文物藏品檔案數字化管理探析

張競予

貴州省貴陽市南明區文體廣電旅游局

一、數字化管理技術特點及意義

21世紀是數據的時代，“大數據、物聯網、區塊鏈”等一列先進理念和技術在默默改變著世界。數字化管理是極具時代特點的管理模式，通過對計算機、通信、網絡等軟硬件進行統計技術量化管理，有序實施管理行為，從而將產品研發、計劃安排 、組織實施、生產銷售等多個環節賦予優質服務和高效創新的管理辦法，數字化管理具有以下特點：

（一）簡單化

數字由簡單的“1234”排列組成，在人的認知建設過程中數字伴隨始終。因此數字化管理的控制操作系統對于人的使用來說相對簡單，具有易于操作的特性。

（二）全球化

數字是全球使用的通用語言，相對我國的漢語以及美國的英語來說使用人數更多，在數字化管理平臺的使用中，全世界人們可以跨越語言的界限無障礙溝通和交流，數字化管理具有全球化的特征。

（三）傳播速度快

數字化管理孕育于計算機技術之中，現代計算機技術具有運算速度快、效率高的特點，對于數字化管理，可以借助計算機的高效平臺來實現“秒算”，大大提高了工作效率。

（四）具有說服力

直觀的數字表示給人的感覺是一目了然，在各種數據分析比較中數字的高低最具有說服力，能夠減少爭論，提高共識度。

二、文物檔案數字化管理重要意義

對于數量眾多的文物藏品來說，通過紙質或者數字的形式將其管理起來十分有必要，相較于傳統的紙質化管理，數字化管理是指在管理實施中用計算機來進行數據收集、處理、加工的一種現代化技術，其具有下列意義：

（一）提高工作效率

在使用中，與傳統老舊檢索過程對比，數字化管理系統搜索時間非常短，這大大節約了時間，減少了工作上精力的耗費，同時數字化管理系統可以同類型整理歸納，這會運用到一些復雜的算法和機制，是人腦無法快速有效實施的，這體現了“人工智能”的有效運用，大大提高了文博場所的工作效率。

（二）提供重要研究方向

數字化管理技術作為現代互聯網以及計算機技術的有效運用，在課題研究上具有重要意義。科研院校可以以文博場所為數據提供基地和真實實驗場所，與其建立信息共享機制，科研院校提供技術支持和新思路，文博場所負責技術落地和經驗反饋，形成互利共贏的共同成長路徑，將研究所得整理歸納出一套具有實用性、可操作性的切實經驗，力圖在全國乃至世界推廣使用。

(三）促進文物保護工作做深做實

文物作為我國數千年來的歷史遺存，是滄海遺珠更是國之珍寶。在老舊檔案管理辦法里，對文物保護多采用人工巡邏或者抽檢的方式進行，這對于文物真實狀態的觀察和了解都不夠深入，同時，巡檢人員的懶惰性和抽檢帶來的弊端會導致部分文物在保護失策時不被人發現，從而導致更壞的結果。在文博場所引入數字化管理體系后，可對文物建立全方位的監察和保護網，通過信息技術實時觀察，在文物表面放置一些無損探測器，通過數字化系統將數據實時傳播至電腦，監控人員可以通過電腦或者手機APP等方式實時進行管理，同時還可以結合智能修復系統進行無間隙修復，數字化管理系統為文物建立起切實有效的防火墻。

三、文物藏品檔案數字化管理現狀

我國文物藏品多存放在博物館內，許多博物館都有數十萬件以上的藏品，大型博物館甚至有數百萬件，要想管理好如此龐大數目的藏品，全靠人工來進行出入庫登記、檔案整理、檔案存放等工作明顯不現實，這時候數字化文物藏品檔案管理系統應運而生。目前來說許多博物館都運用了現代化、數字化的管理系統，但在實際情況中，或多或少的存在一些問題：

