論文件管理整體性與階段性之辯證統一

饒煜菡

一、前言

科學制定文件管理國家戰略必須厘清文件的屬性特征，更透徹地理解文件運動同文件管理的內在聯系及相互差異，以文件運動理論來科學地指導文件管理實踐，更好地推進文件價值的實現，服務于社會生產與生活。網絡化、數字化的生產生活生存空間，改變了傳統格局，“危機”伴隨著便捷而來。網絡時代的到來，電子文件逐漸取代傳統紙質文件成為重要的載體形式，數字化形式的文件管理模式已是大勢所趨，文件的真實性、可靠性、完整性面臨著前所未有的挑戰。新情境催生新思考和新舉措。電子文件的出現使得“文件生命周期理論”的基礎性地位受到“波及”，有學者提出“在電子文件出現以前，文件生命周期理論模型一直是國際文件、檔案領域進行傳統檔案文件管理的經典指導模型。隨著電子文件的大量涌現，人們發現傳統文件生命周期模型已經不能適應描述電子文件生命周期流程階段的特點。例如，傳統文件生命周期模型強調文件生命周期的不同階段應當采用不同的管理方法，而電子文件更加強調的是“一體化全程管理”[1]45-49。學界持此觀點的學者不在少數。

20世紀90年代，電子文件及電子文件管理成為理論界聚焦點，電子文件的特點使得文件管理流程需要重組，在電子文件整個管理過程中，上一流程管理的質量直接影響著后續流程的順利開展，這意味著需要實現全過程、一體化管理和超前控制。電子文件時代，文件連續體理論“占據上風”。澳大利亞的文件連續體思想并非隨著電子文件的出現才產生的新思想，早在20世紀50年代，文件連續體理論已具備雛形。學者連志英在其將文件連續體理論稱作新范式一文中概括指出：“文件生命周期理論將文件視為客觀的或中立的事物，側重研究文件運動的規律及不同階段的文件管理的方式和方法，這種范式主要是用以指導紙質文件，而且主要是政府機構所形成的紙質文件的管理范式；而文件連續體理論是后現代主義文件保管的新范式，它強調文件并非是中立物，文件的形成與保存是高度社會性的選擇行為。文件連續體理論的終極訴求是建立自下而上的、可靠的文件保存體系，以完整保存集體記憶，促進社會民主發展。”[2]14-21

簡單概括說來，文件生命周期理論偏重于文件運動階段性的描述，由文件內在價值的變化對應說明了文件所處的運動階段以及該階段的管理方法和保管場所，界限性和差異性十分明確。其對于文件運動的整體性有所描述，即文件從形成到最后消亡或永久保存，或者說從現行文件到歷史檔案，是一個完整的生命過程，即文件的運動具有整體性的特點，但對于文件運動整體性規律下的文件管理未作說明。實質上，文件縱向運動的整個過程是一個完整的生命運動過程。在整個運動過程中，無論是現行文件、半現行文件，或是非現行，均應該納入統一的系統中實現全局、統一管理。雖然我國檔案界在不斷的檔案工作實踐中汲取經驗，也早已經認識到現行文件與檔案的內在有機聯系，但始終將區別置于聯系之上，導致文件管理與檔案管理分開進行，極大影響了檔案工作的開展。正是因為中國傳統管理觀念中更為關注區別而忽視聯系，即便是試圖克服文件管理與檔案管理相脫節而導致管理效率低下問題而呼喚“文檔一體化”管理，仍舊按照固有的思維模式，依然缺乏實質上整體性、一體化的思路，強調先后次序和界限分明。

二、整體性與階段性并非矛盾而不相容

整體性是系統科學哲學體系中具有公理地位的八大基本原理之一。“整體性”，即具有全體或全面性質，其近義詞為統一體、集合體，在系統科學的概念框架下，“整體”可以視為“系統”的同義詞。可以看到，“整體性”要求我們用全局觀念和整體思維來認識和考察事物，關注全過程。孤立的范式思維往往只是管窺蠡測，領會和顧及到的可能只是冰山一角，也不免落入歧區，最終影響整個系統功能的有效發揮，猶如盲人摸象、窺豹一斑。整體性還要求具備“望遠鏡”思想，能夠跳出系統看系統，看得全面而長遠。階段性可以理解為關注和強調事物的演進變化，具有演化和動態的特點，更多地是將事物置入時間軸參照坐標來認知和考察。筆者必須指出，整體性與階段性并非“水火兩不相容”，二者并不矛盾，整體性關注聯系，階段性更為強調區別，正確理解整體性與階段性兩者間的聯系與區別，才能更好地完善理論，并應用貫徹于實踐。

