本溪市數字檔案管理平臺建設的研究與實踐

□ 本溪滿族自治縣人力資源服務中心 全曉斌

經過幾年的不懈努力，本溪市的數字檔案館基礎框架已初步建成，主要體現在：檔案管理平臺已經搭建；檔案信息資源建設穩步推進；檔案目錄數據庫建設日臻完善；信息查詢體系已具雛形；工作人員的安全意識顯著提高。這些為數字檔案館全面建成奠定了扎實基礎。本文將圍繞數字檔案館接收平臺建設談點個人看法。

數字檔案館是指各級各類檔案館為適應信息社會日益增長的對檔案信息資源管理、利用需求，運用現代信息、技術對數字檔案信息進行采集、加工、存儲、管理，并通過各種網絡平臺提供公共檔案信息服務和共享利用的檔案信息集成管理系統。數字檔案管理系統應當具備“收集、管理、保存、利用”四項基本業務功能，以及用戶權限管理、系統日志管理、數據備份與恢復、系統及其數據安全維護等功能。數字檔案管理系統還應當采取必要措施保證館藏數字檔案信息，特別是由電子文件歸檔形成的電子檔案信息的可靠性和可用性。數字檔案管理系統功能可以根據信息化發展和檔案管理的要求而有所側重并不斷拓展。

數字檔案館系統必須遵循整體性、開放性、穩定性等原則。應用先進技術手段對“收集、管理、保存、利用”功能模塊或子系統進行專業深度擴展、創新開發。所謂整體性，就是系統應考慮所配備和購置的軟硬件及其網絡平臺環境，選擇恰當的開發工具和技術路線，正確處理各子系統或模塊的關系，形成一個整體。所謂開放性，就是系統應能夠隨著信息技術的不斷發展和檔案管理的最新要求而具有兼容性和拓展性。所謂穩定性，就是系統開發應采用先進、成熟、穩定的技術，保證系統的穩定、可靠和安全（見圖1）。

圖1

一、問題的提出

從數字檔案館的概念及功能要求中可以看出，我們目前所進行的只是加工、存儲和管理，對檔案信息的采集還處于探索階段。檔案室是一個立檔單位的檔案聚集地和利用中心，是檔案館檔案的主要來源。由此可以看出數字檔案室建設已經成為數字檔案館建設的重要組成部分，數字檔案室建設也決定著數字檔案館建設的進程和質量。目前面臨的問題是：一是檔案館與檔案室間的數據接收渠道不暢通，標準不統一。二是檔案室的檔案管理系統與立檔單位的電子政務系統、OA系統之間的數據交換缺少接口，造成電子文件不能及時歸檔，導致電子文件的丟失。綜合分析上述問題可以得出一個結論：館室間的數據交換已經成為數字檔案館建設的主要瓶頸，如何構建館室間的接收平臺，已成為我們亟待解決的問題。

二、檔案室發展現狀

隨著近幾年來的檔案室晉級活動的開展，檔案室的基礎業務工作得到了加強，管理水平穩步提升，檔案信息化工作也逐步展開，市直機關有25家單位安裝了檔案管理軟件，基本實現了計算機輔助管理。但距離檔案信息化管理要求還有很大的差距。主要表現在：第一，檔案數字化問題，少數單位開始進行紙質檔案掃描。第二，電子文件接收與歸檔問題，由于檔案管理系統與電子政務、OA系統相互獨立，缺少數據交換接口，日常形成的電子文件不能及時歸檔，電子文件元數據無法采集，導致電子文件丟失。第三，檔案著錄的數據結構問題，還有一部分單位未安裝檔案管理軟件，在檔案整理時還是采用原始的方式進行著錄，很難保證數據結構的統一。上述問題的存在，勢必制約著數字檔案館的建設，造成不必要的重復勞動，致使工作效率低下，導致人力、物力和財力的浪費。

