2006—2020年EPC模式下檔案管理理論研究綜述

李盼 薛微

EPC英文全稱為Engineering-Procurement-Construction，可譯為設計—采購—施工。這種模式自20世紀80年代在美國誕生，由于其具有節省投資、整合資源、縮短周期、保證質量等優勢，在國際工程總承包市場中廣泛推廣使用。改革開放以來，特別是21世紀加入世貿組織后，我國經濟在大范圍內和深層次上融入全球市場，EPC工程管理成為我國建筑行業發展的一個重要趨勢。在EPC模式快速推廣之下，我國檔案工作也得到進一步的發展，檔案管理的理論探討和實踐探索相繼問世。為便于全面深入了解國內研究現狀，文章采用文獻分析法，對EPC模式下的檔案管理研究進行梳理，以使檔案工作更好地服務于總承包工程項目建設。

一、2006—2020年EPC模式下檔案管理研究的文獻統計分析

文章以“主題”和“篇名”為檢索項，以“EPC+檔案”為檢索詞，對2006—2020年間發表在中國知網上的有關EPC模式下檔案管理的文獻進行精確檢索，剔除無關及重復文獻后剩余71篇。

從圖1可知，學界對于EPC模式下檔案管理研究總體呈波動上升趨勢，特別是在2014年出現了一個小高峰，其主要原因是住建部于2014年印發的《關于推進建筑業發展和改革的若干意見》中明確表示要加大工程總承包推行力度。此后，國務院、住建部大力支持全國各省（市）開展工程總承包試點工作，并在政策上加以指導。隨著建筑市場EPC項目的實施，傳統工程模式下的檔案管理工作方式已經無法適應新形勢下的要求。在國家政策與現實需要的雙重作用下，檔案界對EPC模式下檔案管理的關注度持續增加，研究熱情大幅增漲。

圖1 文獻年度—數量分布折線圖

由表1（見下頁）可知，發表在其他期刊（比如《四川水力發電》《工程建設》《石油工程建設》）上的論文有47篇，占66.2%，說明我國企業在推進工程建設的同時也在積極改進檔案管理工作，而與檔案學刊物有關的論文共有24篇，北大核心期刊占7篇，主要刊發在北京市和浙江省的刊物上，表明當前研究成果的發表是以其他刊物為主體，論文可改進與提升的空間很大。

表1 文獻期刊來源分布表

圖2 文獻集中的主要行業餅狀圖

從市場的運用情況來看，工程總承包涵蓋的行業由最初的石油、化工逐步擴展到機械、水利水電、公路、電力、輕工、市政、建筑等領域。由圖2可知，當前學者對EPC模式下檔案管理的研究主要集中在水電、核電、火電等電力行業，占整個餅狀圖的74%；其次是石油、化工、天然氣等領域，占20%；再次是鋼鐵行業，僅占4%；其他行業占2%。

二、2006—2020年EPC模式下檔案管理研究的主要內容

1.EPC模式下檔案管理的現狀分析。我國最早對EPC模式下檔案管理模式進行探究的學者是呂潔，她從宏觀與微觀層面對項目檔案工作進行初步探索，但未超越傳統管理模式的基本框架。接下來幾年，相關研究成果主要體現在檔案管理的微觀層面，涵蓋主體職責、檔案特點和業務流程三大內容。

（1）在主體職責方面，由于業主將原先承擔的檔案工作全部轉移給總承包方，總承包方成為檔案管理的主體。因此，大多數論文主要從總承包方的角度進行討論。黃齊明、劉勇指出：“總承包方有兩方面的職責：一是對分包方的檔案工作進行監督、檢查和指導；二是收集、整理自身形成的過程文件和接收分包方的歸檔材料以及向業主的移交。”[1]

（2）在檔案特點方面，王紅娟從工程建設的全過程考慮，認為：“EPC項目文檔除了具備檔案的真實性、原始記錄性等基本特征外，還附加了工程的某些特性，如：種類繁多，數量巨大；文件形成單位較多，保管分散；專業性強；載體多樣性。”[2]其他學者與其論述的核心內容基本一致。

