新形勢下企業機要文書保密管理策略

王亞男

[摘 要] 新形勢下，機要文書保密管理已成為企業保密工作的重中之重。怎樣順應新形勢發展的需要，做好企業機要文書保密管理工作，確保企業信息安全，是擺在企業面前的重要課題?；诖?，文章分析了新形勢下企業機要文書保密管理的特點與存在的問題，并提出了相應的完善策略，希望能為提升企業機要文書保密管理工作提供借鑒與參考。

[關鍵詞] 機要文書；保密管理；完善

中圖分類號：F272 文獻標識碼：A 文章編號：1674-1722（2021）07-0038-02

企業機要文書涉及范圍廣，涉密等級高，涉及國家秘密、商業秘密和企業生產經營方方面面的重要信息資料[1]。一旦發生企業機要文書泄密事件就會給國家和企業造成難以估量的損失。新形勢下，信息技術飛速發展，企業辦公自動化程度越來越高，這給企業的機要文書保密管理工作帶來了新的挑戰；對此，企業要根據當前機要文書保密管理中存在的問題，采取有效的應對措施，切實保障企業信息安全。

一、新形勢下企業機要文書保密管理的特點

（一）保密內容豐富

依據企業設立程序、設立條件與組織結構，可以把企業分為國有企業、集體企業、私營企業等。不同企業涉及的保密內容有所不同，保密內容主要包括國家秘密與商業秘密兩種類型[2]。普通企業以商業秘密為主，而在國有大型企業尤其是軍民融合企業中，國家秘密占有較大比重。商業秘密主要指的是企業在生產、經營、科研及管理中應當保密的內容，其特點是數量眾多，涉及企業的方方面面，管理的工作量較大。國家秘密涉及各級黨和政府的重大決策事項、國民經濟和社會發展中的各類保密事項等，保密責任重大，且保密要求相對較高。

（二）保密要求差異

根據企業機要文書涉密內容及涉密類型的不同，需要采取相應的保密管理。國家秘密與商業秘密的保密管理存在明顯不同：國家秘密包括絕密、機密及秘密三個等級；國家秘密的保密管理必須嚴格遵守《中華人民共和國保密法》的要求，明確定密程序、保密措施及泄密責任；商業秘密的保密管理主要根據《中華人民共和國反不正當競爭法》《中華人民共和國公司法》等相關法律進行分級管理；相較于國家秘密的保密要求，商業秘密除觸及法律的失秘行為外，其他失秘行為多由企業根據自己的規定進行處理。

二、新形勢下企業機要文書保密管理存在的問題

（一）泄密風險高

隨著電子科技的快速發展，OA系統、局域網、互聯網等信息技術被廣泛應用到企業日常工作中，在信息時代，企業的各項工作都離不開網絡的支持[3]；企業機要文書作為涉密活動相對集中的領域，若判斷不好哪些敏感信息不能通過網絡傳輸，則網絡和手機等將不可避免地成為泄密的高發地。

（二）法律法規滯后

在新形勢下，企業要想做好機要文書的保密管理工作，離不開法律的保駕護航。依據《中華人民共和國政府信息公開條例》的規定，部分企業文書等相關內容應及時在網站上進行信息公開；但依據《中華人民共和國保守國家秘密法》的規定，多數機要文書不可以公開或不能立即公開，如行業發展數據、涉及安全生產的基礎資料等，兩部法律對企業機要文書保密管理工作的規定存在一定的沖突。所以國家對涉及保密管理的相關法律法規進行修訂刻不容緩。

（三）基礎設施缺陷

企業機要文書的保存，受溫度、濕度、通風及光照等因素的影響，極易發生損壞。所以國家明確規定：企業要根據檔案信息化的要求，構建并配備可以滿足庫房現代化管理要求的基礎設施，逐漸實現企業檔案管理的電子化、數字化。但企業從經濟的角度考慮，往往把有限的資金投入到安全生產及擴大經營等方面，導致部分企業的檔案室不符合機要文書存儲要求，甚至有的企業辦公室與檔案庫房相互混用，存在極大的安全隱患。

（四）保密意識淡薄

根據我國相關法律法規，企業機要文書管理部門要配備專職人員來負責本企業的機要文書管理工作，尤其是機要文書的保密管理工作。但從實際情況來看，多數企業的機要文書保密管理人員是兼任或新任，沒有接受過企業機要文書有關保密工作的系統培訓、教育，保密意識淡薄。部分企業機要文書保密管理人員甚至利用QQ、微信等網絡社交平臺傳達企業內部資料、涉密文件，這些行為對企業文書管理保密工作構成了嚴重威脅。

