是建設(shè)以財(cái)務(wù)信息化為中心、各部門(mén)系統(tǒng)數(shù)據(jù)統(tǒng)一、相互融合、互為一體的網(wǎng)格化信息平臺(tái)。學(xué)校將各部門(mén)單一的系統(tǒng)建立統(tǒng)一數(shù)據(jù)信息標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一工號(hào)、統(tǒng)一項(xiàng)目編碼以及統(tǒng)一資產(chǎn)編碼等數(shù)據(jù)信息，保證一體化信息平臺(tái)數(shù)據(jù)的一致性，提升數(shù)據(jù)查詢(xún)效率[2]。通過(guò)系統(tǒng)的對(duì)接，系統(tǒng)數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)，中心大數(shù)據(jù)庫(kù)的整合，形成以財(cái)務(wù)處中心數(shù)據(jù)庫(kù)為核心的綜合性數(shù)據(jù)架構(gòu)網(wǎng)，構(gòu)建互聯(lián)互通的財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)、資產(chǎn)管理系統(tǒng)、教務(wù)管理系統(tǒng)、科研管理系統(tǒng)、預(yù)算管理系統(tǒng)以及人力資源管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)的集成。各部門(mén)依據(jù)所處理的業(yè)務(wù)，及時(shí)將數(shù)據(jù)上傳至中心數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)信息共享，簡(jiǎn)化數(shù)據(jù)查詢(xún)流程，以便師生查詢(xún)有用信息。

(三)轉(zhuǎn)變服務(wù)理念，打造個(gè)性化服務(wù)

智慧校園下的財(cái)務(wù)信息化將大大減少財(cái)務(wù)人員在財(cái)務(wù)管理過(guò)程中的工作量和時(shí)間，提升工作效率，有助于財(cái)務(wù)人員將精力逐步轉(zhuǎn)移到便捷化、個(gè)性化的服務(wù)及財(cái)務(wù)管理決策工作中。財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)通過(guò)員工提取信息的頻率次數(shù)數(shù)據(jù)分析，提供智能化信息推送，進(jìn)行科學(xué)決策服務(wù)。如員工出差在填寫(xiě)線上出差申請(qǐng)時(shí)，線上審批系統(tǒng)一旦通過(guò)其出差申請(qǐng)，可以第一時(shí)間提取出差地和出差時(shí)間，推送相符的公務(wù)機(jī)票鏈接及其他網(wǎng)站價(jià)格對(duì)比圖，以便員工訂購(gòu)機(jī)票。如果出差時(shí)間地點(diǎn)不相符合，按出差流程提示詢(xún)問(wèn)時(shí)間地點(diǎn)信息是否正確或自動(dòng)退回修改出差申請(qǐng)。這樣既解決了因出差時(shí)間及地點(diǎn)與審批不相符帶來(lái)的溝通不暢問(wèn)題，還能提升財(cái)務(wù)服務(wù)滿(mǎn)意度。

(四)構(gòu)建優(yōu)良的安全防護(hù)系統(tǒng)，提升數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性

財(cái)務(wù)信息的共享性必然會(huì)導(dǎo)致財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的篡改和丟失，必須構(gòu)建優(yōu)良嚴(yán)密的財(cái)務(wù)安全防護(hù)系統(tǒng)，設(shè)置防火墻，定期查殺病毒、升級(jí)軟件，查看數(shù)據(jù)的完整性。同時(shí)，委托校網(wǎng)絡(luò)中心制定安全的網(wǎng)絡(luò)訪問(wèn)策略，實(shí)施專(zhuān)門(mén)財(cái)務(wù)軟件的安全保障，對(duì)后臺(tái)服務(wù)器進(jìn)行專(zhuān)人負(fù)責(zé)，在出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)及時(shí)解決外來(lái)的攻擊，解決問(wèn)題，修復(fù)數(shù)據(jù)，保證財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)安全[3]。

(五)提升信息化應(yīng)用水平，強(qiáng)化人才隊(duì)伍建設(shè)

在財(cái)務(wù)信息化大變革時(shí)代，財(cái)務(wù)人員不應(yīng)把學(xué)習(xí)重點(diǎn)僅僅放在專(zhuān)業(yè)知識(shí)層面上，還要重視財(cái)務(wù)信息化應(yīng)用學(xué)習(xí)。高校要多方面地培養(yǎng)會(huì)計(jì)核算型人才、信息系統(tǒng)維護(hù)人才和財(cái)務(wù)分析決策人才，要不斷汲取新鮮“血液”，引進(jìn)新時(shí)代的財(cái)務(wù)信息化應(yīng)用人才及財(cái)務(wù)分析師等人才。同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有財(cái)務(wù)人員的繼續(xù)教育，有針對(duì)性地培養(yǎng)財(cái)務(wù)人員的信息化思維，拓展財(cái)務(wù)人員的專(zhuān)業(yè)創(chuàng)新意識(shí)，提升財(cái)務(wù)人員的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)分析能力，通過(guò) “引進(jìn)來(lái)+走出去”戰(zhàn)略模式，提高財(cái)務(wù)人員素質(zhì)，強(qiáng)化人才隊(duì)伍建設(shè)。

