現代信息技術對企業檔案管理的影響和對策

古麗娜孜·卡地爾

摘 要：企業檔案對企業內部建設有著非常重要的作用，其既對企業生產經營活動進行全過程記錄，也對企業進入現代化管理有著直接的推動作用。信息技術的發展，推動企業檔案電子化時代來臨，電子檔案不僅方便企業進行檔案管理，也可以滿足企業多樣化檔案需求。信息化企業檔案管理的出現對傳統企業檔案管理模式進行了改變，也對傳統企業檔案管理工作造成了沖擊，為了更好的保持企業檔案管理的高效、長久發展，需要企業充分利用信息技術優勢，推動企業數字化檔案管理，以此更好地為企業發展服務。

關鍵詞：現代信息技術;企業檔案管理;影響;對策;

1現代信息技術對企業檔案管理的影響

1.1對傳統的檔案管理理念造成了一定沖擊

信息技術是一種先進的科學技術，可以對生產關系和生產要素進行調整，從而產生更大的生產力，因此信息技術對各行業發展都有很大的優勢和價值，可以帶動企業生產力的提升，尤其是企業檔案管理。傳統的企業檔案管理是以人為核心，管理理念較為落后，信息技術應用下的企業檔案管理注重以信息技術為核心，以服務對象為核心，注重提高檔案管理效率和質量，實現信息的實時傳輸，因此管理理念是先進的、豐富的，也是對傳統檔案管理理念的一種革新和突破。

1.2暴露出傳統檔案管理工作人員素質和能力的不足

現代信息技術下的企業檔案管理工作人員從職業素質上、專業能力上相比較于傳統的檔案管理人員有很大的提高，也暴露出了傳統工作人員的素質低下、能力不足的問題，也會對他們的發展造成一定的沖擊。比如一些傳統的檔案管理人員已經習慣傳統的人工記錄方式，不僅無法適應現代信息技術環境，也無法高效地學習信息技術管理方法，直接導致傳統檔案管理方式、內容和企業檔案管理信息化之間的差異顯著，形成對立關系。另外，在傳統的企業檔案管理工作現代化轉型過程中，企業忽視對工作人員的培訓教育，導致很多檔案管理工作者不懂現代化管理方法，對于一些信息設備和軟件不會操作，這種現狀嚴重阻礙我國企業現代化檔案管理和建設發展。

2加強信息技術在企業檔案管理中的對策

2.1更新檔案管理理念

更新檔案管理觀念，提高企業領導對檔案管理和現代信息技術的重視，是優化和提高檔案管理質量的重要手段。為了保證現代信息技術在檔案管理中的有效應用，指導檔案管理工作的規范有序開展，首先要求企業領導和管理者認識到現代信息技術的重要性，現代企業管理中應用的新理念、新理念，對于企業各個經營環節的流程，在日常工作中，要注重企業的現代化，特別是現代信息技術，應廣泛應用于企業管理的全過程。加強現代信息化建設檔案管理，突破傳統的管理理念，以提高檔案管理的速度、質量、標準化為核心，將檔案管理提升到與其他管理公司同等的地位，引進先進的信息技術、軟件、利用信息技術的優勢開展企業檔案管理工作，不斷完善新時期企業檔案管理工作，不斷提高檔案管理質量，突出新時期檔案管理工作的特點。

2.2健全企業檔案管理制度

檔案管理作為企業內部深化改革的重點，涵蓋了企業的發展歷史、經營管理等信息，是企業成長和發展的重要內容，因此完善檔案管理制度顯得尤為關鍵。為更好保證企業檔案整理工作的開展，需從企業實際情況出發，制訂健全、完善的檔案管理制度，細化相關檔案管理人員職責，使企業檔案管理處于科學有序狀態，從而有效應對企業檔案管理中可能出現的風險。首先，企業要加強對檔案管理的重視，不要搞形式主義。其次，在后臺使用、數據分類管理等方面進行合理的規劃整合，對檔案工作人員進行專業的專業技能培訓，制定科學的規章制度，使檔案工作人員在工作中有章可循、有法可依。在現代信息技術條件下，要保證檔案管理工作的高效性、及時性和準確性。在依靠信息系統開展檔案管理工作的情況下，要做好檔案的收集、整理、歸檔和編制工作。借助規范化的體系，可以保證檔案管理工作有序、有效地進行。如果有信息遺漏、重復、混亂和其他現象在文件管理的過程中，應該及時和準確地調查有關責任人員的責任，管理系統，管理規則，提高企業的質量文件，提高檔案管理水平。

