新時(shí)代辦公室行政事務(wù)管理策略研究

榮金鐸

【摘? 要】辦公室對于一個(gè)組織的重要性是不言而喻的，是一個(gè)綜合性的辦事機(jī)構(gòu)，不僅擔(dān)負(fù)著調(diào)研、智囊等宏觀管理方面的事務(wù)，又承擔(dān)著辦文辦會等微觀事務(wù)，是一個(gè)組織機(jī)構(gòu)承上啟下、內(nèi)外聯(lián)絡(luò)的中樞機(jī)構(gòu)。在新時(shí)期，辦公室行政事務(wù)管理水平要不斷地提升，在事務(wù)管理、規(guī)范服務(wù)等方面加大工作力度。作者將在本文中研究新時(shí)期辦公室行政事務(wù)管理水平提升的具體舉措。

【關(guān)鍵詞】新時(shí)代;辦公室;行政事務(wù);管理策略;研究

1.要充分、準(zhǔn)確地認(rèn)識辦公室行政事務(wù)管理工作的重要性

辦公室可以說是每個(gè)單位的窗口，其作用是不言而喻的。辦公室工作人員要對辦公室的地位、作用予以充分、準(zhǔn)確地認(rèn)識，要及時(shí)根據(jù)組織的發(fā)展需要，提升辦公室行政事務(wù)管理水平，為組織的高質(zhì)量奠定良好的基礎(chǔ)。一方面，從地位上來看，辦公室是一個(gè)綜合性的辦事機(jī)構(gòu)，是確保一個(gè)組織機(jī)構(gòu)得以正常運(yùn)轉(zhuǎn)的基礎(chǔ)，要隨時(shí)隨地地上下聯(lián)系工作，也是需要辦公室工作人員來完成。辦公室行政事務(wù)管理崗位通常是辦公室的窗口位置，承擔(dān)著辦公室日常工作，雖然很多工作是繁瑣的、突發(fā)的、重復(fù)性的，但是人們都是通過辦公室這個(gè)窗口來評價(jià)一個(gè)組織的整體工作成效。比如，看起來比較簡單的電話轉(zhuǎn)接，就代表著組織內(nèi)外聯(lián)系的第一形象，上級各種指示、有人反映情況，是了解單位整體情況的最好方式，同時(shí)也要注意講話的藝術(shù)和態(tài)度，確保來信來訪者滿意。此外，要推動辦公室行政事務(wù)管理水平，組織中的業(yè)務(wù)部門通常只是對本業(yè)務(wù)系統(tǒng)工作進(jìn)行負(fù)責(zé)，但是要想讓組織中每項(xiàng)工作的每個(gè)環(huán)節(jié)都能做到合理地銜接，就需要辦公室來進(jìn)行綜合協(xié)調(diào)。辦公室工作人員只有對行政事務(wù)管理工作的地位和功能要準(zhǔn)確地認(rèn)識，這樣才能更好地樹立全方位、系統(tǒng)化的服務(wù)理念，更好地為組織領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為組織機(jī)構(gòu)中的所有人員服務(wù)，以良好的辦公室窗口形象，推動辦公室行政事務(wù)管理效率得到提升，促進(jìn)辦公室各項(xiàng)工作得以順利運(yùn)轉(zhuǎn)。

