電子檔案在人事檔案管理中的應用

郜玉歡

人事檔案是一個人的學習工作經歷、政治品質、道德品行、專業素養、工作業績、廉潔自律、遵紀守法以及家庭狀況、社會關系等情況的原始材料。具有憑證、依據和參考的重要作用，特別是在個人學歷證明、職稱申報、工資待遇、工作調動、組織選拔人才、辦理養老保險、退休手續等相關問題時都需要使用人事檔案，所以對人事檔案進行正規的、合理高效的管理，其重要性是不言而喻的。信息化的普及，為人事檔案的管理工作指引了新的思路和方向，也促使人事檔案管理工作效率要進一步提升。

一、人事檔案管理現狀

當前，各級組織人事部門都建立了比較完善的人事檔案管理工作體系，能夠對干部職工的檔案進行比較完善的管理。但是，隨著時代的進步和發展，傳統紙質檔案管理方式已經不能適應新形勢發展，人事檔案管理的工作效率較低。在當前的人事檔案管理模式中，主要的管理方式就是把各類材料收集、分類、歸納整理后裝入檔案盒里，再把檔案里個人的信息內容以表格的形式進行簡單登記。在這種管理方式中，登記表的表格是有限的，所以能夠展現的信息也就有限了，被登記的都是每個人最基本的信息，而且這些信息的更新也不及時、不到位。另外，紙質人事檔案經過多次查借閱之后就容易破損，甚至會出現涂改，再加上受環境、氣溫、時間等多種因素影響較大。最關鍵的是，紙質檔案需要的儲存空間比較大，當檔案數量增大時，所占用的空間會增大，所以保存成本隨之增加。

二、電子檔案管理的優勢

（一）電子檔案壽命長、易保存

電子檔案是將紙質的人事檔案逐卷進行電子化掃描、處理，通過電腦導入專門的人事檔案管理系統，進行科學系統的管理，它不受天氣、自然災害以及保存時間等方面的因素制約，在人事檔案管理系統中，電子檔案會進行定期備份，不容易發生檔案涂改、丟失、損壞等情況，也不會發生人事檔案中的某份材料被損壞之后無法修復的現象。另外，電子檔案使用，不僅可以不受檔案信息數量的限制，還可以隨時增加儲存空間。因此在人事檔案管理工作中，對于那些使用頻率較高的、容易受到損壞的人事檔案，則需要結合人事檔案管理系統及掃描儀、移動硬盤等輔助產品的使用，運用電子化檔案管理方式，對人事檔案進行保存和應用。

（二）信息的共享使用更加便捷

檔案材料的收集、分類整理、掃描和處理等一系列工作過程中，電子檔案在使用過程中能夠為人事檔案管理工作提供更加全面便捷的服務。在查借閱和轉遞時，傳統的紙質檔案易受使用范圍、地域及時效性等各方面因素的制約，而電子檔案的使用則擺脫了這些束縛，電子檔案的傳播范圍更加廣泛，時效性更強，簡而言之，同樣一份電子檔案可以同時被多方共享、同時查閱，有效提高了檔案的利用率。通過開展應用電子化檔案管理，不僅提高人事檔案管理工作的質量，也減少了傳統人事檔案管理存在的不安全問題的出現，而且還節省了大量的時間與人力，使人事檔案管理工作水平得到了很大的提升。

（三）電子檔案在人事檔案管理中的建設

1.完善并建立電子檔案及相關設施

在人事檔案電子化管理中，要增加資金的投入，完善檔案管理部門的基礎設施，為電子化管理的持續發展打下良好的基礎。要把辦公室、庫房、查借閱室和電子檔案室分設，專門建立電子檔案室來進行人事檔案的管理工作，在電子檔案室的使用過程中要注意用火與用電的問題，要加強網絡方面的建設，這樣才能使電子檔案管理工作更加安全和順利進行。同時，還要選擇合適的人事檔案管理系統來開展人事檔案管理工作，并及時對系統進行升級以適應新時代的需求。

2.完善檔案管理工作相關制度

為了全面提升電子化檔案管理的實效性，需要建立完善的電子檔案管理規章制度及健全的工作流程和工作機制，并運用到實際當中。在規章制度中要明確檔案管理工作人員的職責，規范檔案管理工作人員的行為。此外，還應對人事檔案進行保密管理，不能泄露他人信息，也不能通過倒賣他人信息來獲取不正當的利益。還有所有在電子檔案室工作的操作人員都要簽訂保密協議，規范操作流程，其次通過對電子檔案系統賬號和權限的設置，實現對檔案管理人員的互相制約，規避檔案信息外泄的風險，通過規范的制度來加強電子檔案工作的監督制約和信息的監督管理，這樣才能夠讓檔案管理工作更加的安全與高效。

3.配備專門的電子檔案管理員

電子檔案的管理人員也非常重要，組織人事部門人員應當選配政治文化素質高、作風正派、專業能力強的黨員干部來從事電子人事檔案管理工作，管檔人員不僅要學檔案管理基礎知識，還要加強黨性教育學習和業務培訓，嚴格管理。電子檔案管理人員需要具備較高的職業素養和職業道德，不能隨意泄露他人信息。在日常管理工作中教育并引導人事檔案管理工作人員，把培訓與學習結合起來開展工作，這樣有利于提高管檔工作人員的專業化水平，有利于學習新的管理方式和管理技術，提升個人業務能力，滿足人事檔案電子化管理需求。

三、總結

隨著時代的進步和發展，傳統的人事檔案管理模式已不能滿足當前社會發展的需要。電子檔案是人事檔案管理的一大進步，電子檔案能有效防止檔案涂改造假、提高檔案利用率，電子檔案在人事檔案資源管理中要不斷分析創新和總結經驗，以優化電子檔案管理服務模式，規范人事檔案操作系統和程序，確保電子檔案安全。所以要建立健全人事檔案管理系統和規章制度，提高人事檔案管理效率，這樣才能使電子檔案管理工作更加安全與高效進行。

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作者單位：平山縣人力資源和社會保障局