新形勢(shì)下企業(yè)工程項(xiàng)目檔案管理工作的思考與建議研究

高瑞琴

[摘 要] 隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的快速發(fā)展，國(guó)家對(duì)企業(yè)工程項(xiàng)目檔案管理的重視程度不斷提高，對(duì)工程項(xiàng)目檔案的規(guī)范化管理程度要求更高，使工程項(xiàng)目驗(yàn)收成為工程竣工驗(yàn)收的重要環(huán)節(jié)。文章從工程項(xiàng)目檔案管理的重要性和特點(diǎn)出發(fā)，分析了目前工程項(xiàng)目檔案管理中存在的問(wèn)題，并就如何有效開(kāi)展工程項(xiàng)目檔案管理工作，提高我國(guó)企業(yè)工程項(xiàng)目檔案管理的整體水平，保障我國(guó)企業(yè)的健康發(fā)展提出了建議。

[關(guān)鍵詞] 工程項(xiàng)目；檔案管理；建議

中圖分類號(hào)：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-1722（2021）09-0042-03

項(xiàng)目實(shí)施全過(guò)程所形成的工程檔案，是每個(gè)項(xiàng)目、每個(gè)工程建設(shè)過(guò)程以不同載體形式形成的真實(shí)原始記錄。對(duì)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展、經(jīng)營(yíng)決策、日常生產(chǎn)管理等工作有較大的參考價(jià)值和應(yīng)用價(jià)值。工程檔案作為航天檔案的重要組成部分，是實(shí)施工程質(zhì)量終身責(zé)任制和事故責(zé)任追究制的法律依據(jù)。所以，工程檔案是國(guó)防軍工建設(shè)中不可或缺的重要一環(huán)，對(duì)其進(jìn)行收集、保管、利用，對(duì)提高航天產(chǎn)品的質(zhì)量和可靠性，滿足科研生產(chǎn)的需要，具有十分重要的作用和長(zhǎng)遠(yuǎn)意義。

一、企業(yè)工程項(xiàng)目檔案管理的重要性

（一）施工文件是整個(gè)工程建設(shè)過(guò)程中最真實(shí)、最直接、最原始的記錄，它包括了工程施工的各個(gè)方面，如鋼筋的安裝、焊接質(zhì)量、混凝土的坍落度、隱蔽工程的驗(yàn)收等，沒(méi)有一個(gè)文件與工程文件關(guān)系不緊密[1]。

（二）工程檔案是工程竣工驗(yàn)收的重要依據(jù)，也是工程質(zhì)量監(jiān)督的重要內(nèi)容。有些資料沒(méi)有按規(guī)定驗(yàn)收、整理或收集、整理不符合要求，則整個(gè)工程的竣工驗(yàn)收不能通過(guò)，因此，工程資料是工程成敗的關(guān)鍵。

（三）項(xiàng)目檔案資料是工程質(zhì)量評(píng)價(jià)的重要依據(jù)，也是工程質(zhì)量管理的重要環(huán)節(jié)。項(xiàng)目檔案是項(xiàng)目從初步設(shè)計(jì)到竣工的全過(guò)程中最真實(shí)、最直接、最原始、最完整的記錄，應(yīng)與項(xiàng)目同步進(jìn)行，并由項(xiàng)目全體人員共同參與。項(xiàng)目檔案資料歸檔各類地勘資料、征地拆遷文件、未中標(biāo)標(biāo)書的質(zhì)量問(wèn)題處理、工程變更等，對(duì)后續(xù)工程驗(yàn)收具有重要意義。

（四）工程檔案還可以作為一種文獻(xiàn)資料，是對(duì)企業(yè)施工技術(shù)的總結(jié)，也是對(duì)施工經(jīng)驗(yàn)的積累，可以為類似項(xiàng)目提供參考和借鑒，對(duì)施工企業(yè)在使用、維修、改建等后期管理中具有重要參考和可比性，從而推動(dòng)施工企業(yè)的不斷發(fā)展進(jìn)步。

二、企業(yè)工程項(xiàng)目檔案管理的特點(diǎn)

