高校設備采購的風險分析與防范

朱 娜，張兆國

（上海交通大學分析測試中心，上海 200240）

0 引言

在國家建設雙一流大學的背景下，高校在教學科研設備方面的投入逐年增加［1-2］。如何更好地做好設備采購，最大限度地發揮投資效益，合理配置有效資源，做好設備采購的風險識別和防范至關重要。近幾年為了更好地服務學校科研，分析測試中心（以下簡稱“中心”）作為學校的大型儀器共享平臺，承擔了大量大型設備的采購工作，2017 年完成設備采購金額近1 億元，招標采購一次成功率為100%，相關儀器設備已經完成到貨驗收并順利投入使用，在設備采購方面積累了一些較好的經驗。

1 高校設備采購的特點

高校是傳道授業解惑的場所，高校設備的采購需求主要來源于人才培養和科研創新［3-4］，高校設備購置具有以下特點［5-9］：高校設備的采購主體通常是設備使用人，即院系或實驗室老師，而非招標辦或設備處人員。這些老師對于儀器的功能較為熟悉，但是對于儀器的性能指標、供應商、采購流程以及招標辦法等都不甚了解。而由于教學科研的需要，計劃采購儀器設備的專業性和前沿性要求較高，直接導致可以提供相應設備的供應商偏少，甚至是單一來源采購或者需向廠家定制。這兩點使得高校的設備采購迥異與其他單位的設備采購。

2 高校設備采購的風險分析

高校設備的采購流程通常為：前期調研→可行性論證→撰寫招標文件→開評標→中標公示→簽署采購合同→到貨→安裝驗收。中心在近幾年的設備采購中，通過不斷探索，發現高校設備的采購風險主要集中在以下幾個方面。

2.1 前期調研

因為高校設備的采購主體主要是院系或實驗室的老師，他們的本職工作較重，如果對設備采購不夠重視，就會導致設備采購的前期調研不充分。甚至部分老師主觀上對部分供應商有偏愛，對其他儀器廠商同類產品的性能指標、技術特色、應用范圍、配件情況、優缺點等方面了解不夠深入，直接導致不能采購到質優價廉的設備。

2.2 可行性論證

可行性論證主要對該設備采購的可行性和必要性進行論證，這一環節對調研不充分、論證不合理的項目直接退回或要求重新論證。同時，也可以對儀器設備的實際需求、型號選擇、同類儀器和技術指標的比對、市場競爭格局等加以嚴格考察。如果可行性論證不被重視，或流于形式，就不能起到應有的效果。

2.3 招標文件編寫

招標文件是招投標的重要依據［10-12］。實驗室老師通常對招標法規等了解程度不夠，很容易發生招標文件中需求描述不清楚、技術指標不明確、重要指標不合理或綜合評分法不合規等問題，導致不能準確、合理地反映實際需求，甚至引起供應商的質疑［13］，造成負面影響。此外，評審時評審專家無法有效地比對投標文件，評標效果不好，采購質量就很難保證。

2.4 采購合同簽訂

采購合同簽訂時，沒有認真核對招投標文件的技術條款和商務內容，出現規格不詳、配套附件遺漏、質保期不符、售后承諾不完整等問題，很容易出現拖延到貨、驗收不通過、責任不明、售后無法兌現等問題，最終導致設備的運轉質量和使用效率不高。

除了以上所提的設備采購風險，還存在采購時間過短、采購方式不合適、設備重復購置等其他風險。

3 高校設備采購的風險防控原則

為了盡可能降低設備采購風險，中心把預防關口前移，建立了設備采購的風險防控原則。

3.1 集體參與原則

在大型儀器設備采購過程中，始終堅持集體參與原則。前期調研時成立調研小組，共同參與供應商溝通交流和市場調研工作，共同選取合適的樣品進行儀器考察，集體撰寫招標文件，共同討論確認招標條款，多人參加開評標，集體審核采購合同。此外，由中心或學校組織多位專家進行可行性論證和招標。發揮集體的智慧，多人參與決策，確保設備采購的合理可靠。

3.2 公開透明原則

中心堅持采購公開透明的原則，①設備采購全過程通過中心多人參與的方式，實現采購內容和設備要求的公開透明，②每年年初在中心網站上公示當年設備采購計劃，以便供應商提前了解并與中心溝通。設備招標、開評標和中標公示等信息全部公布在中心或學校招標辦網站，讓盡可能多的潛在供應商都能參與競爭、角逐，以獲得更加優質的產品和技術服務，全面提升采購質量和效率。

4 高校設備采購的風險防控對策

根據以上風險分析和防控原則，結合中心設備采購的實際工作情況，總結歸納出了一套高校大型設備采購的風險防控對策。

4.1 設備采購制度化

針對高校大型儀器設備采購的風險點，加強高校儀器設備采購管理，制定了“分析測試中心大型儀器設備采購管理方法”。在設備采購過程中，全面規范高校大型儀器設備采購的各個環節，覆蓋采購申請、需求調研、可行性論證、設備招標、簽訂合同、付款、開箱驗收等各方面，同時加強全過程監督，充分發揮制度在預防和懲治設備采購中商業賄賂方面的保證作用，使采購工作變成真正的陽光采購。

