淺談檔案管理工作的重要性

摘 要：檔案管理工作是企事業單位管理工作的一部分，是提高一個單位工作質量和工作效率的必要條件，是維護歷史真實面貌的一項重要工作?？茖W規范的管理檔案，是衡量一個企業業績與管理水平的重要標尺，企業檔案記載著這個企業發展史上的優秀成果，對研究本企業的經營業績和科學發展提供了第一手資料，是進行科學分析，揚長避短，制定發展方向的好教材。

關鍵詞：檔案管理;企業管理;重要性

檔案管理工作做好了，一方面為企業高層管理人員及時了解單位的整體運行和經營狀況，能夠適時調整經營策略提供準確依據，為經營決策提供支持性證據;另一方面有利于社會各方準確認定各企事業單位的經營成果，為企業與各有關方面進行有益合作奠定堅實的基礎。在我國經濟全面發展的歷史背景下，做好檔案管理工作，不斷地更新檔案管理觀念，勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段，以全面、真實地反映企業整體發展狀況和經營成果。檔案管理成果同企業經營管理的有機結合決定了該企業資源配置的取向和模式，決定著企業的商業版圖和未來發展，對于實現該企業經營戰略，不斷提高管理效率具有深遠的影響。

檔案管理工作對我國現行企事業單位管理制度的健康發展起著至關重要的作用。本文研究如何做好檔案管理工作，發揮檔案管理的重要性的目的是立足于我國現代企業管理的現狀，吸收和借鑒優秀的檔案管理工作的研究成果，不斷適應檔案管理工作的新形勢，指導我國的檔案管理工作，達到逐步提高和培養檔案管理工作人員的歷史責任感和使命感，進而激發廣大檔案管理工作人員的工作熱情。

目前，檔案管理的工作人員對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認識，認為檔案管理工作可有可無。再加上一些企業的檔案管理工作人員自身就對檔案管理工作沒有給予高度重視，在檔案管理工作中缺乏高度的工作責任感，良好的職業道德，辦事細心的工作態度，樂于奉獻的工作精神，又沒有積累扎實的檔案管理的理論知識、科技知識，因而不能充分認識到檔案事業在社會發展中的戰略作用和實際意義。工作中存在失位現象，工作責任心不強，對檔案管理工作的重要性宣傳力度不夠，造成檔案管理不當在本部門滋生蔓延到整個企業，不利于形成企業管理層關心、重視檔案管理工作的氛圍，使整個企業的檔案意識進一步弱化。從而導致檔案管理工作在管理方式新舊更替的歷史進程中遇到新的障礙，在整個企業發展進程中有邊緣化危險。

檔案管理手段的落后，給檔案工作帶來消極后果，落后的檔案管理技術跟不上日益增長的檔案利用需求。造成檔案技術落后的原因有兩點：一是部分領導缺乏對檔案工作重要性的足夠認識，財力投入少;二是一些單位雖然購買了不少先進的檔案管理設備，但由于檔案管理人員操作不熟練，導致先進設備沒有起到先進作用。三是，領導重視不夠，雖有微機和檔案網絡，但檔案并沒有錄入電腦，還按手工在進行工作，檔案工作缺乏制度化的管理程序。當前企業檔案管理不規范主要表現在：一是檔案收集不規范。在收集過程中，制度形同虛設，想交就交，不想交就不交，檔案收集考核不明確;二是檔案整理不規范。企業近幾年發展較快，新檔案人員不斷進入，檔案人員的專業素質參差不齊，在立卷過程中有的沒有按照卷內文件目錄順序進行排序組卷，卷內目錄與實際整理文件不相符，卷內資料漏失現象比較普遍。此外，在立卷時間上，有時會累積起來一次立卷，既不符合事畢立卷要求，又不利于查找利用;三是檔案綜合管理力度不夠。由于現在綜合檔案管理室以一個班組存在，在行政上無法對各大部進行管理，在進行這項工作時，須向主管領導匯報，但主管領導一般都是兼任，本身的各項工作時間都較緊張，檔案人員要想向領導說明一項工作較為困難，各項工作開展起來也較為困難，現在某些部門自設資料庫，給檔案的綜合管理也造成困難。四是檔案利用不規范。檔案管理人員對檔案借閱內松外緊，借出的檔案沒有按期歸還。五是企業檔案工作缺乏長期性、連續性的發展規劃企業檔案工作在各級領導的重視下進行了檔案的達標升級工作。但達標工作作為一項運動，一次考試在進行，整個過程加班加點，在短時間內取得了一定的效果，但達標以后，就出現后力不足，沒有長期性和連續性，再由于部分干部對檔案綜合管理的參與程度不夠，對檔案在企業中的重要作用認識不足，甚至有部分還認為檔案室就是資料沒有地方存放了就放的地方，檔案室在某些人眼中成了廢紙倉庫，造成了檔案工作有領導、無計劃;有任務、無落實;有形式、無效果。因此檔案工作缺乏應有的長期性和連續性的發展規則。

經過認真、細致的分析與學習，得出如下結論：科學規范的檔案管理不僅能適應新形勢的需要，開創檔案管理工作的新局面，同時可以不斷地提升一個企業的管理水平，做好檔案的開發和利用工作，實現檔案管理工作的自身價值，而且可以為經濟發展和社會進步做出應有的貢獻，因此，做好檔案管理工作對于促進經濟社會的全面發展、不斷提升企業在市場經濟中的競爭力具有重要意義。

參考文獻：

[1]鄧邵興，檔案管理學，中國人民大學出版社

[2]董永昌，電子文件與檔案管理，百家出版社

作者簡介：王麗梅（1986年11月——），女，漢族，內蒙古清水河縣人，本科學歷，檔案助理館員，研究方向：檔案管理。