院校教學(xué)秘書工作現(xiàn)狀與優(yōu)化對策

【摘要】教學(xué)秘書職位對工作能力有著較強(qiáng)的內(nèi)在要求，教學(xué)秘書工作難以完全達(dá)到要求標(biāo)準(zhǔn)，因此在實(shí)際工作中產(chǎn)生問題也難以避免。研究梳理了當(dāng)前院校教學(xué)秘書工作內(nèi)容，并基于此分析了工作現(xiàn)狀，并提出了若干的對策。

【關(guān)鍵詞】教學(xué)秘書;工作內(nèi)容;工作現(xiàn)狀

作為院校教學(xué)工作最基層的管理和執(zhí)行者，教學(xué)秘書工作水平對教學(xué)工作質(zhì)量具有重要的影響。在當(dāng)前高等教育改革日漸加深，尤其是地方高校轉(zhuǎn)向應(yīng)用型的大趨勢之下，教學(xué)秘書在教學(xué)工作中的重要性愈發(fā)明顯。明確當(dāng)前院校教學(xué)秘書工作現(xiàn)狀，并提出相應(yīng)優(yōu)化對策，是高教改革過程中一項(xiàng)較為緊迫的工作。

一、教學(xué)秘書工作內(nèi)容

（一）教務(wù)通知安排的上傳下達(dá)

將院校教務(wù)處安排的教學(xué)通知傳達(dá)給教師和學(xué)生，并匯總學(xué)院各部門報(bào)材料回教務(wù)處，是當(dāng)前國內(nèi)院校教學(xué)秘書的重點(diǎn)工作內(nèi)容。這項(xiàng)工作對教學(xué)秘書工作能力具有較高的要求。一方面教學(xué)通知的安排要做到準(zhǔn)確無誤傳到至相關(guān)老師和學(xué)生，教學(xué)秘書必須具備一定的信息處理能力，包括信息篩選、分類等方面，例如對教學(xué)通知按照要求、對象、內(nèi)容等不同方式進(jìn)行分類下發(fā)，實(shí)際的工作效率必然存在不同，教學(xué)秘書工作要追求的就是在保障信息準(zhǔn)確無誤的同時(shí)，實(shí)現(xiàn)最高的效率。另一方面在匯總學(xué)院部門上報(bào)材料回教務(wù)處的工作上，需要經(jīng)由學(xué)院院長確認(rèn)后才能上報(bào)回教務(wù)處，這需要教學(xué)秘書擁有較好的溝通能力，保障匯總各資源的準(zhǔn)確性。

（二）教師和學(xué)生反饋信息上報(bào)

教學(xué)秘書的職業(yè)屬性決定了其工作內(nèi)容處于院校和教師與學(xué)生中間環(huán)節(jié)，將教師和學(xué)生的信息反饋給教務(wù)處或教學(xué)監(jiān)督部門也成為了教學(xué)秘書的一項(xiàng)重要工作。同樣，由于面對工作對象較多，尤其是涉及教師對教學(xué)活動意見評價(jià)，或是學(xué)生對教學(xué)方法等方面意見評價(jià)，這項(xiàng)工作對教學(xué)秘書的工作能力也有著較高要求。教學(xué)秘書需要具備一定的信息正合能力，能夠有效的匯總、分類信息，讓上級部門能夠有效的感知到信息反映出的問題。

（三）日常教學(xué)工作管理與質(zhì)量監(jiān)督

教學(xué)秘書涉及到日常教學(xué)諸多環(huán)節(jié)的管理與監(jiān)督工作，是工作重點(diǎn)也難點(diǎn)，原因在于工作內(nèi)容復(fù)雜，個(gè)別工作對專項(xiàng)業(yè)務(wù)技能要求高。教學(xué)秘書參與的日常管理工作包含了教務(wù)管理、學(xué)籍管理、教學(xué)研究、實(shí)踐教學(xué)幾個(gè)方面所涉及到的 相關(guān)工作，其中日常教學(xué)管理最為復(fù)雜，涉及到了教學(xué)計(jì)劃匯總上報(bào)、課程表編制、各類教學(xué)統(tǒng)計(jì)量等等諸多方面內(nèi)容。相對來說學(xué)籍管理雖然工作內(nèi)容也較多，但復(fù)雜性和難度都較低。而教學(xué)研究、實(shí)踐所涉及到的工作對于教學(xué)秘書而言具有一定挑戰(zhàn)性，這項(xiàng)工作涉及到與教師在人才培養(yǎng)方案、實(shí)驗(yàn)申報(bào)項(xiàng)目等方面專項(xiàng)業(yè)務(wù)的交流，教學(xué)秘書至少需要一定水平的認(rèn)知，需要具備專項(xiàng)業(yè)務(wù)技能。教學(xué)秘書參與的教學(xué)監(jiān)督工作包含了課堂教學(xué)質(zhì)量評價(jià)表、各類檢查與評價(jià)工作的匯總與報(bào)送，相對來說由于具有較為成熟評價(jià)機(jī)制，教學(xué)秘書在這項(xiàng)工作面臨的挑戰(zhàn)較小。

