企業檔案管理體系構建和規范的管理原則

王巍

檔案管理在企業管理中具有不可替代的作用，同時是企業管理工作中重要的組成部分，是維護企業的經濟利益、合法權益和維護歷史真實面貌的重要性、基礎性工作。企業檔案記述和反映了企業的經營管理、行政管理、組織管理、生產技術管理、財務審計、人事勞資以及會計及產品生產、科學技術研究、基本建設、設備儀器等重要內容，在企業生產經營活動中起著不可估量的重要作用。近年來，筆者公司檔案室利用檔案創直接經濟效益達2億元，而且還以翔實的資料性和權威的原始憑證性，解決了多起經濟糾紛，創造了良好的社會效益。體系是指若干有關事物之間互相聯系，互相制約而形成的一個整體。體系可分成兩大類，一是自然作用而形成的體系;二是人工作用而形成的體系。企業檔案工作是人工作用而形成的體系，談人工體系就離不開人的作用，人的活動是由管理來制約的。因此企業的檔案管理體系，主要是構成這個體系的管理體制（機構設置、隸屬關系、機構權限等）、管理原則、管理人員。這三者的互相聯系、互相制約的作用，形成了企業檔案工作或檔案室工作的整體功能。企業的檔案管理體制，指的是檔案機構在一個企業內部的設置形式、隸屬關系、工作權限（職責）、橫向關系等方面的內容。有了適當的機構，還必須有人，人是管理的主體。對檔案室工作人員應當有什么樣的要求，這也是檔案室管理體系中必須解決的重要問題。在解決組織機構和人員的同時，還必須解決開展檔案工作應當遵循的行為規范，即如何按照國家關于管理檔案的基本原則，結合本企業的實際，建立檔案室工作。

一、 管理機構

多年來，在建立企業檔案機構問題上，存在著認識上和工作上的問題，需要從以下四方面來加以解決：一是正確認識檔案室在本單位的整個職能活動中，雖然是輔助性的機構，但它是為本單位的整體工作和各機構服務的，擔負著利在當代，功在千秋的重要職責;二是檔案室同各機構之間存在著互相依存、互相制約的關系，誰也不能離開誰;三是應根據本企業組織序列的繁簡情況以及檔案工作的實際工作量來確定它的地位及領導關系、人員結構和數量;四是盡可能地把檔案機構擺在同它的任務聯系最緊密的組織序列內。

1.檔案機構及領導關系?！稒n案法》第三條和第七條的規定，指明了一切機關、武裝力量、政黨、社會團體、企業事業單位具有保護檔案和管理好檔案的義務和責任?！犊茖W技術檔案工作條例》規定：“大中型企業、事業單位要設立直屬的科技檔案機構;小型企業、事業單位可以設立單獨的檔案室，也可以設立文書檔案和科技檔案統一管理的檔案室，或者配備專（兼）職人員管理。各單位的科技檔案工作，由領導生產、科研的負責人或者總工程師分工領導。”企業、事業單位檔案機構的設置。《科學技術檔案工作條例》較具體地規定了科技檔案機構的設置。1987年國家檔案局、國家計委、國家經委印發的《國營企業檔案管理暫行規定》明確規定：企業檔案工作“應由一位副廠長（副經理）分工領導”。1990年國家檔案局、農業部印發的《鄉鎮企業應根據工作需要建立檔案機構，或者配備專兼職檔案管理人員》。2002年國家檔案局、國家經貿委、國家計委印發的《企業檔案管理規定》明確規定：企業應遵守《檔案法》，依法管理本企業檔案，明確管理檔案的部門或人員，提高職工檔案意識，確保檔案完整、準確和安全等。這些規定，是企業在實際工作中應該執行的。

2.檔案機構的任務。根據《檔案法》及有關法規性文件的規定，可以把企業檔案工作機構的任務概括地表述如下：集中統一管理本企業的檔案和檔案工作，為本企業的各項工作和生產建設服務，并按照規定把具有長期和永久保存價值的檔案向檔案館移交，以保證檔案既能為本企業現實工作和生產建設服務，又能為國家的長遠需要服務。

二、 檔案室的管理人員

1.人是管理的主體。在管理體系中，人是主導的因素。一切管理活動都離不開人，而一切管理都是通過對人的管理來實現對物的管理，從而達到既定的目標和完成任務。合理地選拔人才、使用人才，科學地組織人才，發揮人的積極性和創造性，是現代管理科學的重要組成部分。人才具有關鍵性的作用，沒有大批熱愛和獻身檔案事業的具有較高政治文化素質的人才，檔案工作的現代化是不可能的。當前在企業檔案室工作存在的主要問題是人才不足，有的單位人浮于事，有的單位缺少人才，比如有的企業檔案室缺乏高學歷、高素質、既熟悉生產專業知識又熟悉檔案管理知識的復合型檔案專業人才;有的檔案室不知道檔案利用工作，應該先從完善檢索工具入手，才能更好地開發利用，發揮檔案的效益等。由此可見，要做好檔案室工作，也必須抓住人的問題，把培育人和起用知識豐富的有創造性能力的人，放在最優先的地位。