三、新形勢下企業機要文書保密管理的完善策略

（一）規范工作流程

企業機要文書涉及大量的國家秘密、商業秘密、行業內部資料等重要保密內容，應增強保密意識。

一是企業機要文書的收發要規范。企業機要文書保密管理人員對于機要文書的收發要嚴格按涉密文件的收發流程辦理，避免泄密。在接收涉密文書時，企業機要文書保密管理接收人員要嚴查信封的密封標志、收文單位等信息，待核對正確后，方可簽收企業機要文書，同時要認真檢查涉密文件的完整性等，并登記在專用收文登記簿上。對于涉密文書的制發，企業機要文書保密管理人員要本著注重實效、確有必要的原則發送，同時嚴格按機要文書的審核、簽批、印制、分發等流程辦理，并核對機要文書發文份數與發送單位等信息，避免漏發、錯發。

二是企業機要文書傳閱要規范。機要文書要與普通文書分開登記、傳閱。對待機要文書要嚴格做到上網不保密，保密不上網。同時企業機要文書保密管理人員要對機要文書的去向隨時掌握，若當天領導未看完機要文書，機要文書保密管理人員必須把機要文書收回并放入保密柜中保管，待第二天再送領導閱讀。企業機要文書的閱讀，必須在規定時間內在辦公室或機要閱文室閱讀，不得在公共場所或帶離企業閱讀。機要文書的傳閱必須采用直傳的方法，切忌橫向傳閱，并不得延誤、長期私存或積壓涉密文書。

三是復制企業機要文書要嚴格按相關規定進行。根據《中華人民共和國保守國家秘密法》（簡稱《保密法》）規定，涉密文書復印要嚴格按程序審批，經發文機關授權或批準后方可復印，并要在保密復機上復印，由專人負責做好登記、復印、編號、收回、銷毀等工作。

四是規范企業機要文書傳遞。根據我國《保密法》相關規定，機要文書傳遞嚴禁在不符合保密規定的計算機上傳輸或采用普通的郵寄業務，必須利用專用機要通信設備進行傳輸或通過郵政的機要郵寄方式寄遞，并且不得委托無關人員捎帶機要文書。

五是企業機要文書保管要規范。對于處理完畢的機要文書，企業機要文書保密管理人員要嚴格遵守保密制度，對符合存檔要求的機要文書分類存入保密柜中，并按時歸檔；對按要求銷毀的機要文書要及時在規定時間內銷毀，并留存好銷毀記錄。

（二）健全機要文書檔案管理制度

良好的管理制度是確保順利開展工作的基礎和前提，同樣地，完善企業機要文書檔案保密管理制度也是非常重要的。機要文書檔案管理工作是機要文書傳閱工作的后續環節，對于重要機要文書的安全保管和反復利用具有極為重要的作用，所以企業必須要制定切實可行的機要文書檔案管理制度，以確保機要文書檔案保密效果和相關資料的有效利用。機要文書的歸檔、存儲、管理、調閱都要嚴格遵守機要文書檔案管理的相關流程，全面提高機要文書檔案的管理質量[4]。

（三）加大技術投入

企業機要文書保密管理工作不僅需要高素質的專業人才，還需要先進的技術手段。首先，企業應加大對先進技術在機要文書保密管理工作中應用力度，引進身份認證、電子密鑰等先進技術，提高企業機要文書保密管理的技術含量，并要使用正版管理軟件，對系統進行定期升級，防范系統的安全漏洞等。同時，企業在開展機要文書保密管理工作中必須使用專用電腦，做到聯網不涉密，涉密不聯網。其次，企業要配備專用庫房進行機要文書檔案管理，在資金許可的情況下可以配備數字化機要文書檔案用房，以彌補傳統機要文書檔案管理工作的不足，并配齊配全用于調整溫度、濕度或隔絕有害氣體的儀器、設備[5]。

（四）加強保密教育

企業機要文書工作的性質較為特殊，機要文書保密管理人員既是文書傳遞人員又是保密管理人員，要選拔具有高度責任心、工作嚴謹且敏銳性強的人員承擔機要文書管理工作。同時，通過定期開展專業培訓、保密培訓、案例警醒等對企業機要文書保密管理人員進行業務教育、保密教育、相關法律法規教育，全面強化其保密意識，提高其政治素質與業務能力。

四、結語

企業要充分認識到機要文書保密管理工作的重要性，要從源頭上查找機要文書保密管理存在的問題，并采取有效措施，確保機要文書安全，維護國家、企業利益，促進企業的長久穩定發展。

參考文獻：

[1]孫婭潔.新形勢下做好檔案管理保密工作的思考[J].辦公室業務，2020（12）：94-95.

[2]王巍.論企業檔案的保密工作及技術措施[J].現代企業，2020（09）：20-21.

[3]常媛姿.機要文件保密工作的特點和提升路徑[J].石油石化物資采購，2020（25）：150-150.

[4]張秋君.高職院校機要文件保密工作的特點和提升路徑[J].辦公室業務，2019（22）：116+123.

[5]聶偉.試論新時期企業機要文書檔案保密工作[J].市場周刊（理論版），2019（67）：25.