（3）在業務流程方面，EPC模式下檔案業務流程大致關注三個方向：檔案實體管理、檔案信息管理、檔案知識管理。相關研究對于檔案實體業務流程的探討主要集中在檔案的收集及歸檔范圍的確定，學者在工程建設實踐中普遍認為EPC建設項目檔案的收集歸檔范圍應按設計（設計文件）、采購（采購文件）、施工（施工文件）等工程的全生命周期進行。檔案信息管理時期，依托于強大的管理系統，電子檔案可以更好地進行數據的歸檔、保管和利用。馬哲文以核電工程為例指出：“核電工程電子文件在接收過程中應用‘前端控制’思想，將參建各方的系統對接，在工程電子文件形成后，系統會自動給每份文件賦予歸檔標識。同時運用一定的內部控制機制對電子文件的形成、收集到移交、編研與利用等各流程環節有序控制，使歸檔、鑒定與著錄等各個環節預置在電子文件的產生或流轉階段進行，確保電子文件的真實性、有效性和完整性。”[3]如今，社會發展進入知識經濟時代，王紅娟、張慧敏認為：“知識經濟時代的文檔管理，更側重于對檔案信息資源的開發利用，實現檔案實體管理向檔案知識管理的轉變。”[4]

直到2019年，黃巧芳在對湄洲灣第二發電廠的調研中指出：“在電力公司的主導下，總承包商首創了覆蓋項目建設方、監理方、總承包方、施工方的‘四方’一體化的檔案管理模式。”[5]米彪則從“縱橫兩條脈絡構建了基于業主、總承包方、分包方的三級化項目檔案網絡管理體系。就業主單位而言，橫向上明晰了業主與總包方的管理權限與職責，縱向上厘清了業主單位后方與業主單位現場管理機構、第三方檢驗檢測單位的檔案管理界面”[6]。

2.EPC模式下檔案管理存在的問題。由于EPC模式下的檔案管理尚處于起步階段，各方面機制都不健全，存在的問題較多，眾多學者從多方面闡述了檔案工作應注意的問題。通過對71篇文獻的總結，論述存在的問題較多圍繞人員素質、管理制度、重工程輕檔案、信息化程度等展開。

（1）檔案人員主觀認識不足，專業素質不高。EPC工程項目檔案存在時間緊、任務重、數量多、工地人員流動性強等特性；同時，總承包方對EPC模式下檔案管理缺乏系統的認識，停留在傳統的管理經驗基礎之上。田沁的觀點最具代表性，她對EPC模式下檔案管理人員的整體情況進行概括，認為：“企業在檔案管理中一是項目管理人員主觀意識不強，認識不到自身崗位職責；二是在檔案業務管理方面，存在缺少較穩定的專兼職文檔人員的問題；三是檔案管理人員缺乏工程管理相關的專業知識。”[7]

（2）檔案管理制度有待完善。在新的形勢之下，我國少部分企業在項目建設的過程中制定了適用于本公司實際工作的檔案管理辦法，如：在國投湄洲灣第二發電廠EPC項目建設中，總承包方出臺了《國投云頂湄洲灣電力有限公司檔案管理辦法》；在華能長春生物質熱電廠項目中，總承包方編制了《華能長春生物質熱電廠新建工程總承包項目文件材料立卷歸檔辦法》等文件，明確參建單位各方職責，規范了檔案流程與業務標準，保證檔案的“三率”。但從整體研究情況來看，大部分企業的總承包商由于片面強調工程建設，導致檔案收集不齊全。國兆峰認為：“檔案管理部門對工程文檔未形成規范化的制度管理體系，并且已頒發的檔案制度缺乏執行力和落實度。”[8]王紅娟指出：“項目各方未制定統一化的工作標準，也沒有提前對覆蓋整個工程建設的項目文件人員、軟硬件設備、庫房等進行策劃和部署，給后期竣工檔案移交徒增諸多麻煩。”[9]

（3）檔案管理與工程進度不協調。EPC工程建設過程的各階段合理交叉進行，項目檔案在上一階段還未完全收集完畢便開始進行下一階段的工作。王紅娟認為：“由于EPC項目工期極其緊張，加之文檔人員思想意識薄弱，現場人員過多關注工程項目建設，致使文檔保管與施工進度嚴重不同步。”[10]周錦敏也指出：“總承包方為了在規定的期限內完成建設任務，重視施工進度控制和管理而輕視檔案質量狀況，導致檔案信息錄入與工程建設無法協調開展，形成EPC項目資料歸檔滯后的局面。”[11]

（4）檔案信息化程度不夠。網絡的普及與技術的發展，使得文檔系統得到廣泛的應用，但在實際管理中主要采取人工為主、計算機為輔的方式進行。由于EPC文檔系統的不成熟性，導致系統應用不僅沒有提高工作效率，反而增加了工作負擔，造成系統應用半途而廢。王紅娟認為：“當前還很難實現文檔的網上流轉、簽署、組卷，并且電子簽名的法律效力還沒有完全得到認可，竣工移交及工程結算等還是以紙質版文檔為準。”[12]

