加強事業單位人事檔案立卷歸檔工作的探討

李雄英

湖南省道縣人力資源和社會保障局 湖南 永州 425300

引言

人事檔案工作的開展能夠為事業單位的發展帶來幫助,通過對人事檔案立卷歸檔工作的落實,可使檔案的管理效果加強,保證人事檔案信息的完整性,歸檔工作在檔案管理中作為重要的部分,影響著檔案管理的規范性。事業單位應重視人事檔案立卷歸檔工作,建立完善的歸檔制度,使立卷歸檔工作能夠順利完成。因此,應對人事檔案立卷歸檔工作進行分析,采取有效措施加強工作效果。

1 事業單位人事檔案立卷歸檔工作中存在的問題

1.1 對人事檔案立卷歸檔工作缺乏重視 檔案的屬性表明檔案管理工作不是短時間之內可獲得成果的,部分單位的領導沒有意識到人事檔案的重要性,對人事檔案管理的投入不足,這使檔案工作的開展達不到實際要求。由于缺少對檔案收集工作的重視,這使檔案收集流程不夠規范,在其中存在較多的問題,難以保證檔案信息的完善性,這使事業單位人事檔案管理工作的開展受到了影響。

1.2 人事檔案立卷歸檔制度不完善 一些事業單位人事檔案收集歸檔制度有待完善,由于缺少完善的管理制度,難以保證歸檔工作的規范性,單位沒有根據檔案管理工作的要求制定相應的制度,這使歸檔工作缺少約束,對工作的質量產生了影響,這使人事檔案收集歸檔工作中容易產生更多的問題。

1.3 人事檔案管理人員專業素質不足 事業單位人事檔案管理對人員有著一定的要求,在歸檔工作過程中,由于人員缺少較強的專業能力,同時人事檔案管理人員更換比較頻繁,這使人員沒有足夠的責任感,對人事檔案收集歸檔工作的質量產生了影響。

2 加強事業單位檔案立卷歸檔工作效果的措施

2.1 建立完善的歸檔立卷制度,保證工作的規范性 事業單位應建立完善的歸檔立卷管理制度,對工作流程進行完善,使工作內容得到細化,為檔案管理工作的開展帶來有效的保障。首先,應明確歸檔工作職責,使檔案管理人員作為主體,并且讓其他部門的工作人員能夠配合進行歸檔工作。應對處理環節進行設置,將事前處理及檔案整理的內容明確,提出完善的要求,使管理工作的開展更加順利。其次,應明確檔案工作人員在分類、立卷過程中的職責,當發現了檔案資料內容不完善等問題的時候,應及時進行說明,將其退還給送交部門來處理問題,使立卷歸檔的質量得到保障。最后,應對立卷歸檔標準進行完善,根據檔案類型對標準進行細化,使標準能夠更加完善,發揮出規范的作用,提高歸檔的質量。同時,應對流程進行優化,對人力及財力資源等進行整合,除去沒有必要的環節,加強立卷歸檔的系統化。另外,事業單位應對管理制度進行全面規范,使制度的實施能夠起到有效的作用,使歸檔工作得到落實,為人事檔案管理提供良好的條件。

2.2 加強各部門的立卷歸檔意識,為工作開展提供條件 檔案管理對事業單位的發展有著重要的意義,應加強工作人員的歸檔意識,使人員能夠更好地配合檔案管理工作。單位可加強對檔案法律內容的宣傳,將內部的規范性文件內容加入到其中,使各個部門能夠產生責任意識。同時,應建立立卷歸檔及績效考核體系,對檔案目錄以及歸檔等問題的處理要求明確,使工作人員能夠按照要求開展工作,形成良好的立卷歸檔體系,使檔案管理工作能夠順利進行。另外,應對工作交接內容進行明確,利用檔案資料交接表保證檔案資料在工作中同步移交,使之后的檔案歸檔工作的開展質量得到保障。

2.3 大力推廣電子檔案的立卷歸檔工作,提高管理效率 在信息化時代背景下,事業單位應加強電子檔案的建設,通過對電子檔案的完善,使檔案管理工作效率得到提升。在立卷歸檔工作中,應建立電子檔案,使檔案內容更易于處理保存。在實際工作中,應借助技術來關聯檔案管理系統、OA系統,將訪問權限明確,減少電子檔案立卷歸檔工作的復雜流程,使檔案信息的整理更加完善高效。事業單位還應完善檔案管理系統,借助大數據技術等來對聲像、圖片等類型檔案的信息捕捉,使檔案信息得到有效處理,減少人工操作的工作量。同時,應將電子檔案的處理格式明確,一般聲像檔案應為原版原件,保證信息的真實性,當在特殊情況下的時候,應具備相應的證明內容,通過對檔案信息的還原,使檔案電子化管理能夠更加可靠,進而為檔案管理工作帶來保障。

2.4 提升人事檔案管理人員的專業能力,加強檔案管理效果 在事業單位人事檔案管理工作,檔案管理人員的能力影響著管理工作的效果,為了使人事檔案管理工作人員的能力提升,事業單位應重視培養人員的技能,使其具備專業的知識及業務能力,能夠在實際的工作中發揮出自身的能力,提高檔案歸檔工作的質量。各級領導層應對人事檔案管理人員進行培訓,使人員在培訓活動中進行學習,并且組織經驗交流會,使管理人員在實際工作中積累更多的經驗,掌握最新的檔案歸檔技術,使檔案管理工作的開展更加順利。

3 結語

事業單位人事檔案管理工作中,立卷歸檔作為重要的環節,對之后的檔案管理工作有著較大的影響,為了實現人事檔案管理工作的完善,應建立完善的歸檔立卷制度,加強各部門的立卷歸檔意識,大力推廣電子檔案的立卷歸檔工作,人事檔案管理人員的專業能力,使檔案立卷歸檔工作能夠更加高效地開展,為人事檔案管理提供保障,進而為事業單位的人事工作帶來幫助。