大數(shù)據(jù)時代檔案管理工作如何與時俱進(jìn)

摘 要：信息技術(shù)的快速發(fā)展，促使大數(shù)據(jù)時代來臨，檔案管理工作作為企事業(yè)單位工作的重點內(nèi)容，大數(shù)據(jù)技術(shù)為其管理模式與方法的優(yōu)化、革新帶來契機。在大數(shù)據(jù)時代下，要推進(jìn)檔案管理工作與時代發(fā)展對接，重視檔案信息數(shù)據(jù)的管理、分析、運用，實現(xiàn)檔案管理信息數(shù)據(jù)的有效性存儲、保護(hù)，從而進(jìn)一步助推企事業(yè)單位的健康發(fā)展。對此，文章立足于大數(shù)據(jù)與檔案管理工作的內(nèi)涵、特征，分析大數(shù)據(jù)時代檔案管理工作面臨的挑戰(zhàn)，同時提出了大數(shù)據(jù)時代檔案管理工作的革新路徑。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù) 與時俱進(jìn) 檔案管理工作

中圖分類號：F061.3;G270

文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

文章編號：1004-4914（2021）01-212-02

在大數(shù)據(jù)時代，社會各行各業(yè)的發(fā)展都面臨龐大信息數(shù)據(jù)管理方面的挑戰(zhàn)，檔案管理工作也不例外。在企事業(yè)單位當(dāng)中，檔案管理是一項重要的工作，主要是保存、提供和記錄企事業(yè)單位的檔案信息，并對企事業(yè)單位原始檔案信息內(nèi)容進(jìn)行檢索、整合、收集等。在大數(shù)據(jù)時代，企事業(yè)單位檔案管理工作面臨龐大的信息數(shù)據(jù)挑戰(zhàn)，因此要做到與時俱進(jìn)，推進(jìn)大數(shù)據(jù)技術(shù)在工作中的運用，實現(xiàn)檔案管理結(jié)構(gòu)體制的優(yōu)化，轉(zhuǎn)變檔案管理工作模式與機制，使檔案管理工作與時俱進(jìn)，在切實提升檔案管理工作質(zhì)量的同時，實現(xiàn)單位的全面、可持續(xù)發(fā)展。

一、大數(shù)據(jù)及基于大數(shù)據(jù)的檔案管理工作模式分析

（一）大數(shù)據(jù)的內(nèi)涵

大數(shù)據(jù)是在信息科學(xué)技術(shù)支撐下發(fā)展的新技術(shù)形式，大數(shù)據(jù)中為人們提供豐富的信息資源，其信息資源的龐大是人們無法想象的巨大，滿足人們信息獲取的多元化需要。大數(shù)據(jù)又稱之為巨量、海量的信息數(shù)據(jù)，通過技術(shù)的支撐，能夠?qū)崿F(xiàn)信息技術(shù)的實效性處理、分析、管理、截取，具有處理信息數(shù)據(jù)快速性、信息數(shù)據(jù)類型繁多性、信息數(shù)據(jù)存儲巨大等特點，能夠以技術(shù)的作用效能，促進(jìn)人們對信息數(shù)據(jù)的有效性運用。