（一）綜合性特征

工程檔案的技術(shù)特征是決定工程檔案綜合特征的重要因素。建設(shè)過(guò)程中，對(duì)工程建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)行詳細(xì)記錄、分類整理。因此工程檔案是各種工程項(xiàng)目建設(shè)成果和技術(shù)的綜合，對(duì)建設(shè)項(xiàng)目工程檔案的收集、整理具有很強(qiáng)的技術(shù)性[2]。

（二）各種組成要素

工程檔案涉及的專業(yè)范圍很廣，如施工階段的勘察、地基處理、施工技術(shù)等，對(duì)專業(yè)知識(shí)的要求很高，這些環(huán)節(jié)都需要有專門的文件記錄，這些文件在工程檔案中占有重要地位。與此同時(shí)，施工項(xiàng)目需要多個(gè)部門同時(shí)開(kāi)展勘察、監(jiān)督和施工，都需要有工程檔案做記錄。另外，行使政府職能的相關(guān)部門，如人防、環(huán)保、國(guó)土、財(cái)政、規(guī)劃等部門，也要對(duì)建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)行審批、決策，并對(duì)建設(shè)項(xiàng)目的立項(xiàng)、資金籌措、施工方案等提出意見(jiàn)和建議。

（三）高度專業(yè)化

工程檔案在建設(shè)過(guò)程中，由于多個(gè)部門相互合作、共同建設(shè)，導(dǎo)致工程檔案種類繁多且具有很強(qiáng)的專業(yè)性，與一般企業(yè)檔案不同。

（四）文件信息生成周期長(zhǎng)

眾所周知，基本建設(shè)項(xiàng)目，特別是大、中型基本建設(shè)項(xiàng)目，建設(shè)周期長(zhǎng)，有些項(xiàng)目要過(guò)幾年才能竣工驗(yàn)收。基本建設(shè)工程的整個(gè)過(guò)程，都要經(jīng)過(guò)立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、采購(gòu)、竣工驗(yàn)收等環(huán)節(jié)，而在這一過(guò)程中所形成的文件，也要經(jīng)過(guò)主管部門、建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位、采購(gòu)單位、設(shè)計(jì)單位等多個(gè)環(huán)節(jié)，一般要幾年才能完成。

三、企業(yè)工程項(xiàng)目檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）檔案原件移交不規(guī)范

檔案館備案信息不全，主要表現(xiàn)在檔案館與建設(shè)單位之間缺乏科學(xué)、合理的溝通機(jī)制，檔案館與其他部門之間缺乏有效的聯(lián)系。由于上述原因，有些工程項(xiàng)目檔案細(xì)節(jié)在歸檔過(guò)程中無(wú)法進(jìn)行有效的協(xié)商，從而給今后的檔案管理工作帶來(lái)許多問(wèn)題。部分建設(shè)單位在移交檔案時(shí)，未將原始圖紙等資料全部提交。原始資料的法律效力，比較充分，尤其是對(duì)于轉(zhuǎn)讓建設(shè)用地規(guī)劃許可證等重要資料，要確保其真實(shí)性[3]。

（二）電子文件的電子版本不能與紙質(zhì)文件同步歸檔

在移交竣工檔案時(shí)，有的工程項(xiàng)目建設(shè)單位只提供紙質(zhì)的文件，沒(méi)有提供電子版的文件，且沒(méi)有電子目錄，竣工圖也不清楚。根據(jù)國(guó)家規(guī)范工程檔案的歸檔標(biāo)準(zhǔn)，要做到紙質(zhì)和電子文件同步歸檔，電子文件應(yīng)清晰完整。工程項(xiàng)目建造過(guò)程中，應(yīng)將其記錄為照片或圖片，并附有電子文件。

（三）資金不足和設(shè)備落后

1.保證檔案管理信息化的軟硬件建設(shè)是企業(yè)檔案管理工作的基礎(chǔ)，然而軟硬件的建設(shè)卻需要大量資金，所以很多企業(yè)只是把資金投入產(chǎn)品的研發(fā)和市場(chǎng)的開(kāi)發(fā)中，檔案管理工作還處于起步階段，企業(yè)高層對(duì)此既沒(méi)有給予足夠的資金，也沒(méi)有給予足夠的重視，因此，檔案信息化管理建設(shè)面臨很大的困難。