三、解決方案

數字檔案管理系統應當具備的四項基本業務功能中，收集是我們的薄弱環節，已經成為數字檔案館建設的一個瓶頸。出現這一問題的主要原因是，我們對檔案信息化、數字檔案館建設的概念及內涵模糊不清，對全市的檔案信息化建設缺乏一個整體的解決方案，存在頭疼醫頭、腳疼醫腳的現象。為了扭轉這一被動局面，就需要提出一個完整的功能完善的整體解決方案，做到科學規劃、分步實施、突出重點、穩步推進。根據我市的現狀，提出兩套方案。

1.最佳方案（見圖2）。充分利用現有網絡資源，構筑數字檔案館的綜合網絡平臺，部署滿足管理與利用需求的各個子系統，使館室間檔案管理平臺統一、結構一致、數據交換暢通無阻，徹底實現檔案的在線接收、管理與利用，使社會公眾共同分享這一重要的社會信息資源。但由于技術因素、人為因素和政策因素的限制，目前還不能實現。但這是未來數字檔案館的發展方向。我們現在所做的各項工作應該是為此方案奠定扎實的基礎，待時機成熟，馬上就可以實現。這樣就可以避免走彎路、重復投資、重復建設。

圖2

2.可行方案。

（1）積極推進檔案室系統管理平臺建設。一個檔案室如果沒有檔案管理系統，就無法與數字檔案館接軌，如果檔案管理系統不具備數據交換功能也無法實現與數字檔案館進行數據交換。基于以前推廣的紫光檔案管理系統。第一，現在應該加大推廣力度，在幾年內實現市直機關全覆蓋，構建起相對獨立的檔案管理系統。第二，改進系統的數據傳輸及交換功能，開發設計電子政務系統、OA系統與檔案管理系統的數據交換接口。在一個單位內實現系統間的數據交換，達到檔案、文件的接收和歸檔目的。第三，借助各單位的局域網絡，拓展檔案信息服務功能，為單位的各項業務工作提供有價值的信息。

（2）積極推進室藏檔案數字化建設。室藏檔案數字化是數字檔案館建設的重要組成部分，肩負著數字檔案館建設的重要任務，在積極推廣檔案管理系統的同時，以制度約束或技術扶持等手段推進紙質檔案數字化工作，并同時注重現行電子文件的歸檔與轉換。把館藏檔案數字化延伸到各單位檔案室來完成，以此減輕檔案館的工作壓力，促進檔案室各項業務工作和服務工作的開展。

（3）積極推進檔案數據結構標準規范的貫徹落實。規范標準是數字檔案館建設的根基，信息記錄的存儲、傳輸、交換都是建立在標準基礎上實現的，可以說，數字檔案館建設就是檔案信息資源的標準化建設。積極推進檔案數據結構標準建設不能只單單地靠下發文件和檢查督促就能夠實現，必須把各項標準融入貫穿到檔案管理系統中，強制性地要求檔案人員嚴格執行，否則將不能進行工作。如檔號的規范問題，在系統設置中自動生成，檔案人員將無法更改其格式。

（4）積極推進電子文件備份中心建設。基于目前市直機關電子文件丟失損毀現象較為嚴重的考量，建立本溪市電子文件備份中心已勢在必行，通過各種手段，要求各部門將每年形成的電子文件統一歸入檔案室保存，檔案室定期移交到檔案館。同時，我們在接收現行文件的同時，接收現行文件的電子版，逐步建立起全市的電子文件備份中心。為今后的電子文件真偽鑒定、檔案的原文檢索和職能開發奠定基礎。

總之，電子文件是檔案信息的主要來源，電子文件管理是數字檔案館建設的前沿，我們應該學會“兩手抓，兩手都要硬”，一手抓應用系統建設，一手抓信息資源建設，一方面注重館藏資源建設、一方面注重室藏資源建設，既要保管好歷史，又要記錄好現實。上述方案實施的主體目標就是：依托現有網絡技術，構建一個以檔案館為中心，以檔案室、專業檔案館為基礎，以電子政務信息網為依托，以數據庫技術為支撐的，高效、安全、快捷的檔案信息管理系統。