新時代事業單位檔案管理的思考

摘 要：新時期事業單位檔案管理工作還存在著一些漏洞，加強檔案管理工作還要引進新型檔案管理理念，創新檔案管理工作方式方法，進一步提高檔案管理的規范性、科學性與專業性，促進檔案管理工作體系深化改革。為了促進事業單位檔案管理健康發展，還要提出一系列的優化改革措施，采用創新性的思路開展檔案管理工作，發揮檔案資源在服務公益事業中的積極作用。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;主要問題;深化改革

事業單位檔案管理工作受到廣泛關注，以往檔案管理形式日益不適應信息化、智能化與大數據時代的需要。還要從檔案管理技術的發展趨勢出發，分析以往檔案管理工作存在的弊端，著力優化檔案管理工作體系，創新檔案管理的方式方法，達到全面提高檔案管理工作效率的目標。

一、事業單位加強檔案管理的價值

1.推進公益事業加快發展

隨著事業單位分類改革的逐步深入，公共服務體系的日益完善，事業單位的公益屬性也日漸加強。提高開展公益服務的履職能力，滿足社會對公共資源的使用需要，是當前及今后一段時間的重要使命。檔案是全社會的寶貴財富，是公共信息服務的重要組成部分，梳理現有檔案資源情況，創新檔案管理的服務方式，才能全面呈現公共服務事業發展面貌，滿足社會的檔案使用需要，形成公共服務信息有效供給機制，從而推動我國社會經濟的加速轉型發展。信息化時代還要求建立透明、公開和全面的公共信息服務機制，提高事業單位檔案管理水平，構建科學的檔案管理體系，才能滿足全社會的發展需要，符合服務對象日益個性化檔案應用需要。

2.降低檔案管理工作成本

檔案管理是事業單位重要的工作任務，隨著檔案價值被全社會廣泛重視，事業單位在檔案管理中投入的人力物力資源逐步增加。事業單位站在時代前沿創新檔案管理機制，優化檔案管理設備，配置必要的檔案管理人才，可以滿足事業單位檔案管理的長期需要，在完成檔案服務職能的同時，可以有效降低檔案管理成本，進一步形成高效、系統、安全的檔案管理工作體系。在事業單位檔案廣泛使用，數據信息海量增加，檔案應用風險增大情況下，只有加強檔案管理工作，引進符合時代要求的檔案管理辦法，才能推動事業單位檔案管理工作科學化發展，才能減少各種不利因素對檔案管理的影響，在保證檔案安全的前提下發揮檔案的最大使用價值。

3.推動事業單位深化改革

推動事業單位分類改革，必須理清的職能，強化公益屬性，推動法人治理結構的廣泛實施。檔案管理對于梳理事業單位以往工作的得失，在回顧歷史的基礎上找準發展定位，加速推進改革有重要的現實意義。加強檔案管理工作，創新檔案管理的方式方法，加強檔案管理隊伍建設，可以清晰描繪事業單位為社會經濟發展做出的貢獻，可以有效找出事業單位發展中的問題，從而明確發展思路，做好長遠規劃，促進事業單位改革平穩有序發展。凡是涉及重大工作決策、基礎建設、人事調整、機構并轉的重要工作都需要檔案數據的有力支持，需要依托扎實的檔案管理工作輔助各項工作的順利進行。強化檔案管理工作，提高檔案管理水平，保證檔案數據全面、精準、系統，才能為事業單位進一步深化改革奠定基礎，提高事業單位管理水平。

二、事業單位檔案管理的主要困境

1.檔案管理機制的困境

事業單位檔案管理的運轉機制較為傳統，改革創新的步伐相對較慢，不少事業單位的領導干部和基層職工沒能認識到檔案管理的重要價值，對檔案管理的重視不足，不能根據工作需要修訂檔案管理工作制度。一方面，檔案運轉機制不健全，各部門的配合不當，檔案管理運轉率較低，檔案的精準性不足，檔案處置的隨意性大，風險較高。另一方面事業單位檔案管理目標不明確，重管輕用的思想普遍存在，檔案管理長期以沿用舊有方式，檔案資源未能在重大決策、人事任免、崗位調配、科研創新中發揮積極作用。而且，當前事業單位檔案管理的信息孤島現象嚴重，檔案信息化建設水平較低，檔案管理未能發揮信息技術的重要輔助作用，還不具備大數據、云存儲與智能化管理的條件，不能在新形勢下修訂和完善檔案管理工作制度。

