淺談企業(yè)檔案管理實踐中改革創(chuàng)新的推進(jìn)策略

譚高輝

摘 要：新時期我國市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展速度較快，促使各行各業(yè)競爭力增大，企業(yè)為了在競爭激烈的市場中站穩(wěn)腳跟，大力倡導(dǎo)檔案管理實踐改革創(chuàng)新。但是在具體開展工作時，受到多重因素影響，阻礙了企業(yè)檔案管理實踐改革創(chuàng)新步伐，需要工作人員根據(jù)現(xiàn)實情況制定推進(jìn)策略，保障檔案管理在實踐中能夠有序進(jìn)行改革創(chuàng)新。本文主要對企業(yè)檔案管理實踐中改革創(chuàng)新的推進(jìn)策略進(jìn)行淺析。

關(guān)鍵詞：企業(yè);檔案管理;改革創(chuàng)新;推進(jìn)策略

檔案是企業(yè)發(fā)展中重要的數(shù)據(jù)來源，能夠為項目經(jīng)營提供關(guān)鍵的數(shù)據(jù)信息，對企業(yè)未來發(fā)展具有顯著影響。近些年隨著市場發(fā)展節(jié)奏加快，推動企業(yè)進(jìn)行檔案管理改革創(chuàng)新，要求工作人員系統(tǒng)分析企業(yè)檔案管理實踐中存在的問題，結(jié)合實際情況制定改革創(chuàng)新推進(jìn)策略，力求檔案管理質(zhì)量符合企業(yè)發(fā)展需求。

一、企業(yè)檔案管理的意義

首先，有效反饋產(chǎn)品信息。一般情況下，企業(yè)檔案包含了各類項目發(fā)展歷程，記錄了完善的項目運營信息，能夠為企業(yè)發(fā)展提供產(chǎn)品信息。比如，企業(yè)在后期發(fā)展項目時，可以通過查看生產(chǎn)項目檔案，全面了解相關(guān)項目不同階段使用的產(chǎn)品信息，分析項目經(jīng)濟(jì)收益，領(lǐng)導(dǎo)層可以結(jié)合檔案信息制定后期項目發(fā)展規(guī)劃，從而為企業(yè)未來發(fā)展提供良好的數(shù)據(jù)支撐。

其次，提高企業(yè)競爭力。企業(yè)檔案涉及到以往所有項目的生產(chǎn)、運營信息，直接呈現(xiàn)了企業(yè)生產(chǎn)力和生產(chǎn)水平。當(dāng)管理者在制定考核條例時，可以通過查看以往的檔案資料，分析企業(yè)在生產(chǎn)中存在的缺陷，對比總結(jié)企業(yè)的發(fā)展優(yōu)勢，立足企業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀制定合理的考核標(biāo)準(zhǔn)，組織工作人員齊心協(xié)力為企業(yè)貢獻(xiàn)力量，從而有效發(fā)揮出企業(yè)優(yōu)勢，補(bǔ)齊短板，不斷提高企業(yè)競爭力。

二、企業(yè)檔案管理實踐中存在的問題

1、檔案管理意識較差

在開展企業(yè)檔案管理實踐中，發(fā)現(xiàn)大多數(shù)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層對檔案管理的了解程度較低，缺乏良好的檔案管理意識，沒有結(jié)合企業(yè)發(fā)展實情制定完善的檔案管理規(guī)劃，導(dǎo)致相關(guān)工作人員在后期進(jìn)行檔案管理時，經(jīng)常會出現(xiàn)內(nèi)部資料在整理中存在分類不明確、不完善的問題，在保存檔案時出現(xiàn)資料不健全或者信息損壞等情況，從而使得重要信息出現(xiàn)遺漏的現(xiàn)象，弱化了企業(yè)檔案管理的價值。

2、檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)有待提升

經(jīng)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)階段部分企業(yè)檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)較低，在進(jìn)入該項工作之前，沒有接受過系統(tǒng)培訓(xùn)，缺乏完善的檔案管理知識體系，這種情形導(dǎo)致檔案管理人員在開展工作時，不能靈活處理工作中的各項問題，無法認(rèn)真落實檔案管理中的細(xì)節(jié)問題。另外，相比其他崗位而言，檔案管理薪資水平較低，使得部分企業(yè)的檔案管理人員存在人員流動性較大的問題，從而增加了企業(yè)檔案管理難度。

3、檔案管理制度有待完善

近些年各行各業(yè)發(fā)展速度較快，需要企業(yè)在開展檔案管理實踐中，積極對原有制度進(jìn)行改革創(chuàng)新。但是在調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，雖然部分企業(yè)建設(shè)了檔案管理制度，但是這些制度較為陳舊，無法有效滿足現(xiàn)階段企業(yè)檔案管理需求，使得工作人員在后期開展檔案歸納整理工作時，沒有相關(guān)制度約束個人行為，容易出現(xiàn)檔案資料存儲不當(dāng)、借閱不規(guī)范等問題，降低了企業(yè)檔案管理水平。

