新時期事業單位檔案管理工作的策略

李 英

（青海省檔案館，青海 西寧 810000）

事業單位是我國經濟社會發展中非常重要的組成部分，事業單位中檔案管理工作能否有序地開展，對于事業單位發展、社會經濟穩定，都有著非常重要的作用。只有不斷地提升檔案管理水平，才能夠確保事業單位實現順利、穩定的發展。因此，為了提升檔案管理工作的實際效率和質量，當前需要對實際工作中存在的問題進行分析和研究，通過制定出針對性的問題解決策略，確保檔案管理水平能夠實現提升，更好地適應新時期背景下事業單位工作需求。

1.事業單位檔案管理工作存在的不足

1.1 重視程度不足

針對事業單位中的檔案管理工作來說，普遍存在不重視管理的情況，并且這種意識上的欠缺，在檔案管理工作中具備比較明顯的針對性。在這種情況下，容易造成相關工作人員工作態度比較消極，在工作質量和效率都存在一定的不足。根據當前事業單位中開展的檔案管理工作情況來看，雖然在事業單位從業的人員專業知識、文化水平等方面都比較強，但是大部分人員在管理能力上都存在一定的不足[1]。加上當前我國事業單位正處于比較關鍵的轉型期，而檔案管理工作的薪資情況并不具有一定的誘惑力，在事業單位中也不是重要的崗位。因此很多從事檔案管理的人員個人工作意識比較薄弱，大部分工作都無法有效地開展，嚴重影響了工作的質量和效率。

1.2 制度不夠完善

完善的制度能夠確保工作更加順利地開展，為各項工作行為提供標準參考，事業單位中的檔案管理工作也需要完善的制度給予支持，才能夠真正有效地提升工作質量和效率。而根據當前事業單位中檔案管理工作的實際情況來看，在制度上還存在比較明顯的不足，相關工作沒有參考的標準和規范，造成員工在工作匯中無法規范自身的行為[2]。這種在制度上的不足，不僅容易導致相關人員工作意識淡薄，無法更加有效地開展工作，提升工作質量，同時對于事業單位的發展，也產生了非常不好的影響。

1.3 基礎投入欠缺

檔案管理工作想要有效地開展，不僅需要對人員的專業能力、素質等進行要求，同時也要及時地對基礎設施進行完善，這就要求事業單位需要將一部分的建設資金投入到檔案管理中。而實際上，很少有事業單位能夠真正對檔案管理工作的硬件、軟件設施給予重視，不僅無法及時地為檔案部門配備對應的電子設備，提升工作的效率，同時在人員培訓方面也沒有給予充分重視[3]。同時，由于事業單位中一些檔案管理人員在信息技術水平方面存在一定的不足，無法熟練地操作各種軟件以及電腦設備，這也是影響檔案管理實現積極發展的一個重要因素。

2.新時期事業單位檔案管理工作的策略

2.1 完善管理理念，創新服務內容

在新時期事業單位中開展的檔案管理工作，需要將各種全新的管理模式引入到工作中，通過完善管理的理念，結合全新的技術手段，創新意識、服務，才能夠保證檔案管理工作更加有效地開展，體現出自身具備的積極作用。因此，針對檔案管理工作來說，最先要做的就是要將全新的管理理念應用在工作中，不僅需要對工作內容、服務等方面進行創新，同時也要加強對于檔案管理的重視程度。以此保證檔案管理工作能夠更加積極地開展，為事業單位的積極發展提供支持。首先，在大數據時代中，檔案管理在模式上需要朝著智能化、現代化、自動化發展，這就要求檔案管理人員需要緊跟時代發展的潮流，提升自身的文化知識水平同時，積極轉變管理理念，在繼承傳統管理模式優勢的同時，研究出全新的管理方式，通過各種全新技術的有效應用，保證工作更加高效地開展。其次，為了保證能夠發揮出檔案的作用，創新服務的內容，真正凸顯出檔案的作用，需要改善服務模式，全方位地對服務體系進行健全，保證重要信息安全的基礎上，對檔案的公開性進行逐步擴大，及時地更新信息，拓展服務的途徑[4]。以此保證社會大眾能夠更加快捷、方便、安全地接觸檔案相關資源，從中獲取更多的有用知識。最后，需要加強領導以及全體人員對于檔案管理工作重要性的認知，通過對資源配置進行有效優化，確保管理工作能夠順利開展。這就需要事業單位中的管理人員需要給予全局的眼光，重視檔案管理工作，明確自身的管理責任，明確檔案管理的優勢、內涵，制定出對應的工作規范，如表1。同時需要合理地對檔案部門工作職位進行配置，加強內部的交流和溝通，促使檔案管理工作能夠更加有序地開展。