2.要做到對辦公室的行政事務(wù)管理職能準(zhǔn)確把握

根據(jù)行政管理的角度來說，辦公室的主要工作是上傳下達(dá)，主要面對人員是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和各個(gè)部門的員工。對此，辦公室的行政管理職能主要體現(xiàn)在以下四個(gè)方面。首先就是要發(fā)揮出助手的作用。辦公室首先工作就是要根據(jù)上級單位的工作部署，同時(shí)結(jié)合自身單位的實(shí)際情況來組織和監(jiān)督各項(xiàng)工作的落實(shí)，確保單位各項(xiàng)工作正常開展得到有效地執(zhí)行。其次是參謀作用。對此，需要辦公室人員要注意深入一線，及時(shí)聽取各方面的工作意見，及時(shí)提出工作改進(jìn)意見，將有關(guān)問題和參考性意見及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)提出。第三是協(xié)調(diào)作用。辦公室的管理工作需要協(xié)調(diào)一個(gè)組織不同部門的工作，這樣確保整個(gè)組織的有效運(yùn)轉(zhuǎn)，要維護(hù)好各個(gè)部門之間的關(guān)系，發(fā)揮好自身的樞紐作用。最后是保障作用。辦公室不僅要承擔(dān)落實(shí)上級組織和本單位領(lǐng)導(dǎo)布置的各項(xiàng)工作，還要輔助領(lǐng)導(dǎo)集中精力思考和解決一些問題，同時(shí)和單位別的部門建立良好的工作協(xié)調(diào)關(guān)系，及時(shí)聽取不同部門的意見，將員工工作的主動性和積極性充分地發(fā)揮出來，確保各項(xiàng)工作能夠有效完成。

3.辦公室行政事務(wù)管理工作中需要處理的三個(gè)矛盾

辦公室是一個(gè)綜合職能部門，與別的部門一個(gè)本質(zhì)區(qū)別就體現(xiàn)在服務(wù)性上，這就需要辦公室不論人員還是工作都?xì)W式服務(wù)大局的意識和作風(fēng)。如果一旦辦公室部門工作和整個(gè)單位的整體工作出現(xiàn)了矛盾，就需要自覺地做到服從大局，同時(shí)也要將辦公室整個(gè)小局的工作做好。因?yàn)樽龊眯【止ぷ鬟@是將大局工作做好的基礎(chǔ)。同時(shí)還存在主動與被動的矛盾。辦公室的職能定位就確定了辦公室的工作有很大的被動性，要想將辦公室行政事務(wù)管理水平得到提升，就需要善于從被動工作中求得主動，將工作被動模式變?yōu)橹鲃幽Ｊ健τ谝恍┏Ｒ?guī)性的工作就要提前、主動完成，對于臨時(shí)性、突發(fā)性工作，就需要有很強(qiáng)的靈活處理能力，務(wù)必做到忙而不亂。此外，還要把握好工作的度。辦公室要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)開展工作，要當(dāng)好參謀助手工作，就需要掌握好分寸，把握好度。在領(lǐng)導(dǎo)決策中要處于一種輔助地位，不能出現(xiàn)越位的情況，要為領(lǐng)導(dǎo)決策調(diào)研提供充足的背景資料，但是不能越俎代庖，不能起反作用。

4.提升辦公室行政事務(wù)管理成效的關(guān)鍵

要想將辦公室的整體功能最大化地發(fā)揮出來，關(guān)鍵舉措就是不斷地提升辦公室人員的工作能力，形成良好的工作作風(fēng)。在辦公室工作崗位上要做到善于思考，不斷地增強(qiáng)自身的服務(wù)意識和能力，勇于解決各種矛盾和問題，在繁雜的行政管理事務(wù)中始終要有一個(gè)清醒的頭腦，對于工作不回避，做到扎實(shí)負(fù)責(zé)。同時(shí)，在工作中要堅(jiān)持原則，嚴(yán)格遵守各項(xiàng)工作紀(jì)律，特別是保密紀(jì)律。在工作中要有良好的工作心態(tài)，善于學(xué)習(xí)新知識和解決新問題，注重發(fā)揮團(tuán)隊(duì)力量，建立良好的工作關(guān)系。

5.結(jié)語

在新時(shí)期，辦公室行政事務(wù)管理工作也面臨著很大的挑戰(zhàn)和良好的機(jī)遇，所以辦公室行政事務(wù)管理模式已經(jīng)發(fā)生了顯著的變化，所以要充分認(rèn)識辦公室行政事務(wù)管理工作在組織發(fā)展的重要性，注重應(yīng)用信息技術(shù)來推動行政事務(wù)管理成效的提升。

參考文獻(xiàn)

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