2.檔案管理專業性較低

事業單位檔案管理工作缺乏專業技術人才的參與，事業單位檔案管理工作主要依靠兼職人員進行，專職檔案管理人員的素質較低，專職檔案員不掌握信息化環境下的有效檔案管理工作方式。由于缺乏合理的人才引進機制，檔案崗位編制有限，在壓縮編制的大趨勢下加大了檔案管理人才引進的難度，僅憑系統內部人才流轉與一時的事業單位公開招聘，不滿足事業單位對高級檔案管理人才的需要。檔案管理人員參與專業培訓的機會少，僅憑上級部門組織的時間有限、內容單一、方式傳統的檔案管理培訓，是不足以在短時期內彌補檔案管理人員技術欠缺問題的。由于事業單位檔案管理人員非專業出身，而且年齡偏大，持續學習的意愿與能力不強，不能熟練掌握信息化環境下的檔案管理方法，檔案管理人員普遍缺乏新的工作經驗，這在很大程度上制約了檔案管理工作的深化改革，導致事業單位檔案管理長期滯留在初級階段。

3.設備技術手段待更新

事業單位缺少專業的檔案管理技術設備，檔案管理工作條件相對落后。不少事業單位不注重引進檔案管理設施設備，缺乏檔案管理設備更新長遠計劃，沒能根據檔案管理工作的需要擬定技術設備引進的預算。財政部門未能對事業單位檔案事業給予必要支持，有時壓縮了檔案管理設備經費，不能多方籌措和保證檔案管理系統開發的資金，一定程度上制約了檔案管理改革進程。事業單位往往采用一次性大規模招標采購檔案管理設備的工作方式，導致事業單位檔案管理設備存在集中淘汰、集中更新的情況，不僅造成大量的技術設備長期閑置的情況，導致技術設備維護成本較高，檔案管理工作的費用增加，嚴重影響檔案工作進步。解決技術設備難題，持續開發專業系統，關注檔案管理硬件建設，才能促進事業單位檔案管理加速改革。

4.檔案管理的風險較高

檔案管理制度更新不足，檔案管理設備配置不當，從事檔案管理技術人員不能有效分析檔案管理工作的情況，不能采用針對性的優化改革措施，加上全社會對事業單位檔案獲取需求的增加，使得檔案運轉的風險指數不斷提升。尤其在信息化環境下，事業單位往往不具備應對復雜網絡風險的能力。紙質檔案的數字化，檔案在多元化渠道傳遞信息，檔案網絡互動的頻率增加，以及海量檔案信息增長，這些因素都增加了檔案管理風險。目前，事業單位檔案管理還缺乏專業技術單位的支持，僅憑事業單位有限的技術實力、人員配置是不足以全面應對各種檔案管理風險的，還要構建更加專業的檔案安全防控體系，減少珍貴檔案資源的各種潛在風險。

三、事業單位檔案管理遵循的原則

1.從實際出發原則

為了提高事業單位檔案管理工作的整體水平，推動檔案管理工作的健康發展，消除傳統檔案管理工作方式的弊端，還要從事業單位的現實情況出發，擬定科學的檔案管理工作改革發展計劃。首先，全面梳理當前檔案管理工作的現狀，既了解檔案“家底”，還要明確檔案管理工作的漏洞，根據現實情況、工作需要、行業檔案管理趨勢，擬定切實可行的檔案管理工作方案，既考慮檔案管理的成本，又能設置檔案管理改革時間窗口，同時積極尋找檔案管理改革的政策支持，切實集中優勢力量推動檔案管理改革，防止盲目冒進事業的風險，提高檔案管理質量的同時，逐步消除傳統檔案管理的隱患，形成良好的檔案管理氛圍，解決檔案管理現實問題。

2.信息化改革原則

事業單位檔案管理改革需要指向信息化，把推動紙質檔案的信息化作為檔案管理工作的核心任務。首先，切實了解檔案管理技術趨勢，認識到檔案管理信息化重要性，逐步促進紙質檔案管理向信息化檔案管理的方向邁進，奠定檔案管理信息化的必要基礎。其次，還要把大數據、云存儲、智能化作為檔案管理改革的主要目標，從相關工作任務出發明確階段性檔案工作改革的重點，科學的配置專業技術設備，持續性的推動相關工作進步，促進檔案管理信息化的加快進行。第三，檔案管理信息化還要考慮成本，分析潛在風險，找出有效的檔案管理改革路徑，真正站在時代前沿推動檔案管理改革，抓住機遇實現事業單位管理改革跨越式發展。

3.精準化服務原則

檔案數據信息滿足時代發展需要是檔案管理改革的核心任務。應當構建精準化的檔案管理服務體系，從滿足用戶的使用需要出發，提高檔案管理的整體水平。首先，高度重視發揮檔案資源的使用價值，從提高檔案應用價值出發，開展具體的檔案管理工作，更好的滿足服務對象的檔案使用需要。其次，從服務對象日益多元化、個性化檔案的使用需要出發，著力優化檔案配置方式，大力開發特色檔案，保持檔案管理的專業性，達到全面提高檔案管理工作水平目標。第三，精準化檔案管理工作還要把握行業檔案的發展趨勢，了解當下檔案管理工作的問題，構建廣泛聯系檔案服務機制，實現多方面的廣泛配合，從而構建一個更加綜合性的管理機制。

