高校儀器設(shè)備資產(chǎn)管理系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)接口的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

王 攀，徐 召，許宏山，楊化濱，孫 騫

（南開大學(xué)實(shí)驗(yàn)室設(shè)備處，天津 300071）

0 引言

財(cái)政部2018 年8 月16 日印發(fā)了《關(guān)于貫徹實(shí)施政府會(huì)計(jì)準(zhǔn)則制度的通知》（財(cái)會(huì)［2018］21 號(hào)），要求全國(guó)所有高校自2019 年1 月1 日起正式執(zhí)行政府會(huì)計(jì)制度。政府會(huì)計(jì)制度對(duì)于高校的儀器設(shè)備資產(chǎn)采用了新的管理方法與核算方式［1-4］，對(duì)高校儀器設(shè)備資產(chǎn)的定義與分類、入賬時(shí)間點(diǎn)、入賬價(jià)值提出了新的管理要求，同時(shí)要求對(duì)儀器設(shè)備資產(chǎn)計(jì)提折舊［5］。如何落實(shí)政府會(huì)計(jì)制度政策要求，實(shí)時(shí)、準(zhǔn)確地將儀器設(shè)備資產(chǎn)管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)推送到財(cái)務(wù)系統(tǒng)，做到資產(chǎn)與財(cái)務(wù)賬目同步處理，杜絕產(chǎn)生賬外資產(chǎn)，實(shí)現(xiàn)“賬物相符、賬賬相符”，同時(shí)配合財(cái)務(wù)部門及時(shí)、準(zhǔn)確地完成儀器設(shè)備資產(chǎn)財(cái)務(wù)核算，是當(dāng)前各高校儀器設(shè)備資產(chǎn)管理部門與財(cái)務(wù)部門重點(diǎn)關(guān)注的難點(diǎn)和熱點(diǎn)［6-7］。

與此同時(shí)，《關(guān)于進(jìn)一步完善中央財(cái)政科研項(xiàng)目資金管理等政策的若干意見》（中辦發(fā)［2016］50 號(hào)）及《關(guān)于擴(kuò)大高校和科研院所科研相關(guān)自主權(quán)的若干意見》（國(guó)科發(fā)政［2019］260 號(hào)）等“放管服”政策的實(shí)施也進(jìn)一步明確了簡(jiǎn)化科研經(jīng)費(fèi)使用審批流程、減輕教學(xué)科研人員儀器設(shè)備財(cái)務(wù)報(bào)銷負(fù)擔(dān)的要求［8-10］。

近年來，隨著辦學(xué)經(jīng)費(fèi)的逐年增長(zhǎng)，高校對(duì)儀器設(shè)備的投入不斷增加，高校的資產(chǎn)管理部門對(duì)儀器設(shè)備的管理模式也在發(fā)生著變化。為了更好地滿足高校固定資產(chǎn)管理的新需求，對(duì)固定資產(chǎn)特別是儀器設(shè)備的流程環(huán)節(jié)進(jìn)行梳理優(yōu)化，推進(jìn)儀器設(shè)備管理系統(tǒng)和財(cái)務(wù)系統(tǒng)對(duì)接，建設(shè)高效便捷的數(shù)據(jù)傳輸接口，實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)共享，既是儀器設(shè)備全生命周期管理過程中的重要環(huán)節(jié)，也是實(shí)現(xiàn)高校“放管服”要求的具體措施。資產(chǎn)管理系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)接口的建設(shè)對(duì)提高儀器設(shè)備管理的信息化水平和提高資產(chǎn)管理部門的服務(wù)質(zhì)量、管理效率具有重要的意義。

1 建立儀器設(shè)備資產(chǎn)管理與財(cái)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)接口的背景

