關于基層婦幼保健機構兒童保健檔案管理的思考及建議

趙曉山 ，李海飛，王月云

1.深圳市婦幼保健院保健部，廣東深圳 518028；2.深圳市婦幼保健院兒童保健科，廣東深圳 518028；3.深圳市醫學婦幼研究所，廣東深圳 518028

婦幼保健院開展兒童保健檔案管理工作有非常重要的作用。 但在實際的兒童保健檔案建設管理過程中，由于管理層沒有認識到兒童保健檔案建設管理的重要性，導致兒童保健檔案建設不科學，信息化水平利用低等問題，影響兒童保健檔案發揮作用。因此，在基層婦幼保健院開展檔案管理，工作人員需要對兒童保健檔案管理中存在的問題進行影響因素分析，并且根據形成原因采取針對性解決方法，以此來建設兒童保健檔案，使其發揮應有的作用。 基于此，該次于2015 年1 月—2020年5 月以婦幼保健機構保管的兒童資料134 份為例，研究婦幼保健機構兒童檔案管理不善影響因素，并且根據因素提出解決措施，現報道如下。

1 資料與方法

1.1 一般資料

將深圳婦幼保健機構檔案管理中兒童檔案管理不善事件作為觀察對象。 該次編入兒童資料134 份。

1.2 方法

該次研究中主要采用回顧資料分析方法，該種方法使用前需要對資料收集， 為了保證收集資料的準確性，需要對收集資料人員開展培訓。 培訓完成后，工作人員需通過考核才能夠開展實際工作。 該種方法的使用能夠有效保證收集資料質量。 資料收集完成后，需要將資料存儲在醫院計算機中心，以便使用。

1.3 統計方法

采用SPSS 19.0 統計學軟件分析數據， 計數資料以頻數和百分比（%）表示。

2 結果

對134 份婦幼保健檔案管理不善事件因素統計中，資料收集率低發生率為27.61%，資料內容界定不清晰發生率為23.88%，檔案管理人員專業素質低發生率為15.67%，管理意識不高發生率為11.94%，信息化利用水平低發生率為11.19%, 管理考核制度不全發生率為9.70%。 見表 1。

表1 134 份婦幼保健檔案管理不善事件原因分布

3 討論

3.1 基層婦幼保健機構兒童保健檔案管理不善因素

①檔案資料收集率低：基層婦幼保健機構檔案資料收集率低，形成的原因主要有以下方面的內容：一個是檔案管理制度不全。 婦幼保健院體制改革后， 婦幼保健主要工作是進行醫療和行政管理工作，因此婦幼保健院對醫療和行政制定了相關的制度，以此來保證整個婦幼保健院能夠正常運行。也正是由于婦幼保健院的工作重心改變，在實際的運行過程中沒有重視兒童保健檔案管理工作，導致檔案管理制度不全，影響到兒童保健檔案資料的收集，出現資料收集不完善問題。同時，保健院管理層對兒童保健檔案管理不重視，導致醫院各機構不愿意配合檔案管理工作，這也導致兒童保健檔案資料收集不完善，影響檔案發揮正常功能[1]。

②檔案內容界定不清晰：在對婦幼保健院開展兒童保健檔案的管理過程中，由于國家沒有出臺相應的管理標準，導致基層在開展管理工作時，沒有標準可以依照，出現管理混亂的局面。 在開展兒童保健檔案管理工作時，檔案管理人員為了完成檔案管理工作，只能夠憑借自身對檔案管理經驗開展管理，這種管理容易因為檔案管理人員專業素質影響，出現檔案管理不佳。同時，對兒童保健檔案內容界定時，也是憑借自身的經驗開展，沒有標準指導，出現檔案內容界定混亂，影響檔案管理[2]。

