解讀《遼寧省開展增值稅電子發票電子化報銷、入賬、歸檔試點工作實施細則》

□ 葛仁軍 袁曉智

《遼寧省開展增值稅電子發票電子化報銷、入賬、歸檔試點工作實施細則》（以下簡稱《實施細則》）已于2021年3月29日由遼寧省檔案局、遼寧省財政廳、遼寧省商務廳、國家稅務總局遼寧省稅務局聯合印發，《實施細則》是全省開展增值稅電子發票電子化報銷、入賬、歸檔試點工作重要規范性文件。為方便全省各級檔案部門、財政部門、商務部門和稅務部門對轄區內機關、團體、企業和事業單位進行業務指導及開展驗收工作，本文對《實施細則》進行制定的背景、有關條款含義、實施方法等進行闡述。

一、制定《實施細則》的背景

2021年3月下旬，中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發《關于進一步深化稅收征管改革的意見》（以下簡稱《意見》）提出：“2025年基本實現發票全領域、全環節、全要素電子化，著力降低制度性交易成本。”《意見》進一步指出：“（二十一）加強部門協作。大力推進會計核算和財務管理信息化，通過電子發票與財政支付、金融支付和各類單位財務核算系統、電子檔案管理信息系統的銜接，加快推進電子發票無紙化報銷、入賬、歸檔、存儲。”兩辦《意見》的發布明確了發票實現電子化的“時間表”，規定了電子發票覆蓋全社會各類單位報銷、入賬、歸檔和存儲的“路線圖”。

2月初，國家檔案局辦公室、財政部辦公廳、商務部辦公廳、國家稅務總局辦公廳印發《關于進一步擴大增值稅電子發票電子化報銷、入賬、歸檔試點工作的通知》。3月初，國家檔案局召開的第三批電子發票電子化報銷、入賬、歸檔試點工作推進會（視頻會），對試點內容、試點單位條件、試點驗收條件、試點工作組織、試點數量、試點方案報送提出來明確的要求。

省檔案局積極組織力量起草《實施細則》，在吃透兩辦《意見》相關要求和國家檔案局等四部門擴大試點通知精神以及國家檔案局擴大試點推進會會議精神的基礎上，形成《實施細則》初稿，向國家檔案局相關部門征求了意見，由遼寧省檔案局、遼寧省財政廳、遼寧省商務廳國家稅務總局遼寧省稅務局聯合印發了《實施細則》，并且均在各自門戶網站上進行了發布，很多企業通過網站了解電子發票試點要求，打來電話進行咨詢，協調小組成員單位通過電話、微信等方式進行解答和指導。

《實施細則》的印發及在省協調小組各成員單位網站上發布，將通過試點建設和示范引領進一步加快增值稅電子發票在全省機關、團體、企業和事業單位中應用和推廣，降低企業交易成本，推進“六保”“六穩”工作，助力建設“數字遼寧、智造強省”。

二、《實施細則》主要內容

《實施細則》的內容安排遵循“電子發票電子化報銷、入賬、歸檔”工作流程，分章節布局，對電子發票的接收驗真、報銷入賬；歸檔與保存；試點工作內容和驗收標準；組織領導和業務指導；試點驗收工作的各個方面和全過程進行規范。《實施細則》共分6章，16條。

三、《實施細則》內容要點

1.全省各級黨政機關、團體、企業事業單位，包括非公企業，特別是有信息化背景的中小企業均可依照本《實施細則》做好增值稅電子發票電子化報銷、入賬、歸檔工作，并鼓勵其申報參與試點建設。這是遼寧省檔案局等四部門堅決貫徹落實兩辦《意見》，加快推進電子發票覆蓋全社會各類單位報銷、入賬、歸檔和存儲要求的具體體現。所以《實施細則》不僅限于試點工作，在后試點時代對電子發票的應用和推廣，優化營商環境，降低企業運營成本，助力“數字遼寧、智造強省”建設，具有長期指導作用。

4月中旬，省檔案局會同省財政廳、省商務廳、省稅務局相關工作具體負責同志召開了對各申報試點單位的實施方案審核聯席會議，經認真研究優選確定13家單位為遼寧省增值稅電子發票報銷、入賬、歸檔試點單位。申報單位各類型代表性強，既有省屬高校、省屬事業單位、省屬和市屬國有企業,也有民營企業。而且民營企業申報數量多，具有科技信息化背景的民營企業比重大。民營企業申報有7家，超過半數，具有科技信息化背景的企業有5家，占38.5%。申報單位地域分布廣，涉及9個市，這將對未來通過試點建設進一步加快電子發票在全省各類機關、團體、企業和事業單位中的應用和推廣起到重要的示范引領作用。

2.明確主體責任，細化到部門。確定了單位內部會計管理部門和檔案部門的職責。電子發票電子化報銷、入賬、歸檔試點工作，原則上由單位檔案部門牽頭負責組織實施，并做好電子發票歸檔后的管理工作；財務部門應積極配合檔案部門做好電子發票的驗真、報銷、入賬和移交歸檔工作。