（一）缺乏統一管理標準

隨著經濟的發展，許多地區文化館博物館都使用了各大公司設計的文物藏品檔案管理系統，但許多地區信息化產品的“數字”特征表現并不明顯。例如在某地市級博物館，工作人員雖然使用的數字化系統進行錄入，但是需要人工編號，對于產品照片也無法通過直接拍照上傳的方式，而只能通過圖片導入，十分不便。許多文博單位在數字化管理系統的建設中沒有考慮本單位實際，盲目追求價格昂貴，評價高的產品，但在落地實施后“不接地氣”，檔案管理系統形同虛設。

（二）管理人員缺乏專業培訓

數字化管理系統雖然具有“易操作”的特性，但仍然需要使用人員具有一定的計算機使用技能和檢索類基礎知識的積累，但就目前各地文化館、博物館工作人員平均水平來看，仍然具有很大不足。單位在采購完管理系統后，技術公司多會派出技術人員前來教學使用，但是此類教學質量極低，大都是照本宣科的朗讀產品說明書，對于受眾是否能夠真切理解到真實含義，并不是技術公司培訓人員考慮的范圍，因此，許多單位在運行管理系統后并沒有真正意義上能將系統運用自如的工作人員。

（三）對檔案管理認識不夠深刻

各大文博單位基于現代化建設的考慮會納入信息化管理系統，但是對于信息化管理真實意義的把握并不清晰，許多單位認為此行為僅僅是將現有文物編個號納入電腦中，納入后也不會隨時更新，久而久之就成了雞肋；同時，由于文博單位公益性質的特性，與外界打交道較少，無法將文物藏品的數字化管理和研發、銷售、宣傳等建立緊密聯系，從需求上缺乏全方位高效運用數字化管理系統的前提條件。

（四）缺乏運行經驗討論和交流

出于以上幾點原因，文化館、博物館在業內的交流會上對于檔案數字化管理的介紹僅限于運行系統，具體操作的簡單介紹，真正意義上關于數字化管理方式方法的深入交流少之甚少。久而久之， 數字化管理成為部分文博場所在場館介紹時必不可少的“形象工程”，但是卻流于形式，在深層次上并沒有納入場所的管理體系中。

四、提升文物藏品檔案數字化管理的措施

（一）建立切實有效管理規范

針對現實中在文博場所文物藏品檔案管理時缺乏統一管理規范的現狀，各地文廣部門要統一規劃部署，采取統一思路、統一流程、統一管理的實施策略進行布置，各大文博場所要在上級指導下加強對文物電子檔案的規范管理，尤其是對數據真實性、文物完整性、保護程度等多方面數據進行統計整理；同時，要按照指導思想制定符合本館實際，切實可行的管理制度，有條件的單位可以設置專門人員乃至科室進行此方面的管理，將工作落到實處；對于部分場館文物保護意識欠缺的問題，在數字化管理改造過程中，要統籌同步整改，可采取電子密匙、文件加密等辦法。對于保密性文物的管理，對人員的管理采用“雙人操作、一崗雙責”，將保密工作融入日常運行中，建立起良好工作環境和氛圍。

（二）提高思想認識，大力培育人才

地方政府及下屬文廣部門，各大文博場館要深刻意識到文物藏品保護的重要性以及檔案數字化管理的優勢，并且敢于深刻剖析現行條件下，此方面欠缺的求真務實、敢拼敢干的鉆研精神，通過改變現有陳舊“表面工程”思想觀念，在全體工作人員中激發對現代化數字管理的認可和探索潮流；各地各高校要深刻挖掘此方面人才、探索人才培養方向、加大政策資金投入，建立起“功成不必在我，功成必定有我”的長線式人才培養輸出模式，為我國文博場館輸出專業技術強、責任意識高、服務態度優、創新能力棒的新時代文博工作人員。

（三）加強行業交流，深度創新發展

各地文博場館在檔案數字化管理方面的先進經驗要隨時舉辦沙龍、茶話會、交流會等廣泛開展交流借鑒；政府、高校以及有條件的企業在提高認識的基礎上加大此行業深層次探究，為文保行業尋求新突破，探索新發展。

五、結語

文物藏品檔案數字化管理是時代的要求，也是人民的要求，做好檔案管理工作是對文物負責、對后人負責的切實體現，作為文博行業從業人員，要時刻不忘文物保護初心，立足工作本職，挖掘新經驗、新做法，從平凡中見證偉大。