事業單位檔案管理信息化水平提升分析

邵山

【摘要】 ? ?事業單位是保障社會安穩運行的重要機構，它們服務于各行各業，業務涉及的范圍非常廣泛，其中它們的檔案管理工作非常的復雜繁多，就需要相關單位投入大量的資金人力成本。為了解決這個問題，順應時代的信息化發展潮流，事業單位將嘗試利用信息化技術進行檔案的管理工作，大幅度地增強檔案管理的效率，把更多的人力資源從以前低效的工作中解放下來，使他們能夠投入到更需要的部門工作中去。除此之外，事業單位利用信息化技術進行檔案管理，可以大大地增強檔案的安全性，可以更加方便快捷地進行檔案管理，所以檔案管理信息化的推進，可以促進事業單位的整體運轉和發展。不過，檔案管理的信息化進程也并非一帆風順，還有許多亟待解決的問題，事業單位的領導必須重視檔案管理的信息化發展，進而提升檔案管理的效率，促進單位業務的整體高效運行。

【關鍵詞】 ? ?機關事業單位 ? ?檔案管理 ? ?信息化

事業單位是保障社會安穩運行的重要機構，它們服務于各行各業，業務涉及的范圍非常廣泛。事業單位每天的工作過程中，會涉及到大量的紙質材料、圖片、音視頻等資料的整理歸檔，作為重要的工作材料進行保存，方便今后的查詢核實等，是確保各級事業單位工作順利進行的必要保障之一。具體的檔案管理工作因為涉及內容多而變得非常復雜繁多，因為涉及的檔案類別很多，而且是海量的檔案資料，這就使得檔案管理的工作人員工作量巨大，而全靠人力，工作的效率十分的低下。要從海量的資料中靠人工找到相應的資料，其難度可想而知，需要等待的時間很長，而且還存在找不到不著資料不齊全的問題。而且，很多資料因為是紙質的，保存的時間太長會被腐蝕損壞，遺失或外力破壞的可能性也比較大，造成檔案的缺失。而且，隨著人們需要辦理的事務越來越多，事業單位多年累積的檔案也越來越多，資料的存放都是很大的問題。所以，事業單位的檔案管理必須順應信息化發展潮流，利用信息化技術實現檔案的高效管理。

一、檔案管理信息化的重要性

1.1減輕檔案管理的工作壓力

以前的檔案管理，面對的多是紙質材料，檔案管理的負責人員要對數以千計萬計的檔案做好分類存放，管理調取等工作。海量的檔案資料，復雜的檔案種類，檔案管理的工作人員每天的工作壓力可想而知。他們每天必須花費大量的時間，投入大量的經歷去進行檔案的整理歸類。但是，如果利用信息化技術，使得檔案管理信息化，那么信息化技術直接就可以對海量的檔案資料進行自動的歸類，工作人員利用信息化技術建立檔案數據庫，可以同時存儲海量的檔案資料，同時檔案內容安全保密性能也得到了保障。如果需要調取某些檔案資料，利用信息化技術就可以快速直接精準地找到相關的檔案，這樣既節省了時間，有不需要花費太多的人力，工作人員的工作壓力就大大降低，工作效率自然大幅度提升。

1.2提升檔案管理的效率

以前的事業單位檔案管理的過程中，面對的海量的紙質（實物）文件資料，存放時的工作量非常大，而且存放檔案資料所學的占地也會越來越大，在城市發展的今天，土地資源珍貴而價高，這樣一來，單位的經濟壓力就會變得很大。就算解決了存放的問題，面對海量的檔案文件資料，如果是依靠人工進行檢索，要找到相關的檔案文件資料也是異常困難的，需要耗費大量的人力，所需的時間也會很長，工作的效率怎么會提高。另外，人工保存檔案文件資料容易受到潮濕天氣、火災、地震等天災人禍的影響，給事業單位帶來巨大的損失。所以，現在如果能夠實現檔案資料管理的信息化，利用信息化技術把所有的紙質的檔案材料電子化，數據化，建立檔案的數據管理中心，利用計算機進行存儲、分類、管理和調取等檔案管理過程，這樣就能夠做到用極小的空間存儲管理還聊的文件，而且利用計算機信息技術可以很快地搜索提取檔案，這樣一來，事業單位的檔案管理人員就能夠高效率工作，從而提升了事業單位整體的工作效率。而且事業單位作為國家服務于人民的部門，高效率的工作狀態更能獲得百姓好評，增加事業單位部門的公信力。

1.3增強事業單位檔案的安全性

事業單位的檔案文件涉及個人隱私甚至國家部門的機密，起著非常重要的作用，以前的檔案材料都是紙質等實物文件，這些材質的檔案資料有其不可避免的缺陷，就是易受外界環境的影響，例如潮濕、大火等都能讓這些材料毀于一旦，或是出現材料遺失、缺漏、損壞、泄密等情況。這樣一來，必然會給整個單位的工作造成不好的影響，妨礙事業單位工作的順利進行。如果實現了檔案管理的信息化，就能夠把以前的紙質檔案轉化為電子文檔，變為電子數據存在在云端數據中心。這樣就可以利用很小的空間存儲海量的文件，而且可以使得檔案文件免于天災人禍的影響。信息化的文件理論上是可以無限期地進行保存的，而且是能夠做到完美的保存的。再者事業單位中有些檔案是私密的文件，如果用以前的紙質材料，在傳輸的過程中很容易泄露，但是信息化的檔案可以進行加密，可以跨越時間空間瞬息傳送到需要的人手中，就大大減少了機密泄露情況的發生。