3.電子發票接收驗真、防止被篡改和重復報銷。電子發票原件是指由開票系統開出的，具有多重電子防偽技術的PDF或OFD格式文件。電子發票原件進行復制，郵箱傳輸、通訊軟件傳輸都不影響發票原件內容；但將發票通過轉換成圖片、拍照、截圖或打印后掃描等方式形成的圖片、文檔、PDF等格式的文件都不是有效的電子發票原件，不能代替電子發票原件進行入賬、歸檔。目前增值稅電子發票分普通發票（簡稱普票）和專用發票（簡稱專票），下載后的版式文件有兩種格式，普票是PDF格式，專票是OFD格式。不能狹隘地理解電子發票只是專票。

接收電子發票后，會計人員（或者受委托代理記賬的會計師事務所等中介服務機構）應進行驗真，確保電子發票來源合法、真實、有效。

第一種方式，納稅人可以通過全國增值稅發票查驗平臺（https://inv-veri.chinatax.gov.cn）下載增值稅電子發票版式文件閱讀器，查閱電子專票并驗證電子簽名以及電子發票監制章有效性。

驗證電子簽名具體方法如下：通過增值稅電子發票版式文件閱讀器打開已下載的電子專票版式文件，鼠標移動到左下角“銷售方”相關信息處，點擊鼠標右鍵，再點擊提示框中的“驗證”按鈕，即可彈出驗證結果。

如驗證結果為“該簽章有效！受該簽章保護的文檔內容未被修改。該簽章之后的文檔內容無變更”，表明銷售方的電子簽名有效。

驗證電子發票監制章具體方法如下：通過增值稅電子發票版式文件閱讀器打開已下載的電子專票版式文件，鼠標右鍵點擊發票上方橢圓形的發票監制章，選擇“驗證”，即可顯示驗證結果。

第二種方式，納稅人可在全國增值稅發票查驗平臺上錄入發票代碼、發票號碼、開票日期、發票校驗碼等字段，對電子專票信息進行查驗，但只能在半年內查驗。

第三種方式，智能驗真。目前國內一些軟件開發公司研發了APP，可以滿足移動終端和PC在線電子發票驗真、防止被篡改和重復報銷的智能化要求，有效防范重復報銷、虛假入賬等風險。

電子發票無紙化報銷、入賬和歸檔在未來五年全社會各類單位中施行勢在必行。從法律層面看，2020年6月20日發布的新修訂《檔案法》第三十七條明確規定：“電子檔案應當來源可靠、程序規范、要素合規。電子檔案與傳統載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用。”財政部和國家檔案局2020年發出通知要求：積極推進各單位逐步向電子發票單套制管理轉型。特別強調各單位以電子發票的紙質打印件作為報銷入賬歸檔依據的，必須同時保存打印該紙質件的電子發票。這次中辦國辦的《通知》也明確從深化稅收征管改革角度要求電子發票無紙化報銷、入帳、歸檔、存儲。來源合法、真實的電子會計憑證與紙質會計憑證具有同等法律效力。

4.電子發票的歸檔與保存。電子發票的歸檔及管理應符合《會計檔案管理辦法》（財政部、國家檔案局令第79號）。電子發票歸檔保存分以下幾種情況進行。

第一種情況，已建立電子檔案管理系統和會計信息系統的雙系統單位，與電子發票相關的記賬憑證、報銷憑證等已全部實現電子化（不包括紙質憑證掃描，下同），可將電子發票與相關的記賬憑證、報銷憑證等電子會計憑證通過歸檔接口或手工導入電子檔案管理系統進行整理、歸檔并長期保存，歸檔方法可參照《企業電子文件歸檔和電子檔案管理指南》（檔辦發〔2015〕4號）；如與電子發票相關的記賬憑證、報銷憑證等未實現電子化，可單獨將電子發票通過歸檔接口或手工導入電子檔案管理系統進行整理、歸檔并長期保存，整理、歸檔、長期保存方法可參照《企業電子文件歸檔電子檔案管理指南》（檔辦發〔2015〕4號）。

電子會計憑證存儲結構圖

說明文件內容：（1）會計檔案內容，一般用會計檔案類別及會計期間標出；（2）會計檔案數量：卷（件）數；（3）移交人；（4）其他需說明的情況，如非通用格式文件說明，如說明文件.txt，“2020年1—12月電子發票，共555件，張三移交”。

電子會計資料登記表

文件號根據電子會計資料的類別分別填寫電子會計憑證號、電子會計賬簿號或電子財務會計報告號。如為電子發票則填發票號。

電子會計憑證題名填寫摘要；電子會計賬簿題名填寫“會計期間+賬簿類別”；其他電子會計資料題名填寫其題名。

電子文件名填寫電子會計資料的計算機文件名（含擴展名）。如：XXXX年XX月XX日 購買什么東西的發票.OFD（或PDF）

第二種情況，無電子檔案管理系統，只實施了會計信息系統的單位，與電子發票相關的記賬憑證、報銷憑證等已全部實現電子化，可將電子發票與相關的記賬憑證、報銷憑證等移交會計檔案管理人員保存，編制檔號，存儲結構建議采取下圖所示方式。