二、教學(xué)秘書工作現(xiàn)狀

（一）院校重視程度不夠

根據(jù)相關(guān)調(diào)查披露的信息顯示目前多數(shù)院校對于教學(xué)秘書崗位的設(shè)置，多數(shù)學(xué)院只設(shè)立一名專職教學(xué)秘書，而其相應(yīng)所需進(jìn)行的工作涉及到60多種。一定程度上看，目前教學(xué)秘書工作所呈現(xiàn)出的復(fù)雜與高強(qiáng)度特征，與院校的重視程度不夠有著很大關(guān)系。而從教學(xué)秘書工作性質(zhì)分析院校重視程度不夠的原因，教學(xué)秘書屬于輔助領(lǐng)導(dǎo)工作，而院校主要工作是教學(xué)，相對地位低下，同時(shí)由于社會專業(yè)人才匱乏，院校匱乏納入人才培養(yǎng)體系進(jìn)行培養(yǎng)的動力，更是加劇了對這一崗位的忽視。

（二）工作任務(wù)繁重壓力大

從院校教學(xué)秘書工作內(nèi)容上可以直觀的看到，目前院校教學(xué)秘書工作任務(wù)較多，內(nèi)容駁雜，盡管部份是協(xié)助院長完成工作，但其中需要獨(dú)立完成的任務(wù)依然較多。更為關(guān)鍵的是，教學(xué)秘書的諸多工作當(dāng)中有很大一部分十分重要，一旦出現(xiàn)偏差，將會給院校日常教學(xué)帶來嚴(yán)重影響，這為教學(xué)秘書工作帶來了巨大的壓力。教學(xué)秘書一方面承擔(dān)了復(fù)雜的工作本就具有一定的壓力，另一方面工作對院校教學(xué)的重要性無疑又增添了新的壓力，而且人員的配置決定了只能獨(dú)自承擔(dān)。很大程度上看，教學(xué)秘書工作繁重壓力大已經(jīng)成為一種常態(tài)。

三、優(yōu)化教學(xué)秘書工作的對策

（一）加強(qiáng)重視進(jìn)行人才隊(duì)伍建設(shè)

在當(dāng)前高教改革的趨勢之下，地方院校逐漸的由學(xué)術(shù)型向著應(yīng)用型轉(zhuǎn)變，教學(xué)秘書在院校教學(xué)管理中越來越重要。各院校應(yīng)強(qiáng)化教學(xué)秘書的崗位的重要性的認(rèn)識，并采取相應(yīng)的措施。結(jié)合目前實(shí)際的教學(xué)秘書工作現(xiàn)狀來看，院校應(yīng)加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)，目前很多院校的教學(xué)秘書人才來自于社會招聘，在要求上重日常管理，忽視專業(yè)管理，無疑增加了教學(xué)秘書工作難度。實(shí)際上社會招聘想要獲得相應(yīng)人才難度也很高，只能做出這種選擇。從院校內(nèi)部加強(qiáng)人才建設(shè)，將其納入院校人才培養(yǎng)體系是一種更好的選擇。

（二）優(yōu)化崗位配置與增加激勵(lì)措施

降低教學(xué)秘書工作壓力可從短期和長期兩個(gè)角度進(jìn)行。長期的看需要優(yōu)化崗位配置，針對性的增加各學(xué)院教學(xué)秘書數(shù)量，降低教學(xué)秘書工作壓力同時(shí)，提高工作效率，以更適應(yīng)院校必然將要經(jīng)歷的改革。而短期的看，要一步到位的圍繞降低教學(xué)壓力而進(jìn)行教學(xué)秘書崗位增加是較為不可行的，可能對現(xiàn)有管理造成負(fù)面影響。所以從另外的角度進(jìn)行，例如可以通過優(yōu)化考核措施，增加針對教學(xué)秘書的激勵(lì)機(jī)制，將教學(xué)秘書的工作內(nèi)容與相應(yīng)的激勵(lì)標(biāo)準(zhǔn)對應(yīng)起來，激發(fā)他們主觀情緒，降低工作心理壓力。當(dāng)然措施不限于一種，晉升資格和職稱等方面措施，也可根據(jù)院校情況進(jìn)行調(diào)整。

結(jié)語

研究通梳理目前院校教學(xué)秘書工作實(shí)際情況，概括總結(jié)了其四個(gè)方面工作內(nèi)容：教務(wù)安排的上下傳達(dá)、教師和學(xué)生反饋上報(bào)、日常教學(xué)工作管理與監(jiān)督、教學(xué)資料匯總與歸檔。通過對教學(xué)秘書工作的分析發(fā)現(xiàn)，教學(xué)秘書職位對工作能力都有著較強(qiáng)的內(nèi)在要求，實(shí)際院校中的工作秘書要完全能夠達(dá)到符合工作要求難度極高，實(shí)際上各院校也匱乏此類人才。針對于客觀的現(xiàn)實(shí)所決定教學(xué)秘書工作存突出的問題，研究簡要的提出了幾方面對策。

參考文獻(xiàn)

[1]唐元林.淺析高校教學(xué)秘書隊(duì)伍標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)與能力提升[J].中國標(biāo)準(zhǔn)化，2022（02）：182-184.

[2]郝亞南，趙永斌，易國棟，金太成.新時(shí)代高校教學(xué)秘書崗位定位與工作方法探究[J].通化師范學(xué)院學(xué)報(bào)，2021，42（11）：123-127.

作者簡介：

邱辰靈（1988-05），女，漢族，上海人，本科，研究實(shí)習(xí)員，教學(xué)秘書。研究方向：教學(xué)等。