《檔案管理學》教學實習視域下農業高校檔案管理工作所存問題及對策研究
——以青島農業大學檔案館為例

王 珩

（青島農業大學 山東·青島 266109）

檔案管理學是理論性和實踐性很強的應用學科，要求學生通過實習，將所學專業知識與檔案管理工作或辦公室業務工作實際緊密結合，將專業知識轉化為專業工作技能與能力，為畢業后從事檔案工作或辦公室工作奠定一個良好的基礎。通過實習，讓學生進一步了解社會，了解有關專業領域的現實情況，找出自己與社會需求之間的差距，明確今后努力的方向

高校檔案是指過去和現在的高等學校及其所屬的單位和個人在從事教學、科研、教學管理和其他各項活動中直接形成的有保存價值的文字、圖表和聲像形式的歷史記錄。檔案管理的內容如圖1所示，主要包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計、編研和利用。

圖1：高校檔案館檔案管理流程圖

1 青島農業大學檔案館檔案管理工作的現狀

2010年4月，青島農業大學檔案室更名為青島農業大學檔案館。2014年進行了改造搬遷工作，檔案館的環境條件使檔案保存、管理有了很大的提高和改善。

1.1 基礎設施愈加完善

截至目前，檔案館的總建筑面積為608平方米，其中檔案庫房面積為518平方米，閱檔室28平方米，辦公室62平方米。庫房內設置了檔案柜、密集架等檔案存儲設施，并且配有空調、吸塵器、復印機、掃描儀、光盤刻錄機、空氣消毒機和除濕機等專用設備（如表1所示）來輔助檔案的保管和管理工作。經過多年的發展和完善，青島農業大學檔案館基礎設施愈加完善，基本能滿足檔案管理工作的需求。

表1：青島農業大學基礎設施數量

1.2 出臺多項規章制度

檔案館以《檔案法》、《山東省檔案條例》、《普通高等學校檔案管理辦法》等為基礎，結合自己學校實際情況，陸續出臺了多項規章制度。《青島農業大學檔案管理辦法》是學校檔案館總的管理辦法，里面規定了一些檔案基本管理辦法。對于學校而言，教學是重點，所以檔案館針對教學檔案專門制定了《青島農業大學教學檔案管理辦法》。在檔案分類方面，青島農業大學制定了《青島農業大學檔案實體分類方案》，有自己獨特的分類方案。根據分類不同，檔案資源載體不同，檔案館出具了嚴謹的檔案規范，制定出《青島農業大學黨群、行政、教學、科研、產品、外事、出版、財會、聲像、人事、學生檔案等檔案工作規范》。在檔案保管、保密、借閱、統計、鑒定、轉遞等方面都制定了嚴格的規章制度。檔案館制定的一系列規章制度使檔案的管理、分類、保存、使用等方面都有法可依，有章可循，檔案管理工作越來越規范化。

1.3 數字化建設逐步推進

檔案數字化建設是指利用網絡信息技術，如數據庫技術、數據壓縮技術、高速掃描技術等技術手段，將紙質文件、聲像文件等傳統介質文件和已歸檔保存的電子檔案等信息資源進行管理以及為師生和社會提供服務，進而提高檔案管理工作現代化水平，加速實現檔案管理現代化的進程。目前，青島農業大學檔案館的數字化建設已初具規模，但是發展水平較低。首先青島農業大學數字化建設將案卷目錄、歸檔文件目錄輸入計算機系統，建立了檔案基本目錄數據庫，但是卷宗資料內容還沒實現數字化，檔案館內的資料主要還是以文本的形式進行歸檔立卷保存，紙質還是主要的載體形式；其次，青島農業大學依靠自身的校園網，實現了檔案館在線人工服務和自助服務，每年畢業生想查詢自己的檔案去向，就可以登錄青島農業大學檔案館機構，自主查詢，大大減少了檔案管理工作人員的工作量，也方便了學生查詢，但是學生的學籍檔案并沒有實現數字化，若因學習深造、工作升職等原因需要提供學籍檔案時，利用者還是需要去青島農業大學檔案館內查詢，網上并不能滿足利用需要；最后青島農業大學為加強檔案館的網絡化、自動化管理，加速數字化建設，購進了“南大之星”檔案管理軟件。

1.4 檔案館工作人員結構

檔案管理工作水平的高低、質量的優劣，取決于檔案工作人員的素質。隨著高校發展的需求，檔案管理人員的專業技能要求越來越嚴格，熟練程度要越來越高。青島農業大學檔案館經過多年的發展，管理人員的綜合素質水平相對較高。如表2所示，館內現有5名專職檔案管理人員，其中女性有4名，男性有1名，女性管理人員占大多數；年齡都是35歲以上，其中45歲以上4人，年齡偏高；學歷方面，平均水平較高，1名博士研究生，2名碩士研究生，2名本科生。館內工作人員平均學歷水平較高，但檔案管理專業出身較少。

