信息時代檔案管理“加速度”發展勢在必行

竇桂花

吉林省延邊州安圖縣水電管理中心 吉林 延邊 133000

1 信息時代檔案管理的總體情況

1.1 信息時代檔案管理要求和現狀分析 檔案管理工作者除了要具有管理知識、管理能力以外，還應具有較強的事業心和責任心。工作不僅要有耐心、細心，更要有對黨和國家、以及單位高度負責的精神。集、整理、鑒別、保管、統計、利用等工作都容不得一絲半點的馬虎大意，要樹立認真細致的工作態度。在收集、整理、立卷歸檔歷史積累檔案信息資料的基礎上，認真總結經驗，繼續改進方式、方法加大力度，努力擴大利用服務范圍，發揮檔案信息資料的最大效能。完善檔案收發登記簿、借鑒登記、專題目錄、登記表等工作，對借出去的檔案采取巡查、電話跟蹤多種形式，細化事項，簡化辦理流程，。

現實狀況則是缺乏檔案管理的精準性和有效性。很多單位檔案管理只是充當一個紙質口袋圖書作用，不能按程序客觀精準的評價，簡縮一個人的履歷。未能切實做到真學、真懂、真信、真用。管理模式、方式過于陳舊，缺乏創新，未制定出具有系統化、規范化特點的管理制度，相關工作的激勵、監督，以及競爭機制也沒有得到進一步完善。隨著科技的發展，檔案管理工作不僅需要專業的、有經驗的人才進行管理，還要在實物操作上提出了更高的要求，從形式到內容，還要做好由紙質形式到電子版形式的過度。

1.2 信息時代檔案管理優勢 因為檔案管理并不是一件簡單的工作，需要管理人員具備系統的管理知識，從總體上進行統籌安排，分門別類，統一規劃格式及相關要求填寫的內容。讓人一目了然。新型檔案管理人員需要順勢而為，發力突破。要求堅持不懈筑牢夯實思想基礎。做到學而信、學而思、學而行。力爭在學習內容上見深度。真正做到深學細照、內化于心、外化于行。力爭要對標“做”的標準。健全“做”的機制。在工作中注重分層推進、細查細改。新科技時代需要檔案管理人員因時而動，積極應對。搭建溝通平臺顯得尤為重要，堅持學以立德、學以修身、學以益智、學以增才。信息時代無形中加速了人口流動的速度，檔案管理不再拘泥于小小的居住區域，越來越走向公開的管理模式，透明性也越強。這就要求檔案管理人員具備一定的電子媒介操作水平，對檔案管理信息的檢索、加密、歸檔、調檔的基本處理能力。

1.3 信息時代，檔案管理的順勢而為 文書檔案是事業單位的重要信息資源，針對傳統以手工為主的文書檔案管理方式不但消耗大量人力，工作效率還低。隨之帶來的不利因素有精力不足，缺少睿意改革的意識。改革力度不大，很難邁開創新的步子。針對出現的問題思路不寬，提出改進的措施較少，工作不慍不火。信息化則促進文書檔案的深入改革，大量數據和信息的輸入只需要一次性輸入就可以永久性查閱與利用，資源可以搭建共享平臺。高難度的操作(信息檢索、信息加密、歸檔、調檔)可以順利操控掌握。

2 信息時代檔案管理的幾點探索性建議

2.1 信息時代要講求實時化與時俱進，不斷豐富檔案管理工作的內容信息時代化開展檔案管理工作，要實現檔案管理工作多樣化、全面化。一方面:從根本上解決檔案素材收集不完整，收集材料不典型，收集材料證據不確鑿的弊端，結合專業的知識提出切實可行的合理化的整改方案，集思廣益制定可操作性的措施。另一方面，檔案管理員要定期進行信息技術培訓，用信息技術收集各項資料，通過信息技術進行數據整理。激發工作熱情，促進檔案收集、整理、工作的高效運行，建立檔案管理的數據庫，用數據庫儲存各項檔案管理信息，實現信息化儲存。

2.2 信息時代要講求時效性推廣普及，發揮融媒平臺的推動作用 信息時代充分搭建信息處理的多元化平臺。可以借助微信平臺加強檔案管理員與管理客戶的交流溝通平臺，便于將變化更新的信息及時填充，保證信息采集的及時性。可以發動參與檔案管理的客戶自制電子版的檔案管理模式，配置精美的生活圖片，成長履歷，人生感悟。增加人生這本大書的厚重感和深沉度。可以使檔案管理工作充滿著趣味感，人性化，輕松愉悅感。

2.3 信息時代要力求強化監管督導，打造區域特色 信息時代要打造一個具有地方特色的檔案管理模式，延邊朝鮮族自治州是一個山清水秀，人杰地靈的少數門族居住地，力爭打造具有民族特色的檔案管理模式，充分發揮地域特色勢在必行。從宏觀上記錄縣級的歷史發展歷程，編寫縣城的成長歷史；從微觀上要做好家鄉的名片的收集，認真打造好每一張具有民族特色的家鄉名片。更加有利于加強信息傳播效率，促進市場信息交流。

3 信息時代檔案管理的前景暢想

3.1 加強檔案管理信息化建設從機遇看，有利因素可圈可點需要我們順勢而為發力突破 首先要明確檔案管理信息化目標和方向，力求有效構建信息化檔案管理機制，保證檔案管理工作的有序開展。為加快檔案管理工作信息化建設步伐，強化信息化檔案管理系統的軟件、硬件配置，爭取構建科學合理的檔案管理系統。

3.2 加強檔案管理信息化建設從挑戰看，不利因素不可小視，需要我們因時而動積極應對 信息化時代搭建溝通平臺顯得尤為重要，培養在職人員的素養，始終堅持學以立德、學以修身、學以益智、學以增才的修身理念。提高理論素養和自身修養結合起來，提升工作本領和提高精神境界結合起來，堅持突出地域特色。

3.3 加強檔案管理信息化建設從發展看，以綠色發展為主題，需要我們轉型升級創新驅動 信息化時代提升檔案優化服務方式。信息時代要求不斷拓寬查詢區域，便于跨館查閱利用方式的普及，不斷提升檔案服務于百姓的職能。便于發揮檔案管理的信息公開職能，建立健全信息全覆蓋接受功能。日益擴大檔案資源開放程度，加強檔案室的程序化、信息化、現代化和電子化建設工作，有利于為檔案管理開辟新的綠色通道。有益于加大檔案信息資源的儲存力度和開發力度，推動形成以數字資源為基礎、安全管理為保障、跨區域利用為目標的檔案室管理運營體系，支撐并覆蓋連接各級各類事業單位檔案的資源管理和網絡共享體系，促進檔案資源利用的最大化和高效化。

信息時代各行各業不斷加快信息化建設步伐，優質檔案管理成為推動我國社會信息資源建設的源頭活水；成為建立健全基層單位的管理體制，努力提高檔案管理工作質量、健全和完善信息化管理規章制度的關鍵；成為不斷優化并促進新時期檔案管理事業發展的天然屏障。