基于視頻會議系統的在線開標實踐

鄒俊華 黃向東

一、引言

當今社會供應鏈日趨完善，每個企業都存在大量的采購行為，對于其中額度較大的采購工作，大多數企業更愿意通過招標、競爭性談判、詢價采購等方式進行開展，因為這些規范、成熟的采購理論和方法，有利于企業中采購事項的公平、公正、公開，大多數情況下有利于企業降低采購成本，有效降低企業工作人員產生腐敗的風險，提高企業采購行為的透明度，有利于企業合規經營。

筆者負責的公司采購事項，只要預估采購金額超過規定的數額，通常采用招標、競爭性談判等競標采購方式進行，這兩種方式通常均需要履行“開標”環節。由于我公司目前尚未建立“電子化招標”系統，因此在2020年2月之前，全部采用傳統的召開開標會進行。即邀請所有競標方代表到達現場參加開標會，由競標方代表檢查競標文件（或者投標文件，下同）的密封情況，按法定程序當眾拆封競標文件，當眾宣布競標方名稱、競標報價以及其他事項或者信息。

但是隨著2020年2月開始的國內新冠肺炎疫情的暴發，傳統的召開開標會方式無法正常施行。為了不耽擱采購周期及后續相關工作的開展，迫使我們探討一種新的“在線”開標方式，以達到既滿足疫情防控要求，又滿足采購時間要求，同時還能基本保證競標采購過程中“公平、公正、公開”等核心要義。

二、“在線”開標方案

本文所稱的“在線”開標方案，有別于一些文獻所述的電子化招投標方案，即無需事先建立電子采購平臺或者“不見面”交易系統，而是將現場開標會“搬到”計算機網絡上進行。具體講就是，在無電子采購平臺情況下，簡單地部署一個視頻會議系統，邀請需要參加傳統開標會的所有人員通過登錄視頻會議系統，一起參加這種特殊的開標會。

（一）實施條件

首先必須保證開標會組織方和所有競標方都具備良好的計算機設備、計算機網絡可供使用。這種條件目前在國內大多數企業都能滿足。

其次需要建立一套視頻會議系統。目前有軟件視頻會議系統和硬件視頻會議系統可供選擇，為了保證所有競標方代表都有權登錄視頻會議系統，可優先選擇IT業界普遍推薦的軟件視頻會議系統，有些軟件視頻會議系統可有條件地免費使用。

最后，為了便于追溯，保留各競標方代表對整個開標結果的確認，還需要在視頻會議系統的電腦上安裝屏幕錄制軟件，最好選擇同時支持音、像錄制的軟件，然后事先完成相關參數設置，并測試、驗證錄制效果。

最后，還需要準備配套的影音設備，如麥克風、攝像頭，并事先安裝在計算機上進行調試，以設備運行穩定可靠，通過麥克風拾取的語音清晰，通過攝像頭拾取的影像效果良好。

（二）準備工作

首先要布置會場。由于所有競標方都無代表到現場參會，因此會場可以選擇面積小一點，但必須保證采光良好、市電正常、計算機網絡連接可靠，并避免外界吵雜聲音的干擾。其他條件與傳統開標會相似。

其次要開展視頻會議系統聯調聯試。在組織“在線”開標會前，必須與所有競標方通過視頻會議系統完成聯調聯試，保證語音、影像清晰良好，若出現較長時間的影像遲滯，必須查明原因，妥善解決。

最后還應專門配備一臺輔助用電腦，將各競標方的電子版競標文件在該電腦上解密、解壓縮，同時準備一個攝像頭正對該電腦屏幕，以方便所有競標方代表可以通過視頻會議系統查看到電子競標文件解密、解壓縮的全過程。

此外若有本公司多人到達會場參加該“在線”會議，還需要提前準備投影儀、幕布等相關投影設備，并保證設備連接正確、運行良好、穩定可靠。

（三）競標文件的送達

由于競標方代表無法全方位查看其紙質的競標文件是否被提前拆封，因此本文“在線”開標方案推薦組織方先接收加密版的電子競標文件，而為了歸檔需要的紙質版競標文件可以在隨后郵寄給組織方，郵寄時間以不早于“在線”開標時間為宜。

為了保證“在線”開標方案的順利實施，招標方或者采購人可在招標文件或者采購文件中明示采用“在線”開標方式，明確各個競標方需配合完成的工作，讓各個競標方理解與傳統開標會的區別。

1. 電子版競標文件是否加密。我公司的經驗是聲明“各競標方以郵件方式提供加密后的電子版競標文件，并自行牢記密碼，直到召開“在線”開標會再將密碼提交給采購方”，這樣可達到“不得提前拆封”的效果。