四、智慧校園下優(yōu)化財(cái)務(wù)信息化報(bào)銷(xiāo)流程新思考

本文以M大學(xué)為例，依托大數(shù)據(jù)、云計(jì)算理念，在有效融合學(xué)校各部門(mén)系統(tǒng)信息資源及數(shù)據(jù)集成化的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步梳理業(yè)務(wù)部門(mén)和財(cái)務(wù)部門(mén)的業(yè)務(wù)往來(lái)、外部數(shù)據(jù)信息提取等過(guò)程，按照財(cái)務(wù)部門(mén)規(guī)范的管理流程融入到財(cái)務(wù)信息化平臺(tái)，優(yōu)化財(cái)務(wù)信息化常用報(bào)銷(xiāo)流程。財(cái)務(wù)信息化報(bào)銷(xiāo)流程包括財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)事前流程、財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)中心流程和財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)事后流程。具體報(bào)銷(xiāo)流程如圖1所示。

圖1 財(cái)務(wù)信息化報(bào)銷(xiāo)流程

(一)財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)事前流程

財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)事前流程涉及校文件流轉(zhuǎn)系統(tǒng)、政府采購(gòu)云平臺(tái)、商旅平臺(tái)、合同管理系統(tǒng)、發(fā)票管理系統(tǒng)等。報(bào)銷(xiāo)人員通過(guò)統(tǒng)一入口登錄后，購(gòu)買(mǎi)商品和服務(wù)時(shí)自行在政府采購(gòu)云平臺(tái)購(gòu)買(mǎi)，同時(shí)提交商品買(mǎi)賣(mài)合同至合同管理系統(tǒng)備案；如出差時(shí)選擇學(xué)校文件流轉(zhuǎn)系統(tǒng)提交出差審批單，審批完成后按照審批文件的時(shí)間地點(diǎn)自行跳轉(zhuǎn)至商旅平臺(tái)選擇經(jīng)濟(jì)實(shí)惠的出行方案訂購(gòu)機(jī)票和酒店。待商品驗(yàn)收完畢、出差結(jié)束后按要求開(kāi)具發(fā)票，開(kāi)具的發(fā)票統(tǒng)一錄入發(fā)票管理系統(tǒng)進(jìn)行電子發(fā)票查重、紙質(zhì)發(fā)票檢驗(yàn)真?zhèn)渭伴_(kāi)票信息的完備性核查，之后等待進(jìn)入財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)中心流程。

(二)財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)中心流程

財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)中心流程主要涉及預(yù)算管理系統(tǒng)、網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)、網(wǎng)上審批系統(tǒng)、個(gè)人所得稅管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)賬務(wù)處理系統(tǒng)、銀企支付系統(tǒng)等。報(bào)賬初始，報(bào)賬人需填寫(xiě)報(bào)銷(xiāo)基本信息，包括經(jīng)費(fèi)出處、項(xiàng)目摘要、付款信息等，還需將驗(yàn)證過(guò)的發(fā)票、所備案的合同以及其他支撐材料通過(guò)網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)的電子影像化功能上傳至系統(tǒng)內(nèi)。在網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)提交通過(guò)后，所提交信息進(jìn)入預(yù)算管理系統(tǒng)和個(gè)人所得稅系統(tǒng)進(jìn)行預(yù)算控制檢查及個(gè)人所得稅的核算代扣，之后再進(jìn)入網(wǎng)上審批系統(tǒng)按規(guī)定的權(quán)限一級(jí)一級(jí)進(jìn)行網(wǎng)上簽章審批，網(wǎng)簽流程結(jié)束后轉(zhuǎn)入財(cái)務(wù)賬務(wù)處理系統(tǒng)。同時(shí)，報(bào)銷(xiāo)人員等待賬務(wù)系統(tǒng)接單成功后，在網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)中打印帶二維碼的報(bào)銷(xiāo)單，結(jié)合粘貼好的原始單據(jù)，一并掃二維碼投入財(cái)務(wù)收單機(jī)。財(cái)務(wù)人員按二維碼單號(hào)進(jìn)行電子影像化上傳，將資料和收單機(jī)紙質(zhì)資料進(jìn)行對(duì)照檢查后進(jìn)行財(cái)務(wù)賬務(wù)處理。最后將完成的報(bào)銷(xiāo)單據(jù)付款信息提交至銀企支付系統(tǒng)，出納核對(duì)后進(jìn)行出賬并完成短信通知。

(三)財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)事后流程

財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)事后流程包括財(cái)務(wù)查詢(xún)系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)報(bào)表匯總及決策分析系統(tǒng)等。財(cái)務(wù)報(bào)表匯總及決策分析系統(tǒng)可以為領(lǐng)導(dǎo)層提供專(zhuān)業(yè)的財(cái)務(wù)報(bào)表和財(cái)務(wù)決策分析，便于有針對(duì)性地對(duì)未來(lái)高校的發(fā)展做出科學(xué)預(yù)測(cè)和規(guī)劃。財(cái)務(wù)查詢(xún)系統(tǒng)接入財(cái)務(wù)更新數(shù)據(jù)及校內(nèi)其他管理系統(tǒng)，向教職工提供查詢(xún)接口，形成科研項(xiàng)目報(bào)表歷史報(bào)銷(xiāo)單據(jù)查詢(xún)、銀行往來(lái)收支查詢(xún)等各類(lèi)個(gè)性化查詢(xún)，為廣大教職工提供方便、快捷的服務(wù)。