③檔案利用率低：造成婦幼保健機構兒童保健檔案利用率低的原因主要包括以下3 個方面：一個是檔案管理人員素質低。在該次研究中，檔案管理人員專業素質低發生率為15.67%，是影響檔案管理的重要原因。 在引起檔案管理人員專業素質差因素中，主要是檔案管理還在采用傳統管理思維，沒有重視對人才的培養，出現專業化管理人才短缺。同時，在檔案管理中人才素質低中還存在管理制度問題，管理時沒有采用有效措施，導致檔案管理人員安于現狀，沒有積極探索和進取精神，出現專業素質停滯不前，影響檔案的管理工作開展。 另一個是管理意識不高。管理意識不高又包括以下方面的內容，一個是領導管理意識不強，主要是領導沒有認識到兒童保健檔案管理的重要性，因此將管理重心放在醫療管理和行政管理中，對檔案管理不重視，導致檔案管理不善事件發生。另一個是管理人員管理意識不強，在檔案管理中，許多員工是保健院其他部門臨退休人員， 他們到檔案室開展工作，缺乏責任心，檔案管理意識不強，出現兒童檔案管理不善事件發生。第三個是檔案管理信息化建設水平低。 在基層保健院開展檔案管理工作時，許多情況下還在采用傳統的人工管理模式，這種管理方法容易出現檔案管理差錯多，管理效率低，嚴重浪費人才。 因此，在婦幼保健院開展檔案管理工作時，需要采用信息化管理方法。但是在實際的管理中，由于婦幼保健院資金有限，對信息化建設水平低，造成兒童保健檔案管理信息化程度不高，影響檔案管理效率[3]。

④考核機制不全：考核機制不全導致檔案管理人員積極性差，無法提高檔案管理效率。 該院在檔案管理工作中心，建立了檔案管理考核機制，但是考核機制不完善，出現考核效果不佳，影響員工的工作積極性。而且從其他保健院檔案管理工作現狀分析，許多檔案管理機構沒有建立考核制度，員工開展檔案管理工作時，可以自由管理，出現管理效率差，進而導致兒童保健檔案管理不良事件[4]。

3.2 加強基層婦幼保健院兒童保健檔案管理措施

①提高檔案管理意識：第一個是采用宣傳方法。 宣傳時可以使用廣播宣傳，也可以采用宣傳單宣傳模式，這些傳統宣傳方法的使用，可以獲得很好的效果。 同時在開展宣傳工作時，還需使用現代化宣傳手段，比如采用微信群宣傳，首先需要將保健院人員建立在一個微信平臺中，使用發送群消息方法使保健院所有員工對兒童保健檔案管理有新的認識。 采用微信宣傳手段時，為了提高其他人員參與積極性，可以在傳播信息方面使用有獎知識問答模式，這種宣傳手段，可以提高參與人員積極性， 以此來提高所有員工對兒童保健檔案管理的認識。第二個是使用醫院文化熏陶方法。在構建婦幼保健院文化時，將兒童保健檔案管理重要性文化融合在醫院文化建設中。 采用文化長期熏陶方法可以有效提高所有人員對兒童保健檔案管理的認識。 第三個方面是學習《檔案法》。婦幼保健院可以組織員工對檔案法學習，通過檔案法深入人心，可以有效提高員工對兒童保健檔案管理的認識[5]。

②健全檔案管理制度：開展婦幼保健院兒童保健檔案管理工作時，需要健全檔案管理制度，使用制度方法來管理。在兒童保健檔案制度建立過程中，需要以《檔案法》為指導，根據檔案法的內容建立制度，實現制度的合法化。 同時在制度建立完成后，還需不斷對制度進行完善。完善制度時需要根據保健院兒童檔案管理實際情況開展，只有滿足實際管理需要，建立的兒童保健檔案管理制度才有科學性。 管理制度建設完成后，還需保證制度有效落實，要求員工在開展兒童保健檔案管理時，根據檔案管理規定內容采用標準化操作模式，以此來發揮檔案管理制度的作用，減少兒童保健檔案管理不良事件的發生率[6]。