2.當(dāng)前大多數(shù)企業(yè)技術(shù)檔案信息化系統(tǒng)不完善，技術(shù)檔案的歸檔工作處于被動(dòng)狀態(tài)，難以調(diào)動(dòng)工作人員的積極性，工作人員不能自覺(jué)地對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行篩選，加劇了后期工作中的資源整合問(wèn)題。

3.在檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中，前期要采購(gòu)大量的硬件和軟件，企業(yè)中還有很多設(shè)備需要升級(jí)，因此，企業(yè)必須對(duì)加大資金投入，優(yōu)化其工作環(huán)境。

（四）檔案管理人員素質(zhì)低

本文所說(shuō)的素質(zhì)，并非一言以蔽之，而是理論知識(shí)與實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。不少用人單位檔案管理人員學(xué)歷、學(xué)位偏低，管理資料多為紙質(zhì)，管理人員電腦操作能力差，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員對(duì)檔案管理信息化建設(shè)不夠重視，長(zhǎng)此以往，檔案管理信息化工作便停滯不前[4]。

（五）文件資料收集不全面

1.眾所周知，工程項(xiàng)目檔案存檔人員大多數(shù)是兼職人員，他們對(duì)工程項(xiàng)目檔案的收集、存檔工作所知甚少，對(duì)嚴(yán)格按照政府部門規(guī)定收集、存檔缺乏必要的意識(shí)和責(zé)任感。

2.項(xiàng)目建設(shè)檔案是對(duì)項(xiàng)目全過(guò)程的記錄，便于日后對(duì)其進(jìn)行修改和查詢，遇有意外情況，可迅速進(jìn)行查詢和責(zé)任認(rèn)定。因此，如果在整理檔案文件時(shí)不夠全面，或整理過(guò)程中有部分問(wèn)題沒(méi)有做好記錄，都會(huì)給以后的工作帶來(lái)很大困難。項(xiàng)目建設(shè)檔案存檔過(guò)程應(yīng)保持檔案文件收集過(guò)程的完整性，因?yàn)闄n案文件的數(shù)據(jù)完整性對(duì)于后期工程調(diào)整非常重要。

（六）管理方式落后，缺乏創(chuàng)新意識(shí)

1.有些建筑企業(yè)為了節(jié)約人力資源的投入，在設(shè)立檔案管理崗位時(shí)，往往堅(jiān)持“一人多職”的原則，檔案管理人員既要負(fù)責(zé)管理檔案，又要處理一些其他的事情，以致檔案管理人員工作重心偏離，在檔案管理工作中常常睜一只眼閉一只眼。

2施工企業(yè)的檔案管理人員在長(zhǎng)期的檔案管理工作中形成常規(guī)工作模式，檔案管理人員習(xí)慣采用這種固定的工作模式，但這種固定的工作模式導(dǎo)致檔案管理人員在實(shí)際工作中缺乏責(zé)任心、上進(jìn)心和創(chuàng)新意識(shí)，導(dǎo)致檔案管理工作嚴(yán)重滯后。

3.近幾年來(lái)，隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，許多建筑企業(yè)建立了檔案信息管理系統(tǒng)，但一些檔案管理人員仍沿用舊的觀念、做法和方法，導(dǎo)致紙質(zhì)檔案所占比例遠(yuǎn)高于電子檔案，給檔案的信息化、現(xiàn)代化、科學(xué)化和規(guī)范化管理帶來(lái)了沉重的陰影。

（七）缺乏專業(yè)檔案管理員

1.當(dāng)前基本建設(shè)項(xiàng)目檔案管理人員多為臨時(shí)聘用，普遍缺乏系統(tǒng)的檔案管理培訓(xùn)，普遍缺乏檔案專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)技能，難以實(shí)現(xiàn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化收集、分類、整理、保管，業(yè)余檔案管理人員過(guò)多，導(dǎo)致檔案工作處于應(yīng)付狀態(tài)。

