信息時(shí)代檔案管理“加速度”發(fā)展勢在必行

竇桂花

吉林省延邊州安圖縣水電管理中心 吉林 延邊 133000

1 信息時(shí)代檔案管理的總體情況

1.1 信息時(shí)代檔案管理要求和現(xiàn)狀分析 檔案管理工作者除了要具有管理知識、管理能力以外，還應(yīng)具有較強(qiáng)的事業(yè)心和責(zé)任心。工作不僅要有耐心、細(xì)心，更要有對黨和國家、以及單位高度負(fù)責(zé)的精神。集、整理、鑒別、保管、統(tǒng)計(jì)、利用等工作都容不得一絲半點(diǎn)的馬虎大意，要樹立認(rèn)真細(xì)致的工作態(tài)度。在收集、整理、立卷歸檔歷史積累檔案信息資料的基礎(chǔ)上，認(rèn)真總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，繼續(xù)改進(jìn)方式、方法加大力度，努力擴(kuò)大利用服務(wù)范圍，發(fā)揮檔案信息資料的最大效能。完善檔案收發(fā)登記簿、借鑒登記、專題目錄、登記表等工作，對借出去的檔案采取巡查、電話跟蹤多種形式，細(xì)化事項(xiàng)，簡化辦理流程，。

現(xiàn)實(shí)狀況則是缺乏檔案管理的精準(zhǔn)性和有效性。很多單位檔案管理只是充當(dāng)一個(gè)紙質(zhì)口袋圖書作用，不能按程序客觀精準(zhǔn)的評價(jià)，簡縮一個(gè)人的履歷。未能切實(shí)做到真學(xué)、真懂、真信、真用。管理模式、方式過于陳舊，缺乏創(chuàng)新，未制定出具有系統(tǒng)化、規(guī)范化特點(diǎn)的管理制度，相關(guān)工作的激勵(lì)、監(jiān)督，以及競爭機(jī)制也沒有得到進(jìn)一步完善。隨著科技的發(fā)展，檔案管理工作不僅需要專業(yè)的、有經(jīng)驗(yàn)的人才進(jìn)行管理，還要在實(shí)物操作上提出了更高的要求，從形式到內(nèi)容，還要做好由紙質(zhì)形式到電子版形式的過度。

1.2 信息時(shí)代檔案管理優(yōu)勢 因?yàn)闄n案管理并不是一件簡單的工作，需要管理人員具備系統(tǒng)的管理知識，從總體上進(jìn)行統(tǒng)籌安排，分門別類，統(tǒng)一規(guī)劃格式及相關(guān)要求填寫的內(nèi)容。讓人一目了然。新型檔案管理人員需要順勢而為，發(fā)力突破。要求堅(jiān)持不懈筑牢夯實(shí)思想基礎(chǔ)。做到學(xué)而信、學(xué)而思、學(xué)而行。力爭在學(xué)習(xí)內(nèi)容上見深度。真正做到深學(xué)細(xì)照、內(nèi)化于心、外化于行。力爭要對標(biāo)“做”的標(biāo)準(zhǔn)。健全“做”的機(jī)制。在工作中注重分層推進(jìn)、細(xì)查細(xì)改。新科技時(shí)代需要檔案管理人員因時(shí)而動(dòng)，積極應(yīng)對。搭建溝通平臺顯得尤為重要，堅(jiān)持學(xué)以立德、學(xué)以修身、學(xué)以益智、學(xué)以增才。信息時(shí)代無形中加速了人口流動(dòng)的速度，檔案管理不再拘泥于小小的居住區(qū)域，越來越走向公開的管理模式，透明性也越強(qiáng)。這就要求檔案管理人員具備一定的電子媒介操作水平，對檔案管理信息的檢索、加密、歸檔、調(diào)檔的基本處理能力。

1.3 信息時(shí)代，檔案管理的順勢而為 文書檔案是事業(yè)單位的重要信息資源，針對傳統(tǒng)以手工為主的文書檔案管理方式不但消耗大量人力，工作效率還低。隨之帶來的不利因素有精力不足，缺少睿意改革的意識。改革力度不大，很難邁開創(chuàng)新的步子。針對出現(xiàn)的問題思路不寬，提出改進(jìn)的措施較少，工作不慍不火。信息化則促進(jìn)文書檔案的深入改革，大量數(shù)據(jù)和信息的輸入只需要一次性輸入就可以永久性查閱與利用，資源可以搭建共享平臺。高難度的操作(信息檢索、信息加密、歸檔、調(diào)檔)可以順利操控掌握。