（二）基于大數(shù)據(jù)的檔案管理工作模式分析

在大數(shù)據(jù)時代，檔案管理工作呈現(xiàn)不同的工作優(yōu)勢與特點，在數(shù)據(jù)技術(shù)的合理運用下，能夠更加科學(xué)地管理、處理、整理信息數(shù)據(jù)，為企事業(yè)單位經(jīng)營管理、運營提供信息數(shù)據(jù)支撐，推進(jìn)企事業(yè)單位工作的有效開展。在大數(shù)據(jù)支撐下，企事業(yè)單位檔案管理呈現(xiàn)出其特有的性質(zhì)。首先，大數(shù)據(jù)支撐的檔案管理模式，其信息數(shù)據(jù)每時每刻都在擴充，豐富了企事業(yè)單位檔案管理庫，為企事業(yè)單位檔案管理信息數(shù)據(jù)的運用提供信息數(shù)據(jù)的支撐。在此背景下，企事業(yè)單位在檔案管理工作中借助大數(shù)據(jù)中的信息數(shù)據(jù)，可以進(jìn)一步拓寬單位的檔案信息數(shù)據(jù)，并在多檔案信息數(shù)據(jù)提取、分析、整合的基礎(chǔ)上，提升檔案管理工作質(zhì)量，為各部門檔案信息的運用提供豐富的檔案信息數(shù)據(jù)支撐。其次，在大數(shù)據(jù)支撐下，檔案管理工作具有多元化特征，其檔案信息包含文字類的檔案信息數(shù)據(jù)、視頻類的檔案信息數(shù)據(jù)、音頻類的檔案信息數(shù)據(jù)及三維數(shù)模的檔案信息數(shù)據(jù)等等，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，可以對這些信息數(shù)據(jù)進(jìn)行合理的整合、管理。第三，在大數(shù)據(jù)的支撐下，檔案管理工作的信息資源密度低，雖然大數(shù)據(jù)平臺為檔案管理提供了廣泛的信息數(shù)據(jù)，但這些信息數(shù)據(jù)的可運用性是相對較低的，需要借助檔案管理工作人員的自身業(yè)務(wù)能力，在運用大數(shù)據(jù)技術(shù)的基礎(chǔ)上實現(xiàn)信息數(shù)據(jù)的分類、整合及處理，并從中提取出有價值的信息數(shù)據(jù)。

二、大數(shù)據(jù)時代檔案管理工作面臨的挑戰(zhàn)

（一）對傳統(tǒng)檔案管理工作理念的挑戰(zhàn)

企事業(yè)單位以往的檔案管理工作模式，是以紙質(zhì)檔案的管理為導(dǎo)向，通過對單位檔案信息的記錄、整合，實現(xiàn)這些檔案信息的歸檔、管理等工作事項。在檔案管理過程中，由于檔案是以紙質(zhì)模式為存儲形式，需要對其做好相關(guān)的標(biāo)記，以便在運用檔案時能夠快速查找檔案管理信息。在大數(shù)據(jù)時代，這種檔案管理模式已經(jīng)不能夠適應(yīng)信息數(shù)據(jù)多元化發(fā)展，若依舊沿用改模式，會出現(xiàn)管理模式與理念過于陳舊、落后的情況，不利于相關(guān)單位的進(jìn)一步發(fā)展。此外，在大數(shù)據(jù)時代，檔案管理向信息化方向發(fā)展已經(jīng)成為必然趨勢，對此，檔案管理人員就要學(xué)會運用大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計算技術(shù)等開展相關(guān)工作，推進(jìn)單位檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。這就要求檔案管理人員必須轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理理念，樹立現(xiàn)代化的檔案管理思維，進(jìn)一步加強檔案管理信息化的相關(guān)學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，切實推進(jìn)企事業(yè)單位檔案管理工作的與時俱進(jìn)。

（二）對檔案管理人員綜合素養(yǎng)形成的挑戰(zhàn)

在大數(shù)據(jù)時代，檔案管理工作模式、方法、體制的變革都對檔案管理人員的工作勝任能力形成了一定的挑戰(zhàn)。大數(shù)據(jù)支撐下的檔案管理工作模式的開展，需要檔案管理人員具有信息化素養(yǎng)、符合時代發(fā)展特征的檔案業(yè)務(wù)能力及檔案專業(yè)技能、良好的檔案職業(yè)素養(yǎng)等。從當(dāng)前檔案管理人員工作現(xiàn)狀來看，多數(shù)工作人員由于已經(jīng)適應(yīng)傳統(tǒng)的檔案管理工作模式，對信息化的檔案管理工作模式的適應(yīng)能力不強，導(dǎo)致大數(shù)據(jù)技術(shù)融入到檔案管理工作的成效存在嚴(yán)重不足。例如，多數(shù)檔案管理人員能夠意識到檔案管理信息數(shù)據(jù)的重要性，也知曉檔案管理數(shù)據(jù)化的關(guān)鍵性，但在具體工作實施中，還是存在自身能力與工作實際情況脫節(jié)的情況。