1.1 儀器設(shè)備資產(chǎn)全生命周期管理的新需求

高校的儀器設(shè)備由資產(chǎn)管理部門進(jìn)行管理，儀器設(shè)備購置經(jīng)費(fèi)由財(cái)務(wù)部門進(jìn)行會(huì)計(jì)核算與監(jiān)督。資產(chǎn)管理部門對(duì)儀器設(shè)備的購置、入賬、調(diào)撥調(diào)劑、報(bào)廢處置、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)等進(jìn)行管理，財(cái)務(wù)部門則對(duì)資產(chǎn)的經(jīng)費(fèi)賬號(hào)、財(cái)務(wù)報(bào)銷、折舊攤銷核算、財(cái)務(wù)銷賬等進(jìn)行管理。財(cái)務(wù)部門若沒有儀器設(shè)備的資產(chǎn)入賬信息則無法進(jìn)行固定資產(chǎn)核算，若沒有儀器設(shè)備的折舊數(shù)據(jù)無法進(jìn)行折舊攤銷核算，若沒有資產(chǎn)的處置數(shù)據(jù)無法進(jìn)行財(cái)務(wù)銷賬。儀器設(shè)備資產(chǎn)部門沒有財(cái)務(wù)賬號(hào)數(shù)據(jù)無法準(zhǔn)確生成資產(chǎn)卡片信息，沒有儀器設(shè)備的財(cái)務(wù)報(bào)銷數(shù)據(jù)無法實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)賬和財(cái)務(wù)賬的“賬賬相符”。儀器設(shè)備資產(chǎn)管理系統(tǒng)和財(cái)務(wù)系統(tǒng)的相互獨(dú)立無法實(shí)現(xiàn)兩者間數(shù)據(jù)信息傳遞，造成了儀器設(shè)備資產(chǎn)全生命周期管理的環(huán)節(jié)缺失，對(duì)儀器設(shè)備資產(chǎn)管理者、資產(chǎn)采購者和財(cái)務(wù)人員增加了很多負(fù)擔(dān)，也造成很大的困擾，同時(shí)也不符合內(nèi)控建設(shè)的相關(guān)要求［11-13］。

1.2 高校對(duì)資產(chǎn)管理信息化建設(shè)的新要求

高校內(nèi)的儀器設(shè)備資產(chǎn)管理系統(tǒng)和財(cái)務(wù)系統(tǒng)一般采用的是不同領(lǐng)域的管理軟件［14-17］，需求不同、功能不同，并且各自的管理重心也不同。系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫相對(duì)獨(dú)立，儀器設(shè)備財(cái)務(wù)報(bào)銷的數(shù)據(jù)傳遞需要通過線下的、人工的方式進(jìn)行。線下的業(yè)務(wù)辦理方式出錯(cuò)頻率高、數(shù)據(jù)格式不一致、并且不符合學(xué)校信息化建設(shè)的數(shù)據(jù)共享要求。

1.3 教學(xué)科研人員對(duì)落實(shí)“放管服”的新期許

高校教師在采購儀器設(shè)備時(shí)需要登錄資產(chǎn)管理系統(tǒng)填寫儀器設(shè)備、發(fā)票、合同等信息內(nèi)容，需要登錄財(cái)務(wù)系統(tǒng)填寫財(cái)務(wù)賬號(hào)、支付信息、發(fā)票信息等內(nèi)容。兩個(gè)系統(tǒng)填報(bào)的內(nèi)容存在相關(guān)性，有些內(nèi)容甚至需要采購人員在資產(chǎn)管理系統(tǒng)和財(cái)務(wù)系統(tǒng)中重復(fù)錄入，并且儀器設(shè)備資產(chǎn)管理系統(tǒng)和財(cái)務(wù)系統(tǒng)中的審核流程存在交叉。上述工作可以通過信息交互共享的方式進(jìn)行簡(jiǎn)化，減少教師的工作量，減輕了科研人員的行政負(fù)擔(dān)，提高了工作效率。

1.4 解決儀器設(shè)備資產(chǎn)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)失真風(fēng)險(xiǎn)的新思路

高校的儀器設(shè)備資產(chǎn)管理部門還肩負(fù)著儀器設(shè)備數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)上報(bào)的工作。但如報(bào)銷財(cái)務(wù)賬號(hào)、金額、時(shí)間、報(bào)銷憑單號(hào)等重要信息只有在財(cái)務(wù)部門完成報(bào)銷手續(xù)后才能最終確認(rèn)，而這些信息在儀器設(shè)備資產(chǎn)管理系統(tǒng)里是不準(zhǔn)確或者缺失的，這就給儀器設(shè)備資產(chǎn)統(tǒng)計(jì)工作帶來了麻煩甚至?xí)a(chǎn)生統(tǒng)計(jì)失真。

2 數(shù)據(jù)接口具備的功能

基于上述存在的問題，通過對(duì)儀器設(shè)備資產(chǎn)管理部門與財(cái)務(wù)部門的多次調(diào)研，針對(duì)現(xiàn)有的資產(chǎn)管理工作流程進(jìn)行了梳理優(yōu)化，形成的儀器設(shè)備資產(chǎn)管理系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)接口流程如圖1 所示。

