集團化企業銷售合同風險管控信息化實踐
——以時代電氣“LCS法務銷售合同管理信息化項目”為例

吳瑕 株洲中車時代電氣股份有限公司 李娟 中車株洲電力機車研究所有限公司

一、LCS項目背景

合同法務管理是企業落實風險防控的一個重點領域，也是公司在對外交易的過程中須重點把控的內容。隨著集團多元業務迅速發展，產業規模不斷擴大，銷售合同問題表現越來越多，管理難度也日益加大，而傳統的合同手工作業模式，已不能滿足集團化發展的需要。因此，提高合同協同信息化管理決策的效率和水平，防控銷售合同風險，迫在眉睫。

二、LCS實施過程

（一）項目目標設計

1.項目整體建設目標規劃——基業長青，創新發展亟須合同信息化管理升級

通過構建集團統一的銷售合同管理平臺，實現公司本部及分子公司銷售合同信息化，規范公司銷售合同評審、審批行為，提高合同審批效率，規范合同編號、印章使用、臺賬歸檔，提高公司銷售合同管理信息化水平，健全集團銷售合同風險管控體系。

項目一期（建設期2019年1月至2020年6月），實現公司本部及各分公司、寶雞時代、蘭州時代、杭州時代、昆明時代等子公司銷售合同信息化。

項目二期建設期將根據公司試點推廣情況另行確定。

2.項目建設實施目標設計——雄關漫道，穩步推進服務于風險管控和管理決策

（1）構建集團統一銷售合同管理信息化平臺。實現集團全級次各公司銷售合同從起草、評審、審批、簽訂、變更、終止、歸檔全過程信息化管理，提高合同審核、審批用印效率，加強銷售合同審核監控，防范合同履約風險。

（2）實現跨部門協同與流程再造。通過構建銷售合同管理信息系統，以提高合同審批、用印效率，合同風險傳遞也突破了公司IPD項目制的限制，打破部門墻，增強部門協同。另外從流程管理上來說，進一步對銷售合同管理流程進行梳理與優化，使其更為合理有效。

（3）提供銷售合同風險決策支撐。通過該項目，決策機構可了解銷售合同管理基本信息，掌握銷售合同風險集中點（高、中、低風險識別），通過報表圖表以及數據對比分析，得到決策所需的數據支撐。

（4）規范公司代銷業務的銷售合同審批流程。改變代銷業務管理混亂的情形，和風險評估責任明確。

（5）形成銷售合同風險預警機制。細化銷售合同簽訂、審核、履行、變更等風險點的管理，將銷售合同風險管理點前置于合同起草階段，成為事前、事中、事后的全面管理。

3.一期項目細化實施——對標一流，博采眾長精益求精力推線上系統落地生根

2019年1月至7月：完成第一輪調研工作，組織對深圳通訊及相關合同信息化實施企業的外部調研和公司各相關銷售業務單元的內部調研，形成調研問卷和12份調研報告，完成業務需求說明書的編制及評審工作。2019 年 7月至9月：完成系統供應商招標和第二輪時代電氣內部需求調研工作。2019年11月，組織各銷售單元關鍵用戶參與系統測試。2019 年12月，召開一期項目上線前的宣貫及培訓，現場對60多個關鍵用戶進行了項目宣貫、培訓工作。2020年2月，完成系統試運行，銷售合同管理信息化平臺一期項目上線。

（二）LCS組織保障機制

1.組織機構——選調優才，壓實責任

明確內容，壓實責任，相互協作，職責清晰的組織機構是本項目執行順利的主要保障措施之一（見表1）。

2.決策機制——與時俱進，抓鐵留痕

項目組每周將在日常項目進展和周例會中收集待決策的問題反饋給項目組領導，一般待決策的事項做到及時溝通、本周內閉環，特殊或重大決策事項先征求相關業務單元意見后匯總提報項目組領導決策。

3.聯系機制——信息共享，即刻反饋

表1

例會和工作群聯系機制、及時有效的溝通反饋機制，是項目成功的另一個重要保障。項目工作采用集中辦公形式開展，項目組以階段性日報、周報、周例會、里程碑會議等形式進行項目團隊內部溝通及信息共享。此外，項目組成員還建立工作微信群，實時交流進度和問題。

