公安派出所檔案管理規范化建設構想探索

陳先鋒

【摘? ?要】公安派出所與社會大眾群體的聯系是非常頻繁和密切的，當大眾群體遇到困難時很多時候第一時間就會想到所在地區的公安派出所尋求幫助和保護，因為公安機關和廣大民警是人民財產和生命安全的守護者，他們一直處在跟不法分子進行斗爭的最前線，這是他們的光榮也是他們的職責。在公安派出所的日常管理工作中，必然會留下非常多的對日常工作有幫助的數據和資料，這些有價值的數據和資料就組成了公安派出所的檔案，對于公安派出所來說，其檔案管理工作是一項非常重要的資料數據來源，同時也是最為基礎的日常管理工作。所以如何使公安派出所的檔案管理工作更加高效和規范的運行，對于公安派出所的工作開展是非常有意義和價值的，才能更好地發揮公安派出所的作用。

【關鍵詞】公安派出所;檔案管理;規范化建設

引言

公安派出所一直站在各項工作的第一線，他們是保護公民合法權益、打擊非法組織維護國家利益的排頭兵。公安機關的工作不但涉及到打擊和防范不法犯罪，也涉及到對相關人員的宣傳引導等，所以說公安派出所的日常工作任務繁雜，范圍廣泛，伴隨著公安派出所檔案管理工作的逐漸深入，加強公安派出所檔案管理工作顯得越來越重要，以往的公安派出所檔案管理工作已經不能適應新時期的工作需要，必須將檔案管理工作逐漸進入規范化建設，實現高標準、高效率的管理，改變原來的檔案管理模式和標準，為更好地發揮公安派出所的職能起到有力的推進作用。

1.規范公安派出所檔案管理的重要性

在日常的公安派出所檔案管理工作中，規范所涉及的相關檔案管理工作，可以很好地推動檔案管理工作的提檔升級，使公安派出所的檔案管理工作可以更加高效的運行和開展，實現公安派出所檔案管理工作的整體管理水平再上一個新臺階。從而更好地促進公安派出所職能的發揮。由此可見，規范公安派出所檔案管理工作是非常重要且必要的。

首先，就目前的公安派出所檔案管理工作來說，還有很多需要改進和完善的地方，在日常的檔案管理工作中，普遍存在著檔案管理混亂無序，缺少完整性和系統性等一些管理不規范行為。不同的檔案類別存在存放混亂的現象，這對于后期整理和查找資料來說都會增加一定的困難和工作量。很多基層公安派出所在檔案管理工作中，有的還沒有安排專職人員進行檔案管理，只是會進行一些比較簡單的整理和收集，存放隨意毫無標準，更談不上規范，這些不重視、不規范的管理方式和態度嚴重影響公安派出所檔案管理工作整體水平的提升，同時在一定程度上制約了公安派出所職能的發揮。

其次，對于公安派出所各項工作的特點來說，他們的工作是非常繁雜的，在工作中追求高效，涉及面很廣，這就導致了公安派出所任務的繁重，就更需要一套高效的工作流程，同時也對公安派出所的檔案管理工作提出了更高的要求，檔案管理工作的規范化建設勢在必行。在經濟不斷發展的當今社會，對于公安派出所來說，如果沒有一個高效和規范化的檔案管理體系，勢必會造成公安派出所檔案管理工作的混亂和落后，由于公安派出所所處的地位非常重要，其所保管和涉及的資料和數據也是非常關鍵和寶貴的，這些資料和數據一旦出現管理混亂，出現無從查證甚至丟失的情況，勢必會影響整個公安派出所的工作進展，所以規范公安派出所檔案管理工作是社會不斷發展、經濟發展不斷提速升級和新時期、新背景下的迫切需求和必然趨勢。

再有，對于公安派出所的檔案管理工作來說，從最直觀的認識來看，它屬于一項具體的管理工作，這項管理工作同時也是為我們社會大眾直接服務的工作。這往往是我們許多的公安派出所檔案管理中所忽視的問題，而普遍把檔案管理工作認定為簡單的資料管理，從而忽視了其服務性的特點和作用的發揮，造成在檔案管理中為社會群體服務的意識淡薄。其實，從一定程度上來講，公安派出所的檔案管理工作與社會大眾的聯系比較密切，是一個直接為警民聯系的良好服務的溝通渠道。從這一點來看，公安派出所的檔案管理工作必須適應新時期的發展要求，有所創新，把為人民服務的宗旨始終貫徹和落實到日常的檔案管理工作中去，做到人民信任，無私奉獻，加強為人民服務的意識，始終關心和愛護社會群體的切身利益，更好地發揮公安派出所的職能。