三、文件運動的整體性與階段性

從現行文件到歷史檔案是一個完整的生命過程。在文件縱向運動的全過程中，從物質層面、表象層面以及信息層面來考察，文件始終具有相同的物質、相同的表象、相同的信息。在整個運動過程中，文件須是穩定的客觀存在。文件在自己的整個生命過程中，盡管前后發揮的作用存在著差異，體現出來的價值形式也不盡相同，但是它從生到死都是同一客觀事物，都是同一種附著在有形物質上的具有原生性的固態信息[3]47-53。這也就是文件價值呈現的連續性。文件價值的連續，意味著文件縱向運動的整個過程是完整的生命運動過程，即文件運動的整體性。

文件運動受文件內在價值要素驅動，因價值形態的此起彼伏，使得文件隨著時間的推移，其運動狀態和運動階段也會發生相應變化，也就是說文件運動具有階段性的特征。

簡言之，“文件運動具有整體性與階段性相結合的規律性特點”[4]。

四、文件運動與文件管理之基礎理論指導關系

“文件在每一階段因其特定的功用和價值而與管理形式、保存場所之間存在一種內存的關系。”[5]21文件運動同文件管理是存在內在邏輯并緊密相關的。文件運動的規律性決定文件管理的規律性，文件管理又遵循和體現文件運動的基本規律。文件運動由文件價值形態呈現的變化所決定和推動，具有內在性的屬性。“1982年6月，聯合國教科文組織與國際檔案理事會在‘文件與檔案管理規劃第二次專家協調會議’上把‘文件管理’解釋為：‘文件管理是指對文件在其形成、保存、利用和處置過程中進行的經濟而有效的全面管理。文件管理概念的內涵包括文件生命周期中從文件的形成或接收到它們的處置過程。’”[6]41-45可以看到，上述定義對文件管理的界定存在著主客體、施與受的邏輯關系，即文件管理具有外在性的特點。文件運動是內在的，與具體的文件存放地點以及管理方式變化無關，但只有深入研究文件運動理論，以此為參照與依據來改進和發展文件管理技術，才能實現科學管理，推進文件價值擁有切實轉化為文件價值實現，發揮文件最大價值。

文件運動具有整體性與階段性相結合的規律性特點，針對兩大特性的結合，文件管理規律勢必有其特性與之相稱。實際上，文件運動的整體性要求文件管理的系統全面、整體性思維，文件運動的階段性要求文件管理的適時性和針對性、階段性思維。文件運動理論實質可以理解為文件管理的基礎性理論指導。

五、文件管理整體性與階段性辯證統一關系解讀

文件管理整體性與管理的階段性并非矛盾而是辯證統一的，整體性的管理側重于在管理中將全局、系統整體的思維嵌入至整個文件管理業務流程中。階段性的管理則是在整體思維之下，由于文件內在價值的此起彼伏而產生文件運動階段過渡過程中每一階段管理的差異性，強調管理方法的階段性變化。紙質時代和電子時代，不同載體類型和記錄方式雖沒有改變文件的本質屬性，但由于文件出現了實質性的不同，總的管理原則不會撼動，但應針對具體特點作出進一步詮釋說明。

1.紙質文件管理的整體性與階段性的辯證統一。文件生命周期理論認為，文件從形成到銷毀或永久保存，是一個完整的運動過程。由于文件價值形態的變化，這一完整過程可劃分為若干階段。文件在每一階段因其特定的價值形態而與服務對象、保存場所和管理形式之間存在一種內在的對應關系。在紙質文件時代，文件生命周期理論更多地為其階段性管理提供了思路。

但仍需提出的是，文件生命周期理論論述了文件運動的整體性，并未就整體性管理明確思路。結合文件管理工作的具體實際，對于文件管理工作中整體性思想的貫徹必不可少，必須將現行、半現行、非現行文件管理納入統一的系統工程中實現統一管理。缺乏整體性思維，未將每一階段納入整體考量，必將導致實際業務工作的脫節和管理質量的低下。為提高紙質文件管理的質量，必須在紙質實體文件形成之初，也就是文件尚處于現行期，后續業務流程均應給出明確具體的管理要求和建議等，深入到前一業務流程，而非完全刻意區分差異性而忽視業務工作的繼承性、傳承性。