表1 某事業單位工作規范

2.2 優化管理機制，完善工作制度

事業單位中的檔案管理工作的有效開展，對于管理人員的實際業務能力、專業素質等方面，都提出了比較嚴格的要求，在實際工作中，需要通過不斷的完善相關管理機制，健全檔案管理工作制度，才能夠確保各項工作有效地開展。因此，針對事業單位中的檔案管理工作來說，需要從管理體系入手，制定出針對性的管理制度，細化管理辦法，確保管理工作能夠更加有序地開展。首先，需要從統籌規劃、整體局勢等方面，制定出全新的制度框架，對現有的檔案管理工作制度進行全面調整，提升管理制度的完善程度和制約能力，為后續各項工作更加有效地開展提供基礎支持。同時，在實際工作中，相關管理人員需要注重完善“持續管控”相關工作，保證檔案管理工作更加可靠地開展[5]。此外，在內部管理工作上，也要將自我監督、內部監督、社會監督結合在一起，通過共同的努力，營造出一個以事業單位為核心的全新管理體系。其次，針對檔案內容的歸納、整理以及積累等工作，需要在開展工作之前，做好對應的調研工作，對各個崗位的職責進行明確。通過對職責管理制度進行完善，結合不定期的突擊檢查工作，以及相關的考核機制，真正建立起完整的檔案質量管理體系，發揮出制度的約束和促進作用，進而保證管理工作能夠實現深化發展。

2.3 增加投入成本，加強基礎建設

在新時代的背景下，當前檔案管理工作對于信息技術、計算設備以及網絡環境具備比較強的依賴性，通過合理有效地引進全新設備和軟件技術，能夠確保工作更加高效地開展。這種全新的工作方式不僅能夠減輕工作人員的工作負擔，同時也能夠減少事業單位在檔案管理工作中的人工成本投入，為事業單位節約更多的運行成本。因此，針對事業單位中的檔案管理工作來說，需要加強在各種基礎設施方面的建設工作，增加在信息化工作環境方面的成本投入情況，并且積極地開展人才建設工作，保證檔案管理工作的質量和效率。首先，事業單位需要按照當前單位的實際服務類型、工作要求、資金情況等，合理地對軟件、硬件設備進行完善[6]。如針對與人力資源檔案相關的事業單位，就需要加強在基礎建設方面的建設力度，大量地引進信息設備，保證能夠提供更好的社會服務，如人力資源相關部門等；而針對一些常規的事業單位，可以在滿足單位自身檔案管理工作需求的基礎上，對各種信息設備進行引進和應用。這樣不僅能夠合理地配置資源，節約國家資金，同時還可以實現工作效率最大化。其次，企業需要適當地對負責檔案管理工作的人員薪資情況，按照國家的要求進行調整，通過給予一些福利的形式，將更多的人才留在事業單位的檔案工作中。同時還可以通過外聘專業檔案管理人員的方式，將一些專業、擁有全新工作理念的人才引入到事業單位中，通過加強在人才方面的建設，確保檔案管理的質量和效率都能夠實現提升[7]。

3.結語

在社會不斷發展的新時期背景下，事業單位需要對檔案管理工作給予充分的重視，不斷地完善管理制度，合理結合信息技術手段，以此保證能夠有效提升檔案管理的質量和效率。這樣不僅能夠保證事業單位中的檔案管理工作更加有效地開展，發揮出檔案自身具備的積極作用，同時也可以為事業單位實現份更好的發展提供支持，進而促使社會能夠更加和諧、穩定地進步。