基層醫(yī)院人事管理工作中開展檔案工作的實踐探討

上官劉娟

摘 要：在基層醫(yī)院，人事檔案管理是一項不可替代的關鍵性工作，為使醫(yī)院人力資源得到合理化配置，就需采取有效措施，將檔案管理工作的效用最大化，基于此，結合近年來實踐工作經(jīng)驗，從管理意識、管理制度、管理硬件配置、資料收集環(huán)節(jié)、收集渠道、信息技術等角度出發(fā)，綜合分析論述了有效開展基層醫(yī)院人事管理中檔案工作的相關路徑與具體措施，僅供參考。

關鍵詞：基層醫(yī)院;人事管理工作;檔案管理工作;實踐探討;策略分析

中圖分類號：F24 文獻標識碼：Adoi：10.19311/j.cnki.1672-3198.2021.18.040

0 引言

對醫(yī)院而言，基層人事檔案是任用、選拔職員的關鍵性憑證，是確保人力資源合理化配置的首要依據(jù)，基于此，如何確保人事管理工作中檔案管理的實效性、科學性、合理性，使其日益趨于完善，更好地為人事管理服務，是醫(yī)院發(fā)展進程中值得深思的考題之一。

1 強化管理意識

管理意識的有效強化是基層醫(yī)院人事管理工作中順利開展檔案工作的基礎前提和首要步驟。具體措施如下：（1）對基層醫(yī)院人事管理而言，領導層對檔案工作的態(tài)度及重視程度往往與檔案管理的工作效率、價值發(fā)揮密切相關，甚至直接關乎檔案管理機制建設的成敗與否。基于此，領導需加強對人事科檔案管理工作效率、規(guī)范度、工作質(zhì)量的重視程度，對人事科內(nèi)部職工多加關心的同時，注重強調(diào)、緊抓其工作流程、步驟的規(guī)范性管理，在此基礎上，準確及時地對基層醫(yī)院人事方案管理所面臨的困境與現(xiàn)狀展開全面了解，給予該科室設施、資金等方面的有力支持，采取一系列有效措施強化對該科室檔案管理工作方面的重視度。（2）需在院內(nèi)強化人事檔案管理工作宣傳力度，通過“定期舉行宣傳大會、合理使用宣傳欄、醫(yī)院院刊、印發(fā)宣傳資料”等具體措施使全體醫(yī)護人員樹立起科學的檔案意識，逐步認知到檔案管理不僅是人事科的主要組成和工作任務，還與基層職員工資福利、職稱晉升等個人利益息息相關。（3）通過強化全體職工檔案意識，培養(yǎng)基層醫(yī)院職工支持檔案管理工作良好習慣的同時，激發(fā)其參與意識，將以往被動式檔案收集模式轉(zhuǎn)化為主動式收集，化被動為主動，化復雜為簡潔。（4）提升管理者對醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)、醫(yī)院人事管理發(fā)展的整體認知，使其深切意識到檔案管理對醫(yī)院發(fā)展的重要性。（5）培養(yǎng)人事科相關職員“拓展資料收集渠道、實現(xiàn)法制化管理、規(guī)范化管理”的管理意識，充分保障人事檔案真實性、規(guī)范性、完整性的同時，為后續(xù)檔案管理環(huán)節(jié)做好充分準備。

