基于“智慧校園”推進高職院校檔案信息化建設

張美英

一、引言

由于各個高職院校的檔案資源覆蓋范圍廣泛，內容錯綜復雜，因此，檔案管理工作落實難度較大且系統性強，即便在檔案管理工作中融入更多的信息技術與設備，這種轉變也絕非一蹴而就。需要相關工作人員在不斷地摸索與探究中積累經驗并做好總結，逐漸摸索出適合各高職院校的檔案信息化發展方向，這個過程較為漫長。

二、智慧校園與檔案信息化

（一）智慧校園

智慧校園是指從智慧學校建設的實際和教育目標結合的角度上出發，通過加快網絡教學資源的優化與革新，保證教學資源的價值能夠得到進一步挖掘。借助信息技術落實教學質量、學生工作、行政管理等各方面管理工作，可保證教師教學模式可以與時俱進地得到革新，并為校園管理工作提供更多的便利，同時，學生的學習效率也可以因得到技術的加持而大幅提高。

（二）檔案信息化

信息時代發展背景下，大數據、物聯網、云計算等高新技術的出現，讓人們的生活發生了巨大的變化，因此，應時代發展要求，高職院校通過建設智慧校園知識庫與數據庫的方式來對檔案信息的管理實現信息化轉變，這個過程不僅能夠讓檔案信息的收集、積累、存儲以及分析工作落實水平得到提高，還可讓相關工作人員從繁重的工作任務中解脫出來，保證檔案知識在“智慧校園”決策、預警、管理和社交網絡等領域的積極作用得以充分發揮。

三、當前高職院校檔案信息化面臨的問題

（一）對檔案信息化建設的認知有偏差

高職院校檔案信息化不僅是對工作中形成的電子文件和電子數據的收集進行信息化管理，還包括對存量檔案進行數字化轉換，由于部分高職院校對紙質檔案數字化轉換較為熱衷，將檔案信息化主要進行紙質檔案數字化，這種認知是片面的，并未正確認識檔案存量數字化和增量電子化的實質，沒有清晰地認識到高職院校信息化建設工作基本內涵。

（二）并未重視對檔案信息化的建設與管理

部分高職院校的信息化建設過程中由于管理工作落實質量水平不達標準、主管部門并未對信息化建設工作進行重視等情況存在，致使在實際工作落實過程中資金，技術、人才方面的資源投入力度不足，導致信息化建設目標無法有效明晰、方案設計水平較低等問題出現，同時，在設備的購買上，也不夠有規劃，導致出現了較為不平衡的現象。

（三）高職院校檔案信息化建設質量不夠高

從當前的高職院校檔案信息化建設質量水平上看，最為明顯的問題是缺少標準，同時落實檔案管理信息網絡體系結構的設計工作時，也未對網絡環境和技術標準作出嚴格的要求，檔案信息管理系統也沒有統一的架構和標準，各自為陣，校園的教務系統與管理系統應依托智慧校園的各種數據庫進行有效的鏈接與打通，因此直接導致信息技術成果無法被高水平利用，還可能導致出現信息網絡體系的環境適用性、操作可行性不高，無法適應當前快速發展的信息技術環境。

（四）檔案信息管理人員的素質仍有待提升

在高職院校的大信息化建設過程中，檔案管理人員屬于檔案信息化建設工作落實的主體，其個人的綜合素質水平直接影響著高職院校信息化建設工作的開展水平。部分高職院校檔案管理人員配備不足，有些高職院校配有一兩個專職人員也是身兼數職，缺乏懂計算機信息技術專業的檔案管理人員，也直接影響和限制了整個檔案管理隊伍對檔案管理水平的進一步提升與創新。

四、智慧校園環境下高職院校檔案信息化建設的措施

（一）保證檔案信息化發展規劃的科學適宜性

高職院校的檔案管理人員必須注重自身綜合素質水平的提升，積極學習檔案信息的信息化操作技能，保證可以迎合時代發展，在自身的崗位職責履行過程中讓傳統的檔案信息管理更快速地過渡到檔案信息化操作管理模式上。同時，檔案信息化發展規劃方面，要積極與各崗位職責人員進行溝通，保證規劃方案更加科學合理，有助于檔案管理信息化工作的有效落實與價值發揮。另一方面，還應與智慧校園的總設計師加強信息溝通與交流，在對智能校園總體規劃的知識管理系統開發過程中，積極收集學校、教師以及學生的意見，保證檔案知識管理系統功能更為強大、齊全。

