醫院檔案管理規范化可行性探討

摘 要：隨著社會的不斷發展和進步，對于醫院的要求也越來越高，而醫院對于檔案管理的規范化要求也逐步提升。醫院的檔案管理是將醫院在工作活動中的，以文件、公文、電報、圖表、書、信息等記錄方式保存的各種載體的檔案，這些檔案是醫院的重要財富，對于醫院的信息資源管理有著重要的意義。為了加快醫院檔案規范化管理，各大醫院都推出了醫院檔案管理規范化的可行性辦法，本文通過探討醫院檔案管理的特點，對于目前醫院檔案管理的現狀進行了分析，并提出了新時期對檔案管理的要求，以及加強醫院檔案管理的策略及方法。

關鍵詞：醫院檔案;檔案管理;科學化;規范化;可行性分析

檔案是對歷史情況的再現，具有重大的意義，而醫院中的檔案更為重要，醫院中的檔案具有重要歷史憑據和歷史參考依據，是醫院發展的原始記錄憑證和歷史事實的證明。比如，醫療救治、科研研究、醫生教學、預防保健、藥品管理等各個部門都會形成以各種方式為載體的檔案，保存著具有各種文字、圖像、聲音以及其他方式的記錄著醫院的檔案，這些檔案真實反映了醫院的歷史工作狀況，對于醫院的未來工作計劃指導也有著重要的意義，即便隨著時間不斷的發展和歷史不斷的流逝，醫院的醫生換了一批又一批，醫院的領導也在不斷的更新換代，但是這些檔案是醫院發展歷史的記錄，能夠長期或永久的被保存下來。因此，規范醫院檔案的管理，確保醫院各種檔案的完整，對于保障單位的穩定發展有著重大的意義。

一、醫院檔案管理的特征

醫院的檔案，對于醫院而言是非常重要的憑證，醫院的檔案記載著醫院的各項事務、歷史活動、醫院的原始憑證及歷史資料，匯聚著醫院有史以來的重要研究成果和治療記錄，對于醫院的發展有著重要的意義。醫院的檔案管理具有規范、保密、永久等特點。醫院的檔案主要服務于醫生、患者以及醫院的工作人員。醫院的檔案構成主要以第一手材料為主，即我們經常見到的醫生手稿、診斷證明、患者的影像資料等等，這些記錄在醫院的檔案管理中，由各部門的人層層把關，而醫院的這些檔案，對于各種材質的要求都有著非常嚴格的要求。醫院的檔案大多數是私密性的管理，會被保存在相對來說較為安全的地方。檔案中還會涉及到一些科研的成果，甚至一些關于醫院發展方向和決策方針的東西，還有一些涉及患者隱私和個人信息的內容，因此醫院的檔案具有很強的私密性，我們在進行檔案管理的工作時，要確保的就是檔案管理的安全性，防止檔案信息外露是進行檔案管理工作的基礎任務，也是完全需要杜絕的事件。但是在醫院現有的檔案管理體系中，傳統的檔案都是以文字和紙張記錄保存的。這些文字檔案大多數存放在密封盒當中，進行安全規范性的保障。這些醫院檔案的建立，其主要目的也是為了服務醫生、患者以及保存醫院的歷史，為其提供更多的方便，可以說醫院的檔案是醫院維持穩定工作的基礎，同時也是醫院歷史發展的見證。因此，醫院的檔案管理工作需要各個部門之間的緊密配合。

隨著社會的不斷發展，科技的日益進步，醫院的檔案管理方式也在不斷變化和發展。當下的醫院檔案管理變得越來越清晰，也越來越規范化，具有層次感。醫院會根據不同的角度，把檔案進行分類管理和分類存放，根據不同的研究目的，不同的用途等等，進行歸納和整理，各類資料進行匯總和儲備，更便捷地服務醫生和患者?，F階段的醫院檔案具有很強的專業管理性質，與傳統的醫院檔案管理相比，有非常明確、種類繁多的分類，如果說醫院檔案管理工作不能夠及時有效的進行，對于醫院的正常運轉，對于患者和醫生的服務都有著非常不好的影響。因此現階段的醫院檔案管理需求是需要檔案的連續性，因為醫學研究和醫學治療是一個隨著時間不斷發展的緩慢進程，醫生的治療和研究都需要時間，因此我們做好檔案管理配合和醫療工作，對于醫院而言，是非常重要的后勤保障。檔案管理最重要的特點就是做好醫生和患者的配合，讓檔案管理更好的服務于醫療視野，更好的服務于醫生和患者。

二、當下醫院檔案管理的問題

1.對于檔案管理的認識不足

在醫院目前的檔案管理工作中，醫院對于檔案的重要性認識不足，檔案資源未能充分利用，在醫院的管理工作當中，我們應該明確，檔案對于醫院工作的重要性，以及有效利用檔案資源對于醫院工作的重要意義和對醫院的巨大社會經濟效益。雖然隨著社會的發展，檔案管理工作的重要性在不斷的被提及，所產生的社會效益和經濟效益也在不斷被宣傳，但是由于醫院重視科研，輕視管理，對于檔案管理重要性的認識還不夠完善，一些領導干部的檔案管理意識較差，檔案管理人員也由于受到經費設施等原因的影響，無法對檔案進行更好的管理，對檔案的重視程度不夠，對于檔案信息開發不夠，對檔案的管理工作來說，都是非常不利的影響。

