信息化背景下的企業(yè)流程管理探討

馬利忠

山東格瑞德集團(tuán)有限公司

引言：技術(shù)的快速發(fā)展對(duì)企業(yè)產(chǎn)生了巨大影響，目前眾多企業(yè)都在加強(qiáng)高新技術(shù)的引入，進(jìn)行企業(yè)內(nèi)部的信息化建設(shè)，以此提升企業(yè)的管理水平和經(jīng)營(yíng)水平，促進(jìn)企業(yè)的良性運(yùn)營(yíng)，為行業(yè)發(fā)展提供助力。

一、企業(yè)流程管理信息化建設(shè)的意義

企業(yè)流程管理可以幫助管理人員進(jìn)行科學(xué)全面的監(jiān)管，并加強(qiáng)各部門(mén)之間的連接，明確部門(mén)工作任務(wù)、目標(biāo)等，從而保障企業(yè)正常有序的運(yùn)行。但是對(duì)于大型企業(yè)來(lái)說(shuō)，流程管理建設(shè)較為困難。大型企業(yè)業(yè)務(wù)范圍較廣，部門(mén)之間盤(pán)根錯(cuò)節(jié)，且人員較多，傳統(tǒng)的上令下達(dá)模式不能做到部門(mén)之間的聯(lián)動(dòng)，實(shí)際工作過(guò)程中會(huì)受到很多的阻力，工作效率較低。但是信息化流程管理建設(shè)可以有效規(guī)避這一問(wèn)題，企業(yè)可以通過(guò)內(nèi)部信息共享系統(tǒng)實(shí)時(shí)了解各部門(mén)的工作情況，一旦需要部門(mén)之間的協(xié)作，企業(yè)可以利用信息平臺(tái)，進(jìn)行及時(shí)通知，做好部門(mén)之間的規(guī)劃。工作人員也可以通過(guò)信息平臺(tái)發(fā)布企業(yè)內(nèi)部的財(cái)務(wù)信息、資源信息、業(yè)務(wù)信息等，各部門(mén)可以據(jù)此進(jìn)行工作規(guī)劃和目標(biāo)制定。并且，企業(yè)可以利用信息技術(shù)進(jìn)行信息平臺(tái)的設(shè)置，工作人員必須嚴(yán)格遵守工作制度進(jìn)行規(guī)范化操作，方可進(jìn)行信息化操作。由此在降低企業(yè)管理成本的同時(shí)，提升企業(yè)的管理水平，幫助員工嚴(yán)格遵守企業(yè)工作流程。

二、企業(yè)流程管理信息化建設(shè)的策略

（一）信息化工作流程建設(shè)

目前部分企業(yè)依然沒(méi)有意識(shí)到信息化流程管理的重要作用，導(dǎo)致其內(nèi)部的協(xié)調(diào)性低，且管理成本較高，嚴(yán)重制約企業(yè)的快速發(fā)展。因此企業(yè)必須進(jìn)行信息化流程管理建設(shè)，但是我國(guó)管理理念形成較晚，并且企業(yè)內(nèi)部管理體系建設(shè)不到位，甚至還有眾多企業(yè)依舊沒(méi)有形成完備的管理意識(shí)。目前常見(jiàn)的管理建設(shè)有兩種方式，企業(yè)可以選擇第三方機(jī)構(gòu)介入企業(yè)幫助其完成流程管理體系的建設(shè)，例如社會(huì)綜合性管理公司，第三方機(jī)構(gòu)擁有較為豐富的管理經(jīng)驗(yàn)，可以幫助企業(yè)快速提升管理水平，企業(yè)可以將管理建設(shè)全權(quán)委托給第三方機(jī)構(gòu)。但是第三方機(jī)構(gòu)無(wú)法在有效的時(shí)間內(nèi)對(duì)企業(yè)進(jìn)行全面、詳盡的了解，體系的適用性會(huì)相對(duì)較低，從而造成資源上的浪費(fèi)。企業(yè)也可以依靠自身的力量，通過(guò)信息化技術(shù)，全面了解各部門(mén)工作的實(shí)際情況，根據(jù)業(yè)務(wù)要求和管理要求進(jìn)行部門(mén)之間的協(xié)調(diào)。經(jīng)過(guò)多次的協(xié)調(diào)，企業(yè)可以掌握較為完備的管理經(jīng)驗(yàn)，企業(yè)可以結(jié)合未來(lái)發(fā)展目標(biāo)和企業(yè)整體的工作規(guī)劃建立信息化流程管理體系。這樣的管理體系會(huì)非常貼合企業(yè)的實(shí)際情況，并且員工的接受程度也會(huì)相對(duì)較高，管理水平可以顯著提升。但是利用這種方式需要企業(yè)具備一定的管理水平和管理技術(shù)，還需要一定的時(shí)間積淀。

（二）信息化崗位制度建設(shè)