（二）加大基礎設施建立健全工作落實力度

高職院校落實大信息化建設工作時，要積極依托智慧校園建設體系，把控檔案信息化建設的方向，并對以下兩方面的工作進行重視。首先，保證檔案信息化硬件水平得到有效提升，此部分工作的主要內容是在檔案管理工作模式進行信息化轉變時，應注意配備專業的計算機、 打印機、存儲器等硬件，保證信息化工作的落實不會受到硬件設施的限制。其次，注重提升檔案信息化軟件水平，這部分的主要內容是將高職院校的檔案管理工作引入到先進的信息處理系統中來，同時借助檔案數據庫等軟件保證高職院校的檔案管理工作得到助力，在軟硬件的協調配合下實現檔案信息化建設目標。

（三）實現檔案管理系統與智慧校園的系統對接

檔案管理系統封閉性較強，因此，如果在服務架構上不借助先進的信息技術，就無法保證各項服務得到有效擴展，并對檔案信息進行價值方面的深度挖掘。高職院校的智慧校園各業務系統具備較強的集成性，不僅能夠讓資源實現高度整合，還可在實際應用過程中依據教師或校方管理者的實際需要對檔案信息背后的價值進行深度挖掘，保證教學、科研、管理等事務的高水平開展得到支持。為了讓檔案管理系統與智慧校園系統高水平對接，技術人員必須在保證電子檔案信息安全的前提下對便于智慧校園網采集信息的檔案數據庫進行設計。保證系統對接水平，并在智慧檔案管理平臺的構建上注意讓檔案標準政策法規的在線發布目標得以實現。

（四）強化資源建設，提升檔案信息數據庫共享水平

為了保證智慧校園系統中的信息安全，各個部門在進行信息共享時，應在自身獲許的權限之內使用數據庫的信息，登錄高職院校的內網，輸入部門的賬號與密碼，才可對可以對其所在部門公開的信息進行查詢與使用，高職院校的智慧校園轉化背景下，相比于傳統的檔案管理方式，高職院校檔案信息數據庫的信息覆蓋面更廣、來源更為復雜，同時，傳播與傳輸載體也更加多樣，實現了數據格式上的整合使用。與此同時，各高職院校還要結合自身當前發展的階段與實際情況，對智能終端設備和業務部門系統中的海量信息資源進行智能化分析與組織，對其背后的價值進行深度挖掘，并將數據進行收集與整理，納入到信息共享數據庫中，保證為學校的長遠規劃與發展提供更多的數據助力，從根本上提升教育教學質量，保證高職院校的學術科研能力得到有效提升。并積極迎合社會時代發展，培養出更多綜合素質水平較高的專業人才。

（五）重視檔案管理人才隊伍信息技術操作能力提升

當然，工作人員的管理技術水平直接影響著檔案管理工作的落實質量，因此，高職院校必須加強人才隊伍的建設力度，從整體上提升人才隊伍綜合素質水平。首先，要對現有檔案管理人員的業務培訓和職業道德教育工作進行重視，保證檔案管理工作因為從業人員的業務操作技能水平高、職業道德素質好，而可以高質量地落實。與此同時，在檔案和計算機專業人才的籌備上，也要注意傾注更多的關注，保證檔案資源的開發與利用效率。

五、結語

智慧校園建設工作組織落實過程中，應注重強化資源建設，保證檔案信息可以實現數據庫共享目標，尤其是在建設智慧校園系統時，檔案管理工作人員應注重信息資源的收集與整理，保證高職院校實際運行到各個發展階段時，都可以對檔案信息的數據庫資源隨時隨地地進行調取，高職院校的各個部門也可以依據自身發展需要對信息數據進行填充與共享。