圖1 儀器設(shè)備資產(chǎn)管理系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)對(duì)接流程圖

通過對(duì)流程圖的分析，儀器設(shè)備資產(chǎn)管理系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口需要具備以下功能：

（1）財(cái)務(wù)賬號(hào)推送。財(cái)務(wù)系統(tǒng)定期向數(shù)據(jù)接口同步推送財(cái)務(wù)賬號(hào)數(shù)據(jù)，儀器設(shè)備資產(chǎn)管理系統(tǒng)可從數(shù)據(jù)接口獲取最新的賬號(hào)信息。

（2）借款信息推送。儀器設(shè)備采購人員在財(cái)務(wù)系統(tǒng)借款購置儀器設(shè)備后，財(cái)務(wù)系統(tǒng)定期將借款信息推送到數(shù)據(jù)接口中，資產(chǎn)管理系統(tǒng)可隨時(shí)獲得儀器設(shè)備采購人員的借款信息。

（3）個(gè)人及銀行信息推送。

財(cái)務(wù)系統(tǒng)定期向數(shù)據(jù)接口同步推送全校教職工的工資號(hào)、銀行卡號(hào)等數(shù)據(jù)，儀器設(shè)備資產(chǎn)管理系統(tǒng)可從數(shù)據(jù)接口獲取最新的個(gè)人及銀行信息。

（4）財(cái)務(wù)報(bào)銷信息推送。儀器設(shè)備資產(chǎn)管理系統(tǒng)根據(jù)儀器設(shè)備采購人員填寫的資產(chǎn)信息和支付信息生成財(cái)務(wù)報(bào)銷信息后，將財(cái)務(wù)報(bào)銷信息推送到數(shù)據(jù)接口，財(cái)務(wù)系統(tǒng)可實(shí)時(shí)獲取上述信息并進(jìn)行財(cái)務(wù)報(bào)銷處理。財(cái)務(wù)系統(tǒng)將報(bào)銷金額、報(bào)銷時(shí)間、憑單號(hào)等財(cái)務(wù)信息推送到數(shù)據(jù)接口，同時(shí)儀器設(shè)備資產(chǎn)管理系統(tǒng)則根據(jù)獲得的這些信息生成最終的資產(chǎn)卡片，完成資產(chǎn)入賬。

3 數(shù)據(jù)接口的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

根據(jù)數(shù)據(jù)接口的設(shè)計(jì)原則以及高校資產(chǎn)管理部門與財(cái)務(wù)部門的業(yè)務(wù)模式要求，在儀器設(shè)備管理系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口設(shè)計(jì)方面需要注意以下幾個(gè)問題：①按業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)接口功能，盡量減少數(shù)據(jù)在系統(tǒng)間的網(wǎng)絡(luò)交互；②數(shù)據(jù)接口以業(yè)務(wù)場(chǎng)景為二級(jí)單位劃分，盡量減少接口數(shù)量；③提高接口的兼容性，充分考慮管理部門的業(yè)務(wù)需求變化；④提高接口的容錯(cuò)能力和異常處理功能，保證在異常情況下入賬報(bào)銷業(yè)務(wù)正常進(jìn)行。

3.1 數(shù)據(jù)接口體系架構(gòu)

由于儀器設(shè)備管理系統(tǒng)和財(cái)務(wù)系統(tǒng)都屬于高校的核心業(yè)務(wù)系統(tǒng)，兩個(gè)系統(tǒng)的技術(shù)框架相互獨(dú)立，基于數(shù)據(jù)接口的設(shè)計(jì)原則和要求，要做到數(shù)據(jù)接口對(duì)兩個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的影響最低，充分保證各自核心業(yè)務(wù)的穩(wěn)定運(yùn)行。兩個(gè)系統(tǒng)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)交互采用Web Service方式，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)間跨平臺(tái)、跨語言的數(shù)據(jù)調(diào)用。狀態(tài)數(shù)據(jù)交互采用“中間庫”方式，通過最小的數(shù)據(jù)傳輸實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)狀態(tài)的實(shí)時(shí)性和一致性。儀器設(shè)備資產(chǎn)管理系統(tǒng)和財(cái)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)接口架構(gòu)如圖2 所示。兩系統(tǒng)需要相互推送數(shù)據(jù)，因此數(shù)據(jù)接口需要實(shí)現(xiàn)儀器設(shè)備資產(chǎn)管理系統(tǒng)和財(cái)務(wù)系統(tǒng)間的雙向數(shù)據(jù)推送與更新。