二、影響事業單位檔案管理實現信息化的困難

2.1事業單位管理層對檔案管理信息化不夠重視

信息技術是近幾年才發展起來的新型科學技術，一些事業單位的管理層還沒有意識到信息技術發展對于檔案管理的顛覆性作用。或是只是單純地認為檔案信息化就是把全部的檔案文件變成電子檔的存放進電腦之中。管理層這樣的看法自然會阻礙檔案關系信息化的進展，所以在信息化技術普及的今天，還有很多事業單位采取這非常落后的檔案管理方式。沒有事業單位管理層的重視和推廣，單位下面的檔案管理工作人員自然也就忽略了的檔案管理信息化的重要性。不利于整體工作的開展。

2.2實現檔案管理信息化需要大量的經費

要實現事業單位檔案管理的信息化就需要引進相關信息化設備，這就需要大量資金的支持，而且這些設備的維持，系統的維護也是需要專業技術人才的支持的。不過因為一些事業單位的管理層根本不重視檔案管理的信息化，自然就不會對此投入太多的金錢。沒有足夠經費的支持，要實現檔案管理的信息化無異于紙上談兵。而且檔案信息化是一個需要時間的過程，從設備技術的引進，到人員的培訓，再到所有材料的信息化，最終到檔案管理信息化給事業單位帶來效益或幫助，需要一個漫長的時間，領導短時間看不到收益，自然不給與資金的支持。

2.3檔案信息化數據庫不完善

目前，一些事業單位雖然開始了檔案管理信息化的建設，不過還不完善，數據庫還沒完全建立，各單位也沒辦法實現數據的共享，所以很多的檔案內容的利用率不高。此外，雖說很多事業單位實現了檔案管理信息化，但是還不完善，而且還有很多單位的信息化進程還未開始，這就當值數據庫信息相互獨立，沒有辦法達到更好的利用效果。

2.4檔案管理信息化的技術人才培養有待提升

檔案管理信息化對于檔案管理人員提出了新的挑戰，他們必須要掌握相關的信息技術，才能真正做到檔案的信息化管理。不過很多的事業單位的檔案管理人員已經習慣了以前的老式檔案管理的方法，對信息化技術又十分的陌生，缺少相應的知識，所以也就無法發揮信息化檔案管理的巨大優勢。

三、提升事業單位檔案管理信息化的措施

3.1提高事業單位管理層的信息化意識

只有事業單位管理層的信息化意識提高了，事業單位的檔案信息化才會發展的起來。管理層意識到檔案管理信息化未來將會發揮巨大的效用，真正重視起來了，檔案管理信息化才會真的發揮其作用。事業檔案管理的信息化不是某一個單位或是一些單位的信息化，而且全國各地的各個單位都要同步進行檔案管理的信息化建設，各個單位部門要做到相互的溝通和協調，調動大家的檔案管理信息化的建設熱情，盡快實現檔案管理的信息化。

3.2增加檔案管理信息化建設的投資

檔案管理信息化需要購買相應的信息化設備，引進相關的信息化技術，這些都需要大量的資金支持。所以事業單位要在檔案管理信息化的建設上增加資金投入，設立專項的資金進行相關基礎設施的建設、設備技術的引進和人員的培訓。同時，事業單位也可以爭取社會力量的支持，提升自身的經濟效益，從而為檔案管理信息化的建設吸引經費支持。

3.3加快檔案信息化建設步伐

檔案管理信息化的建設不僅是設備技術的引進，還需要建立一個與信息化檔案管理的想符合的現代管理體系，使整個檔案管理的工作有章可循。第一，要設立健全的檔案信息化管理標準，對整體的工作以及工作細節做好規劃，這樣就能保證整體工作的順利進行。第二，要把以前的紙質檔案轉變成電子文檔，利用信息數據進行儲存，利用信息技術做好分類，便于后期的查詢。第三，就是要保證檔案管理人員的計算機信息能力，保證這一些工作的順利進行。

3.4加強檔案管理人員的信息技術培訓

檔案管理信息化管理設計新型的高科技設備和技術，這就為檔案管理人員提出了新的挑戰，需要他們能夠熟練地操作信息化設備，具備相應的信息化技術知識。同時面對信息化的檔案管理，他們的檔案管理知識也要有所更新和完善。總之一句話，信息化的檔案管理需要同時具有檔案管理能力和信息化素養的綜合素質人才。因此，我們首先可以從外面引進優秀的綜合素質人才，創立一個同時具有檔案管理能力和信息化素養的人才團隊，增強事業單位整體的檔案管理質量。再一個，就是要重視對檔案管理人員的教育培訓，利用邀請專家講座或是實際演練或是課程培訓等方式，提升檔案管理人員檔案信息化管理水平。

四、結束語

檔案管理的信息化發展是關系到事業單位未來發展的重要因素，利用信息化技術提升檔案管理的效率，進而整體提升事業單位的工作效率。而且，檔案管理信息化的發展為未來我國各事業單位的數據信息連通鋪平了道路，是造福社會的工程。

參 ?考 ?文 ?獻

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