在整體性思維下的文件管理，業務部門、基層檔案室或文件中心、檔案館的工作不再完全條塊分割，業務流程也不單純的是單向性流動。

圖1 條塊分割的管理模式

可以看到，條塊分割的管理模式呈現順向、嚴密的次級順序等特點，這意味著前一階段的業務完成質量影響和制約，在一定程度上可以說是決定著后續活動的展開。各個階段之間缺乏良性互動，現時所處階段的管理者更多著眼于當下的需求滿足和價值實現，之后階段的管理工作自然帶有一定的被動性。

圖2 全局、統一的管理模式

從圖2中可以看到，各個管理階段并非單一、單向性的由左向右絕對地順向運動，而是尋找各階段的有機聯系，后階段的“管理觸角”伸得更遠，管理要求在前期的管理工作中落實，后階段對前階段的管理實現信息支持和嚴密監控。提升文件質量和加強文件實體管理,必須從其前身抓起，才能保證整個文件生命周期內文件管理活動的高效實施，充分實現文件價值。

2.電子文件管理的整體性與階段性的辯證統一。電子文件整體性與階段性的保管，除了涉及現時價值的實現，滿足當下推進相應實踐活動開展的同時，要涉及“文件”的長久保存、證據價值的維護、“證據”意識的嵌入。國際檔案理事會把電子文件的生命周期（the Life Cycle of Electronic Records）劃分為三個階段，即概念階段（Conception Stage）、形成階段（Creation Stage）、維護階段(Maintenance Stage），實質上只有維護階段才涉及到了電子文件本身。

整體性管理就是從電子文件的生成開始，從源頭開始干預，“超前控制”，也就是電子文件生命周期，涉及到文件形成系統的設計之初就嵌入相應的思想。注重電子文件生命周期內的各個階段所有管理活動和管理要素的統籌兼顧，強調管理內容和管理要求的無縫鏈接、系統整合和總體效應。在電子文件全過程管理中提出了“集成管理”的概念，“集成管理”是一種將電子文件管理集成于電子文件生命連續體之中的全程管理。它要求利用文件連續體模式設計電子文件管理系統，采用從文件形成（包括形成前文件管理系統的設計）到文件作為檔案保存和利用的管理全過程中連貫一致的“管理方式”，實現一種比文檔一體化管理要求更高的一體化。這里的“集成管理”實際上就是對于電子文件的全過程管理，本質上就是電子文件管理整體性的真實體現。

電子文件管理究竟應該采納何種方式，一直爭論不休。在管理過程中采取什么樣的方式，是將電子文件集中到檔案館統一管理控制；還是分散在各形成機關內，由各檔案館指導控制？這一點實質上是針對電子文件階段性運動下的階段性管理的發難。

實質上，電子文件時代，電子文件階段性管理淡化并非失去，是對于傳統表現階段性管理的具體內容的淡化，電子文件的階段性與其保管場所的對應關系已經弱化，階段性并不單純意味著保管場所、處所的變遷和轉變。階段性管理不應狹隘地理解為管理場所的變更、保存保管位置的轉移，需重新定義“階段性管理”的具體內容。單從外在表現來推斷階段性管理，斷言階段性管理不適應于電子文件時代是極其片面的做法。

何嘉蓀教授指出：“電子文件仍將分階段管理，在網絡條件下，電子文件雖然可以存放在任何物理位置、保存在任何場所而并不妨礙對它們的利用，但是它必定需要一個管理維護它的社會主體。現在的問題是，這種對文件整個生命周期的維護管理，是自始至終都由電子文件的形成機構擔負全責呢，還是由不同的社會主體機構根據文件的運動階段分責進行維護管理呢？”[7]16-20文件管理的階段性在電子文件時代外化表現于管理維護主體，區別于紙質文件時代，人們應該依據自己的社會角色，按照文件的運動階段依次承擔文件的維護管理責任。也有學者提出，電子文件時代，電子文件的階段性管理以其他形式存在，并舉出了電子文件時代管理的階段性實例，由實體世界的實體映射轉化成虛擬世界的邏輯映射，如“作為直觀考量價值階段性的窗口可以由紙質時代的機關辦公室→機關檔案室→檔案館做虛擬世界的映射關系，即與之對應的是電子政務內網→電子政務外網→互聯網”[8]11-14。

六、結語

任何載體形式、記錄方式的文件管理始終是管理整體性與階段性的辯證統一，均是全程管理下的分階段管理。全程管理下的分階段管理，“是全程管理得以實現的必要策略，它意味著權責清晰劃分、管理方法的因地因事制宜，這恰恰保證了全程管理的有效實現”[9]。只是針對特定的文件生存環境，對于整體性以及階段性作出符合文件運動規律和具體管理實踐的解讀，能更好地實現文件在其生命周期內的價值。