新時期老干部人事檔案管理重要性分析

武晶晶

隨著我國社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展人口逐漸進(jìn)入老齡化，各級政府和企事業(yè)單位對于一些離退休老干部人員也提高了重視。要做好相關(guān)老干部人員的服務(wù)工作，需要以人事檔案作為重要的基礎(chǔ)。在老干部群體中為了加強(qiáng)人事檔案管理工作的管理，就需要對老干部退休前后的工作和生活進(jìn)行全面的了解，從而為其提供重要的依據(jù)。通過結(jié)合老干部人事檔案管理工作的重要性，加強(qiáng)對其人事檔案管理的水平。

加強(qiáng)老干部人事檔案工作的意義及作用

在醫(yī)療機(jī)構(gòu)中，人事檔案管理工作對于整個醫(yī)院的管理會起到非常重要的影響。而老干部人事檔案又是人事檔案管理工作中重要的組成部分，只有不斷地提高人事檔案管理工作水平，才能夠促進(jìn)整個醫(yī)療行業(yè)的穩(wěn)步發(fā)展。首先，加強(qiáng)老干部人事檔案工作的效率，可以提高對老干部的合理任用。人事檔案資料作為考察老干部實(shí)際情況的重要依據(jù)。作為檔案部門應(yīng)該進(jìn)行定期的更新，保證信息的真實(shí)與準(zhǔn)確。而檔案管理工作人員要積極地收集老干部信息，為領(lǐng)導(dǎo)的選拔提供重要的參考。同時，相關(guān)的工作人員還需要利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)對檔案實(shí)現(xiàn)綜合、高效管理，確保資料儲存的安全和及時發(fā)揮檔案管理工作的重要性。其次，加強(qiáng)老干部檔案管理工作的效率。人事檔案能夠體現(xiàn)老干部的歷史面貌，也能夠反映老干部在不同時期的具體工作情況，對于和信息的合理利用，可以促進(jìn)黨政工作更好地建設(shè)。作為相關(guān)部門可以利用檔案資料實(shí)現(xiàn)管理。最后，加強(qiáng)老干部檔案管理的工作水平，能夠提高老干部的管理質(zhì)量檔案，具備一定的服務(wù)性。現(xiàn)代化老干部人事檔案可以為其提供重要的信息證明，記錄老干部的職位變動情況學(xué)習(xí)情況，單位需要發(fā)揮人事檔案管理工作的重要性。從而保證老干部的管理水平，實(shí)現(xiàn)老干部的整體管理效率。

老干部人事檔案管理存在的問題分析

人事檔案管理的信息化手段落后

目前我國醫(yī)療行業(yè)中對于人事檔案的信息化管理工作缺乏相應(yīng)的指導(dǎo)，沒有一個完善的管理體系和管理軟件，造成檔案材料的信息化程度較差。通過在日常工作中的逐漸摸索，相應(yīng)的管理也會導(dǎo)致數(shù)據(jù)信息質(zhì)量的降低，給人事檔案管理工作的真實(shí)性和準(zhǔn)確性造成影響。另外，由于缺乏先進(jìn)的配套設(shè)備，一些大量數(shù)據(jù)的處理、文字的掃描、聲像資料的錄入等，相關(guān)技術(shù)的支持者都會導(dǎo)致人事檔案管理工作量逐漸增加。而對于員工詳細(xì)資料獲取時，還需要通過翻閱原始資料才能夠獲得，這樣也會導(dǎo)致信息化管理落后，在一定程度上影響整個檔案管理的安全性和工作效率。在不斷地翻閱查詢過程中，也會造成檔案的破損和丟失。