2. 競標方是否、何時提供紙質版競標文件。我公司的經驗是聲明“各競標方還需提供紙質版競標文件，并且不可以在開標會前郵寄”，以避免組織方提前拆封的嫌疑。

3. 紙質版競標文件與電子版競標文件有異時如何處理。我公司的經驗是聲明“紙質版競標文件與電子版競標文件有異時以電子版競標文件為準”，當然也可以聲明為“不合格的競標”。

4. 開標順序問題。可以參照傳統開標會的規則，以電子版競標文件送達先后順序的倒序進行開標。

（四）開標方法

“在線”開標會在流程上與傳統開標會無明顯區別，主要環節有：主持人致歡迎詞——介紹參加開標會的人員——宣布競標紀律——宣布開標唱標計標監標人員——宣布競標單位數量和名稱——請競標單位代表檢查競標文件的密封完整性——宣布競標文件密封完整性檢查結果——宣布競標文件開啟順序——開始開標和記標——請競標單位代表確認開標結果——主持人致謝并宣布開標會結束。

但是“在線”開標會中有幾個環節在操作上與傳統開標會有所不同：第一項是檢查競標文件的密封完整性環節，此時應雙擊打開加密的競標文件，若提示需要輸入密碼，可視為完整性合格，否則為不合格。第二項是開標時，需要請競標方代表將打開競標文件的密碼寫在紙上，通過視頻攝像頭向開標人展示。第三項是確認開標結果，此時開標人可將開標結果打印出來，通過視頻攝像頭向所有競標方代表展示結果，讓各競標方代表以點頭示意的方式進行確認，并將點頭示意的全過程通過屏幕錄制軟件錄屏、留存。

（五）相關注意事項

除做好準備工作、注意與傳統開標會的不同操作方法外，采用“在線”開標會還需要注意以下幾個問題：為了避免后期出現爭議，開標會的組織方應考慮將整個開標會采用屏幕錄制軟件等手段進行全程錄屏，以便對有爭議的操作進行辨別;

開標會的組織方還應保留所有與競標方往來的電子郵件，以便后期溯源、驗證“在線”開標會合規性等工作保留證據;

按照國家保密管理工作相關規定，“在線”開標會不得涉及國家秘密;

有條件的企業應采用帶加密的軟件視頻會議系統、硬件視頻會議系統或者帶加密功能的硬件視頻會議系統實施“在線”開標會，但要事先考慮競標方有權正常使用相應有視頻會議系統。

三、與傳統開標方式的對比分析

在2020年度筆者負責的公司采購工作中，多次采用視頻會議系統順利完成“在線”開標會的召開，取得了良好的效果。通過與傳統的開標會相比，筆者認為有如下幾方面優點：

在國內外疫情防控的大形勢下，采用“在線”開標會使用招標/競標工作能正常開展，并避免外地來人的“隔離”若干天等防疫要求，同時降低采購方（或者招標方）與競標方代表交叉感染新冠肺炎的風險。僅此一點參加采購工作的各方（包括競標方）都廣泛認可。

采用“在線”開標會，有效地節省競標方的競標成本，如差旅費、人工出差的時間成本等。因此即使國內外疫情結束后，這種“在線”開標會方案相信也會受到競標方的歡迎，值得作為常態化方案進行推廣。

采用“在線”開標會，僅是將現場開標會“搬到”計算機網絡上進行，非常適合未建立電子采購平臺或者無“不見面”交易系統的企業采用和推廣，避免為建立電子采購平臺或者“不見面”交易系統所需的大額資金投入。

采用“在線”開標會，由于采購方人員與競標方人員互不“線下”見面，一定程度避免采購方人員及評標專家與競標方代表的不正常接觸，有利于各方人員遵守采購競標紀律。

當然，“在線”開標會也存在一些不足，如“在線”開標會只適用于不十分嚴格和非涉密的采購場合;只適合于無現場踏勘的采購行為;在使用免費的軟件視頻會議系統時，可能由于網絡性能不佳導致視頻出現“卡頓”現象，一定程度上影響參會人員的體驗。

四、結語

當今社會類別繁多、應用廣泛的信息技術正深刻影響我們的日常生活和各項工作，如何緊跟時代先進技術洪流，不斷創新工作思路和方法，為企業和社會提高效率、節省成本，正得到越來越多的技術人員、管理人員的關注和探索。筆者結合工作經歷，對將視頻會議系統應用于“在線”開標進行一些有益的實踐，希望相關經驗和做法有益于大家開展類似工作進行參考，有益于大家對進一步創新工作思路進行深入廣泛探索。