四、事業單位檔案管理的改革路徑

1.加強檔案管理工作領導

事業單位還要加強檔案管理工作的領導水平，根據檔案管理工作目標梳理現有檔案管理工作存在的問題，把檔案管理深化改革納入議事日程，加快檔案管理改革的步伐。事業單位的上級主管部門、檔案管理行政機關應當督促事業單位開展好檔案管理改革工作，監督檔案管理改革的進程。事業單位領導需要明確檔案管理人員職責，督促重要檔案管理改革工作的實施，明確檔案管理人員的任務、目標與工作標準。還要建立健全檔案管理網絡體系，形成相互配合的檔案運轉機制，領導班子與分管領導應當及時研究檔案管理的問題，保證檔案管理需要的人力物力資源。加快修訂檔案管理制度，創新檔案管理理念，積極引進新型的檔案管理工作方式，促進全單位人員參與到日常檔案管理當中，從而有效解決以往檔案管理工作存在的問題。

2.建立優質檔案管理隊伍

專業的檔案管理隊伍對于提高檔案管理工作水平，解決檔案管理的現實困境，加速推動檔案管理改革工作，發揮檔案資源的使用價值有重要意義。新時代還要建立更加專業的檔案管理工作隊伍，明確檔案管理的要點，促進檔案管理工作的深化革新。首先，完善檔案管理人才引進機制，大力運用特殊人才引進的方式借調流轉專業檔案技術人才，提高檔案管理隊伍的專業性，滿足新時代檔案管理工作的需要。其次，完善檔案管理人員的培訓機制，擬定檔案管理人員培訓計劃，著力為專職檔案員提供針對性的培訓項目，促進專職檔案員不斷提高專業技術能力。鼓勵兼職檔案員提高基層檔案業務操作能力，通過網絡培訓的方式促進兼職檔案員自學相關技術。第三，還要建立檔案技術人員的考評機制，加強檔案管理人員的工作績效評估，圍繞著檔案管理工作的漏洞促進檔案員不斷提高專業技能，從而推動檔案管理事業深化發展。

3.提高檔案管理的規范性

為了加快事業單位檔案管理的改革步伐，解決以往檔案管理隨意性大的弊端，還要采用規范化的檔案管理工作方式。把標準化、規范化、制度化理念融入到檔案管理體系，督促各級人員提高檔案管理工作質量。首先，基于信息化的時代特征擬定檔案管理制度，對現有檔案運轉流程與操作規程進行細化，制定出臺檔案管理工作標準，切實減少檔案管理工作存在 的各種漏洞。其次，優化檔案管理工作的氛圍，滲透質量第一與精益求精的檔案管理工作理念，完善檔案管理的層級管理機制，由專職人員對各層級檔案管理工作負責監督，有效解決檔案管理工作存在的各種漏洞。第三，把檔案管理規范化的重點放在嚴格管理與依法辦事等方面，尤其加大對檔案資源真實性的審查力度，同時提高檔案管理制度執行的嚴肅性與公平性，做到檔案管理獎懲分明，以提高檔案管理的效率作為主要目標，進一步強化做好檔案管理的基礎工作。

4.加速檔案管理的信息化

信息化是檔案管理工作的發展趨勢，為了發揮信息技術的檔案管理價值，還要大力引進專業的技術設備，滿足檔案管理信息化的現實需要。一方面，應當擬定檔案管理信息化的工作計劃，做好檔案管理信息的年度預算，根據檔案的需要合理申報設備采購申請，保證檔案管理設備及時更新換代。另一方面，開發專業的檔案管理服務系統，提高檔案管理的軟件水平。尤其開發業務檔案管理軟件，實現檔案管理系統與OA系統廣泛聯系，做好檔案信息的自動化采集。新時代還要采用檔案信息化建設的外包模式，針對事業單位檔案管理信息技術能力不足，人員素質有限的現實，采用招標采購方式打包購買檔案管理服務，要求中標單位在幫助事業單位加強檔案管理軟硬件建設的同時，承擔技術服務的任務，由專業機構代為培養檔案管理人員。還要保證檔案管理安全性，重點加強檔案信息安全建設，做好檔案數據信息的日常維護工作，開發和優化數據庫的運行工作，從而保證檔案數據信息在網絡環境下得到有效共享。

結論

檔案管理是事業單位的重要工作任務，新時代還要明確事業單位檔案管理改革的現狀，從社會對事業單位檔案的需求出發，完善檔案管理體系，明確檔案管理方法，加快信息化檔案管理改革，加快新型檔案技術的引進更新，從而提高事業單位檔案管理的整體水平和服務質量。

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（作者單位：山西省呂梁市文水縣委機要保密技術中心）

作者簡介：趙錦秀（1980-），女，漢族，山西呂梁人，本科，館員，研究方向：檔案管理。