3.EPC模式下檔案管理的解決對策。針對EPC模式下檔案工作遇到的難題，我國企業必須制定并落實各項可行策略，使其具備專業化的檔案人才隊伍、標準化的科學管理制度、同步性的檔案運作機制、知識性的信息化建設。

（1）增強意識，提高檔案管理人員的綜合素養。人員素養是工程檔案管理的前提，并在很大程度上決定了檔案管理的質量。郭曉娟認為檔案人員應具備四大素養，即思想政治素養、檔案知識素養、工程知識素養和溝通知識素養。對于項目負責人來說，必須樹立大局觀念。田沁主張：“項目各級負責人應站在全局視角指導和檢查職責范圍內項目建設過程產生的文檔材料的收集管理歸檔情況。”[13]同時，梁媛指出項目負責人“需定期對檔案管理人員開展教育培訓，并組織實地參觀其他水電站的檔案管理過程，使工作人員從整體上深刻認識檔案工作的意義，積累經驗”[14]。

（2）完善檔案管理制度。制度規范是工程檔案管理的依據，總承包方根據EPC項目進展情況有步驟地制定制度規范。在項目實施過程中，優先制定有關工作標準規范。黃齊明、劉勇認為：“工程總承包應實現整個項目檔案管理的一致性與標準化，并從檔案分類辦法、案卷格式、裝具和軟件等幾個方面作了規定。”[15]田沁則從縱、橫向兩個維度上規范了文檔管理制度，要求橫向上制度能覆蓋檔案管理的基本原則和要求，縱向上能涵蓋項目建設各活動階段和環節的具體可操作性的管理程序[16]。

（3）確保EPC項目檔案管理與工程建設進度同步。借鑒以往工程檔案管理的經驗，堅持實施檔案同步管理原則，杜絕出現檔案與工程相脫節的現象。韓香珍等人認為：“檔案工作的‘三納入’‘四同步’‘四參加’等制度要真正落實在項目管理的程序之中，確保項目竣工的時候檔案可以順利移交。”[17]李愛鳳指出：“檔案工作要隨著項目工程的開展而啟動，同時檔案人員也要及時跟蹤項目并在此過程中注意資料的積累和收集，實現對于項目檔案全過程的指導、監控。”[18]

（4）開拓檔案信息化的新格局。信息化是在系統中運用信息技術推動資源整合和再創造的過程。吳慧婷要求從信息管理流程系統、信息編碼系統、信息采集系統三方面強化檔案信息管理。張曉兵等人“以SSIS、SQL Server數據庫為平臺，建立了現場文檔管理的業務與數據模型，借此實現文件與多個文檔的高效流轉和集成，滿足施工方的業務要求”[19]。

三、2006—2020年EPC模式下檔案管理研究的趨勢分析

1.從研究數量上看，學者對EPC模式下檔案管理研究的重視程度逐漸增強。發文數量一定程度上反映了一個學科領域的活躍度。在2006—2012年的七年時間里，有關EPC模式下檔案管理的研究數量不多，呈平緩發展的態勢，但自2012年以來論文數量爆發式增長，總體上呈波動上升的態勢，這說明學界已經認識到在新模式下如何對檔案進行管理是一項重要課題。

2.從研究質量上看，論文的研究深度和高度有所欠缺。核心期刊上的論文數量往往能衡量出該主題在學科內的學術實力。分析表1可知，相關研究的核心期刊只占總量的9.8%，僅有一篇發表在《檔案學通訊》上。由此可見，由于EPC模式下檔案管理的研究尚處起步階段，研究仍停留在表面，論文質量有待提高。

3.從研究內容上看，目前相關研究的層次都趨于微觀，研究視角十分狹窄，縱觀2019年之前的文獻內容，大部分文獻都是探討檔案的業務流程（收集、整理、分類、編號、歸檔、移交）等微觀層面，未能構建出完善的理論體系，僅對檔案管理中出現的若干問題進行了探索，缺乏系統性。

四、結語

EPC工程總承包項目檔案真實、系統地反映了工程項目建設的復雜過程和實踐經驗，是企業維護自身合法權益的書面憑據。較傳統工程管理模式而言，EPC項目檔案管理工作在人員結構、運行機制、制度方法、管理模式等方面發生了巨大變化。因此，無論是在理論層面還是實踐層面，我國學者應在原有研究的基礎上更加深入，使檔案更好地服務于EPC工程項目建設。