高校儀器設備資產管理系統(tǒng)與財務系統(tǒng)數據接口的設計與實現

王 攀，徐 召，許宏山，楊化濱，孫 騫

（南開大學實驗室設備處，天津 300071）

0 引言

財政部2018 年8 月16 日印發(fā)了《關于貫徹實施政府會計準則制度的通知》（財會［2018］21 號），要求全國所有高校自2019 年1 月1 日起正式執(zhí)行政府會計制度。政府會計制度對于高校的儀器設備資產采用了新的管理方法與核算方式［1-4］，對高校儀器設備資產的定義與分類、入賬時間點、入賬價值提出了新的管理要求，同時要求對儀器設備資產計提折舊［5］。如何落實政府會計制度政策要求，實時、準確地將儀器設備資產管理系統(tǒng)中的數據推送到財務系統(tǒng)，做到資產與財務賬目同步處理，杜絕產生賬外資產，實現“賬物相符、賬賬相符”，同時配合財務部門及時、準確地完成儀器設備資產財務核算，是當前各高校儀器設備資產管理部門與財務部門重點關注的難點和熱點［6-7］。

與此同時，《關于進一步完善中央財政科研項目資金管理等政策的若干意見》（中辦發(fā)［2016］50 號）及《關于擴大高校和科研院所科研相關自主權的若干意見》（國科發(fā)政［2019］260 號）等“放管服”政策的實施也進一步明確了簡化科研經費使用審批流程、減輕教學科研人員儀器設備財務報銷負擔的要求［8-10］。

近年來，隨著辦學經費的逐年增長，高校對儀器設備的投入不斷增加，高校的資產管理部門對儀器設備的管理模式也在發(fā)生著變化。為了更好地滿足高校固定資產管理的新需求，對固定資產特別是儀器設備的流程環(huán)節(jié)進行梳理優(yōu)化，推進儀器設備管理系統(tǒng)和財務系統(tǒng)對接，建設高效便捷的數據傳輸接口，實現資產、財務數據共享，既是儀器設備全生命周期管理過程中的重要環(huán)節(jié)，也是實現高校“放管服”要求的具體措施。資產管理系統(tǒng)與財務系統(tǒng)數據接口的建設對提高儀器設備管理的信息化水平和提高資產管理部門的服務質量、管理效率具有重要的意義。

1 建立儀器設備資產管理與財務系統(tǒng)數據接口的背景

1.1 儀器設備資產全生命周期管理的新需求

高校的儀器設備由資產管理部門進行管理，儀器設備購置經費由財務部門進行會計核算與監(jiān)督。資產管理部門對儀器設備的購置、入賬、調撥調劑、報廢處置、數據統(tǒng)計等進行管理，財務部門則對資產的經費賬號、財務報銷、折舊攤銷核算、財務銷賬等進行管理。財務部門若沒有儀器設備的資產入賬信息則無法進行固定資產核算，若沒有儀器設備的折舊數據無法進行折舊攤銷核算，若沒有資產的處置數據無法進行財務銷賬。儀器設備資產部門沒有財務賬號數據無法準確生成資產卡片信息，沒有儀器設備的財務報銷數據無法實現資產賬和財務賬的“賬賬相符”。儀器設備資產管理系統(tǒng)和財務系統(tǒng)的相互獨立無法實現兩者間數據信息傳遞，造成了儀器設備資產全生命周期管理的環(huán)節(jié)缺失，對儀器設備資產管理者、資產采購者和財務人員增加了很多負擔，也造成很大的困擾，同時也不符合內控建設的相關要求［11-13］。

1.2 高校對資產管理信息化建設的新要求

高校內的儀器設備資產管理系統(tǒng)和財務系統(tǒng)一般采用的是不同領域的管理軟件［14-17］，需求不同、功能不同，并且各自的管理重心也不同。系統(tǒng)的數據庫相對獨立，儀器設備財務報銷的數據傳遞需要通過線下的、人工的方式進行。線下的業(yè)務辦理方式出錯頻率高、數據格式不一致、并且不符合學校信息化建設的數據共享要求。

1.3 教學科研人員對落實“放管服”的新期許

高校教師在采購儀器設備時需要登錄資產管理系統(tǒng)填寫儀器設備、發(fā)票、合同等信息內容，需要登錄財務系統(tǒng)填寫財務賬號、支付信息、發(fā)票信息等內容。兩個系統(tǒng)填報的內容存在相關性，有些內容甚至需要采購人員在資產管理系統(tǒng)和財務系統(tǒng)中重復錄入，并且儀器設備資產管理系統(tǒng)和財務系統(tǒng)中的審核流程存在交叉。上述工作可以通過信息交互共享的方式進行簡化，減少教師的工作量，減輕了科研人員的行政負擔，提高了工作效率。