圖2 數(shù)據(jù)接口體系架構(gòu)圖

3.2 數(shù)據(jù)接口工作流程

數(shù)據(jù)接口的工作流程主要涉及查詢業(yè)務(wù)調(diào)用、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)推送、狀態(tài)數(shù)據(jù)回寫等過程。查詢業(yè)務(wù)調(diào)用首先從儀器設(shè)備管理系統(tǒng)的資產(chǎn)入賬環(huán)節(jié)發(fā)起，查詢“入賬人”在財(cái)務(wù)系統(tǒng)的經(jīng)費(fèi)信息，保證經(jīng)費(fèi)信息的準(zhǔn)確，為后續(xù)的入賬報(bào)銷、資產(chǎn)折舊工作提供依據(jù)。在“入賬報(bào)銷單”生成環(huán)節(jié)，儀器設(shè)備設(shè)備管理系統(tǒng)通過數(shù)據(jù)接口調(diào)用、查詢“入賬人”的報(bào)銷及支付信息（公務(wù)卡、供應(yīng)商銀行賬號(hào)等信息），并補(bǔ)充每筆資產(chǎn)業(yè)務(wù)的折舊、攤銷費(fèi)用等信息。入賬報(bào)銷信息按照業(yè)務(wù)號(hào)推送到“中間庫”，財(cái)務(wù)系統(tǒng)通過接口調(diào)用接收入賬報(bào)銷業(yè)務(wù)到財(cái)務(wù)系統(tǒng)，對(duì)應(yīng)的資產(chǎn)報(bào)銷業(yè)務(wù)在財(cái)務(wù)系統(tǒng)處理完畢后將業(yè)務(wù)的狀態(tài)信息及憑單號(hào)等數(shù)據(jù)寫入中間庫中對(duì)應(yīng)的業(yè)務(wù)字段。儀器設(shè)備管理系統(tǒng)根據(jù)一定的數(shù)據(jù)更新機(jī)制實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)管理系統(tǒng)中的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)與中間庫中的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)同步。

3.3 接口數(shù)據(jù)字典

由于高校各職能部門信息系統(tǒng)的建設(shè)相對(duì)獨(dú)立，儀器設(shè)備管理系統(tǒng)中和財(cái)務(wù)系統(tǒng)中“入賬人”的標(biāo)識(shí)信息不同，在儀器設(shè)備系統(tǒng)中采用“一卡通”號(hào)作為“入賬人”的唯一標(biāo)識(shí)，在財(cái)務(wù)系統(tǒng)中采用“工資號(hào)”作為“入賬人”的唯一標(biāo)識(shí)。數(shù)據(jù)接口通過建立“數(shù)據(jù)字典”存儲(chǔ)“入賬人”的“一卡通”號(hào)、“工資號(hào)”之間的對(duì)應(yīng)關(guān)系。數(shù)據(jù)接口通過“一卡通”號(hào)對(duì)接儀器設(shè)備管理系統(tǒng)中的業(yè)務(wù)信息，通過“工資號(hào)”對(duì)接財(cái)務(wù)系統(tǒng)的業(yè)務(wù)信息，通過“數(shù)據(jù)字典”實(shí)現(xiàn)兩個(gè)系統(tǒng)中業(yè)務(wù)的關(guān)聯(lián)。

3.4 數(shù)據(jù)接口容錯(cuò)機(jī)制

儀器設(shè)備系統(tǒng)和財(cái)務(wù)系統(tǒng)是高校信息化系統(tǒng)中的重要組成部分，也是高校師生使用頻次最高的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，為保證兩個(gè)系統(tǒng)在數(shù)據(jù)接口異常的情況下能獨(dú)立工作，建立數(shù)據(jù)接口容錯(cuò)機(jī)制十分必要。通過在儀器設(shè)備管理系統(tǒng)中設(shè)置資產(chǎn)業(yè)務(wù)“撤回”機(jī)制，保證將出現(xiàn)問題的資產(chǎn)報(bào)銷業(yè)務(wù)撤銷，不影響財(cái)務(wù)系統(tǒng)的正常報(bào)銷工作。在數(shù)據(jù)接口出現(xiàn)問題的情況下，在儀器設(shè)備管理系統(tǒng)和財(cái)務(wù)系統(tǒng)預(yù)留“手動(dòng)”處理接口，通過“手動(dòng)”處理頁面既保證了所有業(yè)務(wù)在系統(tǒng)中留痕，也保證了對(duì)個(gè)別業(yè)務(wù)及特殊情況的及時(shí)處理，實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)接口的容錯(cuò)處理。