人事檔案管理方法滯后

對于人事檔案管理方法的滯后，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：首先，相關(guān)的檔案管理專業(yè)人員較少，很難適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理工作的創(chuàng)新和發(fā)展。老干部人事檔案管理工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)性的工作，其技術(shù)含量較低、工作性質(zhì)比較單一，很容易造成管理人員在工作中缺乏主動性。從而造成工作效率的下降，甚至?xí)J(rèn)為該項(xiàng)工作不重要，這也會阻礙人事檔案管理工作的全面發(fā)展。其次，相關(guān)的歸檔材料不完善信息缺失也會導(dǎo)致檔案管理工作受到影響。檔案資料的最基本要求就是真實(shí)與完整，這會關(guān)系到檔案的利用價值。當(dāng)前對于檔案資料收集、分類、整理的過程中，會存在資料不全、歸檔不及時等相關(guān)問題。傳統(tǒng)的人事檔案收集專業(yè)性較差，不能夠體現(xiàn)醫(yī)療專業(yè)水平和科研領(lǐng)域成就等相關(guān)內(nèi)容，很容易造成信息的缺失，從而給人事檔案的全面管理和運(yùn)用帶來不良的影響。

管理人員素質(zhì)低下

新時代發(fā)展的背景下，對于各種人才的缺失也是影響檔案管理工作順利實(shí)施的關(guān)鍵。由于很多的醫(yī)院并沒有重視到人事檔案管理工作的重要性，因此在工作的過程中其管理人員的專業(yè)素質(zhì)不符合時代發(fā)展的需求。一些管理人員的專業(yè)水平和綜合素養(yǎng)沒有達(dá)到相關(guān)的要求，也沒有對其進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)和教育，這些都會造成檔案管理工作效率的降低。另外，醫(yī)院老干部人事檔案管理科室的人員調(diào)動非常的頻繁，也會影響到整體的管理工作水平。由于管理工作人員的綜合素質(zhì)受限，最終會給人事檔案管理效率的提升帶來一定的不良影響，也會引起檔案管理安全隱患問題的頻繁發(fā)生。

缺少健全的管理體系

在老干部人事檔案管理工作過程中，缺乏相應(yīng)的管理體系也會導(dǎo)致管理工作效率下降。首先，相關(guān)的部門進(jìn)行檔案資料收集、歸檔的制度不夠規(guī)范，造成管理人員執(zhí)行不嚴(yán)格，從而引發(fā)相應(yīng)的問題。在人事檔案調(diào)動的過程中，其工作效率也會出現(xiàn)降低。其次，一些工作人員進(jìn)行收集，歸檔工作不到位造成資料不齊全，缺乏真實(shí)以及準(zhǔn)確性。例如：檔案的規(guī)格存放不夠標(biāo)準(zhǔn)，一些檔案袋難以進(jìn)行歸檔存放；材料的填寫不規(guī)范，字跡模糊、隨意涂改等現(xiàn)象頻繁發(fā)生。這些都會導(dǎo)致檔案資料的真實(shí)性和完整性受到威脅，從而給檔案工作管理帶來嚴(yán)重的制約性影響。

新時期老干部人事檔案管理措施

落實(shí)老干部人事檔案信息化管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化

為了確保醫(yī)療機(jī)構(gòu)老干部人事檔案管理工作的全面實(shí)施，就需要積極落實(shí)信息化管理標(biāo)準(zhǔn)。加強(qiáng)老干部人事檔案管理的規(guī)范性，健全和完善人事檔案的收集、整理、歸檔、保管以及查閱等相關(guān)制度，做到責(zé)任到人。尤其是對老干部人事檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)要進(jìn)行培訓(xùn)教育，加強(qiáng)對安全意識和法律意識的重視，這是保證人事檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化的重要基礎(chǔ)。