2.規范公安派出所檔案管理存在問題

對于公安派出所檔案管理工作來說，如何進行規范化的建設和管理，使檔案管理工作進入規范化，系統化，達到高標準，高效率，首先要弄清在目前的規范公安派出所檔案管理建設中所存在的問題和弊端，然后針對所存在的問題，采取針對性的解決措施，改善目前公安派出所檔案管理工作不規范的現狀，從根本上緩解或解決影響公安派出所職能發揮的因素和掣肘。

2.1管理理念不合理

針對目前公安派出所檔案管理工作中所存在的問題，一個首要的問題就是在公安派出所的檔案管理人員的管理理念并沒有一個明確的認識和深刻的理解。并且由于一些派出所領導對檔案管理工作的重視程度不高，也導致了管理理念不能很好的貫徹和滲透。公安派出所的檔案管理工作雖然是一項最為基礎的工作，但是它所涉及的方面和影響以及在公安派出所的整個工作中都發揮著非常關鍵的作用，公安派出所的檔案管理工作并不是簡單的對于老舊資料的整理和存放，而是應當作為輔助公安派出所工作的關鍵數據依據和證據資料的查找總結，如果沒有這些檔案管理人員的辛苦付出和認知工作，檔案管理工作勢必混亂不堪，資料不準等現象也一定會頻繁發生，那么檔案管理工作就不能為公安派出所的職能發揮提供有力幫助和支持，勢必會影響公安派出所工作的開展。所以，加強管理理念的認識，是非常重要的。

2.2管理機制不匹配

對于目前的公安派出所檔案管理工作來說，普遍存在管理機制不規范的現象，為了適應新的歷史時期下繁雜和繁重的公安派出所各項工作的有序且順利開展，更好地發揮公安派出所的職能和作用，就需要在管理機制上進行有效規范，從而實現檔案管理工作水平的有力提升。

2.3檔案及設備陳舊

由于一些管理規定和條例制約，不少基層公安派出所經費保障存在嚴重不足及一些客官原因，導致了很多公安派出所辦公場所嚴重缺乏，并且存在一些老舊的辦公設備，由于場地的限制，一些要求公安派出所具備的與檔案管理相配套的辦公用房也是有所欠缺的，造成在管理上無法做到細化和規范，這些因素均在一定程度上影響和制約了公安派出所檔案管理工作水平的提高。

2.4人員素質有差異

針對目前的公安派出所檔案管理工作，由于其工作的性質和特點，單位領導往往愿意把業務能力較高、素質高的精干警力安排到最前沿的工作中去，而對于檔案管理工作，一是由于其危險性和時效性都比不上一線的公安工作，二是由于領導普遍存在的對檔案管理工作重視度不足的問題，所以在選人用人上也往往會把高素質高能力的安排在一線重要崗位，而把內勤民警安排在單位內兼管檔案管理工作。由于內勤工作繁忙，造成工作顧不過來，這種現象就會嚴重的影響檔案管理工作的開展和有序進行，也會影響檔案管理規范化建設的的執行。對于大多數公安派出所來說，他們的日常工作量是非常繁重的，而人的精力畢竟是有限的，所以這也就導致了在對檔案進行整理歸納和分類存放時，勢必會存在著延時和滯后，從關注度上來說也會被減弱。但是我們應該認識到這一點，一線的工作固然重要，也存在著更多的風險和不確定性，檔案管理工作相對來說，風吹不到，雨淋不著，看起來并不是那么緊急和重要，但有些資料可能對偵破案件或某個線索的開展提供非常重要的作用，這就是檔案管理存在的重大價值和深遠意義，所以規范化建設公安派出所檔案管理工作也需要一些水平高能力素質強的人員進行資料的整理歸檔等。檔案管理并非我們字面意思所理解的就是單純的一個資料的整理，它所涉及到的管理節點和注意事項也相當多，必須高標準嚴要求的把每項資料落實好，確認好，信息化建設檔案管理工作，才能更好地發揮公安機關的職能作用，實現在需要檔案資料時能夠快速精準的查閱到，給前方的公安干警工作爭取最大的寶貴時間和節省更多的人力物力付出，這都是在日常的公安派出所檔案管理工作中所體現出的隱藏價值。

3.規范公安派出所檔案管理幾點建議

3.1上級領導重視、促進工作開展

公安派出所的檔案是一個歷史情況的真實反饋，也承載著許多檔案管理人員的辛勤付出。公安機關和派出所的領導要對檔案管理工作引起高度的重視，充分認識到檔案管理工作的關鍵因素和所能發揮的巨大潛在作用。只有高度重視檔案管理，公安機關和派出所的檔案管理工作才會向著規范化建設的臺階邁進。領導需要做到對檔案管理工作進行深入的了解，并根據現狀進行合理的調整和改進，本著認真負責的態度，對檔案管理工作進行詳細的安排和部署，并且全力支持對規范化建設檔案管理工作有促進作用的做法，如加大資金的投入，重視檔案管理人員的素質和能力提升，加大檔案管理工作的檢查評比，定期開展經驗交流和業務分享等，來保障檔案管理工作高效規范化開展。