③對兒童保健檔案管理信息化建設：第一個是對信息化基礎設施的建設。信息化管理工作的開展，需要有信息化管理設備的支持，因此婦幼保健院需要大量投入資金在信息化管理設備的建設中。第二個是對統一信息化系統的建設。在婦幼保健院開展工作時，每一個單位部門都有相對獨立的管理系統，這種系統的運用可以提高各部門的工作效率和管理水平，但是不利于婦幼保健院的統一管理。 因此，在婦幼保健院可以建立統一的管理平臺，將各種管理系統融合在管理平臺中，實現資源共享，以此來提高整個醫院的管理水平。同時在婦幼保健院兒童保健資料收集時，可以利于統一的管理系統，實現對資料實時收集，減少資料收集的延時性和差錯問題，實現提高檔案資料收錄質量目的。第三個是建立檔案管理系統。在開展兒童保健檔案管理工作中，首先需要對自身信息化管理系統的建設工作。對于兒童保健檔案管理系統的建設，重點是對數據庫的建設。 數據庫的建設不僅要求能夠儲存大量的信息資源，同時還要求數據庫有分析能力。 數據庫有分析能力可以對數據分析，有效挖掘數據資源，實現兒童保健檔案資源作用有效發揮[7]。

④加強檔案管理人才培養：首先是進行人才培訓工作，在婦幼保健院開展兒童保健檔案管理工作時，采用的信息化管理技術需要信息化管理人才。 當然，在現在信息化時代背景下，員工都會簡單信息操作，但是信息化管理技術不僅僅是對電腦的操作，還需要員工對數據的分析，使檔案資料發揮更多的有用價值。因此，在兒童保健檔案管理的工作人員，需要接受信息化技術培訓。培訓可以采用專家培訓模式，或者是使用討論小組學習模式，不管采用何種培訓模式，都需要融合考核機制，只有通過培訓考核人員，才能夠參與到實際的工作中，實現檔案專業管理水平提高。其次是外聘人才，在婦幼保健院開展內部人才培訓，該種培訓方法無法滿足兒童保健檔案管理人才需求。為了解決人才問題，可以使用外部招聘模式。采用外聘人才，這種人才來到婦幼保健院工作，能夠帶來先進技術，實現婦幼保健院檔案管理水平的整體提升。同時采用外聘模式，還可以通過外來人才和內部人才接觸，實現內部人才專業技術不斷提高目的。 最后是為婦幼保健院兒童保健檔案管理未來發展儲備人才。在婦幼保健院中，每年考核優秀人才，醫院需要提供外派學習的機會，這種人才在外通過專業機構培訓，可以掌握先進的管理技術，為婦幼保健院兒童保健檔案管理發展奠定堅實的基礎[8-9]。

⑤建立考核機制：第一個是完善考核指標。考核是否有科學性與考核指標有直接關系。 在婦幼保健院開展考核指標建立過程中，需要根據實際情況制定考核指標。制定考核指標主要目的是管理和規范員工工作，制定考核目標時，不能夠僅采用領導確定方法，可以融合員工參與方法，只有員工親身參與到考核指標制定中，該種指標才會滿足員工需求，才能夠順利執行。 第二個是考核的公平性。在實際的考核中，需要保證考核的公開透明化，在需要的情況下，進行考核時讓員工也參與到實際的工作中，這種考核才能夠公平、科學。婦幼保健院兒童保健檔案管理時有合理的考核方法，員工開展管理工作時積極性才會高，才能減少兒童保健檔案管理不良事件發生率，實現兒童保健檔案管理質量提高[10]。

綜上所述，在婦幼保健院開展兒童保健檔案管理工作時，首先需要分析兒童保健檔案管理中存在的問題，并且根據問題提出解決措施，才能夠保證兒童保健檔案的管理質量。同時在管理中，工作人員還需要不斷創新管理方法，使用新的管理方法在兒童保健檔案管理中，以此來解決檔案管理時不斷出現的問題。