2 完善制度建設

正確的制度建設是合理引導、約束檔案管理工作的必要環(huán)節(jié)，檔案管理工作能否順利開展往往與制度的完善程度密切相關，基于此，基層醫(yī)院需切實意識到制度建設的重要性，建立起一套符合醫(yī)護人員需求、醫(yī)院發(fā)展規(guī)律的檔案管理制度，具體措施如下：（1）提升檔案管理戰(zhàn)略高度，制定規(guī)范、嚴謹?shù)墓芾碇贫龋员泐I導層依據(jù)相關規(guī)章制度開展工作內(nèi)容、工作守則實施結果等方面的審查工作，促使審查者、監(jiān)督者、檔案管理者的工作都有章可循，有效減少由于粗心大意、放松懈怠等原因而造成的工作失誤，真正使各檔案管理環(huán)節(jié)做到滴水不漏。（2）定期組織相關負責人依據(jù)最新管理需求對管理制度、規(guī)則進行及時更新、完善和細化，并做好宣傳、通知工作。（3）針對捏造、作假等檔案管理行為，若有實證，需按照醫(yī)院規(guī)章制度嚴格執(zhí)行相應懲罰措施，以示警誡，對違反《檔案法》的職工展開嚴肅處理，并在全院通報批評。同時，針對積極提供檔案管理建議，作出突出貢獻的職工，需采取獎勵措施，給予其合理的物質(zhì)獎勵，做到獎懲有度，全面保障基層醫(yī)院人事檔案的完整性與真實性。（4）在建立好制度的前提下，增設個人品德、才學、歷史等方面的人事檔案信息內(nèi)容。（5）檔案管理人員在工作中需對收集形式、渠道加以規(guī)范，多留意反應基層職工科研能力、綜合業(yè)務水平等方面的材料管理，以便基層醫(yī)院人才資源得到更加合理的配置。（6）分門別類地對已收集檔案進行有序排列，使收集與歸檔工作更加協(xié)調(diào)統(tǒng)一，此外還需做好定期檢查工作，保證檔案的完整性。（7）職工檔案在內(nèi)容管理方面，需兼顧真實性與完整性兩項管理原則，即檔案中需真實、完整的列明職工具體情況，繼而使檔案的依據(jù)作用得到充分保障。（8）檔案需采用規(guī)格統(tǒng)一的指定工具展開書寫，同時需反復確認檔案中的時間數(shù)據(jù)，有效確保其真實性、時效性。

3 注重硬件配置

醫(yī)院領導不僅需要在意識、制度方面加強對檔案管理工作的重視程度，還需在配合相關檔案負責人工作的基礎上，強化人事檔案管理工作的硬件配置，加大相關管理支出。具體措施如下：（1）及時更新、完善檔案管理基礎性工作設施的同時，合理對檔案室面積進行擴充。（2）不斷完善檔案管理工作環(huán)境的同時，還需注重對基層醫(yī)院人事檔案的保護，例如，為避免檔案資料由于意外火災事故被損壞，需在檔案室配置專業(yè)化的滅火設施;為防止檔案資料被竊取，需配備安全性能較高的鐵質(zhì)檔案柜;為使檔案管理室可得到及時維護，需合理對檔案工作人員進行擴充，如此一來，不僅可使檔案安全得到全方位維護，在優(yōu)質(zhì)的工作環(huán)境中，檔案管理者工作效率也會隨之得到有效提升。

4 嚴格把關檔案收集環(huán)節(jié)

檔案收集環(huán)節(jié)往往會對檔案管理質(zhì)量造成較為直接的影響，基于此需嚴格把關人事檔案管理收集環(huán)節(jié)，具體措施如下：（1）對已掌握的檔案知識進行及時更新，認真分析、理解最新人事檔案管理規(guī)章制度。作為負責收集人事檔案資料的部門，人力資源科需對新時期的各項新管理標準進行全面解讀、實時掌握。（2）相關工作人員需自覺加強自身專業(yè)素養(yǎng)的提升，積極參與培訓，在收集檔案資料時，需對收集內(nèi)容作出明確要求，使檔案收集、管理與最新規(guī)定相契合，有效降低不歸檔資料的收集率。（3）規(guī)范歸檔、收集程序，做好檔案收集方面的審查把關工作，逐步養(yǎng)成認真鑒別檔案真?zhèn)蔚墓芾砹晳T，同時，還需不斷增強材料收集、入檔方面的時間觀念。