為了提升工作人員的工作積極性，企業(yè)應(yīng)建立信息化流程管理，將每一位工作人員的工作內(nèi)容進(jìn)行細(xì)化，管理人員可以借此了解每一個(gè)崗位的職責(zé)，對(duì)其進(jìn)行分析和檢查，不斷完善和優(yōu)化工作人員的日常工作。與此同時(shí)，利用信息化流程管理，管理人員可以對(duì)現(xiàn)有崗位進(jìn)行分析，從而進(jìn)行崗位的優(yōu)化。信息化流程管理可以自動(dòng)生成崗位具體細(xì)則，節(jié)省管理人員信息提煉的時(shí)間，提升管理人員的工作效率。借此管理人員可以對(duì)部分崗位進(jìn)行融合和改編，從而設(shè)立全新的崗位，為企業(yè)提供更多助力。并且管理人員可以利用信息化流程管理體系了解每一個(gè)崗位的具體工作細(xì)則，從而判定崗位的設(shè)置是否合理，工作難度和工作壓力是否過(guò)大，為員工提供一定的工作保障，建立科學(xué)的崗位制度，幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)良性運(yùn)營(yíng)[1]。

（三）塑造信息化流程

信息化技術(shù)可以幫助工作人員再造流程管理，實(shí)現(xiàn)對(duì)管理策略的不斷優(yōu)化，以公文管理為例，企業(yè)內(nèi)部的各級(jí)公文較多，且傳閱較為密切，因此企業(yè)需要制定完善的公文管理制度，提升公文的管理水平。傳統(tǒng)的公文管理制度是由工作人員發(fā)起公文的制定，再交由部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核，部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)審核通過(guò)后，方可提交企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批，然后交回部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)了解企業(yè)的審批結(jié)果，發(fā)起人也需要根據(jù)企業(yè)的審批意見(jiàn)，對(duì)公文進(jìn)行進(jìn)一步的更正和完善，再上交部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)、企業(yè)雙方審核，最后由機(jī)要人員對(duì)公文進(jìn)行文號(hào)的編制和管理，蓋章后方可發(fā)布生效。傳統(tǒng)的公文管理不僅程序繁瑣，而且時(shí)效性較低。經(jīng)過(guò)信息化技術(shù)的應(yīng)用，公文可以通過(guò)信息平臺(tái)直接提交部門(mén)、企業(yè)進(jìn)行審核，在審核通過(guò)后，部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)可以通過(guò)信息化平臺(tái)進(jìn)行審閱，發(fā)起人也可以在信息平臺(tái)進(jìn)行材料的補(bǔ)充，再次提交文件后，部門(mén)、企業(yè)與機(jī)要人員可以同時(shí)對(duì)公文進(jìn)行審閱和編制，提升審閱的效率，最后經(jīng)過(guò)蓋章后即可生效。利用信息化平臺(tái)，可實(shí)現(xiàn)多方同時(shí)工作，提升管理的效率，并且信息化平臺(tái)的應(yīng)用，可以幫助企業(yè)減少管理的成本，提升企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。

（四）完善績(jī)效考核

企業(yè)的流程管理是維系企業(yè)業(yè)務(wù)運(yùn)行的基礎(chǔ)，尤其是企業(yè)的核心業(yè)務(wù)，如果工作人員不能按照業(yè)務(wù)流程進(jìn)行規(guī)范性操作，就會(huì)導(dǎo)致業(yè)務(wù)質(zhì)量不佳等情況，影響企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。因此企業(yè)應(yīng)實(shí)行流程績(jī)效管理，將信息化流程管理與績(jī)效相融合，進(jìn)一步提升企業(yè)內(nèi)部不同部門(mén)之間的協(xié)同，企業(yè)需要將整體戰(zhàn)略目標(biāo)與子目標(biāo)進(jìn)行拆分，實(shí)現(xiàn)流程績(jī)效和總體績(jī)效雙方的結(jié)合，將工作目標(biāo)與責(zé)任下沉到每一位工作人員身上，幫助其提升工作的責(zé)任感，督促員工按照流程完成節(jié)點(diǎn)式工作，以過(guò)程性指標(biāo)和終端指標(biāo)兩個(gè)方向，實(shí)現(xiàn)全員聯(lián)動(dòng)和業(yè)務(wù)績(jī)效的有機(jī)融合，幫助企業(yè)落實(shí)業(yè)務(wù)流程，實(shí)現(xiàn)目標(biāo)效益的最大化[2]。

結(jié)論：綜上，企業(yè)應(yīng)積極順應(yīng)時(shí)代的革新，加強(qiáng)信息化技術(shù)的引入，并根據(jù)自身的實(shí)際情況，進(jìn)行流程管理的信息化建設(shè)，不斷優(yōu)化自身的管理體系，增強(qiáng)流程管理體系的適用性，推動(dòng)企業(yè)的信息化建設(shè)，促進(jìn)行業(yè)的高質(zhì)量發(fā)展。