3.2進行合理分工、明確個人責任

在公安派出所的檔案管理工作中，存在著一定的先后步驟和順序，首先需要做好的就是資料和檔案的歸檔。這項工作內容是在整個檔案管理工作中起著奠基石的作用，也是之后一切檔案管理工作的基礎和鋪墊。由此可見，其重要性也很突出，在進行歸檔時，就必須要做到合理的進行分工，把每個人的責任落實好劃分好，并且做好最后每個人之間的整理整合工作，對各種形式的資料和數據進行全面的整理和歸納，并做好定期存檔工作。保證不落下任何一項資料和檔案，確保資料齊全完整。同時，對于進行檔案管理的公安人員，最好是由專人專門負責，避免發生由于人員的斷檔造成的資料整理不全，歸檔不及時的現象發生。分工明確后，把責任也明確地落實到相關的個人，并且細化管理流程，保證即使發生人員的變動，也可以根據詳細的管理操作流程盡量做好檔案管理工作，在最大程度上緩解人員變更帶來的管理斷檔。同時，在檔案管理工作中，要學會有效的利用時間，人的精力畢竟有限，檔案管理工作雖很繁雜，工作任務量大，如何高效的利用有限的精力和時間就顯得尤為重要。并且要做到對工作中遇到的問題進行梳理和想辦法解決，爭取從根本上改善，避免類似問題再次出現，這在一定程度上也會提高工作效率，從而促進業務能力和管理水平的提升。

3.3按需投入資金、替換老舊設備

對于公安派出所的檔案管理來說，是需要給予一定的物質上的支持作為保障的，目前大多數公安派出所的檔案管理工作的辦公場所短缺，辦公條件相對來說比較簡陋，存在設備陳舊的問題，這在一定程度上也影響了規范化建設公安派出所檔案管理工作的腳步。特別是一些保障性的硬件設施，已經跟不上現代社會經濟發展和新時期公安派出所工作的需求，根據省廳要求，每個公安派出所需建立一個15平方米以上的標準庫房，并需配備空調、防盜門窗、防潮以及防曬等設施，并且還要配備計算機和數碼相機等電子設施，這些都需要投入一些資金支持來改善公安派出所的檔案管理的工作條件和工作環境，縮短工作需要和實際情況之間的差距和滯后，為規范化建設公安派出所檔案管理工作打好堅實的物質基礎。

3.4做好人員部署、提升管理水平

任何部門如果有素質過硬的高素質人才，對于這個部門工作效率和業績的提升都是大有益處的，對于公安派出所的檔案管理工作來說同樣如此。所以，要想使公安派出所的檔案管理工作管理水平得到有效的提高，實現規范化建設，那么就需要加強檔案管理人才隊伍的培養，合理的安排部署好檔案管理人員，對于對于個別檔案管理工作沒有責任心，業務能力長期以來沒有進步和提升，并且沒有學習意愿的人員必須調整工作崗位。及把一些對待工作認真負責，積極上進，同時思想素質高，業務能力較強且熱愛檔案管理工作的人員部署到檔案管理工作中去。另外，為了順應經濟的快速發展和社會的變革，需要定期對檔案管理人員進行技能培訓，不斷提高他們的業務能力和個人素質。領導或單位應該對檔案管理人員給予更多的關心和關注，因為檔案管理工作看起來輕松，實際默默無聞，繁雜枯燥，所以應該給予從事這項工作的同志更多的思想或生活上的開導和幫助，使得公安派出所檔案管理工作的整體能夠積極向上，干勁倍增，為保障公安派出所積極完成各項任務作出一份應有的努力和貢獻。

3.5適應現代管理、創新管理方式

以往的檔案管理模式通常依賴于紙質載體，并且由于各公安派出所對檔案管理的重視程度不夠，導致了檔案管理的落后。而大數據的應運而生，對比以往的檔案管理模式來說產生了非常大的改變和創新。大數據技術的應用，是時代發展和社會進步的產物，也是必然的發展趨勢，也對目前的公安派出所檔案管理工作提出了更高的要求。所以，應該重視公安派出所檔案管理工作的發展與創新技術的應用，以現代大數據管理為依托，創新管理方式，促進公安派出所檔案管理工作的持續發展和管理能力不斷提升。

4.結語

做好公安派出所檔案管理工作有著非常重要的意義和深遠的影響，及時解決檔案管理中出現的問題，就顯得尤為重要，在日常管理中，要重視人員的部署和培訓教育，公安派出所要加強法律法規知識的學習，使檔案管理人員工作得心應手，高效完成上級交給的各項工作任務，促使公安派出所各項工作更上一層樓。

參考文獻

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