2.檔案管理的機制不健全，管理不規范

在醫院的檔案管理工作當中，負責檔案管理的一般是由院辦的綜合檔案辦公室負責，可是由于醫院的特殊性和歷史原因，醫院的綜合檔案辦公室所負責的檔案較為有限。醫院的科技檔案，甚至一些會計的檔案，還有醫療檔案、病歷檔案、x光線檔案、病理切片檔案、影像檢查檔案等等，這些檔案都被分發在各個科室當中，由各個科室進行保存，但是在醫院的科室當中，所重視的還是以醫療工作為主，檔案沒有專職的檔案人員進行管理，由此會造成檔案管理機制的不健全，甚至在目前的醫院檔案管理工作當中，尚未形成一套完全科學的管理制度和標準，各個醫院都是按照自己的實際情況和理解進行檔案管理，這種缺乏統一化的管理規范，對于醫院檔案管理工作有著不利的影響。

3.檔案管理與時代發展步伐不匹配

在當下醫院的規劃當中，醫院要發展的是醫院的規?？剖业目蒲?、醫療設備的更新以及醫療技術的進步，甚至醫護人員的比例等等，但是對于后勤的檔案管理工作所投放的資金較少，所投放的精力也更少，甚至有些醫院不會把檔案管理工作納入到年度規劃當中，這勢必會造成醫院的檔案管理工作無法與醫療工作相同步，而檔案管理工作與醫療工作的不同，必然會影響醫院的醫療水平的提高，更影響醫院的業務發展。此外，當下的醫院管理技術的不完善，對于醫院的檔案管理事業發展也產生著制約的作用，這些年來隨著科技的不斷進步，互聯網技術在檔案管理中越來越被廣泛的應用，醫院的檔案管理工作手段也在不斷進步，但是運用計算機系統進行檔案管理，目前還是較少，多數是采用文字和紙張進行收集和保存的。

4.檔案管理人員專業素質有待提高

在醫院的檔案管理工作人員當中，我們可以發現檔案管理的專業人才較為缺失，他們的理論水平、文化程度和專業素質參差不齊，對于現代化的檔案管理工作并不熟悉。在目前的醫院當中，檔案管理人員出身與管理學專業或檔案管理專業的人員較少，其學歷普遍偏低，年齡偏大，現代的管理知識較為缺乏，高層次的檔案管理人員幾乎不存在。這對于新形勢下的檔案管理發展有著非常重要的影響，可以說醫院中醫療人才的培養和先進技術已經決定了醫院醫療技術的發展，而檔案管理人員的素質，決定了檔案管理的水平。因此，在醫院的改革過程當中，永遠必須面對檔案人員素質有待提高的問題，調整新思路，改變檔案管理的方法，應對新形勢的發展，提高醫院的競爭力。

三、新形勢下對于醫院檔案管理規范化要求的必然性

1.從政治環境上來講，改革醫院檔案管理規范，指導著未來醫院的發展趨勢

醫療改革一直是醫療界熱門的話題，對于醫院未來的發展有著重大的意義，而在醫療改革過程當中，加強對于醫院各類的規劃建設，提高醫護人員的服務質量，增強醫院的科研競爭力，提高醫院的醫療設備等都有著詳細的規劃途徑。醫院進行各類手術，各類治療等都需要相關的許可證，以及醫院在進行改造過程當中的測繪結果和委托書資料的管理，以及對于日常營運期間所需要的各方面資料的收集和整理也日趨重要。為了幫助各類資料收集的規范性、準確性和可塑性，在醫院的改革過程當中，建立現代醫院管理制度，必須要完善醫院的管理制度，只有通過制度的不斷革新和完善，醫院才會有更好的發展。醫院的人力資源、資產、科研后勤信息等資料，都是通過檔案來進行記錄的，因此對于檔案的挖掘與分析，對醫院日后的發展也有著重大的意義。

2.從科學技術環境來講，改革醫院檔案管理規范是適應現代化的發展趨勢

隨著社會的不斷發展和科學技術的不斷進步，當下世界已經走向了一個信息化的時代，互聯網、大數據、云技術的層出不窮，不斷發展，百花爭艷?，F代信息技術的空前發展，對于醫院信息化檔案管理的挑戰也日益加劇，醫療體系數據的規范化、信息化已成為趨勢，面對著衛生行政部門的要求，各大醫院要做好管理，這些檔案管理工作不光關系到醫院各個部門之間的日常記錄，還關系到患者與社會大眾的共享需求，關系到醫院科研的成果。利用科技信息化的發展，對于幫助醫院各項數據準確化、精確化、標準化、高效化、便捷化有重大的幫助，也是為了醫院的管理規范化的大勢所趨。