1.4 解決儀器設備資產數據統(tǒng)計失真風險的新思路

高校的儀器設備資產管理部門還肩負著儀器設備數據統(tǒng)計上報的工作。但如報銷財務賬號、金額、時間、報銷憑單號等重要信息只有在財務部門完成報銷手續(xù)后才能最終確認，而這些信息在儀器設備資產管理系統(tǒng)里是不準確或者缺失的，這就給儀器設備資產統(tǒng)計工作帶來了麻煩甚至會產生統(tǒng)計失真。

2 數據接口具備的功能

基于上述存在的問題，通過對儀器設備資產管理部門與財務部門的多次調研，針對現有的資產管理工作流程進行了梳理優(yōu)化，形成的儀器設備資產管理系統(tǒng)與財務系統(tǒng)數據接口流程如圖1 所示。

圖1 儀器設備資產管理系統(tǒng)與財務系統(tǒng)數據對接流程圖

通過對流程圖的分析，儀器設備資產管理系統(tǒng)與財務系統(tǒng)的數據接口需要具備以下功能：

（1）財務賬號推送。財務系統(tǒng)定期向數據接口同步推送財務賬號數據，儀器設備資產管理系統(tǒng)可從數據接口獲取最新的賬號信息。

（2）借款信息推送。儀器設備采購人員在財務系統(tǒng)借款購置儀器設備后，財務系統(tǒng)定期將借款信息推送到數據接口中，資產管理系統(tǒng)可隨時獲得儀器設備采購人員的借款信息。

（3）個人及銀行信息推送。

財務系統(tǒng)定期向數據接口同步推送全校教職工的工資號、銀行卡號等數據，儀器設備資產管理系統(tǒng)可從數據接口獲取最新的個人及銀行信息。

（4）財務報銷信息推送。儀器設備資產管理系統(tǒng)根據儀器設備采購人員填寫的資產信息和支付信息生成財務報銷信息后，將財務報銷信息推送到數據接口，財務系統(tǒng)可實時獲取上述信息并進行財務報銷處理。財務系統(tǒng)將報銷金額、報銷時間、憑單號等財務信息推送到數據接口，同時儀器設備資產管理系統(tǒng)則根據獲得的這些信息生成最終的資產卡片，完成資產入賬。

3 數據接口的設計與實現

根據數據接口的設計原則以及高校資產管理部門與財務部門的業(yè)務模式要求，在儀器設備管理系統(tǒng)與財務系統(tǒng)的數據接口設計方面需要注意以下幾個問題：①按業(yè)務流程設計接口功能，盡量減少數據在系統(tǒng)間的網絡交互；②數據接口以業(yè)務場景為二級單位劃分，盡量減少接口數量；③提高接口的兼容性，充分考慮管理部門的業(yè)務需求變化；④提高接口的容錯能力和異常處理功能，保證在異常情況下入賬報銷業(yè)務正常進行。

3.1 數據接口體系架構

由于儀器設備管理系統(tǒng)和財務系統(tǒng)都屬于高校的核心業(yè)務系統(tǒng)，兩個系統(tǒng)的技術框架相互獨立，基于數據接口的設計原則和要求，要做到數據接口對兩個業(yè)務系統(tǒng)的影響最低，充分保證各自核心業(yè)務的穩(wěn)定運行。兩個系統(tǒng)的業(yè)務數據交互采用Web Service方式，實現系統(tǒng)間跨平臺、跨語言的數據調用。狀態(tài)數據交互采用“中間庫”方式，通過最小的數據傳輸實現業(yè)務狀態(tài)的實時性和一致性。儀器設備資產管理系統(tǒng)和財務系統(tǒng)數據接口架構如圖2 所示。兩系統(tǒng)需要相互推送數據，因此數據接口需要實現儀器設備資產管理系統(tǒng)和財務系統(tǒng)間的雙向數據推送與更新。

圖2 數據接口體系架構圖

3.2 數據接口工作流程

數據接口的工作流程主要涉及查詢業(yè)務調用、業(yè)務數據推送、狀態(tài)數據回寫等過程。查詢業(yè)務調用首先從儀器設備管理系統(tǒng)的資產入賬環(huán)節(jié)發(fā)起，查詢“入賬人”在財務系統(tǒng)的經費信息，保證經費信息的準確，為后續(xù)的入賬報銷、資產折舊工作提供依據。在“入賬報銷單”生成環(huán)節(jié)，儀器設備設備管理系統(tǒng)通過數據接口調用、查詢“入賬人”的報銷及支付信息（公務卡、供應商銀行賬號等信息），并補充每筆資產業(yè)務的折舊、攤銷費用等信息。入賬報銷信息按照業(yè)務號推送到“中間庫”，財務系統(tǒng)通過接口調用接收入賬報銷業(yè)務到財務系統(tǒng)，對應的資產報銷業(yè)務在財務系統(tǒng)處理完畢后將業(yè)務的狀態(tài)信息及憑單號等數據寫入中間庫中對應的業(yè)務字段。儀器設備管理系統(tǒng)根據一定的數據更新機制實現資產管理系統(tǒng)中的業(yè)務數據與中間庫中的業(yè)務數據實時同步。

