從檔案管理走向檔案治理

夏晨茹

摘 要：在新時代檔案管理以及運用的過程中，需要秉承更加嚴謹的態度對檔案的資料進行管理，進而實現對檔案工作的精細化管理，為推進從檔案管理走向檔案治理奠定良好的基礎。即使檔案管理工作在近年來得到了相應策略的規范，但其中仍然存在著眾多問題，給單位人事檔案整理工作帶來了很大的安全隱患。本文主要基于當前在推動檔案管理走向檔案治理過程中存在的問題，如何進行路徑優化的探究。

關鍵詞：檔案管理;人事檔案;檔案治理

1 引言

檔案工作人員是對國家文件進行整理、歸檔的重要執行者，其工作質量將直接關系到國家工作的正常遠轉，尤其對于機關內部的重要文件，更需要對其進行分類整理，并做好登記工作，以便在后續工作中及時地進行查找和翻閱，提高工作效率。然而，經調查發現有部分單位工作者往往抱著消極怠工的態度對檔案進行管理，由此造成檔案遺失、混亂的現象。對檔案進行無序地管理不僅會影響后續的工作進程，而且也可能導致重要文件出現丟失現象，由此影響檔案工作的保密性。因而將檔案管理向檔案治理方向推進是新時代值得重點思考的問題之一。

2 從檔案管理走向檔案治理轉化中常見的問題

2.1工作程序復雜，整理效率不高

檔案將對單位人員變動以及崗位變動提供重要的依據，因而在進行檔案管理的過程中就需要結合變動的情況做好登記工作。檔案管理中所涉及的材料是具有一定繁雜性的，不僅需要進行資料的收集和審核，同時也需要進行分類和歸檔。人事檔案是歷史、全面地考察了解和正確使用相關人員的重要資料，因而在進行人事檔案管理工作時，更需要秉承認真嚴謹的態度，以此降低信息的錯誤率。但當前在檔案管理的過程中依然缺乏規范化的整理流程，進而導致檔案管理工作出現效率不高的現象。

2.2檔案資源缺乏，影響材料完整

檔案的整理工作需要完善的材料作為支撐，因而在多種資料收集和整理的過程中會出現材料混亂不清的現象，甚至在整理的過程中極易導致材料出現缺失的現象，這些將對檔案資源的整理產生直接影響。例如在進行檔案材料核對時，就需要相關的證明材料進行校對，但由于檔案資源的不完整性，將使得歸檔工作無法進行。檔案資源缺乏將會導致整個檔案管理流程難以順利推進，而現階段，由于單位人員流動以及晉升的頻率不斷增加，檔案流轉的次數也將增加，進而使得檔案資料收集的難度增加。

2.3整理深度不夠，信息管理混亂

許多單位在運用信息系統開展檔案管理工作的過程中，依然停留在基礎的信息錄入以及核對上，由此使得檔案管理的自動化以及智能化難以得到提升。同時由于新型技術以及信息系統的運用需要投入更大的資金，為了更好地節約經濟成本，而沒有對檔案管理進行深層次的優化，使得檔案資料信息管理出現混亂的現象。

3 從檔案管理走向檔案治理轉化的優化對策

3.1 轉變執法理念，強化執法手段

傳統的檔案管理存在松散的現象，因而在轉向檔案治理的過程中將需要轉變執法理念，通過執法手段的轉換推動檔案管理向檔案治理方向轉變。檔案行政執法是確保提高法律法規發揮作用的重要途徑，因而高校以及行政檔案管理人員需要轉變執法觀念，提高對檔案執法工作的認識，在實際的執法工作中，將《檔案法》中的條例運用于實際的檔案處理中，進而更好地增強依法治檔意識。同時，執法人員還需要通過現代化的科技手段不斷對執法的方式進行優化創新，進而更好地延伸執法范圍，對檔案管理工作中的違法違紀事件有自身獨特的見解，并且積極地運用檔案法律法規專業知識進行檔案業務的處理。檔案執法工作涉及面廣、政策性強，因而在檔案執法過程中，檔案管理人員就需要通過方法和手段的創新，與政府實現銜接協作以提高整體的執法監督效果。

3.2 強化隊伍建設，優化人員素質

檔案管理向檔案治理轉變需要綜合素質能力較高的人員作為支撐，因而就需要結合實際的情況對檔案執法人員進行培訓，進而更好地完善檔案管理隊伍的整體知識結構，為檔案治理提供更多新型的知識以及技術支持。現階段的檔案治理工作需要秉承《行政訴訟法》《行政處罰法》等法律法規進行，因而就需要結合實際的工作需要進行法規的學習，進而深化檔案治理的深度。其次，則是需要將現代新增以及變革的法規引入到實際工作中，為完善人員法律意識奠定良好的基礎保障。

3.3實現檔案精細化管理

第一，需要借助現代信息技術進行檔案材料的錄入以及管理，進而提升檔案治理工作的效率以及精準性。在現代社會中，計算機技術已在檔案管理事業只能夠發揮著不可替代的作用，因而在實際的操作中，就需要通過電子掃描等科技手段將信息情況錄入到電腦中，便于后期的查詢，同時也可以建立先進的電子檔案資源庫，降低偽造虛假信息的可能性。將傳統的人事檔案工作與現代科技相結合，能夠更加有效地對文件進行保護，同時也能為檔案的調動以及人事的變動提供便利。

第二，則是需要對檔案資料的整理流程進行細化，使得檔案資料收集、審核和歸檔工作得到保障。首先，管理人員要認真、仔細研讀《檔案工作條例》等相關的規范文件，在進行資料整理時還要細致辨別每一份材料的形成時間、形成原因、形成背景等信息進行歸類總結。例如有些工作崗位經常發生流動，還會分別產生不同層次的人員流動、入黨情況等材料。在如此繁重的工作量下，為了更大程度地提升檔案管理的實際效率，并降低檔案資料中的錯誤率，提升檔案整理的整體效率。

第三，在進行人事檔案材料收集、審核以及歸檔工作中，需要細化制度的執行程序，尤其是對個人檔案中存在的錯誤材料，需要對的入黨資料以及工作時間進行認真核對，對于其中存在的錯誤，要要求其進行手續的登記，并要退回材料形成部門重新制作。再者，則是要對材料進行本人的核對以及簽字，并要蓋上相關印章，從而使檔案材料更加正確、完整。

4 總結

總而言之，新時代檔案管理工作需要結合現實需要推動檔案管理工作變革，使得傳統的檔案管理朝著檔案治理的方向轉變，為提升檔案整理的效率和精準性奠定良好的基礎。我國單位在檔案管理治理工作轉換上仍然有進步的空間。近年來，在檔案工作上仍然存在著重視意識不強的現象，從而致使檔案管理工作質量得不到保障，因而就需要通過強化法治理念意識以及完善整體知識架構的方式推動檔案治理建設中國，為提升檔案治理的精細化水平奠定良好的基礎。

參考文獻

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