財務智能機器人的應用分析及實施路徑

鐘美玲

智慧財務的出現助力于企業通過新技術的應用實現財務的核算、預測與分析、風險控制的智能化，為企業的內部運作以及效率提升帶來了極大的便利。本文從當前智能化財務背景出發，闡述了財務人員當前的工作挑戰及財務機器人的應用意義，并提出了實施財務機器人工作的具體路徑。

一、引言

當前財務人員主要從事重復簡單的勞動力，難以提升人力資源價值，面臨工作量激增但人員短缺，服務效率低下等問題，財務機器人的出現實現了財務流程的標準化，提升了業務處理的效率和速度，強化了風險的防控措施，將財務工作的質量、效率、價值和滿意度得到了保障。

二、當前財務人員面臨的挑戰

（一）簡單重復勞動難以提升人力資源價值

目前企業內的財務流程存在部分高度重復的簡單手工操作，盡管信息化的系統已經幫助財務人員處理了絕大多數的工作，但仍無法完全實現全自動操作，需要在事務性的工作、前期數據收集、財務核算上耗費大量的人力和時間，只有小部分人員在從事和財務管理、業財融合、價值創造的工作，體現不出財務人員的工作為公司的增值服務。而現在公司要求人力資源價值向增值工作傾斜，即盡可能減少員工事務性的工作，增加其策略性的工作，為企業的價值創造做更多的貢獻。

（二）工作量激增但人員短缺

隨著企業的業務范疇擴大，子公司逐漸的成立，財務人員處理單據量相比之前有較大的增長，業務經濟活動、市場需求和控制環境也越來也復雜，但是財務人員的增長速度尚未與工作量增長相匹配，面臨人力資源短缺而企業人力成本有限、培養成熟的財務人員需要時間等問題。現有財務流程中審核點較多，由于業務的復雜性每一類所對應的審核點不同，內部記錄的準確性也開始存疑，存在各種違規的風險，財務重心由過去的記錄轉變為控制，導致流程審核時間較長，依賴人工審核很難滿足業務前端效率提升的要求，只有通過智能化信息化手段的力量才能加快處理效率。

（三）財務服務滿意度不高

財務部門作為企業內的服務部門，為業務部門進行報賬，核算等多種工作，員工的工作量大，常常高負荷運轉，尤其是在關賬或者年度決算時承擔著較多的工作及責任，但在與業務部門之間的溝通不暢，經常會有一些財務方面的規則沒有理解清晰，激發了矛盾。而且財務人員的態度以及處理時效、處理速度也是影響著財務部門的聲譽，通過各種調研反饋業務前端的滿意度不高，不能達到較高的滿意度。所有的財務工作和系統不是單純為財務而做，更主要的是為所有的員工和業務人員，只有將服務工作做好才真正受到業務部門的認可，為兩者的融合做好準備。

三、實施財務機器人的意義

（一）實現財務流程標準化

基于對企業內現有的業務流程、管理流程、財務流程進行全面的梳理，對原有的業務流程進行優化，形成標準化的財務流程，使得財務流程更加的清晰、透明和固定，提高數據的質量和統一性。在前端數據獲取方面，建立統一規范的業務表單和工單模板，保證財務流程前端的數據源標準和一致，為財務標準化奠定基礎。在確定規范的流程后，集團與子公司間，子公司與分公司間對同一業務流程操作一致，各財務科室也對同一業務流程操作一致。

（二）提升業務處理效率

通過部署財務機器人，使得高頻、重復、繁瑣的人工操作由機器人代替，實現業務處理的自動化，提高業務處理的效率。財務機器人與人為操作不同，能夠嚴格按照相關的管理規定和既定的規則對工單進行處理，避免因為人為出錯而造成的返工。其次，財務機器人可以連續不間斷的工作，及時的處理單據，避免財務工作的積壓和人員的加班，尤其是在月度末、季度末、年度末等財務工作量達到峰值的時段，可以保證質量不受其工作量增加而懈怠和放松，保質保量的完成任務，而業務報賬的人員也可以通過手機APP等方式進行線上填報，移動保報賬，領導線上審批，不受時間和地點的限制，達到提高了使用人的滿意度，在加強規范的同時也提升了對財務處理效率的滿意程度。

（三）提高業務處理的準確率

財務機器人基于固定的、明確的業務規則，通過錄制的流程，最終實現自動化的運行，可以嚴格按照設計的規則和邏輯處理業務數據，保證百分之百的按照要求執行，減少人為的錯誤、舞弊、失誤，也不會因其疲憊而造成疏漏。由于其自動化技術的應用，可以提升業務處理的準確率，保證處理的質量，在某種程度上將風險防控從事后的監控轉移到事前的風險防控和預警。財務人員也可以減少人工判定識別的工作，解放雙手雙眼，使其精力運用在更加重要的戰略支持上。

