“精細化管理”提升會務管理效率

唐婧

摘要：會議的主要目的是確保工作有序進行，將細心、貼心、精心作為工作的主要原則。加強會議管理，優化資源配置及協調各種資源，以實現工作有序進行，是當前辦公室工作人員必須解決的主要問題之一，也是提高辦公室管理能力、增強其工作效率與內涵的一項重要措施。

關鍵詞：精細化管理;會務管理;問題;策略

一、精細化管理的緣起與主要理念

1、起源。美國著名發明家、古典管理學家泰勒（Taylar.F.w，1856～1915）是科學管理的奠基人，他被學術界稱為“科學管理之父”。由于聽力和視力受損，泰勒先生無法繼續學業，肄業于哈佛大學法律系，后來他在費城的米德維爾鋼鐵廠做鋼鐵工人，勤奮刻苦，曾先后擔任機工班長、車間工長、工廠總技師。在長期的生產管理中，他發現許多工人由于制度和管理不善，致使其工作效率低下，生產能力不足，此現象引起了他的極大關注，他記錄和比較了各種現象及數據，并對存在的問題進行了詳細的分析研究，希望能為制定工作標準提供堅實的科學依據。1898年至1901年間，他受雇于賓夕法尼亞的貝瑟利恩鋼鐵公司的管理咨詢。

2、主要理念。精細化管理是一種理念和文化。這是社會分工、服務質量精細化對現代管理的必然要求。它是在常規管理的基礎上，將常規管理引向基本思想和管理模式，以降低管理所占資源及成本為主要目標的一種管理模式。精細化管理就是落實管理職責，明確這些管理職責，要求每一位管理者應到位且盡職。第一次即將工作做到位，工作必須日清日結，每天必須檢查當天情況，發現的問題要及時糾正和處理等。同時，它也是戰略和目標分解細化實施過程，將戰略規劃有效實施到各個階段并發揮作用的過程，這也是提高團隊整體執行任務能力的一個重要途徑。要實現精細化管理，必須結合當前形勢，按“精細化”思路，找準重點問題及薄弱環節，分階段開展工作。每階段性完成一個體系，便實施運轉、完善一個體系，并牽動修改相關體系，只有這樣，才能把整個體系整合起來，實現精細化管理的功能、效果和作用。

二、辦公室會務管理中存在的問題

1、會議程序。會議議程是對整個會議議程活動的總體安排，不包括會議期間的儀式性和輔助性活動。會議日程是將活動（包括儀式性和輔助性活動）落實在單位時間內，凡會期滿1天（即兩個單位時間）的會議都應制訂會議日程。

2、會議紀律。在會議過程中，會場秩序是保證會議有序進行的核心內容。然而，隨著數字化技術水平的不斷提高，大多數人都是機不離手，會議過程中經常使用手機，或手機突然發聲等情況，從而嚴重影響會場秩序，進而阻礙會議的開展。

3、會議效果。在會議過程中，要處理一些關鍵問題或總結以往相應工作，這就需與會人員積極參與，集思廣益，要及時處理好當前存在的問題，但在實際發展過程中，多數人對會議重視度不夠，不發表會議看法。

三、提升辦公室會務管理工作的策略

1、整合精細化管理理念。將精細化管理融入辦公室會務管理中具有積極意義。精細化管理理論起源于日本，是社會分工的進一步精細化劃分。這一理念，符合我國大力倡導的工匠精神，是現代管理理念的重要組成部分，也凸顯了對高品質的追求。在常規管理的基礎上，將其進一步的延伸及擴展。實施精細化管理能不斷更新管理模式，減少管理資源的浪費，降低管理成本。加強會務工作的精細化管理，整合了管理的規范化及創新性，為會議順利召開奠定了基石。會務工作比較繁瑣，在一些細節上采取精細化管理方法，不但能節約相關資源，還能去掉一些較為繁瑣的環節，從而提高會議召開的效率、效果及效益。比如，會議召開前，辦公室相關工作人員要根據會議要求及時告知會議的主要情況和注意事項等，通知的內容必須簡潔準確，以便與會者及時做好準備。同時，工作人員還應與與會人員保持密切聯系，以便及時通報會議有關事項。會中環節，辦公室工作人員要從參會人員的角度為參會人員提供服務，做好簽到和入座指導等工作;另外，會議的臨時變動要及時通知和解決。

2、提高高校會務工作的組織協調能力。組織者要想提高會議舉辦的成功率，就要不斷提高自身組織協調能力。在具體實施中，辦公室工作人員要從會議需求出發，做好部門聯系及溝通工作，以保證會議的正常進行。比如，在具體工作中，要確定參會人員名單，按職位或部門擺放座位標簽等;另外，會議使用的紙、筆、水等物品要提前準備好，按照參會人員的順序有序擺放，給其帶來如沐春風之感;

此外，還可預先演練PPT文件等，為會議的正常使用奠定基礎;預先對參加者的用車情況進行統計，并及時與安全部門溝通，引導車輛，使其能按指定的位置擺放，從而保證參與者的車輛進出通暢，避免發生道路擁堵現象;會議安排與會者用餐，辦公室相關工作人員應統計好用餐人數，并及時通知后勤保障部門，使其了解用餐的一些基本事項，如用餐標準、就餐地點等，以便提前安排;如需宣傳會議，必須做好與其他部門的銜接工作，讓宣傳部門提前進入會場，架設機器，并在會議現場拍照或拍攝;此外，辦公室的相關工作人員還需了解出席會議的人數，對應到而未到者，要及時了解情況，并向領導匯報會議出席情況，以保證會議的正常召開。

3、提高會議管理人員的服務意識。服務是會務工作追求的最終目標，也是突出辦公室服務能力的重要途徑。組織和協調好每一次會議，并不是輕而易舉的，要求辦公室會議管理人員具有豐富的工作經驗、較高的管理能力和吃苦耐勞的品質，在籌備會議、會中管理等環節，要站在他人的立場上進行充分精確的準備，提供更加貼心周到的服務，保證會場秩序，確保參會人員的安全。然而，在會議管理工作中，總會遇到一些意想不到的困難，若工作時間長，難免會產生一些倦怠情緒。此時，要把會議順利開展作為工作重點，調整自己的工作心態，多站在別人的角度思考問題，保持認真負責、敬業的態度。在此基礎上，提高會議管理人員的服務意識，使他們做好會前準備、會中管理及會后總結、反饋等工作，通過不斷的學習及完善，提高自己的業務水平及專業素養。在新的時代背景下，辦公室會議管理者要認清自己的使命和責任，不斷提高自身的會務工作水平，以確保各項工作的順利開展。會務工作作為辦公室日常工作的有機組成部分，工作效率高低不僅能體現辦公室的風采和成就，而且能提高其會務管理水平。

參考文獻

[1]袁凱峰.“精細化管理”提升會務管理效率[J].企業文化旬刊，2019（11）.

[2]鄭強.“精細化管理”提升會務管理效率[J].新商務周刊，2019（23）.

（中國石油管道局工程有限公司油氣儲庫分公司?河北?廊坊?065001）