（三）LCS取得的成效

1.實現了集團統一的銷售合同管理信息平臺

——有效實現多個合同法律風險管理流程兼容統一。如：A類（新業務、新產品）、B類（成熟產品）銷售合同評審審批流程；銷售合同變更評審審批流程；客戶需求或訂單創建、變更流程；合同用印流程、合同歸檔流程、合同范本管理流程等。

——打通評審梗阻并提升評審全程專業化能力。集團本部層面已實現合同從起草、審批、簽訂、歸檔全過程信息化管理。設計合同已開發包括合同基本信息管理、合同評審、審批管理、合同簽約管理、合同變更終止管理、合同歸檔模塊。按銷售合同不同類型設計不同評審部門及風險預警提示功能，及合同數據統計、分析功能，既提升了效率，又可將專業人員隨時涵蓋到相應流程中。

——應用LCS實現下屬企業銷售合同納入總部視野。將集團成員企業部分重大銷售合同升級至集團總部審核的合同的起草、審批、簽訂、歸檔全過程信息化管理。依據集團管理制度，將集團成員企業的部分重大銷售合同上報、集團總部相關領導審批，納入信息化管理。

2.實現法務規范和合同流程與應用系統的集成

第一、通過LCS信息化平臺實現了集團銷售合同編碼規則的統一。

第二、明晰了代銷業務流程，并落實了主體責任。

第三、進一步優化合同評審流程并固化應用管理成果。

第四、第一次實現了線上線下評審完美融合，增強評審的專業性和實效性。

第五、評審意見的變更采納反饋有始有終且過程可控。

第六、優化完善了評審審批及歸檔預警。

3.首創集團銷售合同“百度云”和“大數據”

大數據，是指無法在一定時間范圍內用常規方法進行捕捉、管理和處理的數據集合，需要新技術才能具有更強的決策力洞察力發現力和流程優化能力的海量多樣化的信息資產。公司百億的經營業績，是浩如煙海的合同書來承載的，匯集以后也是“大數據”。過去合同管理分散，使得各種問題和現象沒有辦法形成“典型圖譜”和開展“大數據分析”，現在有了銷售合同百度云和大數據，亦是形成了集團統一銷售合同的風險大數據，問題大數據，同時也形成了經驗大數據。通過后期逐步優化統計分析功能，定期發布合同報表，制定出有針對性的風險措施，逐步將合同法務管理工作朝著法律化，規范化，流程化，標準化的方向推進。

4.采用LCS顯著提升銷售合同審批效率

通過系統中合同范本控制功能，既能大大降低法務人員和合同管理人員制作、收集和整理合同的時間，提高管理人員營銷經理的工作質量和工作效率，又能在風險可控的情形下簡化流程。該平臺已于7月實現小程序移動端操作，單個合同評審、審核時間至少縮短24個小時，千份銷售合同線上較線下審核至少共計縮短24000個小時，合同審批效率顯著提升70%以上。

5.LCS信息化技術大幅降低傳統管理成本

將線下的合同評審審批流程搬到線上，節約了合同的管理成本，節約了公司上下級單位業務人員的異地往來、簽字、蓋章的時間和精力，節省了人工成本，減少了辦公設備的消耗和紙張的浪費。

三、LCS工作方法創新總結

法務LCS創新實踐，再次無可辯駁的表明，流程優化提高效率，管理創新創造價值！法務管理也可以成為集團創新的發源地、發動者、參與者。本項目之所以能快速推進并達成效果，頂層設計首先明確大方向，初步劃定邊界，為未來的探索留出空間，亦是保證本項目順利實現的關鍵。

我們仍在不斷的完善銷售合同管理系統，將國內外先進企業經驗及行業法律風險防控經驗逐步的整理到本模塊當中去，形成自己的完善的資源庫，相信這是一個長期而有價值的過程。經過長期的積累，可以形成自己的管理知識產權，并在將來為企業創造更大價值。