2.施工企業(yè)缺乏既懂檔案專業(yè)知識(shí)又熟悉工程管理的人才，而具備專業(yè)知識(shí)的人才，由于各種原因無(wú)法長(zhǎng)期從事檔案管理工作。此外，基建工程項(xiàng)目檔案管理工作專業(yè)化程度較高，檔案管理人員缺乏專業(yè)技術(shù)知識(shí)，對(duì)工作流程缺乏了解，且工程檔案管理實(shí)際能力不足，造成收集、整理、歸檔不及時(shí)、不規(guī)范。

四、加強(qiáng)企業(yè)工程項(xiàng)目檔案管理的建議

（一）建立各種情況檔案管理制度

因?yàn)楣こ虣n案是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，各個(gè)種子系統(tǒng)之間相互協(xié)作，形成一個(gè)完整的工程項(xiàng)目，所以，工程檔案的形成就是整個(gè)工程項(xiàng)目的形成。為此，要加強(qiáng)項(xiàng)目的組織領(lǐng)導(dǎo)，根據(jù)項(xiàng)目的實(shí)際情況，配齊檔案管理人員，建立科學(xué)、健全的項(xiàng)目檔案管理體系，明確崗位職責(zé)，實(shí)行績(jī)效考核和獎(jiǎng)懲制度，通過(guò)各部門的協(xié)調(diào)和組織，使項(xiàng)目檔案工作制度化、科學(xué)化、法制化，使工程建設(shè)全過(guò)程管理有法可依[5]。

（二）檔案文件的統(tǒng)一編號(hào)

實(shí)施統(tǒng)一管理，制定相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)，是檔案管理工作的重要內(nèi)容。科學(xué)技術(shù)的發(fā)展促使檔案管理工作不斷創(chuàng)新，檔案管理工作必須建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格執(zhí)行，保證檔案信息管理的規(guī)范化。除上述規(guī)定外，還明確了各部門在檔案工作中的職責(zé)，實(shí)行分類管理，使檔案管理工作水平得到進(jìn)一步提高。

（三）引進(jìn)先進(jìn)設(shè)備

1.在檔案管理工作中，紙質(zhì)檔案易發(fā)生蟲(chóng)蛀、霉變等損壞，應(yīng)積極引進(jìn)先進(jìn)設(shè)備，加強(qiáng)檔案信息化管理，運(yùn)用先進(jìn)技術(shù)力量，提高檔案管理水平。

2.根據(jù)工程實(shí)際，對(duì)工程圖紙、技術(shù)資料等進(jìn)行分類管理，在引進(jìn)先進(jìn)設(shè)備的同時(shí)，完善傳統(tǒng)工具，促進(jìn)工程管理工作的有序開(kāi)展；對(duì)于現(xiàn)有的檔案管理工作，包括各種檔案資料，要增加購(gòu)置費(fèi)用，以保證工程檔案工作的順利開(kāi)展。

（四）提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)和能力

1.檔案管理人員是整個(gè)檔案管理系統(tǒng)的核心，其綜合素質(zhì)和能力直接影響檔案管理工作的質(zhì)量。因此培訓(xùn)檔案管理人員必須提上日程，企業(yè)也應(yīng)重視，通過(guò)定期培訓(xùn)，培養(yǎng)檔案管理人員的職業(yè)意識(shí)和服務(wù)精神。如有必要，還將定期檢查他們的業(yè)務(wù)能力，以確保檔案管理工作有效。

2.培訓(xùn)的重點(diǎn)是加強(qiáng)檔案管理人員的計(jì)算機(jī)操作能力，要鼓勵(lì)檔案管理人員使用電子設(shè)備存儲(chǔ)檔案資料。因?yàn)槭褂秒娮釉O(shè)備儲(chǔ)存數(shù)據(jù)可以節(jié)省空間，減少人力物力投入，可以提高檔案管理效率。還要根據(jù)工作需要，制定相應(yīng)的獎(jiǎng)懲措施，激勵(lì)檔案管理人員提高電腦等電子設(shè)備的使用能力。