4 應(yīng)用效果

儀器設(shè)備資產(chǎn)管理系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)接口的建立是固定資產(chǎn)管理信息化的一項(xiàng)重要突破。學(xué)校于2018 年1 月完成了儀器設(shè)備資產(chǎn)管理系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口建設(shè)。通過對(duì)比數(shù)據(jù)接口上線前和上線后教學(xué)科研人員辦理儀器設(shè)備資產(chǎn)入賬及財(cái)務(wù)報(bào)銷所需流程，列出了建立數(shù)據(jù)接口為教學(xué)科研人員減負(fù)的清單，如表1 所示。

從表1 中可以看出，在數(shù)據(jù)接口上線前辦理清單中的內(nèi)容基本采用線下、集中、定時(shí)辦理，教學(xué)科研人員跑動(dòng)距離大、耗費(fèi)精力多、辦理時(shí)間長(zhǎng)。

表1 南開大學(xué)教學(xué)科研人員減負(fù)清單

儀器設(shè)備入賬量并不是按月均等的，而是與教學(xué)科研人員的結(jié)題要求、經(jīng)費(fèi)時(shí)限、學(xué)校假期等因素有關(guān)。這就導(dǎo)致在一些月份（6 月、11 月和12 月），會(huì)有大量人員集中辦理儀器設(shè)備入賬手續(xù)，嚴(yán)重時(shí)需要辦理人員排隊(duì)等待。而在數(shù)據(jù)接口上線后辦理清單中的內(nèi)容均采用網(wǎng)上實(shí)時(shí)辦理的模式，辦理人員在任何時(shí)間、任何地點(diǎn)均可辦理，同時(shí)取消了一些非必要的蓋章、審核環(huán)節(jié)，大大節(jié)省了辦理人員的距離成本和時(shí)間成本。儀器設(shè)備資產(chǎn)主管部門的辦公地點(diǎn)也從以往的“門庭若市”的局面變?yōu)榱爽F(xiàn)在的“門可羅雀”。

同樣，在數(shù)據(jù)接口上線前，政府會(huì)計(jì)制度要求的一些內(nèi)容基本都無法落實(shí)，如表2 所示。而在數(shù)據(jù)接口上線后，不僅可以實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)和財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)傳輸與獲取，保證政府會(huì)計(jì)制度要求內(nèi)容的嚴(yán)格落實(shí)，而且也使得儀器設(shè)備的資產(chǎn)管理和財(cái)務(wù)管理工作更加準(zhǔn)確和高效。

表2 落實(shí)政府會(huì)計(jì)制度要求清單

數(shù)據(jù)接口的建設(shè)梳理和優(yōu)化了儀器設(shè)備資產(chǎn)管理的流程，提升了儀器設(shè)備資產(chǎn)管理理念和信息化管理手段，打破了資產(chǎn)管理部門和財(cái)務(wù)部門“各自為政”的固有壁壘。利用網(wǎng)絡(luò)和信息化技術(shù)提高了相關(guān)部門的工作效率，也為教學(xué)科研人員節(jié)省了大量時(shí)間，切實(shí)提高了高校儀器設(shè)備資產(chǎn)管理和財(cái)務(wù)管理的水平和質(zhì)量。

5 結(jié)語

建立儀器設(shè)備資產(chǎn)管理系統(tǒng)和財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)接口是落實(shí)政府會(huì)計(jì)制度改革的必由之路，也是高校資產(chǎn)管理從信息化到數(shù)據(jù)化發(fā)展的重要環(huán)節(jié)。該數(shù)據(jù)接口能夠?qū)崿F(xiàn)儀器設(shè)備資產(chǎn)管理系統(tǒng)和財(cái)務(wù)系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)更新和共享，工作穩(wěn)定可靠，能夠保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和一致性，對(duì)于提高高校儀器設(shè)備資產(chǎn)管理部門的管理水平和服務(wù)質(zhì)量有寶貴的借鑒意義。