試論事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問(wèn)題與解決措施

石曼娜

摘? 要：現(xiàn)代社會(huì)信息化建設(shè)飛速發(fā)展，很多企業(yè)單位都向信息化建設(shè)邁進(jìn)，尤其事業(yè)單位在信息化建設(shè)上需要有更好的發(fā)展與管理。過(guò)去的紙質(zhì)檔案容易丟失，將信息化建設(shè)運(yùn)用在檔案管理上，幫助檔案更好地保存和查找。紙質(zhì)檔案管理轉(zhuǎn)變成信息化管理是非常有必要的，在查找、管理與核實(shí)上都有很大的幫助。但是在檔案管理信息化建設(shè)中還是會(huì)出現(xiàn)一些問(wèn)題，本文針對(duì)這些問(wèn)題提出相應(yīng)的措施，能夠提高信息化建設(shè)的效率，便于檔案的管理。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;信息化建設(shè)

一、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問(wèn)題

（一）檔案信息安全問(wèn)題

事業(yè)單位檔案管理最重要的就是要確保信息安全，在檔案管理上若是沒(méi)有嚴(yán)格的制度約束，可以隨意查找和瀏覽，很多檔案信息就會(huì)被他人得知，個(gè)人隱私泄露出去，這會(huì)對(duì)其造成很大的負(fù)面影響，產(chǎn)生不可想象的后果。在一些事業(yè)單位里的檔案還會(huì)涉及國(guó)家之事，如果沒(méi)有非常安全的信息化管理，將會(huì)泄露國(guó)家機(jī)密，如果被不法分子所利用，對(duì)國(guó)家來(lái)說(shuō)會(huì)面臨巨大的危害和損失。在登錄、瀏覽和查找檔案時(shí)，一些登陸的網(wǎng)站會(huì)存在危險(xiǎn)系數(shù)，會(huì)導(dǎo)致很多重要信息流失，加大了工作人員管理和校對(duì)的難度。所以事業(yè)單位對(duì)檔案管理的安全問(wèn)題需要有夠多的重視。

（二）檔案管理方法問(wèn)題

一些事業(yè)單位的檔案管理部門人員較少，在檔案管理上很容易疏忽。有時(shí)候上級(jí)不太注重檔案管理工作的質(zhì)量，就會(huì)導(dǎo)致管理人員在工作上比較松散，對(duì)檔案信息管理不夠重視，在管理方法少缺少經(jīng)驗(yàn)，面對(duì)檔案資料的收集、統(tǒng)計(jì)和管理上會(huì)出現(xiàn)很大的問(wèn)題，工作效率低，影響信息化建設(shè)的有效開展。

（三）管理人員的問(wèn)題

在一些事業(yè)單位里，管理人員大多不是科班出身，在檔案管理上缺少專業(yè)的培訓(xùn)，對(duì)檔案管理的認(rèn)知不足，不熟悉計(jì)算機(jī)的基本操作，不能快速掌握檔案信息化建設(shè)。并且在每日的管理工作上流于形式，注重表面工作，不能及時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行校對(duì)更新，工作態(tài)度不積極，不認(rèn)真，導(dǎo)致很多部門的工作不能盡快展開，影響各部門的工作進(jìn)程。

（四）檔案管理配套設(shè)備問(wèn)題

工作人員的疏忽導(dǎo)致信息化建設(shè)出現(xiàn)問(wèn)題，在管理上，如果沒(méi)有相應(yīng)配套設(shè)施，也會(huì)影響檔案的有效管理。由于一些事業(yè)單位不太注重檔案管理工作，在配套設(shè)施上出現(xiàn)很大疏忽，覺(jué)得太過(guò)注重檔案管理會(huì)影響其他部門發(fā)展，不提高硬件設(shè)備的標(biāo)準(zhǔn)，這樣影響了檔案管理的工作質(zhì)量，導(dǎo)致工作效率低，引發(fā)很多管理上的問(wèn)題。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的重要性

以往的檔案管理方式有很多問(wèn)題和弊端，在很多時(shí)候會(huì)出現(xiàn)檔案丟失的現(xiàn)象。由于檔案的變更和工作人員的流動(dòng)，導(dǎo)致很多檔案不易查找，在后期核對(duì)信息上有很大的難度。運(yùn)用信息化的建設(shè)來(lái)管理檔案，可以提高工作的效率，對(duì)信息快速更新，保證信息的安全性和真實(shí)性，也使信息更加完備。用以往的方式查找，只能一項(xiàng)一項(xiàng)查找，先找到目錄，再找到文件，至于別的信息就不容易找到，工作人員需要展開很大的工作范圍，增加查找的時(shí)間才能達(dá)到預(yù)期的效果。運(yùn)用信息化建設(shè)來(lái)查找檔案信息，快速便捷，只要輸入要查找的人或內(nèi)容，就能出現(xiàn)很多與之關(guān)聯(lián)的信息，節(jié)約了時(shí)間，也不占用太多工作人員。比如公安局遇到案件時(shí)，可在檔案信息系統(tǒng)中查找有關(guān)的人，接著與之相關(guān)的所有人和事都能夠構(gòu)建起關(guān)系，警察可以全方位地了解與案件有關(guān)的信息，盡快與各地警方取得聯(lián)系，幫助破案，加強(qiáng)工作效率。