三、大數(shù)據(jù)時代檔案管理工作的革新路徑

（一）轉(zhuǎn)變檔案管理思維和理念

在大數(shù)據(jù)時代，檔案管理工作要想真正做到與時俱進(jìn)，相關(guān)工作人員就要盡快實現(xiàn)自身工作思維和理念從傳統(tǒng)的紙質(zhì)化作業(yè)向信息化作業(yè)轉(zhuǎn)變。以大數(shù)據(jù)為支撐的檔案管理工作的開展，需要工作人員進(jìn)一步意識到大數(shù)據(jù)融入到檔案管理工作的重要性，提升對檔案管理的重視度，并根據(jù)檔案管理工作開展模式，將大數(shù)據(jù)技術(shù)、信息化技術(shù)運用到其中，提升檔案管理工作的實際成效。同時，工作人員還要樹立新的檔案管理服務(wù)理念，如智能化的服務(wù)理念、個性化的服務(wù)理念、人性化的服務(wù)理念等，要根據(jù)這些服務(wù)理念構(gòu)建出檔案管理服務(wù)工作體系，推進(jìn)智能化、個性化、人性化檔案管理服務(wù)理念在企事業(yè)單位檔案管理工作中的有力貫徹和落實，進(jìn)而推進(jìn)企事業(yè)單位向現(xiàn)代化經(jīng)營管理方向發(fā)展的相關(guān)進(jìn)程。此外，根據(jù)大數(shù)據(jù)在檔案管理工作中的運用，還要構(gòu)建出檔案管理的大數(shù)據(jù)庫，要充分發(fā)揮數(shù)據(jù)庫的根本效能，推進(jìn)檔案管理工作的信息化發(fā)展。

（二）拓寬檔案管理的路徑

在大數(shù)據(jù)時代下，就企事業(yè)單位檔案管理工作的開展而言，應(yīng)進(jìn)一步拓寬檔案管理的路徑，以檔案管理數(shù)據(jù)庫為導(dǎo)向，實現(xiàn)檔案管理工作在多個平臺的開展與實施，以此確保企事業(yè)單位各部門都能夠有效運用、管理、存儲檔案信息資源，彰顯檔案管理在企事業(yè)單位發(fā)展中的價值。首先，在檔案管理工作的開展過程中，企事業(yè)單位應(yīng)重視微服務(wù)平臺的運用，如微信、微博等，要借助此類平臺推進(jìn)檔案信息數(shù)據(jù)的分享與共享，同時借助這些平臺獲取檔案管理的相關(guān)信息和資源，拓寬檔案管理數(shù)據(jù)庫的有效信息量。其次，要重視對于遠(yuǎn)程技術(shù)的運用，以遠(yuǎn)程檔案管理服務(wù)手段實現(xiàn)非面對面的人工服務(wù)，切實推進(jìn)人機交互的檔案管理工作模式的開展。遠(yuǎn)程檔案管理工作模式能夠打破時間、空間的局限性，能夠更好地為需求人員提供良好的信息服務(wù)，如通過電子郵箱實現(xiàn)檔案信息的采集工作等。第三，要進(jìn)一步重視對于云平臺的運用，以云服務(wù)為導(dǎo)向開展相關(guān)工作。云服務(wù)是以云計算為導(dǎo)向，實現(xiàn)信息數(shù)據(jù)分析、計算的一項精準(zhǔn)化服務(wù)，能夠有力降低檔案管理的相關(guān)成本，提升管理工作的實際成效。