表2：檔案館工作人員結構

1.5 編研成果豐富

檔案館工作人員充分利用館藏檔案資源，先后編寫了《青島農業大學大事記》、《青島農業大學機構組織沿革》、《青島農業大學年鑒》、《青島農業大學校慶材料匯編》、《校園精神文明建設文件匯編》、《機構與人員一覽表》、《青島農業大學全宗介紹》、《校史簡編》、《各種數字匯編》等多種編研材料。檔案館豐富的編研成果對檔案信息的利用起到了較大的推動作用。

2 青島農業大學檔案館檔案管理工作存在的問題

2.1 檔案保管條件需繼續改善

2.1.1 設備數量相對較少

實習中調查發現，檔案館內檔案柜數量為75組，密集架為67組，隨著高校招生規模的逐年增加，檔案柜和密集架數量也需要逐漸增多，同時也需擴大庫房面積。吸塵器、掃描儀和光盤刻錄機都僅有一臺，工作量較大或者機器出現故障時，會出現耽誤工作的現象。

2.1.2 部分設備較為落后

檔案保存需要特定范圍的溫濕度，實習中發現，檔案館有除濕機、空調、溫度計和濕度計等設備，工作人員也進行日常的溫度和濕度的監測工作。檔案館冬季較為干燥，館內缺少增濕機。在防火方面，檔案館有傳統的消防設備和防火卷簾，但防火裝備自動化程度不高，滅火設備完全需要人工操作。由于檔案庫房處于一樓位置，并有電梯入口，檔案館安裝有常規的監控裝置和防盜門，如遇停電等事故時，仍存在一定的安全隱患。另外，檔案館缺少縮微拍照設備、字跡顯示儀和縮微品閱讀復制設備。隨著檔案的逐年增加，破損檔案和字跡模糊檔案也會逐漸出現，檔案館也缺少一些修復設備和人員。

2.2 規章制度的執行不嚴格

青島農業大學檔案館管理制度較為完善，但是在制度執行能力和保障力度上還有所欠缺，實際運作中落實不到位。

檔案館根據工作的需要和實際操作過程中發現的問題依次制定了《青島農業大學檔案管理辦法》、《青島農業大學教學檔案管理辦法》等一系列檔案工作規章制度，并對檔案管理的運行操作做了詳細的說明和具體的分工。但是在檔案管理的實際運作中，有的檔案管理制度并沒有很好地執行下來，一是專職工作人員少，并且檔案管理專業人員較少，只能做一些常規性的工作，缺少檔案管理的創新；另一方面是檔案館中有一部分是勤工助學的學生作為兼職人員，兼職人員缺乏對檔案館制度的深刻了解；最后，師生利用檔案時，有的不注意保護檔案資源，或者在無意中違反檔案管理的規章制度。所以檔案館制度要執行落實到位，還需要全體師生的共同努力。

2.3 管理人員結構不合理

2.3.1 檔案專業人員太少

學校檔案館配備的專職的檔案管理員較少，尤其是缺乏精通檔案專業管理的人員。檔案館中專職檔案管理人員中畢業于檔案專業院校的人數只占14.3%。所以，雖然現有檔案管理人員的文化水平雖然較高，但真正掌握高校檔案管理知識的人不是很多。青島農業大學檔案館工作人員大多數沒有經過專業的檔案管理知識培訓和實踐，對于檔案的收集、整理、歸檔、上架等的流程，僅僅根據青島農業大學檔案管理制度及以往的經驗來操作，缺乏工作的創新性，檔案管理的方式過于僵化。有些工作人員也因為對檔案工作重要性認識不足，應及時收集的而沒有收集上來，收集上來的有的只是將材料簡單的放入檔案盒中，沒有科學的整理歸檔，這容易導致檔案的錯放和丟失，給學校檔案館的建設造成不必要的損失。

2.3.2 年齡總體偏大

由表2所知，35歲以下的檔案管理人員一個也沒有，而45歲以上的管理人員占80%，嚴重偏老齡化。年長者雖然嚴謹、穩妥，但是他們的思想較為固化，難以接受新的理念以及新的管理方式。另外年長者一般對信息技術知識較為缺乏，并且相比較年輕人來說，他們接收新知識的能力也較為一般，這不利于檔案數字化的建設，甚至阻礙檔案數字化進程的加速。

2.4 檔案數字化建設程度不高

2.4.1 缺乏高素質的數字化人才

隨著檔案事業的急速發展，檔案的數量與日俱增，各地區的檔案館現代化管理水平也越來越高，在數字經濟時代，數字技術是發展的重要引擎，以數字化為基礎的現代檔案管理對檔案館的員工隊伍也提出了更高的要求，檔案管理工作人員不僅需要具有檔案管理的專業知識，而且更需要掌握信息化技術的多學科專業知識人才。目前來看青島農業大學檔案館比較缺少同時具備信息技術和檔案管理的專業人才，致使檔案數字化水平停滯不前，許多檔案館引入了較為先進的檔案管理軟件，但熟練應用的員工極少，導致檔案館的數字化建設舉步維艱。