2.3提高檔案信息化技術

研究表明，檔案信息化已經成為現代檔案職業發展的主流趨勢和進步，檔案管理的信息化，不僅可以有效改善企業文件管理的效率和準確性，同時也可以降低管理成本，提高信息數據采集和共享的力度，對促進企業檔案管理的發展是重中之重。首先，要樹立并逐步深化檔案信息化意識，運用與時俱進的管理理念和工作方法，實現并逐步完善現代信息技術環境下的檔案信息化建設，提高檔案管理工作的效率和水平。其次，加大企業檔案管理信息化建設的投入，進一步完善信息化建設的基礎設施，如配置計算機、傳真機、掃描儀、投影機等技術設備，企業檔案輸入計算機系統，從而實現數據的長期保存和動態更新。同時，建立和完善企業檔案管理信息系統平臺，以實現資源共享。

2.4加強企業檔案管理的網絡安全建設

對于一些重要行業來說，檔案管理信息化建設為企業檔案管理工作帶來了優勢的同時，也帶來安全問題，網絡信息傳輸是開放的，不受時間和地點限制的，在應用信息技術進行檔案嗎管理時，容易發生各種信息泄漏、信息丟失的問題，這對于企業來說影響是非常大的。尤其是企業核心檔案文件，如果出現安全問題，將會影響企業正常發展運行，也會帶來一定的經濟損失，因此需要企業在推動網絡企業檔案現代化建設的過程中，也需要采取科學手段加強網絡維護，降低信息安全問題發生率。

對此，企業可以在內部電子檔案網站瀏覽方面設置一些權限或者設置數字密碼，從基礎上加強安全管理。企業也可以建立電子檔案安全風險識別系統，實時對整個檔案信息管理進行動態化監督，對基本的信息安全風險進行識別，及時預測網絡病毒，并自動重點病毒侵襲，避免電子方案信息泄漏。另外，企業還可以通過雙層加密的方法對重點檔案信息進行防護處理，尤其是在存儲和使用上，比如企業一些項目方案、企業研發的科學技術、企業發展戰略等這些關鍵性信息。

2.5提升檔案管理人員的綜合能力

縱觀企業檔案管理信息化趨勢，企業檔案管理未來發展是有一定規律的，因此需要在信息化建設中不斷探索和總結企業發展規律，企業行政部門和管理部門領導者需要加強合作，完善立法，充分依靠社會力量，企業全體內部人員的力量，引導企業檔案工作深入開展。

對于企業檔案管理人員而言，其是檔案信息和企業發展、企業各部門信息對接的中間介質，因此需要重視對檔案管理人員職業素質、管理能力、信息技術應用能力的培養，以此確保他們對工作流程進行準確把握，適應信息化檔案管理發展需求。對此，一方面企業需要加強對檔案管理人員的培訓，通過學習機制，確保管理人員能力符合管理標準;另一方面，企業可以建立交流機制，促使企業檔案管理部門可以跟其他部門進行及時溝通，確保檔函資源實現高效轉化，以此提高檔案資源利用率，便于檔案管理人員進行信息化管理。

結束語

新形勢下，信息技術促使社會發展不斷變革，對于企業檔案管理工作而言，既是機遇也是挑戰，為了促使企業更好的把握信息技術機遇，需要企業對傳統的檔案管理工作進行革新和改進，全面提升企業檔案管理工作的質量和效益，為企業帶來經濟效益的同時，也可以促進企業內部發展。

參考文獻

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