4.2 采購流程規范化

根據“分析測試中心大型儀器設備采購管理方法”，制定了“分析測試中心大型儀器設備采購檢查表”，由調研小組、所在平臺主任和中心設備管理員對采購檢查表逐項簽名確認，從而全面規范采購流程。采購檢查表中詳細列舉了設備采購各個環節需要注意事項，如前期調研應包含設備查重、供應商考察、樣品測試等，招標文件中的加星條款和評標方法是否合理，在合同簽署時兩級審批以確保型號規格和中標型號一致、配套附件無遺漏、商務條款一致，驗收含到貨、開箱、技術指標驗收等。通過做細做實各項設備采購流程，切實推動設備采購工作的科學化和規范化，使得中心高質量、高水平地完成設備采購工作。

4.3 采購培訓常態化

采購工作政策性、法律性、技術性都要求比較高，因此對于設備采購人員的素質有較高的要求。“制之有衡，行之有度”，①通過開展警示教育，促使采購人員增強法制觀念，不斷強化風險意識和底線思維。②組織專業化采購培訓，邀請招標采購專家到中心宣講招標法規、介紹設備采購流程，全面宣貫采購制度和流程，以指導采購人員，提高采購實效。通過不定期地組織中心內部的調研采購體會和心得交流會，進一步提升采購水平，最終保證設備采購的公正和效率。

4.4 購前調研精細化

購前調研是儀器設備采購過程中的重要環節［14-15］。擬購置設備的前期調研必須細致而深入，調研小組首先應盡可能詳細地調研同類設備在校內外配置情況、使用率、目前狀況和未來可能的使用效益等方面，通過深入具體的縱橫比較，對該設備采購的必要性進行全方位的確認。其次調研小組應盡可能多地了解不同的儀器廠商的情況，了解不同廠商同類產品的性能指標、技術特色、應用范圍、配件情況、優缺點，國內外使用情況（如工作性能、故障率等）、價格，供應商的售后服務和應用支持等情況，并選取合適的樣品對相應設備進行考察。只有調研小組做到全面掌握，才能真正確認該臺設備采購的必要性和可行性，才能采購到符合需求的設備。

4.5 招標條款標準化

設備采購實際上是“產品+服務”的采購。供應商提供的設備安裝調試、技術培訓、維修維護等售后服務部分是設備采購特別需要關注的內容。中心要求“中標供應商應在30～90 d內（除國定假日）完成儀器安裝調試工作，500 萬元以上儀器應在90 個工作日內完成安裝調試工作。特殊儀器設備可適當延長安裝調試時間，但應在安裝初期告知用戶”，以避免安裝時間無限制延遲。中心還對到貨期、驗收、質保期、維修、違約等常見有爭議的條款高度重視，通過群策群力，建立了相關技術、商務方面的標準化條款。統一規范招標文件和采購合同，為設備采購提供了根本保證。

4.6 運行反饋長效化

中心制定了“分析測試中心大型儀器設備驗收管理方法”，詳細規定了到貨、開箱、靜態和動態驗收條款，要求必須依據招投標文件、合同條款對設備技術參數等進行嚴格把關。無法通過驗收的設備將要求供應商及時退換貨，必要時追究供應商的法律責任。在設備投入使用后，持續監控設備的使用、故障、維修、維護等相關情況。將同類型的設備驗收和運行情況，反饋至相關調研小組，真正做到設備采購閉環管理，為設備采購工作的順利開展奠定了堅實的基礎（見圖1）。

圖1 設備采購的反饋機制

5 結語

高校的大型儀器設備采購，兼具政策性和技術性要求，涉及校內多個部門，如何設置合理的采購需求，選擇最優采購方案，并且在一定時間內完成，這是一項系統工程。中心通過長期以來形成的一系列風險認識和采購經驗，制定了“分析測試中心大型儀器設備采購管理方法”“分析測試中心大型儀器設備驗收管理辦法”“分析測試中心大型儀器設備招標文件檢查表”和“分析測試中心大型儀器設備采購指導性條款”，對于建設好高校分析測試中心，更好地發揮大型儀器的作用，為學校和社會發展作貢獻具有重要的現實意義。

在近幾年的采購過程中，中心發現部分專業儀器供應商偏少，采購中缺少競爭，不易形成公平合理的價格。甚至在某些特定領域，部分國際儀器巨頭形成市場支配地位，采購方的權益被大幅壓縮，造成國家和采購單位的經費損失，建議國家開展儀器設備行業的反壟斷調查，并采取有效措施，確保國家采購利益。