事業單位信息化檔案管理

李霞

【摘? ?要】隨著社會的不斷建設與發展，事業單位的檔案不僅僅局限于紙質檔案的管理，電子檔案也是一項重要的工作內容。如今已經步入信息化時代，在事業單位的檔案管理工作中使用信息化管理能夠使繁雜的檔案管理工作變得簡單。本文首先詳細闡述了目前事業單位信息化檔案管理中存在的問題，指出了檔案管理工作相關人員專業性較差和缺乏完善的設施等問題，然后提出了事業單位信息化檔案管理工作如何開展實施進行了全面總結，為事業單位信息化檔案管理工作提出有效的理論措施。

【關鍵詞】事業單位;信息化;檔案管理

引言

檔案事業是黨和國家事業發展不可或缺的部分，是一項崇高的事業， 做好檔案管理工作，對推動經濟發展、服務社會民生具有不可替代的作用。目前來看，機關事業單位檔案管理工作存在檔案管理缺乏規范性、重視程度不夠、缺乏資金、缺乏復合型人才、安全存在隱患等問題，影響著信息化進程。檔案信息化后，數據只需一次錄入就可以多次使用，加快搜索速度，提高搜索準確性，大大提高了工作效率。

1.事業單位檔案管理存在的問題

1.1檔案管理相關人員缺乏專業完善的管理知識

檔案管理的工作量較大，而且需要檔案管理人員具有極強的耐心，更重要的是對檔案管理人員的專業素養具有較高的要求，比如專業性強，具有豐富的專業知識以及技能，還有較強的責任心。目前，在很多事業單位檔案管理工作并沒得到重視，一些單位的檔案管理工作分配到其他一些崗位上兼職實施，并沒有設置專業的檔案管理崗位進行該項工作。目前進行檔案管理工作的人員同時也在從事其他工作，沒有經歷過專業的檔案管理工作相關知識和技能培訓工作，檔案管理知識儲備較差，這就導致事業單位的檔案管理工作缺乏完善性和專業性。這樣也就導致檔案管理工作存在不規范的問題，在檔案管理上，沒有嚴格按照國家檔案管理相關規定收集、征集和歸檔處理，導致之后的檔案管理工作存在諸多不便的地方，甚至導致檔案管理和信息化之間的融合有一定的難度。

1.2事業單位檔案管理缺乏完善的設備設施

因為一些事業單位檔案管理工作并沒有得到重視，仍舊使用陳舊的設備設施進行檔案管理工作，即使是一些事業單位進行設備更新，但也僅僅限于打印機和電腦等基礎設備的更新換代，其他檔案管理信息化設施設備不完善。事業單位的檔案管理工作信息化建設離不開完善的基礎設備。因為不具有專業的信息化檔案管理設備，導致一些事業單位檔案存放的環境不達標。不符合紙質檔案管理的條件，導致紙質檔案保存時間較短，甚至容易造成紙質檔案在長期保存中出現信息缺失、紙質破損、材料缺失和字跡不清楚等情況的出現，給事業檔案管理帶來較大的問題。

2.開展事業單位檔案管理信息化建設的有效策略

檔案信息化建設面臨機遇也存在挑戰，機關事業單位檔案建設亟需正確認識檔案信息化建設的重要意義、優勢和存在的問題，并提出行之有效的策略建議，使檔案管理工作發揮最大作用。

2.1提高事業單位對檔案信息化建設的重視程度

檔案資料記錄著個人學歷、社會經歷、人事變動、工作成績等內容，事關員工的檔案質量，事關機關事業單位的發展，檔案的完整性和準確性尤為重要。檔案管理工作在整個事業單位的建設過程中具有重要的意義，一方面需要提高事業單位相關領導人員對檔案管理工作重要性的認識。一個單位未來發展和領導決策等都會受到檔案管理的影響，因此事業單位檔案管理信息化建設工作迫在眉睫。是日常的工作管理中，事業單位相關部門應該重視檔案管理信息化建設，嚴格按照國家相關檔案管理標準開始實施。其次在檔案管理信息化建設過程中，應該設置專門的檔案管理相關部門和辦公區域，為其配置齊全的檔案管理信息化建設相關基礎設施。提高事業單位檔案管理的保密性，安排專門的人員進行檔案管理信息化相關工作，整理檔案管理相關查詢步驟程序。最后，事業單位需要定期開展事業單位檔案管理相關培訓工作。

2.2實現檔案管理信息化和傳統紙質檔案的結合

傳統的檔案管理形式主要是保留已登記檔案信息的記錄，將其分類為紙質檔案，并進行館藏管理。由于目前我國的大多數事業單位在檔案管理工作上主要采取的紙質檔案管理保存的方式，檔案管理信息化比較匱乏，因此在檔案管理信息化建設過程中，要堅持循序漸進的原則，不能急于求成，實現檔案管理信息化和紙質檔案管理相結合的管理模式，逐漸實現檔案管理工作的信息化。

2.3建立健全的檔案管理信息化管理機制

事業單位檔案管理信息化建設工作開展中，完善檔案管理制度是工作順利開展的重要保證。檔案管理信息基礎設施建設是檔案管理信息化的前提和基礎，加強檔案管理制度建設才能有據可循，使檔案管理更加科學高效，要結合機關事業單位實際，加強檔案標準化建設，實現硬件和軟件標準一致、統一規范。事業單位檔案信息化管理需要完善的管理制度作為制度保障，在此基礎上，事業單位應該堅持因地制宜的原則，結合單位本身的發展狀況，制定合適的檔案信息化管理機制，為單位檔案管理共工作提供制度保障。只有完善健全的檔案管理信息化制度才能保障事業單位檔案管理工作實現有效管理。并且，事業單位需要建立完善的檔案管理工作考核機制，針對在管理工作中表現比較突出的工作人員給予獎勵，對于在檔案管理中存在問題的情況，需要采取一定的懲罰措施，同時要及時找出解決的辦法，從而提高檔案管理相關工作人員的工作積極性。另外，事業單位還應該專門組織檔案管理工作人員定期進行國家檔案管理信息化相關制度的培訓，從而保障事業單位檔案管理工作能在國家規范化和制度化下操作運行。

2.4建立完善的檔案管理信息化設施設備

完善的物質保障是促進工作全面開展的基礎條件，事業單位在進行檔案管理信息化建設過程中，完善的信息化設施設備是其重要的物質條件。數字化的辦公條件和辦公環境顯得尤為重要。主要包含獨立的辦公環境、專門的檔案存放室、獨立的檔案存放位置、電腦設施、彩色打印機、掃描儀等相關基礎設施設備。另外在該項工作中，還應該為其制定專門的電子檔案管理機制，加強電子檔案管理相關基礎設施的建設和完善工作。

3.結束語

綜上所述，事業單位檔案管理信息化建設與完善，需要各個部門的共同支持。針對目前事業單位中檔案管理信息化建設比較匱乏的現狀，需要借助多方力量，提高事業單位檔案管理信息化建設的效率和質量，為事業發展提供良好的檔案保存工作，為事業單位建設與管理提供良好的資源基礎支撐。

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