創新檔案管理理念實現檔案管理信息化

孫迪海

摘 要：檔案是一種人類社會發展不能缺少的信息資源，它可以用文字、聲音或者圖像對個人、國家機構、各種組織、企事業單位的行為進行記錄，所以相關機構逐漸重視對檔案的管理工作。隨著信息技術發展，影響著檔案管理的各個要素都發生非常大的變化，檔案信息來源渠道不斷擴大，服務對象變得多層次，并且服務內容也呈現更加復雜化，方式更加便捷化，這些都是在當前信息化時代下檔案管理模式上呈現的變化，傳統檔案管理模式應該順應信息化時代的發展不斷變化，才能夠更好地適應現代化發展需求。基于此，本篇文章對創新檔案管理理念實現檔案管理信息化進行研究，以供參考。

關鍵詞：檔案管理;信息化;創新

引言

檔案系統、軟件的出現和興起，標志著檔案信息化建設時代的到來，提升了檔案管理的實效性，使檔案管理有機地融入企業、政府、高校及相關組織的運營管理中，實現了檔案信息的動態化錄檔、實時化檢索、規范化管理的目的。但要想借助信息技術，提高檔案管理的質量，還需要從信息化內涵及其對檔案管理工作的影響等角度出發，從時代與社會發展的層面上，探索檔案管理的發展方向與創新理念。以此推動我國檔案管理事業的全面發展。

1檔案管理信息化的意義與必要性

目前，紙質檔案仍然是主要檔案類型，但紙質檔案的管理對環境有嚴格的要求，紙張浪費現象比較嚴重。此外，隨著工作任務的增加，產生的信息資料越來越多，這對檔案管理提出了新的要求。在信息化不斷發展的當代，各項工作與信息技術已經密不可分，加快信息技術對檔案管理工作的全面改造，已成為檔案管理工作的迫切需求，這樣不僅能全面提高管理效率，又能順應時代發展。傳統檔案管理依靠人工制作和歸檔，這樣不僅會消耗一定的人力物力，而且后期提取檔案也比較困難。一旦有人員辭職，交接工作短時間無法順利完成，嚴重影響檔案管理的效率。如果仍然采用紙質檔案，不僅效率很低，而且出錯率高。相反，如果只通過簡單的查詢就能快速檢索到所需的信息，而且信息準確無誤，那么將會極大提升工作的效率。因此，檔案信息化建設對增強管理效率是非常有必要的。檔案信息化管理對檔案學研究拓展和檔案館藏建設有著指導作用，將從根本上實現檔案資源本身的價值。

2檔案信息化管理應用問題分析

當前，很多行政機構雖然具備檔案信息化管理的工具，但使用率不高。還有些單位對檔案管理工作缺乏足夠的重視，投入有限，設備落后，配置與需求不相符，阻礙了信息化建設速度。此外，很多檔案管理人員并非全職，兼職較多，很難全身心投入工作實踐。檔案類型多樣，不同類型具有差異化的歸檔范圍、管理期限和重要性。目前，在檔案管理工作中，信息化管理是其工作發展的必然趨勢，也是提升檔案管理水平的關鍵途徑。在檔案管理工作匯總，需要充分利用計算機技術及手段等，做好檔案信息資料的存儲工作，并提高檔案管理工作效率和工作質量。然而，在實際的檔案管理過程中，一些檔案管理人員自身的工作責任意識不強烈，且對檔案信息化管理的認識不夠全面，受到自身傳統工作理念的影響，對于檔案信息化管理相關知識的學習積極性和主動性不高，寧愿繼續堅守著檔案傳統工作方式和服務方式，很難確保檔案資料的真實性、完整性、時效性等。

3信息化背景下檔案管理創新路徑

3.1深化信息化技術的應用深度

在檔案管理中，信息化技術的應用深度主要指技術的應用程度，譬如入檔信息化、管理信息化及查詢信息化等。但要想切實深化信息技術的應用深度，首先應從檔案管理需求的角度出發，確定信息化技術的應用目標。譬如在知識管理中的顯性知識與隱性知識上，管理員可利用大數據技術提升隱性知識的管理質量，使隱性知識呈現出可視化、具體化及顯性化特點。其次從管理質量的角度出發，提升信息化技術的應用廣度。在檔案管理中，管理者應以精細化管理為抓手，利用信息化技術提升不同檔案管理環節的工作質量。使其所利用的信息化技術類型、種類更加多樣和更加廣泛。譬如為提升檔案信息檢索服務的質量，可將大數據的信息挖掘技術、分析技術應用在信息檢索及習慣歸納的過程中，使信息檢索更加“人性化”“具體化”“智能化”。

3.2健全檔案的信息化模式

檔案管理信息化主要是檔案數字化及檔案網絡建設兩大部分組成。新型檔案信息材料的收集、整理、保存及鑒定、利用等需要采用先進科學技術理論及手段加以解決。國家檔案管理部門在檔案數字化發展中有著一定的規定，按照相關要求，國內的圖文影像開發及利用先進技術相結合，采用數字存儲、身份驗證、圖文壓縮和處理以及高速電子掃描等多種技術，創新研究開發出一套含有掃描錄入、檢索、電子存儲、查詢和管理等多功能為一體的電子檔案管理系統，這樣能夠使現代化的檔案管理向著數字化檔案管理邁進。同時，因為電子檔案的產生，檔案管理部門直接從傳統檔案管理的管理模式中跳出來，形成當前電子檔案和紙質檔案并存的模式。目前的電子檔案管理工作中依然存在著一定的問題和風險，這是因為電子檔案自身特點以及在信息技術發展過程中依然存在技術上的難題所導致的。所以，我國對于那些需要永久保存的圖文電子檔案規定必須轉化成紙質的檔案文件或者是縮微品等能夠長期進行保存的文件形式，并進行存檔管理。所以，在信息化時代下檔案管理工作需要做好電子檔案的管理，并且應該重視對紙質文件等檔案的管理工作，這樣能夠促使檔案信息化模式發展更為健全。

結束語

總而言之，信息化為檔案管理提供機遇的同時，也帶來了不小的挑戰。因此，檔案信息化管理工作的開展，必須要提高對該工作的重視程度，更新檔案信息化管理軟硬件設備和技術水平，提升檔案管理人員的綜合素養，強化檔案信息化的安全性，由傳統管理模式轉變為信息化管理，并結合單位自身的業務環境和運行情況，不斷探索與之相適應的信息化發展道路，切實提高檔案管理工作的智能化、信息化、高效化水平。

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