3.3 接口數據字典

由于高校各職能部門信息系統(tǒng)的建設相對獨立，儀器設備管理系統(tǒng)中和財務系統(tǒng)中“入賬人”的標識信息不同，在儀器設備系統(tǒng)中采用“一卡通”號作為“入賬人”的唯一標識，在財務系統(tǒng)中采用“工資號”作為“入賬人”的唯一標識。數據接口通過建立“數據字典”存儲“入賬人”的“一卡通”號、“工資號”之間的對應關系。數據接口通過“一卡通”號對接儀器設備管理系統(tǒng)中的業(yè)務信息，通過“工資號”對接財務系統(tǒng)的業(yè)務信息，通過“數據字典”實現兩個系統(tǒng)中業(yè)務的關聯。

3.4 數據接口容錯機制

儀器設備系統(tǒng)和財務系統(tǒng)是高校信息化系統(tǒng)中的重要組成部分，也是高校師生使用頻次最高的業(yè)務系統(tǒng)，為保證兩個系統(tǒng)在數據接口異常的情況下能獨立工作，建立數據接口容錯機制十分必要。通過在儀器設備管理系統(tǒng)中設置資產業(yè)務“撤回”機制，保證將出現問題的資產報銷業(yè)務撤銷，不影響財務系統(tǒng)的正常報銷工作。在數據接口出現問題的情況下，在儀器設備管理系統(tǒng)和財務系統(tǒng)預留“手動”處理接口，通過“手動”處理頁面既保證了所有業(yè)務在系統(tǒng)中留痕，也保證了對個別業(yè)務及特殊情況的及時處理，實現了數據接口的容錯處理。

4 應用效果

儀器設備資產管理系統(tǒng)與財務系統(tǒng)數據接口的建立是固定資產管理信息化的一項重要突破。學校于2018 年1 月完成了儀器設備資產管理系統(tǒng)與財務系統(tǒng)的數據接口建設。通過對比數據接口上線前和上線后教學科研人員辦理儀器設備資產入賬及財務報銷所需流程，列出了建立數據接口為教學科研人員減負的清單，如表1 所示。

從表1 中可以看出，在數據接口上線前辦理清單中的內容基本采用線下、集中、定時辦理，教學科研人員跑動距離大、耗費精力多、辦理時間長。

表1 南開大學教學科研人員減負清單

儀器設備入賬量并不是按月均等的，而是與教學科研人員的結題要求、經費時限、學校假期等因素有關。這就導致在一些月份（6 月、11 月和12 月），會有大量人員集中辦理儀器設備入賬手續(xù)，嚴重時需要辦理人員排隊等待。而在數據接口上線后辦理清單中的內容均采用網上實時辦理的模式，辦理人員在任何時間、任何地點均可辦理，同時取消了一些非必要的蓋章、審核環(huán)節(jié)，大大節(jié)省了辦理人員的距離成本和時間成本。儀器設備資產主管部門的辦公地點也從以往的“門庭若市”的局面變?yōu)榱爽F在的“門可羅雀”。

同樣，在數據接口上線前，政府會計制度要求的一些內容基本都無法落實，如表2 所示。而在數據接口上線后，不僅可以實現資產和財務數據的實時傳輸與獲取，保證政府會計制度要求內容的嚴格落實，而且也使得儀器設備的資產管理和財務管理工作更加準確和高效。

表2 落實政府會計制度要求清單

數據接口的建設梳理和優(yōu)化了儀器設備資產管理的流程，提升了儀器設備資產管理理念和信息化管理手段，打破了資產管理部門和財務部門“各自為政”的固有壁壘。利用網絡和信息化技術提高了相關部門的工作效率，也為教學科研人員節(jié)省了大量時間，切實提高了高校儀器設備資產管理和財務管理的水平和質量。

5 結語

建立儀器設備資產管理系統(tǒng)和財務管理系統(tǒng)數據接口是落實政府會計制度改革的必由之路，也是高校資產管理從信息化到數據化發(fā)展的重要環(huán)節(jié)。該數據接口能夠實現儀器設備資產管理系統(tǒng)和財務系統(tǒng)間的數據實時更新和共享，工作穩(wěn)定可靠，能夠保證數據的準確性和一致性，對于提高高校儀器設備資產管理部門的管理水平和服務質量有寶貴的借鑒意義。