（三）革新檔案資源采集方法

在大數(shù)據(jù)時代，檔案管理工作要想真正做到與時俱進(jìn)，就需要進(jìn)一步革新檔案資源的采集方法，要以多路徑為導(dǎo)向，切實拓寬檔案信息的采集渠道，豐富相關(guān)的檔案信息資源。一方面，要重視通過網(wǎng)絡(luò)渠道采集檔案信息資源。在大數(shù)據(jù)時代，網(wǎng)絡(luò)平臺每日會生成大量的信息數(shù)據(jù)，而這些信息數(shù)據(jù)的價值密度相對低下，需要專業(yè)的檔案管理人員進(jìn)行信息數(shù)據(jù)的提取與分析，并提取出針對性的檔案信息數(shù)據(jù)，豐富到檔案管理的信息資源當(dāng)中。另一方面，可以嘗試采取用戶實時推送歸檔的方法，進(jìn)一步拓寬檔案資源的采集渠道。依托于大數(shù)據(jù)平臺，相關(guān)部門可以充分實現(xiàn)自身平臺與其他各部門平臺的融合性，進(jìn)而形成巨大的信息資源庫。基于此，檔案管理人員就要對該數(shù)據(jù)庫實時推送的相關(guān)信息進(jìn)行關(guān)注、獲取、分析，并提取出具有價值性的檔案信息資源，充分滿足企事業(yè)單位檔案管理工作的實際需要，切實提升檔案管理工作的水平。

（四）提升檔案管理人員綜合素養(yǎng)

在大數(shù)據(jù)時代，檔案管理工作要想做到與時俱進(jìn)，還要切實重視檔案管理工作人員的實際工作質(zhì)量的提升，要以專業(yè)化的檔案管理人才助力于本單位的長遠(yuǎn)發(fā)展。基于此，就要進(jìn)一步提升相關(guān)單位的人力資源工作的成效，要重視對于檔案管理專業(yè)人才的培養(yǎng)，切實促進(jìn)檔案管理人員業(yè)務(wù)能力的提高。一方面，根據(jù)基于大數(shù)據(jù)的檔案管理工作的新模式、新方法，相關(guān)單位要及時組織開展相關(guān)的檔案管理培訓(xùn)工作，并出臺多種激勵性、考核性培訓(xùn)制度，使檔案管理人員能夠通過培訓(xùn)真正學(xué)到東西，切實提升自身檔案管理相關(guān)的業(yè)務(wù)能力，如信息資源分類整理能力、相關(guān)信息化平臺的操作能力等。同時，要進(jìn)一步提升檔案管理人員的相關(guān)職業(yè)素養(yǎng)，如創(chuàng)新能力、交際能力等，使檔案管理人員能夠真正勝任本職工作，要通過一系列考核措施，真正做到能者上、庸者下。另一方面，檔案管理工作人員在工作中要做到與時俱進(jìn)，要根據(jù)時代的發(fā)展及單位的需求主動轉(zhuǎn)變自身工作模式，主動抓住提升自身綜合能力的相關(guān)機會，更好地服務(wù)于企事業(yè)單位的檔案管理相關(guān)工作。

四、結(jié)語

在大數(shù)據(jù)時代，檔案管理相關(guān)工作的與時俱進(jìn)是十分必要的，這不僅是企事業(yè)單位助力于自身可持續(xù)發(fā)展的需要，也是先進(jìn)技術(shù)、科學(xué)思維切實融入到單位日常管理工作的需要，更是單位實現(xiàn)健康化、和諧化發(fā)展的需要。因此，企事業(yè)單位一定要提高對于檔案管理工作的重視程度，要將大數(shù)據(jù)技術(shù)、信息化思維運用其中，在實踐中查漏補缺，真正實現(xiàn)檔案管理工作模式的變革，切實促進(jìn)本單位的長遠(yuǎn)發(fā)展。

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（作者單位：內(nèi)蒙古廣播電視大學(xué) 內(nèi)蒙古呼和浩特 010000）

[作者簡介：徐龍（1976—），男，漢族，本科，副研究館員，研究方向：檔案管理。]

（責(zé)編：若佳）