2.檔案人員的構成。雖然檔案室的具體情況千差萬別，檔案室人員的情況不盡相同，但是對檔案工作人員的基本要求卻是一致的，《檔案法》第九條規定：“檔案工作人員應當忠于職守，遵守紀律，具備專業知識。”這就是說檔案室工作人員都必須堅持黨的基本路線，遵紀守法，樹立全心全意為人民服務的高尚品德，熱愛檔案事業，認真執行檔案法規，熟悉檔案室工作的規章制度和標準規范。這對于任何一個檔案室工作人員都是毫無例外的。隨著檔案事業的發展，許多企業的檔案室選配了受過高等教育和中等教育的人才，一般講，在一個檔案室里，具有大學本科文化水平與具有大中專文化水平的人員的比例應當是1比3，前者起骨干核心作用，后者起配合協助的作用。不言而喻，檔案室工作人員應當首先具備檔案專業知識，這是做好檔案工作的基礎。但是檔案室的類型很多，檔案的內容、形式、載體差別很大，俗話說“隔行如隔山”，要把不同內容、形式、載體的檔案管好用好，沒有相關的知識是不行的。一個合格的檔案室工作人員還必須具備以下幾個方面的知識：馬列主義理論修養，文史知識，科學技術知識，法學知識，現代管理科學知識，經濟學知識，相關學科知識，熟練掌握計算機、網絡操作技能等。合理的人才結構，科學地組織管理，關心專業人員的工作和生活條件，推心置腹，尊重知識，尊重人才，以人為本。這樣的檔案室一定會成為充滿活力，不斷開拓進取，效益明顯，服務質量高的先進單位。

三、 行為規范—管理原則

1.“統一領導，分級管理”的原則?！敖y一領導，分級管理”的原則是《檔案法》規定的我國檔案管理的基本原則。正是由于堅持執行這一基本原則，我國的檔案事業才有了很快的發展，建立起來了從中央到地方鄉鎮的全國規模的檔案事業組織管理的體系，并繼續向著新的廣度和深度發展。（1）統一領導。一是指一個單位必須認真執行各級檔案行政管理機關頒發的有關企業檔案（館）室工作的一系列規定，并接受檔案行政管理機關的具體監督指導;二是本企業形成的檔案，由專設的檔案機構或專門人員依照統一的制度進行統一管理。

（2）分級管理。在某些企業存在一個分級管理的問題。企業情況千差萬別，不可能采用一個模式來管理檔案。有的企業不需要分級管理，有的企業則必須分級管理，這是客觀存在。大企業集團內部職能機構多，產生的檔案多，下屬單位多，駐地分散，必須實行分級管理。比如有的大型企業集團，職工幾十萬，分公司幾十個，這樣的企業的檔案只能實行“統一領導，分級管理”。即有統一的領導人和領導機構，有統一的制度。各下屬單位的檔案則由其設的機構或人員，分別管理。（3）縱向管理，橫向聯系。在企業中，“統一領導，分級管理”，既有著從上到下的縱向管理，同時還存在著橫向聯系，即檔案室同各職能機構之間的合作、服務、指導的網絡關系：第一，共同協商制定本企業的檔案工作制度以及共同進行檔案的鑒定和信息開發;第二，以各種形式提供檔案為各職能機構服務;第三，對各職能機構歸檔前的文件材料的形成、積累、整理和歸檔，提供咨詢和指導。

2.“集中統一管理檔案”的原則?！凹薪y一管理檔案”的原則，是“統一領導，分級管理”基本原則在國家機構和社會組織的具體化。早在《檔案法》頒布以前，在一系列的檔案法規文件中就作過明確的規定。它是我國檔案事業的又一條重要原則。這里的“集中”是指一個企業的檔案應相對集中在檔案室保管;“統一”主要是指領導和工作制度的統一。這一原則的實質是高度保障檔案信息資源的長久安全和共享。共享首先應當共有，集中統一管理就是解決共有，就是要做到既便于各企業當前共享的需要，又為國家總體和長遠利益的需要奠定基礎。重要的是如何結合各企業的實際情況具體執行集中統一管理原則。應當提高認識，自覺地貫徹執行。也要看到，它是從各種具體情況下抽象出來的一條管理原則，并不是具體的集中檔案的辦法。

3.全宗原則。全宗就是一個獨立機關或者著名人物在社會活動中形成的檔案整體“。全宗原則的含義是，一個獨立的機關（或著名人物）在它的職能范圍內進行的活動中形成的全部檔案。是這個機關全部活動的真實歷史反映。為了保持機關檔案的歷史聯系，以便于保管和查找，必須按全宗來整理和保管檔案，并明確規定了一個獨立的機關的檔案是一個全宗，一個檔案全宗是一個歷史形成的有機整體。在整理檔案中應當先劃分全宗，并按全宗保管。檔案人員不得把同一全宗內的檔案分散，也不得把不同全宗的檔案混淆在一起。全宗是一個獨立機關在其活動中形成的檔案整體。為此，應當確定構成全宗的獨立機關。構成全宗的獨立機關，在檔案學上叫做“立檔單位”（也稱全宗構成者）。即應當確定什么樣的機關才算是“獨立機關”，什么樣的機關才能成為“立檔單位”。根據我國的實際做法，確定立檔單位，應當具備三個基本條件：第一，可以獨立地行使職權，其主要標志是能以自己的名義單獨對外行文;第二，獨立的經濟核算，即有獨立的經費支配權，可以獨立地編報財務預算和財務決算;第三，有著管理人事的機構，有一定的人事任免權。這三個條件雖然要相結合起來應用，但實際情況遠非這么簡單，在某些情況下，只能以第一條做為確定立檔單位的根據。