（四）強化風險防控措施

財務機器人能夠嚴格按照設定的處理邏輯執行任務，確保財務工作符合內控要求，同時減少因人為錯誤發生，降低業務處理的風險。在財務機器人處理的流程中，針對財務流程中容易出現的風險點構建相應的數據模型，增加校驗、稽核環節，形成常態化的風險預警，降低操作風險。考慮到財務機器人與以往人為操作在技術手段、實現方式上的不同，完善財務機器人的風險防控措施，形成財務機器人全生命周期閉環管理。

四、財務機器人應用的實施路徑

（一）推動業務與財務職責有序融合

缺乏業務的財務是無法滿足公司經營和管理的需求，所以基于業務的財務才是有意義的。在事前的業務流到事中的財務流時，將主辦經濟事項和報銷流程的經辦人確定為第一責任人，其部門對經濟事項負直接的管理責任，在報賬之前已經確保經濟事項履行了第一道審批程序，經辦人和部門共同對經濟事項、報賬信息、支撐性材料的真實性、合規性、完整性和準確性負責。經辦人提出申請后流轉到對應的歸口管理部門，從專業的層面上對經濟事項發生的合理性、合規性把關，確認各項申請復核業務管理規范。之后由財務部的會計進行初審和復核，全面審查經濟事項是否符合財經規范和入賬要求。事后對該報賬事項進行財務的抽查和業務的抽查，根據項目的風險以及頻次進行后向檢查，實現全面責任對等，分層分級別管理，注重實際效用的業財協作體系，將業務與財務有效的進行融合。

（二）全責任覆蓋，風險防控智能化

為了在財務流程中嵌入風險防控措施，將其風險降至可接受的范圍內，為費用管理中的責任點制定系統管理的方案，將其進行風險智能控制，主要從四個方面進行落實。第一個是規范要求，即將原則性的要求明確提示，前置招待申請的界面，經辦人對原則性的要求有所印象和感知。第二個是附件類的要求，明確附件的界面和標準附件的格式，前置在招待結算界面，明確告知經辦人標準化的附件要求。第三個是剛性控制類，只要關于數據填報的或有數量關系的，后臺設置相應的邏輯將其強制控制，嵌入招待申請、結算流程，管控要求與經辦人實時交互。第四個是批注類的提示，經辦人可以實時查看各類詞匯的定義，對于選擇類的操作，每一項都告知其選項定義，便于經辦人理解和操作。

（三）順應技術發展，支持自動填報

伴隨著云計算、大數據、物聯網、人工智能等新興技術的崛起和拓展應用，財務的發展突飛猛進，財務也變得更加簡單和智能。運用OCR技術，實現多張票據的自動識別，火車票、定額票整齊的黏貼后，一次性識別多張票據信息，如在火車票上可以提取乘車的日期、出發到達城市、座位等次和票價等信息，增值稅專票識別出發票金額、不含稅價格、稅額、發票號碼、發票代碼和稅率。在標準信息識別后，自動填寫到電子臺賬的制定位置，并將發票信息與提前內置系統的控制標準互相比較校驗。經過校驗的數據多系統直連傳輸，如招待費報銷，首先是招待費申請，數據校驗后如果符合業財的規范，那么將進入招待費結算，傳輸至招待費入賬支付。

（四）推動流程優化，提升流轉效率

報賬單審核和審批的速度直接影響到業務部門工作推動的進程，所以在提升審核速度方面需要細化，從業務端到財務初審、復審最后到支付，實現端對端的管理，將業務處理的實現納入考核的依據，即不僅是在財務端提高單據流轉的效率，在前端的業務部門及審核質效也納入到管控，實現全流程的提速。其次，將費用審核劃分為多個種類，給予不同的優先級順序，對于人工成本、員工費用、農民工工資、酬金等重點費用優先審核的權限，并逐一的明確每一環節的處理實現，平時和周末不超過多少個工作日為限度，分級限時辦理。對于財務環節，以分層級報銷審核機制，采用單到即審的措施，面對金額較小的招待費、會議費直接由業務部門以及財務人員審批，減少實質性的審批流程和環節，加快會計處理。

（五）做好檢查閉環，確保報銷質量

盡管財務機器人已經替代了一部分工作，但對于人為操作的地方還需要進行特別的關注，作為對系統的補充控制，比如在差旅方面檢查出差地點是否正確，有無錯選和漏選，否則直接影響補貼的精確性和住宿的上限標準，出差的天數是否符合邏輯，票據類型的選項是否正確。通過大數據的對比分析，可以發現一些隱形問題，比如差旅費是否重復報銷，重點注意同一人重疊時段報銷，節假日、周末差旅報銷的合規性，對于相同時間和地點的不同報銷因為同一件事情，對比補貼的情形，作為對單筆報銷檢查的補充。

五、結語

財務機器人對業務人員與財務工作者的支撐工作給予了很大的支持和幫助，從業務發起、領導審批、財務審批到支付環節，減少了不必要的程序和人力成本，提升了效能和質量，做好了規范性的提示，為實現業財融合和企業的可持續發展打下了堅實的基礎，推動企業應用更加成熟的技術和財務，實現財務人員向高價值的服務轉型。

（作者單位： 江門市博通公路建設有限公司）