提高工作效率，確保信息鮮活及時

通過一些信息化和大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，按照相應(yīng)的管理和權(quán)限進(jìn)行劃分，及時地調(diào)取需要的數(shù)據(jù)材料，保證整個檔案管理、查閱、保管流程的簡化，現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的電子化管理，這樣可以提高整個管理的流程。醫(yī)院的管理人員和人力資源管理工作提供很大的便利，真正實(shí)現(xiàn)專人專用以及檔案管理工作的創(chuàng)新，保證整個醫(yī)療體系人事管理水平的提升。另外，檔案管理工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)性的工作，相關(guān)法律的認(rèn)識和安全意識的加強(qiáng)也是保證檔案管理順利實(shí)施的關(guān)鍵。所以，需要確保檔案管理工作的全面實(shí)施，對于一些紙質(zhì)檔案材料要提高保存的環(huán)境，加強(qiáng)對翻閱和拆卸磨損等情況的保護(hù)。隨著我國數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展，電子檔案成為人事檔案管理工作的重要形式。而電子文件的歸檔和管理也是人事檔案管理工作中的重要內(nèi)容。只有這樣才能夠發(fā)揮醫(yī)院人事檔案管理工作的社會效益以及經(jīng)濟(jì)效益。

提高檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)

醫(yī)院通過多種手段方式提高檔案管理人員的專業(yè)水平達(dá)到一個專業(yè)素質(zhì)較強(qiáng)、綜合能力過硬的檔案管理隊(duì)伍，是保證檔案管理工作順利實(shí)施的關(guān)鍵。例如醫(yī)院可以開通不同層次類型的培訓(xùn)教育，這樣能夠及時更新檔案管理的觀念和知識做到與時俱進(jìn)，實(shí)現(xiàn)檔案管理人員綜合素質(zhì)水平的提升。同時，為了有效地保障醫(yī)院管理過程中工作的嚴(yán)謹(jǐn)性和科學(xué)性，就需要加強(qiáng)對相關(guān)檔案管理工作的法律保護(hù)。通過對相關(guān)法律知識的學(xué)習(xí)以及檔案管理的正確認(rèn)識，提高老干部人事檔案管理工作制度的完善。其次，在日常檔案管理工作中，需要根據(jù)相關(guān)的法律法規(guī)及規(guī)范，確保檔案收集的及時性和完整性。最后，加強(qiáng)對相關(guān)管理效率的考核分析。保證人事檔案管理工作人員的法律意識和安全意識，提高整個檔案管理工作的水平。

完善管理制度，提高日常工作效率

老干部的檔案資料反映了老干部的真實(shí)歷史，是整個老干部能力和經(jīng)歷的一個重要體現(xiàn)。在老干部檔案資料管理的過程中，需要對相關(guān)制度進(jìn)行完善，從而才可以提高整體的工作效率。首先，需要對檔案資料的收集進(jìn)行嚴(yán)格的把關(guān)，檔案管理工作為了得到全面的落實(shí)，就需要控制好資料的源頭，對于一些不真實(shí)不準(zhǔn)確的資料要提高警惕。相關(guān)的工作人員需要合理的調(diào)查檔案信息對文件進(jìn)行確認(rèn)避免一些污染源對檔案造成影響。其次，需要對檔案進(jìn)行鑒定，提高檔案管理的質(zhì)量在日常工作中。應(yīng)當(dāng)查閱檔案內(nèi)容，對其信息進(jìn)行篩選調(diào)查，核實(shí)其真實(shí)準(zhǔn)確性，最后，需要注重檔案的時效性，工作人員要嚴(yán)格的。對檔案進(jìn)行把關(guān)，要求管理人員與聯(lián)絡(luò)員形成一個良好的溝通關(guān)系，加強(qiáng)對資料的查找，不斷地完善相應(yīng)的管理機(jī)制，一旦出現(xiàn)拖延的情況，要對材料進(jìn)行及時的催繳，保證整個檔案歸集的效率。

結(jié) 語

綜上所述，想要有效促進(jìn)離退休老干部檔案管理工作的現(xiàn)代化和精細(xì)化管理，就必須要重視離退休老干部檔案管理工作的效率以及質(zhì)量，采用科學(xué)化、信息化的檔案管理方法。并提升工作人員的專業(yè)水平以及綜合素質(zhì)，促進(jìn)離退休老干部的檔案信息管理工作的系統(tǒng)系發(fā)展。

（河北省榮軍醫(yī)院）