3.從社會環境來講，改革醫院的管理規范對于提高醫患關系有著重大的意義

在當今社會，醫患矛盾日益突出，構建良好的醫患關系，構建良好的醫院環境，已經成為各大醫院所關注的問題。但是在醫院當中，醫患關系的矛盾常常來源于醫患之間的信息不對稱和不透明，而這種信息的不對稱和不透明主要是因為信息公開透明的實效性不明確，如果說醫院能夠加強檔案管理工作，很好的記錄和完善患者和醫生之間的檔案管理，對于避免醫患矛盾有著重大的意義。另外，在醫院的檔案管理工作中，應對患者信息及時更新，對于構建新社會下的良好醫患關系有著重大的意義。

四、醫院檔案管理規范化的可行措施

1.普及檔案管理意識，明確檔案管理意義

在檔案管理規范化的改革當中，我們應當提高檔案管理者的檔案管理意識。首先，領導應該樹立檔案管理的意識，將檔案管理的工作納入到醫院的重要議程當中，作為醫院的重要事務去落實，將檔案管理工作與醫院的醫療工作進行同步的規劃。在醫院上下也要進行大力宣傳檔案工作的重要性，從院領導到醫生，到患者，使醫院的各部門都要意識到檔案的重要性，認識到醫療檔案對于自己工作和生活的意義，以此來支持檔案的更好管理和發展。其次，在措施方面，我們應當制定相應的檔案管理考核制度，將檔案管理考核納入到各個科室的評價標準當中，規范各個科室的檔案管理工作。同時我們還應該知道，隨著醫療事業的不斷發展和飛速前進，院方的各項數據都在增加，醫療檔案管理規范化的工作勢在必行。在醫院檔案管理工作當中，醫院的管理者也需要明確檔案管理工作的重要性以及對醫院產生的重要意義，在檔案管理工作中才能更好的完善工作。最后，醫院還需要制定詳細的管理目標，明確檔案管理的目標和責任，對于當前醫院的檔案管理負責問題進行一些探討和回顧，通過一系列的優化措施，完善檔案管理的工作流程，推動檔案管理規范化的順利實施。

2.健全檔案管理制度，明確檔案管理職責

在檔案管理工作當中，我們還應該健全檔案管理制度，明確檔案管理職責，進行科學的檔案管理體系建立之后，我們應當建立合適的規章制度，這才是檔案管理的重要所在。隨著科學技術的不斷發展，各類檔案管理的水平都在日益提高，而醫院的檔案管理水平也應隨之完善，建立科學的、有效的檔案管理體系。在醫院的發展當中明確檔案管理的職能，劃分檔案管理的種類，明確檔案管理的載體，進行檔案管理的統一考核等都是健全檔案管理制度的方式。在當前醫院的深化改革過程當中，檔案管理規范化的實施也面臨著一些新問題，而拓展檔案歸檔范圍，也是我們面臨的主要工作和主要課題。比如，醫院當前建立了許多新的基建項目，其中資料管理、經濟核算管理、專家聘用、合同管理等等，這些檔案的管理，還需要進一步的落實完善職責到人。

3.加強檔案管理信息化建設，加強管理與科學技術相結合

隨著社會的不斷發展和信息化技術的不斷前進，當前社會已成為一個信息時代，因此信息技術融入到醫院的檔案管理當中，成為了醫院不可或缺的重要手段。在醫院的長期發展規劃當中，我們應當考慮到醫院的管理脫離文字化和紙張保存的舊方式，運用信息化技術進行檔案管理模式。數字化的檔案管理較之前的傳統管理方式來說更為便捷。在人員方面，也節省了大量的人力資源和物力資源，既提高了人員的工作效率，又保證了工作質量。另外，用信息技術進行檔案保存，較之于傳統的檔案保存更容易也更便捷。電子化的數據更容易保存，也不會由于時間、環境而產生影響，因此信息化檔案管理模式已成為當下醫院發展的新模式。

4.重視檔案管理人員的技能培養，提高檔案管理人員素質

在醫院檔案管理規范化過程當中，我們還應當注意管理人員的管理素質有待提高，檔案管理人員的管理素質和管理水平，直接影響到醫院檔案管理工作的水平。因此，我們要進行檔案管理人員的人才培養計劃，爭取一定數量的檔案管理專業人才，并且將醫院之前的檔案管理人員定期培訓，提高檔案管理人員的素質，通過進修學習等方式，加強人員的業務水平，建立檔案人才的管理梯隊，總結檔案管理工作當中的問題和規律，全面提高人員的素質提高，增進檔案管理水平的發展。

綜上所述，醫院的檔案管理規范化勢在必行，加強醫院檔案管理規范化的力度，貫徹落實各種檔案管理工作應用先進的科學方法，促使醫院的檔案管理工作進一步落實和提高，推動醫院的可持續發展。

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（作者單位：山東省菏澤市中醫醫院）

作者簡介：毛偉（1982-），男，漢族，山東菏澤人，館員，本科學歷，從事檔案管理方面的研究。