三、企業(yè)檔案管理實踐中改革創(chuàng)新的推進(jìn)策略

1、提升檔案管理宣傳力度

宣傳工作是推進(jìn)檔案管理創(chuàng)新改革的有利措施，能夠全面增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)層和工作人員的檔案管理意識。由于檔案管理宣傳需要從企業(yè)文化層面進(jìn)行，就必須從領(lǐng)導(dǎo)層入手，改變領(lǐng)導(dǎo)層對檔案管理的認(rèn)識，領(lǐng)導(dǎo)可以在日常工作中通過線上學(xué)習(xí)檔案管理視頻、線下查閱資料的方式，強(qiáng)化自身對檔案管理的認(rèn)知程度，并結(jié)合企業(yè)實際情況制定檔案管理文化，建設(shè)完善的檔案管理規(guī)劃，將其引入到企業(yè)文化中來，借助內(nèi)部網(wǎng)站和微信公眾號等線上媒體進(jìn)行宣傳，要求運營人員以圖文結(jié)合或者視頻講解的方式，為企業(yè)內(nèi)部人員講解檔案管理的內(nèi)容、意義、保存和借閱的注意事項，從而在內(nèi)部營造良好的檔案管理文化學(xué)習(xí)氛圍，提升全體員工對檔案管理的認(rèn)同程度，為后期推進(jìn)檔案管理改革創(chuàng)新奠定良好基礎(chǔ)。

2、增強(qiáng)檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)培養(yǎng)

檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)決定了檔案管理改革創(chuàng)新的實施質(zhì)量，如果企業(yè)內(nèi)部具備一支高素質(zhì)、高技能的檔案管理團(tuán)隊，那么可以有效推動企業(yè)檔案管理改革創(chuàng)新。因此，企業(yè)在推進(jìn)檔案管理改革實踐時，應(yīng)增強(qiáng)檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)培養(yǎng)，結(jié)合現(xiàn)今工作人員組織情況，制定分層人才培養(yǎng)方式，對于剛進(jìn)入企業(yè)的檔案管理人員，可以邀請工作經(jīng)驗豐富的檔案管理人員，為其講解檔案管理流程，結(jié)合企業(yè)對檔案管理人才需求，為其提供相關(guān)專業(yè)書籍，提升這部分工作者對檔案管理崗位的了解程度;對于檔案管理工作時間較長的人員，企業(yè)可以加大這部分人員的信息化檔案管理培訓(xùn)，在學(xué)習(xí)網(wǎng)站上購買專業(yè)視頻，將其放入企業(yè)網(wǎng)站，要求檔案管理人員在業(yè)余時間下載學(xué)習(xí)，豐富檔案管理人員的工作經(jīng)驗，從而在今后推進(jìn)檔案管理改革創(chuàng)新時，能夠積極利用信息技術(shù)開展各項工作，加快檔案管理創(chuàng)新改革步伐。

3、創(chuàng)新檔案管理制度

新時期我國應(yīng)進(jìn)入到信息時代，促使檔案存儲和整理形式出現(xiàn)顯著變化，并且在不同時期，相關(guān)項目產(chǎn)生的數(shù)據(jù)信息較多，需要企業(yè)積極創(chuàng)新檔案管理制度。為了確保檔案管理制度的合理性，領(lǐng)導(dǎo)層在創(chuàng)新制度之前，可以組織管理者系統(tǒng)調(diào)研各個項目發(fā)展情況，并與不同部門負(fù)責(zé)人交談，了解原有檔案管理制度中存在的問題，將調(diào)查結(jié)果制作成文件上交給領(lǐng)導(dǎo)層，領(lǐng)導(dǎo)層結(jié)合現(xiàn)實狀況更新檔案管理制度。在制度建設(shè)完成后，領(lǐng)導(dǎo)層可以讓管理人員為相關(guān)工作人員講解各項制度條例，明確闡述新型檔案管理制度要求，提高檔案管理人員對制度內(nèi)容的理解程度，在今后開展工作時，能夠按照制度條例規(guī)范個人工作內(nèi)容，制定合理的工作目標(biāo)，從而有效推進(jìn)檔案管理改革創(chuàng)新。

結(jié)束語

新時期企業(yè)要想提高市場競爭力，就需要推進(jìn)檔案管理改革創(chuàng)新，組織相關(guān)人員系統(tǒng)分析檔案管理實踐中存在的問題，立足實際情況制定改革創(chuàng)新策略，提升檔案管理宣傳力度、增強(qiáng)檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)培養(yǎng)、創(chuàng)新檔案管理制度，力求通過多種改革措施，提高檔案管理質(zhì)量，為企業(yè)發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。

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