2 信息時(shí)代檔案管理的幾點(diǎn)探索性建議

2.1 信息時(shí)代要講求實(shí)時(shí)化與時(shí)俱進(jìn)，不斷豐富檔案管理工作的內(nèi)容信息時(shí)代化開展檔案管理工作，要實(shí)現(xiàn)檔案管理工作多樣化、全面化。一方面:從根本上解決檔案素材收集不完整，收集材料不典型，收集材料證據(jù)不確鑿的弊端，結(jié)合專業(yè)的知識提出切實(shí)可行的合理化的整改方案，集思廣益制定可操作性的措施。另一方面，檔案管理員要定期進(jìn)行信息技術(shù)培訓(xùn)，用信息技術(shù)收集各項(xiàng)資料，通過信息技術(shù)進(jìn)行數(shù)據(jù)整理。激發(fā)工作熱情，促進(jìn)檔案收集、整理、工作的高效運(yùn)行，建立檔案管理的數(shù)據(jù)庫，用數(shù)據(jù)庫儲存各項(xiàng)檔案管理信息，實(shí)現(xiàn)信息化儲存。

2.2 信息時(shí)代要講求時(shí)效性推廣普及，發(fā)揮融媒平臺的推動(dòng)作用 信息時(shí)代充分搭建信息處理的多元化平臺。可以借助微信平臺加強(qiáng)檔案管理員與管理客戶的交流溝通平臺，便于將變化更新的信息及時(shí)填充，保證信息采集的及時(shí)性。可以發(fā)動(dòng)參與檔案管理的客戶自制電子版的檔案管理模式，配置精美的生活圖片，成長履歷，人生感悟。增加人生這本大書的厚重感和深沉度。可以使檔案管理工作充滿著趣味感，人性化，輕松愉悅感。

2.3 信息時(shí)代要力求強(qiáng)化監(jiān)管督導(dǎo)，打造區(qū)域特色 信息時(shí)代要打造一個(gè)具有地方特色的檔案管理模式，延邊朝鮮族自治州是一個(gè)山清水秀，人杰地靈的少數(shù)門族居住地，力爭打造具有民族特色的檔案管理模式，充分發(fā)揮地域特色勢在必行。從宏觀上記錄縣級的歷史發(fā)展歷程，編寫縣城的成長歷史；從微觀上要做好家鄉(xiāng)的名片的收集，認(rèn)真打造好每一張具有民族特色的家鄉(xiāng)名片。更加有利于加強(qiáng)信息傳播效率，促進(jìn)市場信息交流。

3 信息時(shí)代檔案管理的前景暢想

3.1 加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)從機(jī)遇看，有利因素可圈可點(diǎn)需要我們順勢而為發(fā)力突破 首先要明確檔案管理信息化目標(biāo)和方向，力求有效構(gòu)建信息化檔案管理機(jī)制，保證檔案管理工作的有序開展。為加快檔案管理工作信息化建設(shè)步伐，強(qiáng)化信息化檔案管理系統(tǒng)的軟件、硬件配置，爭取構(gòu)建科學(xué)合理的檔案管理系統(tǒng)。

3.2 加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)從挑戰(zhàn)看，不利因素不可小視，需要我們因時(shí)而動(dòng)積極應(yīng)對 信息化時(shí)代搭建溝通平臺顯得尤為重要，培養(yǎng)在職人員的素養(yǎng)，始終堅(jiān)持學(xué)以立德、學(xué)以修身、學(xué)以益智、學(xué)以增才的修身理念。提高理論素養(yǎng)和自身修養(yǎng)結(jié)合起來，提升工作本領(lǐng)和提高精神境界結(jié)合起來，堅(jiān)持突出地域特色。

3.3 加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)從發(fā)展看，以綠色發(fā)展為主題，需要我們轉(zhuǎn)型升級創(chuàng)新驅(qū)動(dòng) 信息化時(shí)代提升檔案優(yōu)化服務(wù)方式。信息時(shí)代要求不斷拓寬查詢區(qū)域，便于跨館查閱利用方式的普及，不斷提升檔案服務(wù)于百姓的職能。便于發(fā)揮檔案管理的信息公開職能，建立健全信息全覆蓋接受功能。日益擴(kuò)大檔案資源開放程度，加強(qiáng)檔案室的程序化、信息化、現(xiàn)代化和電子化建設(shè)工作，有利于為檔案管理開辟新的綠色通道。有益于加大檔案信息資源的儲存力度和開發(fā)力度，推動(dòng)形成以數(shù)字資源為基礎(chǔ)、安全管理為保障、跨區(qū)域利用為目標(biāo)的檔案室管理運(yùn)營體系，支撐并覆蓋連接各級各類事業(yè)單位檔案的資源管理和網(wǎng)絡(luò)共享體系，促進(jìn)檔案資源利用的最大化和高效化。

信息時(shí)代各行各業(yè)不斷加快信息化建設(shè)步伐，優(yōu)質(zhì)檔案管理成為推動(dòng)我國社會信息資源建設(shè)的源頭活水；成為建立健全基層單位的管理體制，努力提高檔案管理工作質(zhì)量、健全和完善信息化管理規(guī)章制度的關(guān)鍵；成為不斷優(yōu)化并促進(jìn)新時(shí)期檔案管理事業(yè)發(fā)展的天然屏障。