三、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的解決措施

（一）建立完善的信息管理系統(tǒng)

在檔案管理上要有完善的信息管理系統(tǒng)，就需要有配套的信息管理設(shè)備來(lái)幫助管理。提高信息化管理檔案的實(shí)施水平，才能提高工作效率，提高工作人員的積極性，增強(qiáng)檔案信息的安全性。相關(guān)事業(yè)單位要及時(shí)更新硬件設(shè)備，完善信息管理系統(tǒng)，才能提高檔案管理的質(zhì)量，擺脫復(fù)雜繁重的工作。在網(wǎng)絡(luò)運(yùn)用上，要絕對(duì)謹(jǐn)慎安全，防止網(wǎng)絡(luò)中毒，導(dǎo)致檔案信息無(wú)故丟失。增多專業(yè)的技術(shù)人員，監(jiān)管網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題，維護(hù)信息管理系統(tǒng)，確保檔案絕對(duì)安全[1]。

（二）制定信息管理機(jī)制

有些事業(yè)單位偶爾會(huì)遇到大的變動(dòng)，在短時(shí)間內(nèi)處于比較混亂的狀態(tài)，沒(méi)有規(guī)章制度來(lái)約束。所以事業(yè)單位要有完善的信息管理系統(tǒng)，還要制定有效的信息管理機(jī)制，做好內(nèi)部檔案信息管理的建設(shè)，讓其更加規(guī)范[2]。在管理上還要?jiǎng)澐殖龈鲗尤藛T的工作和職責(zé)，做好監(jiān)督工作，不然檔案丟失只會(huì)互相推脫，誰(shuí)也不愿擔(dān)責(zé)任，影響單位的名聲。

（三）提高管理人員的專業(yè)性

要使檔案管理更高效，更具備安全性，方便查找，提高檔案信息管理質(zhì)量，那么在工作人員上崗前，需要進(jìn)行短期培訓(xùn)。在培訓(xùn)期間告知檔案信息管理的重要性，讓每一個(gè)工作人員認(rèn)真對(duì)待檔案信息管理工作，提高工作人員的專業(yè)性，維護(hù)檔案信息的安全，做好保密工作。遇到問(wèn)題時(shí)要有防范，堅(jiān)守自己的崗位。在培訓(xùn)期間，要對(duì)工作人員進(jìn)行多方面的考核，讓每一個(gè)工作人員都了解工作的全部環(huán)節(jié)和進(jìn)程，掌握基本知識(shí)要領(lǐng)，提高工作質(zhì)量。在錄入檔案時(shí)要細(xì)心核對(duì)，熟練掌握方法技巧，在工作上要有責(zé)任心和耐心，對(duì)于簡(jiǎn)單的事也要認(rèn)真對(duì)待。單位有條件的話，可以引進(jìn)高質(zhì)量的管理人才，在工作上樹立好榜樣，對(duì)其他工作人員也會(huì)起到督促作用，提高各層管理人員的專業(yè)性[3]。

（四）檔案信息合理規(guī)劃

在開展檔案信息管理上不能急于求成，要事先做好一切準(zhǔn)備工作，做好全面的規(guī)劃，避免跟風(fēng)，一步一步穩(wěn)定發(fā)展，不然只為了追求結(jié)果而不重視規(guī)劃，結(jié)果只會(huì)適得其反。在開展初期，會(huì)遇到迷茫的時(shí)候，不知道該如何開始，可以先規(guī)劃一個(gè)短期的目標(biāo)，在每次計(jì)劃開展中，隨時(shí)做好記錄和分析，預(yù)判各種情況，并在遇到的問(wèn)題中尋找解決的辦法，短期目標(biāo)實(shí)現(xiàn)后進(jìn)而規(guī)劃長(zhǎng)期的目標(biāo)。

總結(jié)

現(xiàn)今是信息化的時(shí)代，運(yùn)用信息化建設(shè)是未來(lái)的趨勢(shì)，事業(yè)單位要抓住時(shí)機(jī)，讓信息化建設(shè)得到更好地應(yīng)用。在檔案信息管理上對(duì)工作人員做好培訓(xùn)，加強(qiáng)管理人員的責(zé)任心，提高工作效率，增強(qiáng)信息安全管理，讓信息化建設(shè)在事業(yè)單位的檔案管理上有更好的發(fā)展和前景。

參考文獻(xiàn)

[1]楊雷.信息化時(shí)代機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新[J].黑龍江檔案，2021（06）：104-105.

[2]解翠.新時(shí)期下事業(yè)單位如何建設(shè)檔案管理信息化[J].商業(yè)觀察，2021（34）：63-65.

[3]劉建華.事業(yè)單位檔案管理信息化的建設(shè)與發(fā)展措施[J].黑龍江檔案，2021（05）：250-251.