機關事務管理局檔案管理模式創新研究

陶魯青

摘 要：機關事務管理局是非常重要的管理機構，在運行的過程中有很多非常重要的檔案，這些優秀檔案能夠優化政府服務職能，能夠提高政府服務的質量。所以，在實際管理過程中機關事務管理局要不斷創新管理模式，要提高檔案管理的信息化作用，實現對檔案資源的有效運用。

關鍵詞：機關事務;檔案管理;創新策略

引言

機關檔案管理規定，要加強對政府及其他部門的檔案管理，要服務于社會和機關單位。機關檔案工作能夠提高人們的工作能力，還能夠提高工作效率。所以，機關事務管理局要結合時代的發展，對檔案管理進行優化。本文針對機關事務管理局檔案管理模式進行創新研究，希望可以給廣大學者些許建議。

一、機關事務管理局檔案管理的現狀分析

在當前的機關事務管理過程中，大部分的管理局都會采用以前的管理理念，會由辦公室的專門人員進行管理，主要服務于領導和機構，不對外開放，這樣的傳統管理手段不適合當今社會的發展。所以，機關事務管理局要認清當前的局勢，要深刻知道檔案在管理過程中存在的一些問題，針對這些問題提出創新方法，這樣才能讓機關事務管理局有更好地發展。

（一）機關事務管理局檔案管理門檻過高，影響檔案資源的利用

機關事務管理局檔案一般都來自黨政機關，想要查閱相關資料的時候需要重要流程，同意后還要讓相關單位開具證件才能進行查閱。當群眾想要查閱機關檔案時是非常困難的。此外，機關事務管理局檔案服務的方法過于單一化，管理檔案人員缺乏主動服務的理念，這樣的管理現狀不利于資源的利用，無法起到有效的管理效果。與此同時，機關事務管理局的門檻過高，會讓很多人想要查資料的時候退縮，會因為各種原因喪失查閱資料的能力，這樣就導致了檔案資源的浪費。

（二）機關事務管理局檔案工作人員素質和能力有限

在目前機關事務管理的過程中，管理局設置了專門檔案管理機構，并配備了專門的工作人員管理相關工作。但是還有部分機關事務管理局的檔案管理工作由其他工作人員兼任，這樣就導致管理人員的工作壓力很大，心理負擔很重。機關事務管理局的檔案管理工作是一件非常重要的工作，需要管理人員具備較強的工作能力，具有較高的工作素質，這樣才能管理好檔案。此外，檔案工作人員的能力有限，沒有樹立終身的學習理念，沒有主動學習檔案管理的相關工作，這樣就導致工作能力不行，無法更好地勝任檔案管理工作。

（三）檔案管理人員缺乏主動服務意識

在當前檔案的管理過程中，部分管理人員認為檔案管理工作主要面向黨政機關，對于檔案管理工作還有很多問題。大部分的管理人員認為只有管理好檔案，就能夠做好自己的本職工作，這樣就導致工作人員的積極性受到影響。與此同時，機關事務管理局沒有對管理人員進行統一的培訓，沒有深刻認識到檔案管理的重要性，無法將檔案管理工作與培訓內容相結合，這樣就導致管理人員沒有主動服務的意識，在工作中缺乏積極性和主動性，從而影響了檔案服務的效果。在檔案管理中服務意識也是非常重要的方面，只有加強主動服務的意識，才能做好這份工作。

（四）機關事務檔案管理手段較為落后

在機關事務檔案管理的過程中，管理手段與檔案管理效果息息相關，創新化的管理模式能夠讓檔案具有明確性和針對性。但是在實際的管理階段，大部分管理人員管理手段較為落后，采用手工管理模式，沒有展開信息化的管理。此外，還有相關部門投入的資金有限，信息化檔案管理系統無法滿足實際需求，這樣就很難徹底落實信息化管理模式。

二、機關事務管理局檔案管理模式的創新策略

（一）創新檔案管理方法

機關事務局要積極推進信息化管理模式，要創建信息化系統，這樣才能逐漸提高檔案管理的水平。首先，機關事務局要將紙質檔案的重要內容形成信息化檔案，這樣再根據具體的內容進行歸類，從而更好地查閱。其次，要建立數據庫管理平臺。機關事務管理局要融入一些創新化的方式，要結合檔案的需求進行合作，這樣才能創建出數字庫檔案管理平臺。最后，要對數據檔案管理的每個環節進行完善，要加強與其他人員之間的交流和溝通，要定期觀察數據庫的運行情況，遇到問題時要進行修繕，這樣才能保證檔案數據的安全，有利于用戶更好地查詢資料。

（二）優化檔案的管理流程

在機關事務管理局中，管理人員要結合檔案的管理流程對管理人員進行培訓和指導，這樣才能不斷完善管理制度，才能讓管理人員更加重視這份工作。此外，工作人員要嚴格按照要求進行管理。首先，管理人員要對紙質版的檔案進行整理，要將檔案理清，將檔案收集得更加全面，這樣才能積極展開以后的工作，才能保證資源的有效性。其次，要對檔案進行分類和整理，要根據不同的檔案性質進行組合，要按照一定的要求進行歸類，這樣才能做到有序的保管。最后，要對檔案進行合理地利用。檔案具有重要的價值，檔案理應發揮出重要的價值，機關事務管理局要讓檔案的作用發揮到極致，要為機關單位提供精準化的檔案服務，這樣才能實現機關事務管理局的檔案管理工作。因此，機關事務管理局要結合檔案中的一些問題進行針對性地管理，要不斷優化管理理念，采用高效的管理方法，這樣才能大大提高管理效果。

結語

總而言之，在當前的信息化時代，機關事務管理局要更加重視檔案管理的工作，要通過多元化的管理手段進行管理，這樣才能保證檔案管理的順利進行。此外，機關事務管理局要加大對檔案的宣傳力度，要讓更多人參與到檔案管理中。

參考文獻：

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