5 實現(xiàn)現(xiàn)代化管理

在經(jīng)濟飛速發(fā)展的“互聯(lián)網(wǎng)+”時代背景下，唯有樹立與時俱進的醫(yī)院管理新思路，方可取得發(fā)展先機，醫(yī)院基層人事檔案管理作為醫(yī)院管理的重要組成部分，亦如此，唯有實現(xiàn)現(xiàn)代化管理，方可緊跟時代發(fā)展步伐，滿足各類檔案歸集、檔案信息檢索需求，提升工作效率的同時，有助于實現(xiàn)管理創(chuàng)新。具體措施如下：（1）檔案管理人員需具備前瞻性預算意識，做好庫房預算配備工作，對醫(yī)院職工飽和值進行綜合預估，預算列出人事庫房階段性發(fā)展需求，例如，在檔案管理室配備常用的現(xiàn)代化密集柜，拓展人事檔案庫空間等。（2）做好庫房指示圖以及檔案分類編號，依據(jù)人名四角號碼對基層醫(yī)院人事檔案展開整理編號工作，在編號分類方面可以將科室、專業(yè)技術資格進行分類擺放，例如，可按照行政類、技術類、醫(yī)藥類、護士、醫(yī)生等對醫(yī)院基層人員進行分類，隨后依據(jù)先后順序進行擺放，再如，還可依據(jù)行政科、門急診、內(nèi)科、兒科、五官科、婦科、外科等進行科室分類，隨后依據(jù)四號編碼順序進行合理擺放。（3）在實踐管理工作中，針對院內(nèi)崗位變動等狀況，還需及時對檔案位置進行變動，繼而可為往后人員信息的維護與查詢提供便利。（4）確保相關職員在接手檔案管理職權的同時，第一時間對各類檔案收集、歸檔、提取技巧進行全面掌握。（5）若想使管理手段實現(xiàn)信息化、現(xiàn)代化發(fā)展，就需積極引進現(xiàn)代化設備和管理技術。從醫(yī)院發(fā)展層面來分析，信息化檔案管理模式的建立與落實，是醫(yī)院緊跟時代步伐，取得長效發(fā)展的必經(jīng)之路，基于此，醫(yī)院需積極引入信息管理技術、管理設備，醫(yī)院在信息管理軟件選擇方面需秉持一致性原則，即當?shù)蒯t(yī)院需要與衛(wèi)生局、組織部等上級部門在人事檔案信息收集、生成方面保持統(tǒng)一，除此之外，針對病例丟失、數(shù)據(jù)被重復錄入等管理問題，還可通過使用基于“RFID”而設計的信息化檔案管理系統(tǒng)，合理應用快速匯總、實時檢索等各項現(xiàn)代化檔案管理功能，為人事資源的合理利用和配置提供堅實的檔案數(shù)據(jù)支撐，繼而促進醫(yī)院實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

6 加強管理培訓力度

培訓是提升管理效率的有效手段，旨在提升整體職工素養(yǎng)和專業(yè)化水平，繼而有效強化人事檔案管理成效，具體措施如下：（1）在培訓內(nèi)容方面，需要側重信息化技術、軟件應用等方面的培訓，強調(diào)講解利用軟件、先進技術收集、整理、歸檔、檢索、變更檔案信息的相關技巧，同時需向職工普及信息技術軟件在現(xiàn)代人事資源管理領域中的應用價值和重要性。（2）針對老職工，需加強培訓力度，繼而切實提升其綜合工作素養(yǎng)。（3）針對新職工，不僅需在招聘期間對其進行綜合評估，還需在培訓階段強化其合作意識，鼓勵老職工為其講解實踐工作經(jīng)驗和具體注意事項，新職工幫助老職工靈活掌握信息軟件的使用技巧，以此來逐步提升醫(yī)院人事檔案管理隊伍的整體工作素養(yǎng)。

7 結束語

綜上所述，隨著國內(nèi)醫(yī)療水平的穩(wěn)步發(fā)展，醫(yī)院管理體系向基層人事檔案管理工作提出了更高的需求，基于此，相關負責人需切實意識到檔案管理工作對醫(yī)院發(fā)展的意義。積極采取有效措施，不斷完善檔案管理機制，全面提升人事檔案管理質(zhì)量，合理分配人力資源，在人才發(fā)掘方面占據(jù)良好的發(fā)展先機，為可持續(xù)發(fā)展做好充分準備。

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