（五）加強(qiáng)培訓(xùn)和宣傳

由于工程項(xiàng)目文件和材料的很大一部分歸檔依賴于參與工程項(xiàng)目的人員的協(xié)助，因此對(duì)他們進(jìn)行培訓(xùn)十分必要。本文闡述了檔案在工程項(xiàng)目中的重要作用，以及對(duì)工程設(shè)計(jì)者、工程管理者和工程檔案管理人員的影響，以提高大家對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)。要加強(qiáng)工程設(shè)計(jì)人員有關(guān)檔案管理規(guī)范方面的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，只有大家對(duì)標(biāo)準(zhǔn)有了更好地了解，才能更好地貫徹執(zhí)行。由于工程項(xiàng)目產(chǎn)生的文檔材料十分復(fù)雜，建議最好將標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范編成一本簡(jiǎn)明的手冊(cè)，以供設(shè)計(jì)人員學(xué)習(xí)。

（六）科技創(chuàng)新檔案的數(shù)字化

1.傳統(tǒng)的建筑工程項(xiàng)目檔案管理人員工作量很大，他們主要負(fù)責(zé)搜集、整理資料，但是在實(shí)際工作中卻存在著許多問(wèn)題，影響了檔案的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。當(dāng)前計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)越來(lái)越先進(jìn)，許多工程檔案采用計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理，但由于缺乏統(tǒng)一的管理制度和有效的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，工程檔案數(shù)字化管理水平不高。

2.建議把工程合同寫進(jìn)工程檔案信息化建設(shè)中，并在資金上給予支持，以保證工程檔案從一開(kāi)始就形成一個(gè)龐大的信息數(shù)據(jù)網(wǎng)，使各環(huán)節(jié)能夠借助信息技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)檔案的自動(dòng)歸檔和管理使用；逐步建立工程檔案大數(shù)據(jù)庫(kù)，從而大大提高工程檔案工作效率。

3.建設(shè)項(xiàng)目工程檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，有效地彌補(bǔ)了傳統(tǒng)檔案存放方式的不足，同時(shí)也保證了工程檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化，更好地為社會(huì)服務(wù)。并借助國(guó)家信息化標(biāo)準(zhǔn)，工程檔案順利實(shí)現(xiàn)了無(wú)紙化，檔案管理從目前的“兩套”方式逐步過(guò)渡到“一套”方式，用紙量大大減少，環(huán)保效果明顯。

（七）進(jìn)一步強(qiáng)調(diào)管理

1.對(duì)于企業(yè)工程項(xiàng)目檔案管理工作而言，要在具體工作的實(shí)施過(guò)程中取得更優(yōu)異的成績(jī)，就必須提高工作重點(diǎn)，對(duì)企業(yè)工程檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)，這是非常重要的一環(huán)。

2.鑒于檔案管理工作的特殊性，檔案管理人員不僅要嚴(yán)格約束自己，而且要大大提高保密水平，嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，對(duì)企業(yè)工程項(xiàng)目檔案管理中的難點(diǎn)問(wèn)題要及時(shí)報(bào)告，從根本上分析問(wèn)題。

3.在工程檔案管理過(guò)程中，要把握好企業(yè)工程項(xiàng)目檔案管理工作的發(fā)展趨勢(shì)，如在新技術(shù)、新設(shè)備的投入完全打破了原有的檔案管理模式和方法，此時(shí)就需要逐步調(diào)整工程檔案管理模式，而在管理檔案的層次設(shè)置、人員的權(quán)限安排等方面，要做得更好，堅(jiān)持把握企業(yè)工程項(xiàng)目檔案管理工作的特點(diǎn)，以便更好地迎接未來(lái)工作的挑戰(zhàn)。

五、結(jié)語(yǔ)

工程檔案是工程建設(shè)過(guò)程中的重要一環(huán)，它不僅是工程竣工驗(yàn)收的內(nèi)容之一，而且是工程竣工驗(yàn)收的重要依據(jù)。對(duì)工程檔案資料是否符合驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)的問(wèn)題，由檔案處負(fù)責(zé)。搞好工程檔案工作，應(yīng)從思想上高度重視，認(rèn)真細(xì)致地對(duì)待每一個(gè)環(huán)節(jié)，充分利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備，提高管理效率，使之更好地服務(wù)于建設(shè)大局，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

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