2.4.2 技術不成熟

隨著社會發展檔案館從傳統向數字化的轉變越來越快，逐漸用計算機技術代替了傳統檔案的管理方法。但現在檔案的數字技術還不成熟，還存在較多的問題。比如：檔案的保密工作，傳統的檔案管理的首要任務是安全保護，但電子環境中檔案安全保護的任務除了防止泄密以外，還需要防止數字信息的丟失、不可用和失真。由于磁性和光學載體存儲密度高，僅僅一張磁盤或光盤的丟失可能意味著成千上萬份檔案的丟失。另一方面是網絡的快速和便捷在為師生利用檔案提供方便的同時，也為泄密、修改和刪除等非法利用提供了方便。檔案的數字化依賴高新技術的支持，數字化的檔案需要信息共享、需要網絡傳遞和海量的存儲，這需要強大的技術支持，目前青島農業大學檔案館內暫時缺少這樣的信息技術人員。

2.4.3 缺少資金支撐

近年來，高校師生越來越認識到檔案的重要性，高校檔案館愈加完善，但由于檔案的信息化功能，不能直接產生經濟效益和成果，在學校的資金投入方面，檔案館建設的投入和教學、科研相比力度要小得多。檔案館的數字化建設需要大量的人、財、物的投入，這些條件不能得到滿足，檔案館的數字化建設程度難以得到保證。

2.5 檔案資源未得到充分開發利用

檔案管理的最終目的是為了更好的開發利用。教學實習中發現檔案館的檔案信息未得到充分的開發利用。一方面由于當今獲取信息的便捷性和師生對檔案館儲存信息的不了解，較少主動去檔案館查閱信息；另一方面考慮到一些檔案信息的保密性，目前青島農業大學檔案館還不對外開放，這在一定程度上也限制了檔案信息的利用范圍。

3 解決青島農業大學檔案館檔案管理問題的對策

3.1 加大資金投入，完善檔案館硬件設施

更新和完善檔案館硬件設施，是檔案得到良好保存的必備條件。一完善安全防范設施設備。包括入侵報警系統、視頻監控系統、自動消防報警和消防聯動系統、自動滅火系統、應急照明系統等。二完善檔案防護設施設備。包括溫濕度調控設備、機械通風設備和檔案消毒殺蟲設備。三增加傳統保護技術設備。包括仿真復制、修復和裝裱設備。

3.2 加強依法治檔、增強師生規范用檔意識

檔案是高校發展的記錄和見證，對檔案進行良好的管理是推動自身發展、提高科研能力的重要內容。高校檔案管理工作如何適應新的挑戰和機遇,更好地服務于高校各項工作,是新時期高校檔案館所面對的新任務、新課題。檔案管理人員要加強對檔案管理工作的認識，嚴格貫徹和落實好檔案館的各項規章制度，及時督促各個學院及行政部門按時對每個學期的檔案資料進行歸檔上交，對于不按時上交檔案的部門和存在問題的檔案及時的聯系檔案整理人員。同時，通過各種媒介宣傳檔案管理的各項制度，讓師生能夠詳細準確地了解檔案管理制度和條例，依法規范用檔。設立“檔案開放日”，讓更多的師生了解的檔案，形成“我為檔案，檔案為我”的良好氛圍。

3.3 提高專業管理水平，加強隊伍建設

檔案管理要求管理人員具有良好的專業素養和責任意識，針對青島農業大學檔案管理人員具體情況，需要適當思維靈活、年輕有活力的工作人員。另外，檔案管理人員的招聘過程要科學化，聘任有高的素質和專業水平的檔案管理人員。最后，為了更好執行學校檔案的管理制度，勝任高校檔案管理工作，青島農業大學應根據國家對高校檔案管理的要求，定期對管理人員培訓，使他們及時接觸先進的管理理論、手段和方法，提高檔案管理效率。

3.4 加速推進檔案信息的數字化

利用數據庫技術、數據壓縮技術、高速掃描技術等技術手段，將紙質文件、聲像文件等傳統介質文件和已歸檔保存的電子檔案，系統組織成具有有序結構的檔案信息庫。青島農業大學檔案館目前已完成檔案目錄信息的數字化，但還沒有完成檔案信息的全部數字化，包括把紙張、照片、聲像檔案等全部轉化為數字化信息還有許多工作要做。

3.5 加大宣傳，拓展檔案利用途徑

為了拓展檔案利用途徑，最大程度發揮檔案的利用價值，擴大檔案工作的影響，檔案館應加大檔案的宣傳工作。檔案館通過舉辦檔案展覽或在檔案館內設立長期的展覽室，并且為讓查閱者一進入檔案館就對檔案的種類和如何查閱有一個基本的了解，檔案館應設立陳列柜，詳細介紹檔案館的珍貴資料、檔案的基本分類和借閱流程等，更方便師生的利用。