提升事業單位檔案管理信息化建設的方法策略

高磊 汶上縣園林管理處

前言：近幾年來，隨著社會發展速度的不斷加快，我國事業單位整體發展的速度也獲得了提升，因此為保證公共管理機構的發展能夠實現貼合社會的實際需求，則必須要確保在各項管理工作開展時能夠將管理工作落實到位。對此，針對事業單位而言，檔案管理工作對自身的長期發展有著十分重要的作用，但是由于自身在檔案管理工作上仍然應用著傳統管理模式，這也直接制約了事業單位的進一步發展，因此有效實現信息化建設工作的全面落實，就能確保對檔案資料價值進行開發，進而就能在應用的過程中，實現推進事業單位的進一步發展。

一、信息化建設對檔案管理工作的影響

1.在過去，事業單位在開展檔案管理工作時，只能夠以紙質形式來對檔案內容進行保存，但是受種種因素的限制，這也導致紙質檔案在保存的過程中就難以實現長期保管。同時，受外部環境的影響，也會加速紙質檔案的損毀或丟失，所以這對檔案保存而言十分不利。檔案管理工作的開展，其主要目的就是實現對檔案內容的儲存，并確保實現滿足對檔案資料的長期應用，這樣才能在不斷發展的過程中，實現對現有資料價值的探尋，以此才能滿足事業單位的進一步發展[1]。對此，對于信息化建設工作來講，它既能夠實現規避由于外部因素而帶來的丟失、損毀問題，還能保證在基本工作上實現對檔案保存的完整性。

2.對于事業單位的檔案管理工作開展而言，實現信息化建設對其自身的長期發展十分有益。在整體應用的過程中，由于很多事業單位其實并沒有普及內部信息軟件，而且在硬件設備上也無法支持信息化技術的全面應用，所以這就需要提高事業單位整體的信息化建設工作開展，并通過對硬件的提升來滿足各項工作的落實，而這對事業單位而言，就會帶來一定的成本增加問題。但是，由于其自身在應用信息化技術之后能夠實現提高其工作開展的實際效率，并且也能保證檔案資源管理的安全性，因此這對其長期發展和決策工作來講，則有著十分重要的作用。基于此，根據長遠發展的角度來看，實現信息化建設工作的落實，對于事業單位的長期發展有著良好的保障作用。

3.在過去，檔案管理工作開展的過程十分復雜，因為對于紙質文件而言，不管是在儲存上還是在管理上，都需要通過多個環節工作的落實來保障能對檔案進行有效排序，這樣才能方便其查閱[2]。但是，由于在進行查詢時，也需要通過人工查找來實現對檔案資料的調取，其實這也會浪費查詢人員的時間，所以在信息技術的支持下，就能夠實現直接轉存并進行自動分類，同時也能在信息共享的過程中，滿足不同人員的實際需求，這樣既能提高工作人員的工作效率，也能對管理工作的開展進行有效保障，從而就能進一步提升事業單位整體工作開展的實際效率。

二、提升事業單位檔案管理信息化建設的方法

1.落實規劃建設工作。由于事業單位的信息化建設工作仍處于初期階段，所以為保證后續工作開展的全面性，則必須要實現統一管理，并制定發展方向來實現對規劃工作的有效落實，這樣才能通過科學，合理的手段來實現保障信息化建設工作的進一步開展。同時，我國整體在發展的過程中仍與發達國家存有差距，所以這也必須要保證在開展相關工作時，能夠認清我國自身事業單位發展的實際情況，進而才能通過各項工作的開展來實現統籌規劃，并通過統一管理來滿足信息化建設工作的全面開展。

2.建立健全管理體系。為保證信息化建設工作的進一步落實，也必須要通過多方努力來實現制度的有效建設，這樣才能保證通過體系的打造來使管理制度的應用更加健全，并通過內外工作的全面落實來實現保障事業單位能夠將信息化建設工作落實到位[3]。同時，在管理工作開展時，檔案管理人員也必須要具備現代化科學的信息管理服務理念，而且要重視自身工作開展的重要性，這樣才能通過其自我職責的有效發揮來實現滿足對信息化建設工作體系應用的進一步落實，以此才能確保能夠在提高自身工作質量的同時，推進信息化建設工作的開展可以更加完善。

3.提升檔案資料的開發力度。檔案管理工作開展的意義之一也是要實現對檔案資料價值的有效開發。在過去其實很難實現對檔案價值的有效探索，這也使得檔案管理只能夠對檔案管理的內容進行儲存，但是當前信息化技術的應用可以實現對海量數據的收集和分析，并且能夠通過對有效價值的挖掘來實現滿足其自身發展決策工作的開展，這樣就能為事業單位的進一步發展做好保障。

4.有效利用信息管理技術。隨著當前社會發展速度的不斷加快，社會生產效率的提升也使得事業單位在發展的過程中，勢必就會面臨著工作繁瑣且檔案累計資料增多的現象，因此基層事業單位在開展相關工作時，必然就需要通過增添人力成本來滿足對檔案管理工作的開展。但是，當前信息化技術手段的應用能夠實現對檔案管理工作開展的有效把控，并實現利用全新管理模式來降低人力成本的投入，這樣就能通過現代技術的有效融合來實現對紙質檔案的轉存，并且也能保證在集中管理的過程中，提高其管理的安全性和有效性。

總結：對于我國事業單位的發展而言，信息化建設工作的開展對檔案管理工作有著十分重要的作用，所以在新形勢下則必須要實現加強信息化建設工作的全面落實，這樣才能確保在檔案資料管理上，既能夠實現提高其管理效率，也能夠有效利用檔案自身的價值來促進事業單位的進一步發展。