同時，建立電子會計檔案臺賬或目錄，臺賬或目錄的結構建議如下表。

序號 檔號 憑證號 摘要 憑證日期 電子憑證件數 備注

第三種情況，既沒有電子檔案管理系統，也沒有實施會計信息系統的單位，也就是在所謂手工記賬的會計工作模式下，與電子發票相關的記賬憑證、報銷憑證未實現電子化，其電子發票也要以電子形式移交會計檔案管理人員保存，存儲結構建議采取右圖所示方式。

同時，建立電子發票臺賬或目錄，臺賬或目錄的結構建議如下表。

序號 納稅人識別號 年度 交易事項 開票方名稱 發票號碼 開具日期 報銷單據號 記賬憑證號 文件名 備注

保存電子發票時，應當采用多重備份、定期檢測等方法，保證電子發票檔案在規定的保管期限內不會丟失并能被讀取。

電子發票保存：不通過電子檔案管理系統保存，但也需要有臺賬、交接手續。

電子發票歸檔：通過電子檔案管理系統履行一系列的歸檔手續。電子發票及登記表交給會計檔案人員；或者傳輸至具有電子檔案系統功能的模塊中（指會計檔案管理系統中的檔案功能模塊）；或者傳輸至電子檔案管理系統中，并進行了相應的編號。第一種情況，有電子檔案管理系統：（1）電子發票存儲于獨立的電子檔案管理系統中。（2）電子發票存儲于具備檔案功能的會計系統中。（3）電子發票存儲于云檔案系統。第二種情況，沒有電子檔案管理系統的情況：將電子發票按月分開保存并形成目錄（登記表），存儲于磁盤中或云存儲上。

5.試點工作內容和驗收標準。開展電子發票電子化報銷、入賬、歸檔試點工作，最終目的是為了通過示范引領在全社會各類單位全覆蓋實施電子發票電子化報銷入賬歸檔。

（1）開展增值稅電子發票電子化歸檔試點的主要內容，一是檔案部門或檔案人員從會計核算部門或會計核算系統接收電子發票。歸檔存儲格式符合前款相關要求，歸檔過程中電子發票真實性、完整性、可用性、安全性有保障；二是及時總結試點工作，形成可推廣、可復制的經驗和做法，試點完成后及時報送試點工作總結報告。

（2）試點驗收標準，一是實現增值稅電子發票電子化歸集、報銷、入賬、歸檔；二是形成3個月的財務數據，對增值稅電子發票電子化歸集、報銷、入賬、歸檔方案進行驗證，采用的管理和技術方案可行；三是2021年10月底前完成試點工作，形成試點工作總結報告。

總結報告內容包括：試點過程（設備采購、系統運行、流程再造，經費和人力保障等情況）；電子發票電子化歸集、報銷、入賬、歸檔的具體作法；經濟效益和社會效益（優化流程、降低運營成本）。

（3）已確定為試點的單位應為試點工作提供下列保障。一是科學設計增值稅電子發票電子化歸集、報銷、入賬、歸檔方案；二是確保試點所需人員、資金有保障；三是愿意為電子發票推廣應用發揮示范帶頭作用。

6.試點工作的組織實施。目前，省檔案局、省財政廳、省商務廳、省稅務局已經組成協調小組（以下統稱省級試點工作組織部門），通過聯席會議審核《試點方案》確定了全省13家試點單位，下一步將重點指導試點單位開展工作，對完成試點任務的單位進行驗收。各相關市檔案部門、財政部門、商務部門、稅務部門也組成了工作專班完成了選取試點單位、初審并報送各單位的試點方案，下一步要做好日常業務指導，協助省級試點工作組織部門對試點單位進行驗收。省、市兩級各相關部門應協同作用，形成合力，加強對試點工作組織領導，列入全年的重點工作任務，壓實責任，確保試點工作及時高質量完成。

省、市檔案局牽頭的相關協調小組或工作專班應當抽調業務骨干強化指導力量，通過在線答疑、現場培訓、編發細則、定點推送等方式對試點單位進行指導和監督，保證試點工作進度。在試點指導和驗收工作中，不給試點單位增加負擔，不影響試點單位正常運營。指導工作重點放在跟蹤進度上，包括試點單位每月報告進度，系統實施進程，數據驗證是否完成。

7.試點驗收。市級試點工作專班、各省屬企業集團做好試點驗收前的現場指導。幫助企業完成試點工作報告，并向省檔案局報送。試點工作報告內容：本單位簡介；電子發票管理痛點；試點目標、整體解決方案及試點組織；系統建設及投入；電子發票歸集報銷、入賬、歸檔具體做法及取得的效益

驗收的組織。由省檔案局會同省財政廳、省商務廳、省稅務局組成驗收小組。驗收工作的流程包括，試點單位介紹試點工作情況及演示；試點組織部門現場質詢；重點查驗3個月電子發票數據以及臺賬（目錄）是否完成歸檔；宣布是否通過驗收。

驗收結果的公布。省檔案局、省財政廳、省商務廳、省稅務局聯合印發文件公布通過驗收的試點單位名單，并抄報國家檔案局和國家相關部門。